A CloudERP rendszer jövedéki nyilvántartási funkciója lehetővé teszi, hogy a jogszabályi megfelelés érdekében a rendszer automatikusan kezelje a jövedéki termékekkel kapcsolatos előírásokat, adatokat és raktári mozgásokat. A funkció segítségével egyszerűen és pontosan előállítható a NAV számára szükséges VNY fájl, így támogatva a cégek megfelelőségét és adminisztrációs terheik csökkentését.

Kinek hasznos?

Ez a funkció elsősorban azoknak a cégeknek hasznos, akik:

• jövedéki termékeket értékesítenek (pl. alkohol, dohány, üzemanyag),

• belföldi és külföldi ügyfelek felé egyaránt szállítanak,

• különböző fizetési módokat kínálnak vásárlóiknak (pl. készpénz, utánvét),

• és NAV-kompatibilis nyilvántartást szeretnének vezetni a jövedéki mozgásokról, beleértve a VNY fájl exportálását is.

Miért hasznos?

• Jogszabályi megfelelés: Automatikusan biztosítja, hogy minden jövedéki termék a megfelelő szabályozás szerint kerüljön kiszolgálásra.

• Automatizált raktárkezelés: A rendszer automatikusan megkülönbözteti a kiskereskedelmi és nagykereskedelmi kiszolgálást – nincs szükség manuális ellenőrzésre a rendelés kiszedésekor.

• NAV export: Az adatstruktúra és a háttérben zajló műveletek lehetővé teszik a VNY fájl automatikus előállítását és beküldését.

• Átláthatóság és auditálhatóság: Minden készletmozgás visszakövethető, ellenőrizhető – ez hatósági ellenőrzés esetén is kiemelten fontos.

 

A rendszerben megadható néhány alapadat annak érdekében, hogy a jövedéki nyilvántartáshoz szükséges export minden szükséges adatot tartalmazzon.

Ezeknek az adatoknak a megadására egyszer van szükség.

Cégadatok

A Beállítások/ Alapbeállítások menüben megadható az Adózási adatok blokkban a cég jövedéki engedély száma.

Raktár

A Raktár/ Szerkesztés menüben a Telephely adatok blokkban megadható két érték:

• Telephely jövedéki engedély szám 
• Telephely működési engedély szám

Termék

A Termékek menüben a További adat blokkban 4 mező állítható be:

• Jövedéki termék jelölődoboz, ha jövedékis a termék akkor megadhathatóak az alábbi adatok:
  • Kombinált nomenklatúra
  • Mennyiségi szorzó
  • Jövedéki mennyiségi egység (darab, liter, kilo)

Ezek az értékek természetesen tömegesen importálhatóak is, így tömegesen módosíthatóak, hozzáadhatóak a termékhez. 

Ha a cég jövedéki termékeket forgalmaz, akkor a magánszemélyek és a céges vásárlók rendelései eltérő jövedéki szabályok alá esnek.

 Ennek megfelelően a kiskereskedelmi („kisker”) és nagykereskedelmi („nagyker”) raktár jogilag külön van nyilvántartva, de fizikailag egy helyiségben is lehetnek.

 A rendszer feladata az, hogy automatikusan kezelje ezt a megkülönböztetést anélkül, hogy a raktárosoknak erre külön figyelniük kellene a rendelés kiszolgálása során.

Jelen példában a nagyker raktár a jövedéki raktár, amiben az összes termék tárolva van és ahonnan a nagykeres rendelések kiszolgálásra kerülnek, viszont ebből a raktárból nem lehetséges kiszolgálni az alábbi vevőket:

• Magyar adószámmal nem rendelkező vásárló (külföldi cég, magánszemély) bármilyen fizetési móddal
• Magyar adószámmal rendelkező vásárló, de a rendelés fizetési módja készpénz, utánvét

Emiatt ezeket a rendeléseket automatikusan át kell mozgatni egy másik raktárba, ahonnan ezek kiszolgálásra kerülnek.

Ezáltal szükséges, hogy 2 db raktárunk legyen!A legegyszerűbb, ha Kisker raktárként és Nagyker raktárként nevezzük el őket. Adjuk meg a raktár jövedéki engedély számát.

Ahhoz, hogy ezek a rendelések automatikusan át legyenek mozgatva két automatizmust szükséges beállítani.

Az automatizmus beállítása előtt két fogalmat szükséges tisztázni:

• Elszámolási raktár: Az a raktár, amelyhez a művelet formailag tartozik és amiből a rendelés látszólag kiszolgálásra került. A példánkban ez a kisker raktár.
• Raktár: Az a raktár, amelyből a fizikai mozgás történik és ahonnan fizikailag kiszedésre kerül a termék. Ez jelöli azt a raktárat, amelyben a rendelés készletfoglalása és a valós kivételezése történik. A példánkban ez a nagyker raktár.

 

Ügyfelek

Az ügyfelekhez is szükséges megadni a cég jövedéki engedély számát vagy a telephely jövedéki engedély számát, ugyanis a sikeres VNY fájl exportáláshez ez is szükséges.

Fontos! Csak cégek esetén adható meg jövedéki engedély/ telephely jövedéki engedély szám.

 

Automatizmus

Tehát a célunk az, hogy ha a vevő magyar adószámmal nem rendelkező vásárló (külföldi cég, magánszemély) bármilyen fizetési móddal vagy  magyar adószámmal rendelkező vásárló, de a rendelés fizetési módja készpénz, utánvét, akkor a rendelés kerüljön automatikusan átmozgatásra a kisker raktárba, mert nem szolgálhatóak ki közvetlenül a nagyker raktárból. 

A Beállítások/ Automatizmus/ Automatizmus menüben szükséges ehhez létrehoznunk 2 automatizmust.

1. Automatizmus

Név: Elszámolási raktár: KISKER

Leírás: A nagyker raktár a jövedéki raktár, amin az összes termék tárolva van és ahonnan a nagykeres rendelések kiszolgálásra kerülnek, viszont ebből a raktárból nem lehetséges kiszolgálni az alábbi vevőket:

- Magyar adószámmal nem rendelkező vásárló (külföldi cég, magánszemély) bármilyen fizetési móddal

- Magyar adószámmal rendelkező vásárló, de a rendelés fizetési módja készpénz, utánvét.

A konkrét feltétel ami le lett írva:

- nincs beállítva a statisztikai raktár

- és a raktár az 1. Nagyker raktár

- és a rendelés állapota kiszedés folyamatban előtti (tehát még nincs hozzá raktárművelet)

- és (

  - vagy nincs adószám

  - vagy a számlázási ország nem magyarország

  - vagy a fizetési mód típusa készpénz/utánvét)

1. mit csináljon az automatizmus?

Az alábbi szöveget szükséges bemásolni a mit csináljon az automatizmus? mezőbe:

{"statistical_warehouse": 00}

Itt fontos, hogy a 00 helyére a mi cégünkben létrehozott Kisker raktár azonosítóját kell megadnunk. Ezt az azonosítót úgy tudjuk a legegyszerűbben kideríteni, ha a Kisker raktár Szerkesztése menübe lépünk és fent az URL-ben megnézzük azt az azonosítót, ami az https://app.clouderp.hu/warehouse/ után van. Jelen példában ez 34, tehát ezt kell beírnom a 00 helyére. 

2. mikor fusson az automatizmus?

Az alábbi szöveget szükséges bemásolni a mikor fusson az automatizmus? mezőbe:

state__statistical_warehouse_id = null and state__warehouse_id = 11 and state__status < constants__order_status_picking and (state__billing__tax_number = null or state__billing__country != 'HU' or state__payment_method__type in {constants__order_payment_method_cash, constants__order_payment_method_cash_on_delivery})

Itt fontos, hogy az 11 helyére a mi cégünkben létrehozott Nagyker raktár azonosítóját kell megadnunk. Ezt az azonosítót úgy tudjuk a legegyszerűbben kideríteni, ha a Nagyker raktár Szerkesztése menübe lépünk és fent az URL-ben megnézzük azt az azonosítót, ami az https://app.clouderp.hu/warehouse/ után van. Jelen példában ez 35, tehát ezt kell beírnom az 11 helyére. 

2. Automatizmus

Név: Elszámolási raktár: NEM KISKER

Leírás: A statisztikailag kisker raktár beállítás ellentettje, ami ha módosul a rendelés és magyar adószámmal rendelkező lesz, de korábban a kisker raktárhoz volt sorolva akkor kiszedi onnan. Ez csak a szedés előtt lehetséges.

1. mit csináljon az automatizmus?

Az alábbi szöveget szükséges bemásolni a mit csináljon az automatizmus? mezőbe:

{"statistical_warehouse": null}

2. mikor fusson az automatizmus?

Az alábbi szöveget szükséges bemásolni a mikor fusson az automatizmus? mezőbe:

state__statistical_warehouse_id = 00 and state__warehouse_id = 11 and state__status < constants__order_status_picking and (state__billing__tax_number != null and state__billing__country = 'HU' and (not (state__payment_method__type in {constants__order_payment_method_cash, constants__order_payment_method_cash_on_delivery})))

Itt fontos, hogy a 00 és a 11 helyére a mi cégünkben létrehozott Kisker és Nagyker raktár azonosítóját kell megadnunk. Ezt az azonosítót úgy tudjuk a legegyszerűbben kideríteni, ha a Kisker és a Nagyker raktár Szerkesztése menübe lépünk és fent az URL-ben megnézzük azt az azonosítót, ami az https://app.clouderp.hu/warehouse/ után van. Jelen példában a 00 helyére 34 és a 11 helyére pedig 35 kerül.

Ha mind a két automatizmust létrehoztuk és Engedélyeztük, akkor mostantól minden rendelésre le fognak futni.

Elszámolási raktár működése

Az automatizmus eredményét úgy lehetséges ellenőrizni, hogy a Rendelések menüben lehetőségünk van a Raktár mellett egy Elszámolási raktár mezőt beállítani oszlopként, ami ki fog töltődni a Kisker raktár értékkel, ha olyan rendelés érkezik be, aminek a vásárlója:

• Magyar adószámmal nem rendelkező vásárló (külföldi cég, magánszemély) bármilyen fizetési móddal
• Magyar adószámmal rendelkező vásárló, de a rendelés fizetési módja készpénz, utánvét

Viszont minden más esetben üres marad az Elszámolási raktár mező, ugyanis azok olyan rendelések, amik közvetlenül kiszolgálhatóak a Nagyker raktárból.

Mi történik a rendszerben ilyenkor?

Abban az esetben ha a rendelés közvetlenül kiszolgálható a Nagyker raktárból, ugyan úgy megtörténik a rendelés kiszolgálása és a Nagyker raktárban létrejönnek a szükséges raktárműveletek.

Viszont, ha olyan rendelésről van szó, ami nem szolgálható ki közvetlenül a Nagyker raktárból, tehát van raktár megadva az Elszámolási raktár mezőben, akkor ebben az esetben több lépés történik a rendelés kiszolgálása során a rendszerben, de ebből a rendszerben dolgozó felhasználó nem fog érzékelni semmit.

Ez csak azért fontos, mert ha szeretnénk a VNY fájl exportálni vagy hatósági ellenőrzés történik, akkor pontosan le tudjuk kérni, hogy mikor- mi- hova került bevételezésre, honnan kerül kiszolgálásra.

Így ha egy Kisker rendelés szeretnénk kiszolgálni, akkor a megszokott módon létrehozzuk hozzá a Kiszedést vagy Kivételezést.

Kiszedés esetén a fizikálisan létező raktárunkban, tehát a Nagyker raktárban jön létre a kivételezés, ugyanis innen szedi ki a raktáros kolléga a rendelést. 

A kiszedés is a Nagyker raktárban a megfelelő helyre vezet minket (abban az esetben ha nem gyűjtő lokáción tárolunk mindent). 

Majd ha elvégeztük a kiszedést/ kivételezést, akkor le tudjuk ellenőrizni, hogy a Nagyker raktárban létrejött és végrehajtásra is került a Nagyker raktárban a kivételezés.

Viszont itt is raktárműveleteknél is beállítható 1 db plusz oszlop, ami Elszámolási néven található.

Mivel ez a rendelés egy olyan rendelés volt, ami nem szolgálható ki közvetlenül a Nagyker raktárból és kitöltésre került az Elszámolási raktár mezője, így a raktárműveleten is az Elszámolási oszlopban ehhez a rendeléshez IGEN értéket látunk.

Ez az IGEN érték azt jelenti, hogy ehhez a raktárművelethez létrejött a háttérben az Elszámolási raktárban is raktárművelet.

Ezt a Kisker raktár raktárműveleteit megnézve láthatjuk is, hogy tényleg így van:

Létrejött egy bevételezés és egy kivételezés ugyan ahhoz a rendeléshez kapcsolódóan.

Hogy miért?

Azért mert a rendelés nem szolgálható ki közvetlenül a Nagyker raktárból a vásárló típusa, fizetési mód miatt, emiatt amikor a raktáros kolléga elkezdte a rendelést kiszedni a Nagyker raktárból a háttérben létrejött egy Bevételezési raktárművelet a Kisker raktárba és ezzel egyidejűleg egy Kivételezési raktárművelet is létrejött a Kisker raktárban.

Ennek oka, hogy a rendelést a Kisker raktárból kellene az előírások szerint kiszolgálni, emiatt a rendszer bevételezte a termékeket a Kisker raktárba és ki is vételezte, hogy úgy tűnjön a Nagyker raktárból ki lett szedve a termék, az át lett mozgatva a Kisker raktárba, majd a rendelés ténylegesen a Kisker raktárból lett kiszolgálva.

Ezáltal ha a Kisker raktárra és a Nagyker raktárra szeretnénk exportokat előállítani már néhány egyszerű szűrőfeltétel segítségével könnyen kiszűrhetőek azok a rendelés, amiket a Kisker raktárból szolgáltunk ki és azok amiket közvetlenül a Nagyker raktárból.

Visszáru kezelés

A visszáruk tekintetében is bekerült egy új beállítható Elszámolási raktár oszlop a nézetbe.

Abban az esetben ha a rendelés a Nagyker raktárból került kiszolgálásra értelemszerűen a visszáruzás során a termék a Nagyker raktárba kerül bevételezésre automatikusan.

Ha a termék a Kisker raktárból került kiszolgálásra, akkor visszáru bevételezése során is létrejön 2 db plusz raktárművelet, a Kisker raktárban egy bevételezés és egy kivételezés.

Ezt szintén onnan tudhatjuk, hogy a visszárun van megadva Elszámolási raktár, akkor ehhez a visszáruhoz fog létrejön automatikusan 2 raktárművelet az elszámolási raktárban.

És hogy mi történik visszáruzás során?

A terméknek a visszáru folyamat végén abba a raktárba kell bevételezésre kerülnie, amiből fizikálisan ki lett szolgálva, de úgy, hogy ha ez egy kiskeres rendelés, akkor az alábbi folyamaton kell végigmennie:

A termék fizikálisan beérkezik a raktárba, amikor a raktári dolgozók elkezdik a terméket a helyére pakolni, akkor a bevételezés során automatikusan létre kell jönnie egy készletmozgásnak, amelyhez 3 művelet tartozik:

• A készletmozgáshoz kapcsolódóan létrejön és végrehajtásra kerül egy bevételezés az Elszámoló kisker raktárba
• A készletmozgáshoz kapcsolódóan létrejön és végrehajtásra kerül egy kivételezés az Elszámoló kisker raktárból
• A készletmozgáshoz kapcsolódóan létrejön és végrehajtásra kerül egy bevételezés a Nagyker raktárba

Így a folyamat végén a termék látszólag az Elszámoló kisker raktárba kerül vissza, de a valóságban onnan a rendszer már ki is vételezte és áthelyezte a nagyker raktárba. 

És hogy mi ennek az egésznek az értelme?

Az hogy legyen lehetőség a rendszerből a megfelelő adatok alapján a NAV számára szükséges formátumú VNY fájlt generálni, amit aztán azonnal fel lehet tölteni a NAV részére.

VNY fájl felépítése

• A VNY file egy pipe (|) karakterrel tagolt állomány amely 2 típusú sorból áll:
  • Okmány fej (VF)
  • Okmány tételsorok (VT)
• Szabály:
  • Tekintve, hogy egy bizonylaton több termék is kitárolásra kerülhet, egy fejadathoz több  tételsori adat tartozhat. Egy fejadathoz minimum 1 tételsori adatnak szerepelnie kell. 
  • A  fej-adatsorhoz tartozó tételsori adatokat közvetlenül a fej-adatsor alatt, a következő  sor(ok)ban kell rögzíteni az alábbi bontásban: 

Fejadatok

a) A Fejadatok 5-10. rovatát kötelező kitölteni, ha a 11. Rovatban csak 1-es érték  szerepel.

b) A Fejadatok 6. rovatában az adószámot 8 karakter hosszon kell feltüntetni, ha az adott  rovatba magyar adószámmal rendelkező vevő/címzett kerül rögzítésre.

Tételadatok 

a) Az adatszolgáltatás során a tételadatoknál kizárólag jövedéki termékek kerülhetnek  rögzítésre. 

b) A Tételadatok 5. rovatában a mennyiséget a 6. rovat szerinti mennyiségi egységben kell megadni, szám (eladott darabszám * jövedéki kiszerelés pl. Eladok 5 db 4 literes olajat ebben az esetben 20 szerepeljen a fileban). 

c) A Tételadatok 6. rovatában mennyiségi egységként energiatermékek esetében a  mennyiségi egység feltüntetésére az „L” (liter), a „KG” (kilogramm) vagy az „M3” (köbméter) rövidítés alkalmazandó. A mennyiségi egység rovatban az előbbiektől eltérő rövidítések nem  alkalmazhatóak. 

d) A Tételadatok 7. rovatát nem kell kitölteni energiatermékek tekintetében. 

f) A Tételadatok 5., 7. és 8. rovatában a tizedes törtek egész és tört részének  elválasztására tizedesjelként kizárólag pont alkalmazható. 

VNY fájl exportálása a CloudERP-ből

Annak érdekében, hogy a megfelelő raktárműveleteket exportáljuk ki a VNY fájlban egy nézetet szükséges létrehoznunk a megfelelő szűrésekkel, ugyanis az export a szűrések alapján fogja a VNY fájlt elkészíteni számunkra.

Jelen esetben a Nagyker raktárból szeretnénk lekérni a VNY fájlt, mert ez tartalmazza azokat a kivételezéseket, amikhez olyan rendelésekhez kapcsolódnak, amiknél a vásárló magyar adószámmal rendelkezik és a rendelés kiegyenlítése bankszámla forgalommal jár (pl. utalás, bankkártya).

De ebben a listában találhatóak meg azok a kivételezések is, amik a kisker raktárba lettek átmozgatva, annak érdekében, hogy a kisker vásárlókat is kiszolgáljuk.

Emiatt le kell szűrnünk arra, hogy Elszámolási értéke “Nem”, tehát csak azokat a raktárműveletek hozza, amik nem kapcsolódnak kisker raktárhoz.

Természetesen itt akár időszakra is szűrhetünk ezen felül vagy akár Okokra, Irányokra.

Fontos! A VNY fájl exportálásakor ki kell választanunk hogy mely hónapra kérjük le az exportot, így ha előtte ebben a listában már leszűrtünk pl. adott hétre, akkor az export csak az adott hetet fogja letölteni, emiatt dátumra nem érdemes szűrni ebben a listában, ugyanis azt majd a VNY fájl exportnál tudjuk beállítani.

Az export figyelembe fogja a szűrőfeltételeket, viszont arra mindenképp figyeljünk, hogy csak a kivételezések vannak a VNY fájl exportban, tehát ha véletlenül a listában benne hagyjuk a bevételezéseket az sem gond, mert a rendszer tudja, hogy csak a kivitelezéseket kell a VNY fájl exportnak tartalmaznia.

Ha leszűrtünk a megfelelő adatokra, akkor jelöljük ki azokat a raktárműveleteket (akár az összeset is), amikből szeretnénk ha a VNY fájl exportálásra kerülne.

Majd válasszuk ki a VNY export műveletet.

Válasszuk ki a hónapot amire szeretnénk az exportot előállítani:

Fontos, hogy csak év és hónap kiválasztására van lehetőség, ugyanis a VNY fájlt teljes hónapra kell a NAV felé adatszolgáltatáskor feltölteni.

Ha kijelöltük az időintervallumot válasszuk az Export gombot. 

Ez automatikusan letölti a VNY fájlt, vagy ha nincs engedélyezve az automatikus letöltés a böngészőben, akkor a CloudERP-n belül jobb felső sarokban a Folyamatok fül alatt találjuk az elkészült fájlt.

A VNY fájl ilyen formátumban fogja tartalmazni a rendelésekhez tartozó okmány fejeket és okmány tételsorokat.