Ha most csak megérzés alapján adod le a beszállítóidnak, gyártóidnak a rendelésedet, akkor több problémával is könnyen szembetalálkozhatsz (talán már találkoztál is)

• Nincs elég termék a készleten: ideges vevők érdeklődnek, nincs bevétel
• Túl sok termék van a készleten: feleslegesen költesz tárolásra, cashflow problémád lehet, csökkentett áron árulsz
• A beszállító nem tud éppen kiszolgálni: ha időben is akarsz rendelni, de nem vagy felkészülve az ilyen esetekre: ismét szembesülsz az ideges vevőkkel, akik lehet hogy máshol veszik meg a terméket

A nagy kérdés: mennyit és mikor kell rendelni?

A feladat tehát az, hogy meg kell határozni azt a pontot (Reorder Point), amikor le kell adnod a rendelésedet a beszállítónak, figyelembe véve a rendkívüli eseteket.

Ehhez három fontos dolgot meg kell tudnod a termékediről:

• Mennyi idő alatt ér be átlagosan az adott beszállítói megrendelésed onnatól kezdve, hogy elküldted addig, amíg ismét készletre kerülnek a tételek (beszállítási idő / Lead Time)?
• Mennyi az átlagos napi felhasználás az adtott termékből (average daily usage/sales velocity)?
• Mekkor biztonsági készletet kell tartanod az adott termékből?

Ebből a három értékből kapod meg, hogy mikor és mennyit kell rendelned.

Vagyis arra is kell gondolni, hogy akkor add le a rendelésedet, amikor még van annyi a készleten, amennyi fedezi a beszállítási időt! Tehát nem akkor adod le a rendelést, amikor már csak pár darab maradt, hanem előre meg kell határozni az előző felhasználások alapján, mennyi fog fogyni, amig beérkezik a termékből és készletre kerül. És ha kezelni akarsz biztonsági készletet is, akkor nem mehet le a készlet értéke az alá semmikor.

Ez egy kicsit bonyolultnak tűnik? Nem baj! Részletesen átnézzük, hogyan tudod kiszámolni az egyes értékeket és hogyan tudsz rendelni holnaptól okosan!

Beszállítási idő kezelése

Mi az a beszállítási idő?

A készletkezelésben a beszállítási idő ott kezdődik, amikor leadod a rendelésedet a beszállítónak és odáig tart amíg be nem érkezik a raktárba a tétel. Ebbe érdemes a bevételezési időt is hozzávenni, mert arra az időre is kell biztostani készletet.

Miért érdekes a beszállítási idő?

Amíg az új áru nem érkezik be a raktárba, addig biztosítani kell a folyamatos készletet. Tehát figyelembe kell venni, mennyi ideig tart egy beszállítás és arra az időre elegendő készlettel kell rendelkezned.

Nézzünk egy példát! Gumikacsa Kft a Rubber Duck Ltd beszállítótól rendeli az aktuális Sárga és Piros kacsa termékeit. Korábban így alakultak a beszállítási idői

Tehát a Rubber Duck Ltd -től rendelt termékek átlagosan 52 nap alatt kerülnek fel készletre a megrendeléstől számítva.

Átlagos napi fogyás vagy értékesítési sebesség

Az átlagos napi fogyás egy termék napi eladási száma abban az esetben, ha készleten volt. És a “készleten” nagyon hangsúlyos!

Például januárban egy termék értékesítése 100 db volt. Akkor kézenfekvőnek tűnik, hogy elosszuk a 100 darabot 31 nappal és megkapjuk a napi sebességet: 3,22 db / nap. De mi van akkor, ha a termék 10 napig nem volt készleten? Ebben az esetben már csak 21 nappal kell elosztani és 4,76 db / nap lesz az érték, majdnem 50% több.

Az átlag kiszámítását dinamikusan, az elmúlt 365 nap alapján érdemes számolni így figyelembe lehet venni a változásokat. Ha fix, előre megadott értékekkel számolsz, előfordulhat, hogy valamiből túl sok vagy túl keveset rendelsz az idők és a trendek változása miatt.

Mennyi terméknek kell készleten lennie, ami fedezi a beszállítási időt?

Valószínűleg már rájöttél magadtól, mennyi készlet fogja fedezni a beszállítás idejét! De azért írjuk le a képletet:

Beszállítási idő készlet fedezete = Átlagos beszállítás (nap) * Napi fogyás (darab)

Átlagos gumikacsa fogyás az elmúlt egy évben (feltételezve, hogy mindig volt készleten)

Az egyszerűség kedvéért kerekítsünk napi 10 darabra.

Tehát a rendelést akkor kell leadni, amikor a Gumikacsa készlet eléri az 520 darabot.

Hogyan tudsz felkészülni arra, ha mégsem szállít a beszállítód?

Szuper, kiszámoltad, mikor kell leadnod a rendelést, figyelembe vetted a szállítási időt is és várod, hogy visszaigazolják a rendelésedet. De, hoppá! Nincs a számlán az egyik rendelt termék, pedig már sokan várnak rá.

Hogyan tudsz ilyen esetekre felkészülni?

Erre, vagyis a “rossz időkre” van a biztonsági készlet. Amikor valami probléma van a szállítóval vagy leáll a gyár vagy éppen kínai újév miatt senki sem dolgozik.

A biztonsági készletnél figyelembe kell venned:

• az átlagos és maximum napi felhasználást
• az átlagos és a maximum beszállítási időt

Ha ezt tudod, akkor egy egyszerű formulával számíthatod ki:

Nézzük meg ismét, hogyan fogyott a sárga kacsa az elmúlt 365 napban:

Tehát maximum 25,8 db / nap volt a maximum és 9,3 db / nap volt az átlagos fogyás.

Ha megnézzük a beszállítási időket, láthatjuk, hogy 55 nap volt a maximum és 52 nap volt az átlag.

Így a biztonsági készlet értéke:

Most már ki tudod számolni, hol van a rendelési pont

A Gumikacsa Kft beszerzőjének a Sárga kacsából tehát akkor kell rendelnie, amikor 520 + 935 = 1455 db van már csak készleten.

Ha esetleg a gyárban valami probléma adódik, akkor is van tartalék. Meghosszabítottuk az első beszállítás vonalát és lehet látni, hogy a biztonsági készlet kitart a következő rendelésig.

Milyen sűrűn kell rendelned?

Most már tudod,

• mikor kell leadnod a rendelésedet, hogy ne fuss ki a készletből (reorder point)
• mennyi készletednek kell lennie addig, amíg beérkezik a következő rendelés (lead time)
• hogyan védd magad a váratlan helyzetek ellen (safety stock)

Ahhoz, hogy a rendelési gyakoriságnak megfelelő mennyiséget rendelj a beszállítódtól, meg kell ismerkedj egy következő fogalommal is.

Készletezési idő (days of stock)

A készletezési idő azt mutatja meg, mennyi időre elegendő készlettel akarsz rendelkezni. Azt is megmutatja, hogy milyen sűrűn akarsz rendelni a beszállítódtól, gyártódtól.

Ha pont a rendelési pontban adod le a rendelésedet, akkor gyakorlatilag, ahogy megérkezik az áru, már küldheted is a következő rendelést. 

Ha meg akarod határozni, milyen sűrűn akarsz rendelést leadni, akkor meg kell határozni egy időtartamot (készletezési idő) és ki kell számolni (előre kell jelezni, forecasting*), hogy az adott időszak alatt mennyi fog fogyni az adot termékből.

Ha azt szeretnéd, hogy 30 napra elegendő terméked legyen és napi 1 db fogy az adott termékből, akkor 30 db-ot kell még rendelned

A készletezési mennyiséget a korábbi értékesítési sebesség segítségével lehet számolni.

Milyen esetek lehetnek?

A beszállítási idő kisebb, mint a készletezési idő. Ebben az esetben, ha mondjuk 90 napra biztosítottál készletet, akkor miután beérkezett a megrendelésed, 90 napon belül kell csak leadnod a következő rendelésed figyelembe véve az aktuális fogyást és a beszállítási időt.

Ez a javasolt beállítás általában

A beszállítási idő egyenlő, mint a készletezési idővel. Ebben az esetben ahogy megérkezett a rendelésed, adhatod le a következőt.

A beszállítási idő nagyobb, mint a készletezési idő. Előfordul, hogy extrem hosszú beszállítási időknél párhuzamosan kell indítani a rendeléseket.

Akkor mennyit is kell rendelned? (Összefoglaló)

CloudERP partner