Gyakran használt jogosultság csoportok különböző céges részlegeknek

Ebben a cikkben adok néhány példát, hogy hogyan érdemes beállítani a jogosultságokat különböző céges részlegekben dolgozó kollégáknak.

Érdemes kihasználni a felhasználói csoportokban rejlő potenciált, mert nagyobb cégeknél sokkal könnyebb egy csoportnak megadni jogosultságot és aztán felhasználókat csoportokhoz rendelni, mint egyesével mindenkinek megadni a jogosultságait. És a felhasználói csoportokkal meg tudunk osztani nézeteket is, így nem kell egyesével minden felhasználóval megosztani. Valamint ha egy nézet meg van osztva az összes ügyfélszolgálatossal, akkor ha jön egy új kolléga, aki ügyfélszolgálatos csoportba kerül, ő is fogja látni automatikusan az adott nézetet.

A felhasználó létrehozásnál beállíthatjuk, hogy melyik csoportba tartozik, és ha ezután bejelöljük, hogy az összes jogosultságot örökölje a csoportból, akkor nem is feltétlenül kell a jogosultságait beállítanunk külön, kivéve, ha valamely jogosultságot szeretnénk a csoportok helyett egyedileg megengedni vagy letiltani, mert természetesen erre is van lehetőség minden felhasználónál.

Egy felhasználó lehet több csoportban is, és ilyenkor, ha az adott jogosultságnál a csoportból örököljük a beállítást, akkor a legmegengedőbben számol a rendszer, tehát ha legalább egy csoportjának van jogosultsága a funkcióra, akkor a felhasználónak is lesz jogosultsága.

A jogosultság kiosztásnál nagyon fontos kérdés az hogy az adott csoport vagy felhasználó láthatja-e a beépített menü elemeket. Ha nem, akkor csak azokat a menü elemeket fogja látni, amelyeket az Egyedi menüpontok beállításban neki hozzáadtunk a fiókjához. Ezzel egy sokkal letisztultabb nézetet tudunk biztosítani például a raktárosoknak vagy kiszállítóknak, akiket sokszor zavar, hogy túl sok menüpont van és nem tudják, hogy mi mit csinál.

Egy ennél is fontosabb beállítás az az, hogy Exportálhat-e a kolléga vagy sem. Ha nem exportálhat, akkor nem tud tömegesen letölteni adatot a rendszerből. Ez sok munkakörnél teljesen jó letiltva, általában csak a termék menedzsereknél és a beszerzőknél fontos az export.

Valamint az egyik legfontosabb beállítás az az, hogy az adott felhasználó létrehozhat-e saját nézetet vagy sem. Ha létrehozhat saját nézetet, akkor teljesen felesleges azzal vesződni, hogy olyan nézeteket osztunk meg vele, ahol ő korlátozott jogosultsággal láthatja a nézetet és le van tiltva a navigáció is (hogy ne tudjon belekattintani az objektumba, pl rendelés részleteibe vagy termék adatlapba) mert ő bármikor létrehozhat egy olyan nézetet, amiben belekattinthat az objektumba, vagy kirakhatja azokat az oszlopokat a nézetébe, amit csak szeretne.

Azonban, ha azt szeretnénk, hogy az adott felhasználó vagy csoport ne tudjon például belekattintani a rendelések részletes adatlapjára akkor állítsuk a létrehozhat saját nézeteket nem-re és csak olyan rendelés nézetet osszunk meg vele, ahol korlátozott jogosultsággal rendelkezik és a sor navigációt kapcsoljuk ki. Ezzel letiltottuk, hogy bele tudjon menni egy rendelés részleteibe.

Pénztárcákhoz való jogosultságot csak annak szoktunk adni, akinek a kasszázáson túl is pénzt kell betennie és/vagy pénzt kell kivennie az adott pénztárcából vagy mozgatnia kell pénzt az adott pénztárcából máshova és vissza (azaz aki felelős az adott kasszáért vagy neki a felettese a pénzügyi vezető). Az ügyfélszolgálatosoknak pedig pénztárca olvasási jogosultságot adhatunk a pénztárcákhoz, de ez sem kötelező.

A kaszásoknak Üzleti értékesítés jogosultság elég az adott pénztárcához, ami hozzájuk tartozik - fontos, hogy másik üzlet pénztárcáihoz ne kapjanak jogosultságot még Üzleti értékesítéseset sem, mert akkor át tudnának lépni a másik kasszába és ott eladni (Csak a pénztárca jogosultságokkal látható-nak állítsuk be a kasszáinkat majd lehetőleg).

A raktárakhoz való jogosultságot pedig természetesen úgy adjuk meg, hogy csak azok tudjanak az adott raktárba írni (raktári dolgozó vagy raktár írás) akik felelősek az adott raktárért (raktárosok és vezetőik). Egy ügyfélszolgálatosnak általában nincs szüksége raktár olvasásnál magasabb jogosultsági szintre. Ha pedig teljesen szeretnénk elszeparálni a különböző raktárokat a nem ott dolgozókról, akkor a megtagadva jogosultsági szintet is használhatjuk.

A feladatok menüpontot lehetőleg lássa minden felhasználó, hogy lássák legalább a saját feladataikat (a feladataim nézetet osszuk meg minden felhasználóval)

És most jöjjenek a jogosultság példák. Fontos elmondanom, hogy ezek csak példák, semmilyen felelősséget nem vállalunk arra, hogy a Te cégedben is ezek a jogosultság beállítások jók lesznek, de jó kiinduló alapot adnak, segítségükkel nem kell nulláról kezdeni a jogosultságok kigondolását.

Az alábbi példák elég konzervatívak, csak a minimumot tartalmazzák ezért javasoljuk, hogy ennél lehetőleg több jogosultságot adjatok a kollégáknak, akiket a cégvezető bizalmába fogadott, mert ha több mindent látnak a rendszerbe, akkor lehetnek jó ötleteik és segíthetnek más kollégáknak a rendszerben.

1. Cégvezető és Superuser (rendszergazda)

A cégvezetőknek általában tulajdonosi jogosultsága van, ami egy különleges jogosultság (a jobb felső sarokban lehet bekapcsolni) mert ha ezt a jogosultságot megadjuk valakinek, akkor nem kell továbbiakban jogosultságot neki megadni, mert mindenhez lesz jogosultsága.

2. Raktárvezető

A raktárvezetőknek általában szoktunk adni jogosultságot rendelések módosítására, mert lehetséges, hogy szállítási módot kell például módosítaniuk a rendeléseken. És beszerzések módosítására is (lehet, hogy nekik kell szállítmányt létrehozniuk a beszállítói rendelésekből). De természetesen ez opcionális.