Tartalomjegyzék:

Feladat típusok létrehozása

Feladatok lista

Feladatok oldalmenü

Új feladat létrehozása

Feladatok létrehozásának módja

Feladatok menüből

Feladatok oldalmenüből

Egy elem kijelölésével

Több elem kijelölésével

Nézethez feladat kapcsolása

Automatizmussal- Nézetek- Feladatok létrehozása

Egyedi mezők feladatokra

Jogosultságkezelés

Feladat típusok létrehozása

Annak érdekében, hogy feladatok tudjunk létrehozni először feladat típusokat szükséges létrehoznunk.

A feladat típus lényegében egy előre definiált sablon, amiben megadható, hogy az adott feladat mihez kapcsolódik (pl. rendelés, számla, stb), ki az adott felelős alapértelmezett felelőse, mi a határideje, mi legyen a feladat neve, leírása. Ezek mind abban segítenek, hogy ha vannak ismétlődő feladataink, akkor azokat nem kell mindig újra rögzítenünk, hanem csak egyszer kell rögzítenünk feladat típusként és utána már néhány kattintással létre is tudjuk hozni.

Illetve ha automatizmussal rögzítünk feladatokat, akkor ott is meg tudjuk adni mi az ami automatikusan létrejöjjön.

A feladat típusokat a Beállítások/ Feladatok/ Feladat típusok menüben tudjuk létrehozni.

A jobb oldali Alap adatok blokkban megadhatjuk a feladat típus nevét.

Ez a név olyan név legyen, amiből egyértelműen beazonosítható a feladat. Érdemes olyan nevet adni, amit ha a kollégák meglátnak egyből tudni fogják mi a teendőjük.

A kapcsolódó elemnél kiválasztott elemtől függ, hogy az adott feladatot milyen elemre tudjuk kapcsolni. Pl. ha a "rendelést" választjuk, akkor csak a rendelésekre tudjuk ezt a feladatot kapcsolni.

Általános feladatokat is tudunk rögzíteni, ami nem kapcsolódik a rendszerben található egy konkrét elemhez, ebben az esetben válasszuk az "Önálló" opciót. Az önálló opció olyankor lehet hasznos, ha olyan feladatokat is akarunk rögzíteni, ami nem feltételnül a rendszer található egy adott elemhez kötődik. Pl. kávékapszula rendelés a kávégépbe, céges autó gumicsere, stb.

Az Értesítendő mezővel azt tudjuk eldönteni, hogy a feladat létrehozásakor kapjon-e a felhasználó egy értesítést a feladat létrejöttéről. Ha szeretnénk, hogy kapjon, akkor pipáljuk be ezt a mezőt. 

Ezután néhány opcionálisan megadható mező következik, amelyeket ha kitöltünk, akkor ha ilyen típusú feladatot hozunk létre, akkor öröklődnek ezek a mezők. Ez egyrészt azért hasznos, mert így nem szükséges minden új feladat létrehozásakor kiválasztanunk egy határidőt, felelőst, hanem automatikusan kap a feladat egyet. Ezeket természetesen felül tudjuk írni majd a konkrét feladat létrehozásakor. Továbbá ha automatizmussal hozunk létre feladatot, akkor megkapja a feladat az itt megadott értékeket. 

Alapértelmezett felelős: A feladat típuson megadott alapértelmezett felelős. A feladat létrehozásakor automatikusan ennek a felhasználónak kerül a feladat kiosztásra. Manuálisan felülírható és kitöltése nem kötelező.

Alpértelmezett határidő eltolás (napok): Nem kötelező mező de ha megadásra kerül, akkor ha ezt a feladattípust választjuk ki, a feladat határideje automatikusan a létrehozás dátumától számítva ennyi nap lesz. Ez a feladat rögzítésekor felülírható.

Alapértelmezett prioritás: Alapértelmezetten minden feladatnál közepes prioritás kerül beállításra de ha itt más kerül megadásra, akkor ha ezt a feladattípust választjuk ki, automatikusan kitöltésre kerül az itt megadott értékkel a prioritás mező. Ez a feladat rögzítésekor felülírható.

Alapértelmezett leírás: Itt részletesen megadható, hogy ha valaki az adott feladatot megkapja, akkor mi a teendője. Azért érdemes ide egy részletes leírást adni az elvégzendő feladatról, mert ha pl. valakit helyettesíteni kell, akkor a helyettesítő kolléga is tudja mi a feladat.

Az elmentett feladatokat a Feladat típusok listában kerülnek kilistázásra, itt a lehetőségünk van szűrni, oszlopokat beállítani és egyedi nézeteket létrehozni. 

A feladat típust kijelölve pedig lehetőségünk van a feladatot törölni is. 

Feladatok listázása

A feladatok egy külön menüpontban elérhetővé váltak, ami közvetlenül a Főmenüben a Vezértlőpult alatt érhető el.

A feladatok listában a már a megszokott módon szűréseket, oszlopokat is tudunk beállítani, illetve egyedi nézeteket is elmenthetünk.

Továbbá a Feladatokat akár egyesével, akár tömegesen kijelölve is lehetőségünk van elvégezni vagy törölni. 

Fontos! A törlés végleges törlést jelent, nem lehetséges a feladatot visszaállítani, csak újat lehetséges létrehozni.

💡Pro tipp: Ha nem szeretnéd, hogy minden felhasználó lássa az összes feladatot, akkor hozz létre egy nézetet, amiben mindenki csak a saját feladatait láthatja, majd ezt a nézetet oszd meg velük.  Erre a Felelős- "Aktuális felhasználó" szűréssel tudsz leszűrni, hogy mindig az adott bejelentkezett felhasználó csak a saját feladatait láthatja. Ha szeretnéd, hogy a felelős nélküli feladatokat is lássák akkor válaszd ki a "Nincs" opciót is, így azokat is látják a feladatlistájukban, aminek egyik felhazsnáló sem a felelőse.

Feladatok oldalmenü

A feladatokat nem csak a Feladatok listában érjük el, hanem egy saját oldalmenü segítségével bármikor megnézhetjük milyen teendőink vannak.

Ebben az oldalmenüben nagyon sok feladatokhoz kapcsolódó tevékenységet tudunk elvégezni.

A fejlécben található gombok:

• Tűzés jobb oldalra: Ha az oldalmenüben ezt a gombot megnyomjuk, akkor a Feladatlista a jobb oldalon kitűzésre kerül. Ez azt jelenti, hogy ha a menük között navigálunk nem fog bezáródni. Sőt, attól függően melyik menüben tartózkodunk megvizsgálja, hogy van-e arra a menüre vonatkozó feladatunk és ezeket előresorolja a feladatlistában. Tehát ha a Rendelések menüből nyitjuk meg, akkor előre fogja sorolni az összes feladatot, ami a rendelésekre, rendelés listákra vonatkozik. A többi feladatot az Egyéb feladatok megnevezés alatt rendezi sorba.
• Új feladat hozzáadása: Ezzel a gombbal új feladatot van lehetőségünk létrehozni. Figyelem! A rendszer figyelembe veszi, hogy éppen melyik menüben vagyunk és az innen indított új feladatok létrehozásakor csak azokat a feladat típsuokat fogjuk látni, amik az adott elemhez kapcsolódnak. Tehát ha egy listában tartózkodunk, akkor a "Nézetek" típusú feladatokat fogja megjeleníteni, de ha egy konkrét rendelésen belül vagyunk, akkor pedig a "Rendelések" típusú feladatokat fogja felajánlani. Ez azért van, mert a rendszer így már automatikusan az adott nézethez, elemhez kapcsolja a feladatot.
• Összes feladat megnyitása: Ezzel a művelettel át tudunk gyorsan navigálni a Feladatok menübe, bárhol is legyünk a rendszeren belül. 

Ezután látható a fejléc alatt az adott nézet neve, és hogy vannak-e kapcsolódó feladatok.

• Ha vannak kapcsolódó feladatok, akkor egy csillag ikonnal jelölve látjuk, hogy van:

• Ha nincsenek kapcsolódó feladatok, akkor ezt látjuk:

Továbbá 3 ikon segítségével váltogathatunk a feladatok között, hogy pontosan mit szeretnénk látni.

Az összes feladatot, ami lehet hogy hozzám, egy másik felhasználóhoz vagy senkihez nincs rendelve:

Csak azokat a feladatokat, amiknek én vagyok a felelőse:

Csak azokat a feladatokat, amiknél nincs megadva felelős:

Ezután pedig felsorolva látjuk a feladatokat.

Legfelül látjuk a feladat Nevét. A név alapértelmezett a feladattípus neve, de ha ezt a feladat létrehozásakor felülírjuk, akkor a felülírt név fog itt megjelenni.

Mellette 3 művelet segítségével azonnal megnyithatjuk a feladatot, elvégezhetjük vagy törölhetjük.

Típus: Ha a feladat nevét felülírtuk, akkor megjelenik a feladat típusának megnevezése egy külön mezőben.

Felelős: A felelősnél annak a felhasználónak a monogramját látjuk, aki a feladaton felelősként megadásra került. Ha rávezetjük a kurzort láthatjuk a felhasználó teljes nevét és e-mail címét.

Határidő: A feladaton megadott határidő. Ha ez már egy lejárt határidő, akkor egy piros felkiáltójel jelenik meg a határidő előtt.

Kapcsolódó: Itt jelenítjük meg azt az azonosítót, nézetet, amihez a feladat kapcsolódik. Ha egy nézethez kapcsolódik, akkor azt látjuk hogy milyen típusú a nézet (pl. rendelések) és mi a nézet neve. Ha egy konkrét elemre (pl. rendelés) vonatkozik a feladat, akkor pedig az elem azonosítóját (pl. ORD-2025-000001) látható.

Ezután pedig a feladat leírása olvasható, ami alapértelmezetten érkezhet a feladat típusról, de akár manuálisan a feladat létrehozásakor is beírható.

Új feladat létrehozása

A feladat létrehozása felület néhány kisebb eltéréstől eltekintve az egész rendszerben ugyan úgy működik.

Az eltérés abból adódik, hogy rendszer minden esetben megpróbálja attól függően kitalálni, hogy a rendszeren belül hol vagyunk, hogy a létrehozott feladattípushoz mit szeretnénk kapcsolni. Ha például egy konkrét termékben vagyunk benne, akkor a rendszer automatikusan a kapcsolódó azonosító mezőt kitölti a termék cikkszámával, ezzel jelezve, hogy ez a feladat ehhez a termékhez kapcsolódik. Továbbá a típusnál csak a Termékek típusú feladatokat fogja kilistázni.

Viszont ha a feladatok menüből hozunk létre egy feladatot, akkor a rendszer azt látja, hogy nem tudja egyértelműen egy elemhez kapcsolni a feladatot, így csak az Önálló típusú feladatokat fogja felajánlani, amikhez nem kell kapcsolódó azonosítót megadni.

Emiatt a Kapcsolódó azonosító mező minden esetben egy inaktív mező, amit a rendszer automatikusan kitölt, ha olyan helyen tartózkodunk a rendszerben, ami alapján egyértelműen be tudja azonosítani mihez hozunk létre feladatot.

A Típus mező is dinamikusan változik, hogy milyen feladat típusokat jelenít meg, attól függően, hogy éppen hol tartózkodunk a rendszeren belül. De ebben segít az ikon melletti megjegyzés is, ami leírja, hogy most éppen milyen típusú feladat típusokat látunk.

A Név mezőbe alapértelmezett a feladat típus megnevezése kerül, de ezt felül tudjuk írni egyedileg. Ez főleg akkor hasznos ha létrehozunk egy Önálló típusú feladatot, amit minden általános feladatra használunk (pl. raktár kitakarítása, virágok meglocsolása, stb.) és majd csak a feladat konkrét nevénél mondjuk meg, hogy mi az az általános feladat, ami el kell végezni.

A Felelős, Határidő, Prioritás és Leírás alapértelmezett a feladat típuson megadott értékkel kerül kitöltésre, de mindegyik mezőt egyedileg átírhatjuk ha szeretnénk.

Feladatok létrehozásának módja

A feladatok létrehozása több irányból történhet.

1. Feladatok menüből

A Feladatok menüben az Új feladat művelettel "Önálló" típusú feladatok létrehozására van lehetőség.

Hogy ez mit jelent?

Azt, hogy csak olyan feladatokat van lehetőségünk rögzíteni, amiknek a feladat típusa Önálló. 

Ennek oka, hogy a rendszer minden esetben megpróbálja kitalálni, hogy a rendszeren belül hol vagyunk, ezáltal a létrehozott feladathoz mit szeretnénk kapcsolni. 

Mivel a Feladatok nézetből indítjuk ebben az esetben a feladat létrehozást, így nem tud hivatkozni egy konkrét rendelésre, nézetre, emiatt csak olyan feladatokat enged létrehozni, amihez nem szükséges kapcsolódó azonosítót, elemet megadni.

2. Feladatok oldalmenüből

Az oldalmenü lehet kitűzve vagy nem kitűzve is, a működése a feladat létrehozását tekintve nem változik.

Feladatot lehetőségünk van az oldalmenüben található ikon segítségével is létrehozni.

Ebben az esetben is a rendszer megvizsgálja, hogy egy konkrét menüben, bizonylatban vagyunk-e és ha igen, akkor automatikusan a kapcsolódó azonosító mező kitöltésre kerül.

3. Egy elem kijelölésével

A nézetekben egy elemet (pl. szállítmány, cég, ügyfél) kijelölve a Több -> Feladat hozzáadása művelettel van lehetőségünk feladatot létrehozni a kijelölt elemhez.

A rendszer itt is megvizsgálja mihez próbálunk feladatot létrehozni és attól függően automatikusan felajánlja a megfelelő feladat típusokat.

4. Több elem kijelölésével

A nézetekben több elemet kijelölve lehetőségünk van tömegesen feladatot kezelni a kijelölt elemekhez. Ehhez annyi teendőnk van, hogy kijelölünk a listában több (akár az összes) elemet, a sor elején található jelölőnégyzettel, majd a Több -> Feladatok kezelése műveletre kattintunk.

Ekkor az alábbi felület nyílik meg, ahol eldönthetjük mit szeretnénk a kijelölt elemeken a feladatokkal végrehajtani. Itt akár tömegesen hozzáadáhatunk, végrehajthatunk vagy törölhetünk is feladatokat.

A feladat típusnál csak az elemeknek megfelelő feladatok közül lehetséges választani. Ha a feladat típushoz került megadásra felelős, akkor alapértelmezetten ő lesz a feladatok felelőse, de ha a Felelős mezőben ezt felülbíráljuk, akkor az itt megadott felhasználó kapja a feladatot.

Ezzel a művelettel tömeges befejezni és törölni is lehetséges feladatokat.

5. Nézethez feladat kapcsolás

Lehetőségünk van nem csak konkrét elemekhez feladatot kapcsolni, hanem teljes nézeteket is megjelölhetünk feladattal.

Ez akkor hasznos, hogy ha van egy olyan nézetünk, amire általánosan szeretnénk pl. egy átnézés, törlés feladatot. Tehát itt olyan feladatokat érdemes megadni, amik a nézetben található összes elemre igazak. 

Ebben az esetben a Nézet neve mellett megjelenő ... gombra kattintva a Feladat hozzáadása művelettel tudunk új feladatot kapcsolni a nézethez. Fontos, hogy ebben az esetben csak a "Nézetek" feladat típusú feladatok közül tudunk választani.

6. Automatizmussal- Nézetek - Feladat létrehozása

Erről jelenleg folyamatban van egy külön cikk írása, mert itt nagyon sok lehetőségünk van feladatokat létrehozni nézetek alapján. 

Ugyanis itt a nézethez kapcsolódóan 1 feladatot is létrehozhatunk, a nézetben található összes elemhez 1-1 feladatot és akár önálló feladatot is egy nézet alapján. 

Egyedi mezők feladatokra

Annak érdekében, hogy a Feladatokat személyre tudjuk szabni egyedi mezőkkel van lehetőségünk bővíteni a feladat típusok és feladatok adatlapját. 

Itt az egyetlen ami szükséges, ahhoz hogy megjelenjen az egyedi mező az, hogy az erőforrás típusa "Feladat" legyen.

Figyelem! Az egyedi mező létrehozása után a Profilunk alatt található Cache ürítése & Újratöltés gombot nyomjuk meg, mert ez fogja befrissíteni úgy a fiókot, hogy az egyedi mező megjelenjen a feladatokon.

Jogosultságkezelés