A CloudERP az online, webáruházas értékesítés mellett az üzleti értékesítést is széleskörűen támogatja. A felület és a folyamatok is gyors és hatékony kiszolgálást tesznek lehetővé, amellett, hogy a készleted teljesen szinkronban marad az összes raktáradban és webáruházadban. A lenti cikkben mindent megtudhatsz amire szükséged lehet, hogy beállítsd és használd a POS felületünket.

 

Miről lesz szó?

• Alapvető beállítások
  • Üzletek
  • Kasszák
  • Jogosultságok
• Pénzügy
  • Beállítások
  • Adóügyi napok
  • Pénztárcák
• Funkciók
  • Értékesítés
  • Visszáru
  • Adóügyi napok kezelése
  • Pénzmozgások
  • Felhasználók
  • Egyéb funkciók

Alapvető beállítások

A POS-es értékesítés középpontjában a kasszák állnak. Egy CloudERP-ben lévő kassza egy fizikai pénztárgépnek felel meg egy üzletben, tehát egy üzletben akár több kasszád is lehet. A következőkben megtudhatod, hogy juthatsz el 0-ról odáig, hogy tudj rendeléseket rögzíteni a POS felületen.

Üzletek

Az üzleti beállításokat a Beállítások/Pénzügy/Üzletek menüpont alatt találod. Az üzleten az alap adatokon túl beállíthatók különböző POS-al kapcsolatos paraméterek:

• Árlista/Kedvezményes árlista: ezeken az árakon fogod értékesíteni a termékeket
• Lokáció: Megadható, hogy az üzlet melyik raktárban, vagy akár melyik raktárlokációban dolgozzon. A kiválasztott raktárba fognak kerülni a rendelések, ez határozza meg az elérhető készletet, innen vesszük ki a termékeket és ide helyezzük be visszáru esetén.
• Nyugta generálás: Ha engedélyezve van felugrik a CloudERP által generált blokk egy nyomtató ablakban. (NEM ADÓÜGYI BIZONYLAT). A nyugta sablonja felüldefiniálható az alapértelmezettől cég (Beállítások/Rendelések/Alapbeállítások) vagy üzlet szinten (Blokk sablon)
• Alapértelmezett számla generálás: Lehetőség van üzleti értékesítésnél is a szamlazz.hu segítéségével e-számla készítésre. Minden értékesítésnél meg lehet adni, hogy készüljön-e számla. Ehhez kapcsolódóan megadható számlázási profil is üzletenként.
• Vásárolható ha nincs raktáron: Engedélyezi, hogy negatívba vidd az elérhető készletedet. FIGYELEM: ha nincs elegendő készlet a rendelés kiszolgálásához a rendelés nem fog kész állapotba kerülni, utólag rendezni kell a készletet. Ez csak azoknak lehet érdekes, akik nem akarják annyira részletesen vezetni az üzleti készletüket.
• Sablon beállítások: A nyugtán kívül további sablonok is testre szabhatóak és konfigurálhatóak üzletenként.
• Gyakori termékek: Ezek a termékek fognak megjelenni, ha nincs semmilyen kereső vagy szűrő beállítva a termék választóban az értékesítés felületen.

Kasszák

A kassza beállításokat a Beállítások/Pénzügy/Kasszák menüpontban találod. A kassza típusát, és hogy a kassza melyik üzletben található csak létrehozáskor tudod megadni, később nem lehet megváltoztatni. A különböző kassza típusok más-más működést és funkciókat tesznek lehetővé, hogy a lehető legjobban igazodjon a felület a folyamataidhoz.

 

Egyszerűsített kassza

Korábban (1.40-es verzió előtt) csak ez az üzemmód volt támogatott. Az egyszerűsített kasszával a POS felületre minden további nélkül lehet rendeléseket rögzíteni bármikor. Az üzleten meghatározott beállításoknak megfelelően rendezzük a készletet és követjük a rendelést. Ezt azoknak ajánljuk akik a lehető legkevesebb extra lépéssel szeretnék a készletet követni az üzletben, hogy szinkronban maradjon a webáruházzal. Ezek miatt az egyszerűsítések miatt néhány funkció nem elérhető ami a többi kassza típusnál igen.

Virtuális kassza

A virtuális kasszák célja, hogy a valós adóügyi folyamatokhoz nagyon hasonló működést tegyenek lehetővé, anélkül, hogy bármilyen formában kommunikálnánk a NAV-al. A rendelések rögzítése online pénztárgépbe továbbra is a pénztáros kollégák feladata, a CloudERP csak ad hozzá egy mankót, hogy még pontosabban lehessen követni akár több, független üzlet működését.

A virtuális kasszák lehetővé teszik az adóügyi napok követését, az egyenlegek vezetetését, pénzügyi tranzakciókat (kivét/bevét). A virtuális kassza használatakor a műveletek mindig egy megnyitott adóügyi naphoz kapcsolódnak, ezek vezetése extra adminisztrációt igényel.

NAV online kassza (AndyPOS)

A CloudERP a piacon egyedülálló megoldással a felhőből tud vezérelni egy NAV-os online pénztárgépet teljesen automatán. Minden üzleti folyamatot kommunikálunk a kasszagép felé, aki pedig továbbítja ezt a NAV-nak (nap nyitás, nap zárás, pénzmozgások (fölözés, váltópénz bevitel, záró összeg levétel, stb). A tételek kosárba adás közben megjelennek a vevő kijelzőn és a blokkra is rákerülnek, tehát nem kell átvezetni őket és nem kell duplán bizonylatolni. Bankkártyás fizetés esetében a terminál automatán megkapja a fizetendő összeget, a sikeres fizetést pedig gombnyomás nélkül érzékeli az ERP és zárja a rendelést. Ezt a megoldást azoknak ajánljuk, akik a legprofibb és leggördülékenyebb értékesítési folyamatot szeretnék elérni a legkevesebb hibalehetőséggel és fölösleges munkával.

Részletes funkció leírás hamarosan. Ha felkelette az érdeklődésedet, kérlek keress minket a sales@clouderp.hu email címen.

---

Fizetési módok

Kasszánként meghatározható, hogy milyen pénznemben és milyen fizető eszközökkel fizethetnek ügyfeleid az üzletekben. Akár átutalásos fizetési módot is meghatározhatsz törzsvásárolóidnak, ilyenkor nincs szükség az átvételkor valós fizetésre.

• Támogatott a valutás fizetés (euro), meghatározott átváltási rátán keresztül. 
• Támogatott a vegyes/több lépcsős fizetés. A csodabogár ügyfeled 5899 Ft-ot úgy szeretne kifizetni, hogy:
  
  • Ad 10 €-t, amit te 350 Ft-ért váltasz be neki 
  • Majd azt mondja, hogy kártyával szeretné a fennmaradó 2399 Ft-ból 2000 Ft-ot fizetni, mert nincs nála elég készpénz
  • A fennmaradó 399 Ft-ra pedig ad egy 500 Ft-os bankjegyet, tehát a visszajáró 100 Ft és a kerekítés 1 Ft
  • Még ezt az extrém példát is tökéletesen végig lehet vinni a felületen keresztül, online kassza esetében pedig a NAV felé is le tudjuk kommunikálni.

• Támogatottak az "egyéb" fizetési módok:
  • Kuponok/Utalványok stb.
  • Ezeket a Beállítások/Pénzügy/Fizetési módok menüpontban kell előzetesen rögzítened.

Minden fizetési módhoz kötelező megadni egy pénztárcát. Ez a pénztárca fogja követni az adott kassza egyenlegét az adott fizetési módban az adott pénznemben. Tehát egy kasszában, ahol elfogadsz Készpénz/Forint, Készpénz/Euro, Bankkártya/Forint fizetési módokat 3 különböző pénztárcát is ki kell választanod. Ezen pénztárcák ajánlatott elnevezésére és létrehozására lehetőség van az [Automata/Új] opciót választani, ami az üzlet/kassza/fizetési mód/pénznem alapján létrehozza neked a megfelelő beállításokkal. Ha bármi miatt nem megfelelő az automata pénztárca választás, nyugodtan felül definiálhatod.

Jogosultságok

Árazás korlátozása

A CloudERP-ben lehetőség van munkakörök szerint korlátozni a felhasználó jogosultságait. A POS-el kapcsolatban két munkakör megadása lehetséges:

• POS menedzser: Tud termék szintű vagy kosár kedvezményt adni
• POS operátor: Nem tud termék szintű vagy kosár kedvezményt adni

Visszáru tételek árát bármikor át lehet írni, hiszen azt blokk alapján korábbi tételből rögzíti az értékesítő. Visszáru/Csere rendelésre viszont semmilyen esetben sem adható kosár kedvezmény.

Más tekintetben a két jogosultsági kör teljesen azonos.

Kasszák korlátozása

A felhasználó beállításainál megadható, hogy melyik pénztárcákhoz férjen hozzá. A jogosultság kezelés a pénzügyből származik, nincs lehetőség közvetlenül kasszákhoz jogosultságot adni.

Ha korlátozni szeretnéd, hogy egy felhasználó melyik kasszához férjen hozzá, adj POS szintű hozzáférést a kívánt kassza összes pénztárcájához. Ha legalább egy pénztárcához van jogosultság beállítva, akkor lép érvénybe a korlátozás, ha nincs egy sem beállítva, akkor az összeshez hozzáfér a felhasználó.

Kezdőlap megadása

Ha olyan felhasználót szeretnél aki csak a POS felületen tud dolgozni, mindenképp állítsd be a profilon a kezdőlapnak a POS oldalt, mert alapértelmezetten a rendelések nézet fog megnyílni neki és jogosultság hibát fog kapni.

 

Pénzügy

Beállítások

A Beállítások/Pénzügy/Alapbeállítások alatt van 3 szükséges pénzügyi beállítás ami minimum szükséges bármilyen pénzügyi tranzakció rögzítéséhez:

• Rendelés pozitív tranzakció bevétel típusa (Javasolt bevétel típus neve: Üzleti értékesítés)
• Rendelés negatív tranzakció költség típusa (Javasolt költség elem neve: Üzleti visszáru)
• Rendelés készpénzes fizetés visszajáró költség típusa (Javasolt költség elem neve: Visszajáró)

Ezek fogják meghatározni, hogy a különböző pénzmozgások a rendelésekkel kapcsolatban milyen kategóriákba esnek a pénzügyi kimutatásokban.

 

Adóügyi napok

A NAV definíciója szerint az adóügyi nap a nyitás és zárás között eltelt időszakot jelenti. A CloudERP-ben egy olyan logikai egység, ami összefog tranzakciókat és követhetővé teszi az értékesítési folyamatokat és pénzmozgásokat.

Az adóügyi naphoz kapcsolódóan rögzítjük:

• Melyik felhasználó és mikor nyitotta meg a napot
• Nap nyitáskor a kasszához kapcsolódó pénztárcákban milyen egyenlegek szerepeltek
• Milyen pénzmozgások történtek a nap alatt: értékesítéssel, visszáruk, kifizetések, befizetések
• Melyik felhasználó és mikor zárta le a napot
• Nap záráskor a kasszákhoz kapcsolódó pénztárcákban milyen egyenlegek szerepeltek

Pénztárcák

A pénztárcák általános pénztároló egységek a CloudERP-ben. Ezek lehetnek folyószámlák, bankszámlák a házi pénztár vagy akár egy PayPal fiók egyenlege. A POS-el kapcsolatban a pénztárcák a kassza különböző fizetési módokban tárolt pénzösszegeit követik. A pénztárcák menüpontban a megfelelő szűrésekkel (üzlet/típus) bármikor aktuális képet kaphatsz róla, hogy az üzleteidben éppen hogy áll a forgalom.

Elektronikus fizetés

Az elektronikus fizetés magával hordoz egy speciális következményt amiatt, ahogy a pénzek a valóságban mozognak. A kártya terminálon miután fizet a vevő, te valójában még nem fogod megkapni azt a pénzösszeget, a szolgáltató cég utalja el neked valamennyi időnként, méghozzá a bankszámládra. Emiatt ha az elektronikus fizetések rögzítéséhez is használod az új POS funkciókat ügyelned kell rá, hogy:

• Legkésőbb amikor megérkeznek a bankszámládra (másik pénztárca) a pénzek, akkor a kassza pénztárcájából ezeket ki kell vezetned, különben duplázódni fognak az összegek
• Ehelyett lehetőséged van az üzleti kimutatásokat pénztárca szűrőkkel is használni, ilyenkor a megfelelő elemek kiválasztásával kaphatsz képet céged összes számlájáról
• Ennek a folyamatnak az automatizációja tervben van, hamarosan elkészül a fejlesztés

Funkciók

Értékesítés

Termék választó

A termékválasztó egy ergonomikus és dinamikus felületet ad ahhoz, hogy a tételeket a leggyorsabban a kosárba tudd helyezni. Azok a termékek fognak megjelenni a választóban, amik vagy virtuálisak vagy hozzá vannak rendelve az üzlet raktárához. Az elérhető készletet az üzlet raktára/raktár lokációja határozza meg. A termékek árát az üzleten meghatározott árlista és kedvezményes árlista adja.

Termékek hozzáadása

• Kattintással új tételként. Ha már hozzá van adva a termék, akkor a tétel mennyiségét fogjuk növelni a terméken meghatározott MOQ (min rendelési egység)-el.

• Jobb egér gombbal/meglévő tétel másolás gombjával: Lehetőség van egy már korábban rögzített terméket új tételként hozzáadni a kosárhoz, ha esetleg valami egyéni megjegyzés szükséges tételenként vagy eltérő árat szeretnél a termékeknek.

• Vonalkód olvasóval, ha nincs semmilyen beviteli mező fókuszálva.

Variálható termékek kezelése

• A rendelésekben/beszerzésben/raktárakban megszokottaktól eltérően itt megjelennek a variálható termékek is a listában, [kék] színnel kiemelve. Ha egy variálható termékre kattintasz, nem fogja hozzáadni a kosárhoz, hanem egy választó segít megtalálni a konkrét variációt amire szükséged van.

Keresés/szűrés

• A kereső a termékek nevében, cikkszámában, ügyfél cikkszámában és vonalkódjában keres
• A szűrő segítségével lehet további paramétereket megadni, hogyha a vevő böngészni szeretné az elérhető termékeket
• A termék lista megjelenhet ergonomikus kártyás és kompakt táblázatos módban is

Ügyfél választó

A rendelés rögzítése közben, illetve a fizetés véglegesítése előtt is van lehetőség ügyfelet megadni. Ha van ügyfél kiválasztva, akkor automatikusan az ügyfél árlistája fog érvénybe lépni az egységárak meghatározásánál. Átutalásos rendeléshez/elektronikus számla kiállításához kötelező az ügyfél megadása.

Ha új ügyfelet szeretnél rögzíteni, csak gépeld be a nevét és kattints az új ügyfél hozzáadása lehetőségre. A Beállítások/Rendelések/Alapbeállításokban meghatározható, hogy egy új ügyfél az alapértelmezetten cég vagy magánszemély legyen.

Tételek kezelése

A tételek a termékválasztóban történő hozzáadás után jelennek meg. A mennyiséget újbóli hozzáadással, vagy a mennyiség mezőbe gépeléssel lehet módosítani. Amennyiben a kívánt mennyiség meghaladja az elérhetőt és nincs engedélyezve az üzletben a negatív készlet, akkor a felület hibát fog jelezni.

Egy tétel részletei megtekinthetők a termékre/lenyitó ikonra kattintás után. Jogosultságoktól függően lehet módosítani a tétel árát (ÁFA-ját nem!) és ezzel kapcsolódóan a kedvezmény mértékét.

Rendelés mentése/betöltése

A vásárlás megszakítására és későbbi folytatására lehetőséget ad a rendszer. A fizetés melletti mentés gomb lehetővé teszi, hogy az aktuális kosár tartalmat elmentsd, a rendelésről nyomtass egy címkét és később folytasd ugyanezt a rendelést. A funkció hasznos lehet akkor is, ha a vevő elmegy a kasszától további termékekért és addig kiszolgálsz más ügyfeleket, vagy ha az áruk összeszedése és a fizetés más helyen történik:

• A vevő az értékesítési területen összegyűjti a termékeit, egy kolléga ezeket egy PDA készülékkel rögzíti, nyomtat egy címkét a vevőnek
• A vevő a kapott címkével a kasszához megy, ott azt a pénztáros kolléga leolvassa és akkor történik meg a fizetés

Rendelés betöltésére lehetőség van bármikor egy rendelés vonalkódját leolvasva.

Mely rendeléseket lehet betölteni:

• Azokat a nyitott rendeléseket amik kiválasztott üzletben készültek az aktuális felhasználó által
• Bármilyen forrásból készült rendelést, ami az adott üzletben van helyszíni átvételre várakozó állapotban (pl webáruházas rendelés - helyszíni átvétel)

 

Fizetés

A tételek véglegesítése után a fizetés gombbal lehet folytatni az értékesítési folyamatot. Baloldalt látszik egy részletes összegző a tételekről, mennyiségekről, kedvezményekről. Alatta egy ÁFA kulcs szerinti bontás a végösszegről. (Ez azoknak lehet hasznos, akik több féle ÁFA-val értékesítenek és virtuális kasszát használnak, mert ez alapján kell átgépelniük a NAV-os kasszába az összegeket.

Jobb oldalt a kasszához beállított fizetési módok jelennek meg a megfelelő sorrendben. Alatta a fizetendő összeg beviteli mezőt akkor érdemes használni, ha bankkártyás részfizetést igényel a vásárló. Készpénzes esetben a felugró ablakban is van lehetőség a vártnál kisebb összeg megadására, ilyenkor részösszeg fizetésként könyveljük el a tranzakciót.

Részösszeg fizetés esetén a baloldali összesítők alatt megjelennek a tranzakciók, hogy lehessen pontosan követni hogy áll a folyamat.

Számla generálása pipa csak akkor elérhető, hogyha van ügyfél kiválasztva, ilyenkor a blokk helyett egy elektronikus számla fog készülni a számlázási profilban beállítottak alapján. AndyPOS típusú kassza esetében értékesítés helyett befizetés bizonylat készül, hogy az ÁFA ne legyen duplán elszámolva a NAV felé.

Visszáru

Visszáru

A visszáru folyamat indítása egy ellentétes irányú rendelés rögzítését teszi lehetővé. Ilyenkor a tételeket negatív mennyiséggel (és negatív végösszeggel) rögzítjük.

A visszáru okok határozzák meg, hogy:

• A kiválasztott terméket bevételezzük-e az üzlet raktárába (Selejt)
  • Selejt esetén a selejt raktárba kerül
• A kiválasztott termékekért pénzt fizetünk-e vissza (Nem visszatérítendő)
  • Ha nem visszatérítendő, akkor 0-as összeggel kerül rögzítésre

Visszáru folyamat indítása előtt lehetőség van egy lezárt rendelés kiválasztására. Ennek a rendelésnek leolvasható a vonalkódja is a visszáru felületen a kiválasztáshoz. Ilyenkor indításnál a rendelésben lévő tételek automatikusan bekerülnek a visszáru kosárba. Ezeket a tételeket utána nyugodtan lehet módosítani, törölni belőle, hogyha például csak az egyik terméket hozza vissza a vevő.

Csere

A visszáru folyamathoz nagyon hasonló, az egyetlen különbség, hogy itt egy tranzakción belül te is adhatsz termékeket a vevőnek. Alapértelmezetten a visszáru kosár aktív, a termék választó ide fogja bedobni a tételeket. A normál tételekre váltáshoz használd a fenti sávban lévő gombot, vagy kattints a megfelelő tétel lista fejsorára.

Stornó

A webáruházas rendelések esetén a visszamondásnak felel meg. A rendelés visszamondott állapotba fog kerülni. NAV-os kassza esetén automatikusan stornózzuk a kártyás fizetést illetve a bizonylatokat is.

 

Adóügyi napok kezelése

Nap nyitás

Egy kasszához egyszerre csak egy nyitott adóügyi nap lehet. Virtuális és AndyPOS kassza esetén a műveletek nagy része nem elérhető nap nyitás előtt.

A nyitási felületen fel van tüntetve a kiválasztott kassza, a bejelentkezett felhasználó és a kasszához tartozó görgetett egyenleg fizetőeszközönként. A nap nyitás gomb megnyomás után egy sikeres nyitás üzenet és a kiválasztott nap nyitó bizonylat nyomtatható verziója fog megjelenni.

Nap zárás

A nyitás felületéhez nagyon hasonló. Ahhoz képest annyival tud többet, hogy fizetési módonként megjelenik az összes tranzakció ami az adott adóügyi naphoz tartozik. Lehetőség van tovább közvetlenül erről a felületről pénzmozgási műveletek indítására (lásd lejjebb), ha esetleg eltérések vannak a fizikailag megtalálható összegek és az ERP-ben tárolt összegek között, vagy korrigálni kell félreütött fizetéseket. A nap zárás után egy sikeres zárás üzenet és a kiválasztott nap záró bizonylat nyomtatható verziója fog megjelenni.

 

Pénzmozgások kezelése

A felületen lehetőség van pénztári kifizetések és befizetések kezelésére. Mindkét esetben kötelező megadni a pénzmozgás típusát (pl fölözés, váltópénz bevitel stb), illetve a kívánt pénztárcát. A pénztárca határozza meg a fizető eszközt és a pénznemet amire vonatkozik a mozgás. Az ÁFA értéket félreütött tranzakció esetén érdemes használni, ellenkező esetben 0%-ot kell kiválasztani.

A tranzakció összege helyett lehetőség van az új egyenleg megadására is, a kettő beviteli mező össze van kapcsolva. Ezt nap végi kivételezés esetén érdemes használni, hogy csak meghatározott váltópénz maradjon a kasszában, vagy egyenleg korrekciónál, ha a megszámolt összeg nem azonos a CloudERP-ben találhatóval.

A befizetések a pénzügyi modulban elérhető Bevételeket fognak létrehozni, a kifizetések pedig Költségeket.

Befizetés:

 

Kifizetés:

Felhasználók kezelése

A felületen mindig kiemelten látszik, hogy épp melyik felhasználó van bejelentkezve a rendszerbe. Minden tranzakcióhoz rögzítjük, hogy ki vette fel és mikor, legyen ez rendelés vagy ki-/befizetés. Amennyiben több különböző felhasználó használná ugyanazt a számítógépet az értékesítés során érdemes lehet megnézned a gyors felhasználó váltás funkciónkat, amely lehetővé tesz egy villámgyors felhasználó váltást csak a billentyűzet használatával.

 

Egyéb funkciók

Pénztárjelentés

Egy nyomtatható dokumentum az adott adóügyi napon rögzített összes tranzakcióról és a jelenlegi egyenlegekről. A zárás felületen ugyanezek az információk megjelennek. AndyPOS-os kassza esetében a pénztárjelentést maga az adóügyi nyomtató adja ki, virtuális kasszánál a nyomtatási ablak fog felugrani.

 

Fiók nyitás/Egyéb dokumentumok

Csak AndyPOS-os kasszáknál működnek jelenleg.

 

1.39-es verzión is már használtam a POS-t, mik a változások: POS - Üzleti értékesítés