• A vonalkódokról általában
• Vonalkód típusok
• 1 dimenziós (1D) vonalkódok
  • GTIN 13 (EAN 13 kódolás)
  • GTIN 8 (EAN 8 kódolás)
  • CODE 39 és CODE 128
• 2 dimenziós (2D) vonalkódok
• Van vonalkód, nincs vonalkód? Kell vonalkód, nem kell vonalkód?
  • Van vonalkód a termékeken
  • Nincs vonalkód a termékeken, vagy azok nem alkalmasak egyedi azonosításra
  • Mi vagyunk a gyártók és szeretnénk viszonteladói partnereinknek értékesíteni?
• Hogyan alakítsuk ki a vonalkód rendszerünket?
  • Cikkszám és a vonalkód
  • Egy termék pl. több színben érkezik, de azonos a vonalkódjuk, mi mégis szeretnénk egyedileg azonosítani őket
  • Csak a gyűjtő csomagoláson van vonalkód, a termékeket azonban egyesével is értékesíteni szeretnéd
  • Mire jó a gyűjtő csomagoláson lévő vonalkód, és miért érdemes azt megtartani
  • Előfordulhat-e, hogy egy vonalkód több termékhez is tartozik

A vonalkódokról általában

Ez az útmutató leginkább azoknak szól, akik jelenleg működő rendszerünket vonalkódok nélkül használják. Akik jelenleg is ezen kódokkal azonosítják a termékeiket, azoknak egy külön fejezetben írjuk le, hogy a CloudERP-ben hol és hogyan lehet azokat rögzíteni és használni. 

Ma már mindenki számára természetes, hogy tudja, mi az, hogy vonalkód. Kialakulása hosszú évtizedekkel ezelőtt kezdődött és meglehetősen sokoldalú felhasználást tett lehetővé. Általánosságban elmondhatjuk, hogy a kereskedelem, a logisztika, valamint a raktározás területén elsődleges szerepe a termék beazonosítása. Ebből adódóan tehát követelmény a vonalkóddal szemben, hogy egyedi legyen hiszen így alkalmas arra, hogy egy adott terméket tudjunk vele megjelölni. Rövid útmutatónkban nem akarunk részletes történeti és elméleti betekintést nyújtani, azonban egy két fogalom tisztázása nagyvonalakban mindenképpen szükséges lehet.

Vonalkód típusok

1 dimenziós (1D) vonalkódok

Ma már szinte minden kereskedelmi forgalomban megtalálható terméken szereplő különböző vastagságú függőleges sötét vonalak és világos közök meghatározott váltakozása, általában alatta elhelyezett alfanumerikus karaktersorral. 1D vonalkódolvasókkal beolvasható, a vonalkód sérülése esetén manuálisan könnyedén begépelhető a karaktersor segítségével.

Legelterjedtebb típusai:

GTIN 13 (EAN 13 kódolás)

Eredendően Európából elterjedt, de ma már az egész világon használatban lévő 12 egyedi, valamint 1 ellenőrző karakterből álló kódsor.

• Használata nemzetközileg szabályozott, regisztrációhoz kötött
• 0-9 használható karaktereket tartalmazhat
• Első három karaktere az országot jelöli (Magyarországé az 5 99)
• Következő 2-7 karakter a gyártó/forgalmazó kódja
• Az ezt követő 2-7 karakter magát a terméket és/vagy a kiszerelést azonosítja
• Az utolsó karakter pedig egy speciálisan az előző számjegyekből generált ellenőrző karakter

GTIN 8 (EAN 8 kódolás)

Az EAN 13 sok termék esetében túl hosszúnak bizonyult és nem lehetett elhelyezni a terméken, nagyjából ezen okból hozták létre a rövidebb kódsort, amely már csak 7 karakterből, plusz 1 ellenőrző karakterből áll.

CODE 39 és CODE 128

• • A legalkalmasabb kódolási megoldások cégen belüli, pontosabb azonosításra.
  • A numerikus karakterkészleten túl már alfanumerikus és akár ASCII karatekészletet is tud kezelni
  • A kettő között legnagyobb különbség, hogy míg a CODE 39 egy-két speciális karaktert leszámítva csak az A-Z (kizárólag nagybetűk, ékezetek nélkül) és a 0-9 karaktereket kezeli, addig a CODE 128 már képes az a-z (kis és nagybetűk egyaránt, ékezetek nélkül), a 0-9, valamint az ASCII karakterek kezelésére is. 
  • A kódok hosszúsága és kialakítása a cég igényeitől függ, belső szabályozással megoldható.
  • A hossznak határt szabhat a termék mérete
  • Kialakítása és megfelelően jól működő használata belső szabályozást, tervezést és előkészületet igényel

CODE 39

CODE 128

2 dimenziós (2D) vonalkódok

• Többféle is ismert belőlük, általában négyszögletűek és két dimenzióban rejtjelezik az adatokat.
• Előnyük, hogy kis helyen jóval több adatot tudnak tárolni, mint 1D társaik.
• Legismertebb formája a QR kód, amelybe akár egy cikkszám vagy egy elnevezés is rögzíthető, amelyet akár egyszerű beazonosításra is használhatunk.
• Hátrányuk, hogy csak speciális olvasókkal dekódolhatók
• Jól használhatók azonban akkor, ha egy jól felépített kódrendszerünk van, de a termékeink mérete esetleg nem teszi lehetővé a nagy vonalkódok elhelyezését, mert bármilyen karaktersort képesek kódolni, így akár kisméretű termékekre is felhelyezhetőkké válnak, amelyet a 2D-s olvasókkal könnyedén beolvashatunk.

Természetesen a kódolás és annak folyamata egy jóval bonyolultabb folyamat, azonban nekünk felhasználóknak már ez is éppen elegendő lehet ahhoz, hogy vállalkozásunkban elboldoguljunk a termékek beazonosításával.

Van vonalkód, nincs vonalkód? Kell vonalkód, nem kell vonalkód?

Miben segít a vonalkód a rendelés kiszolgálásban és raktározásban?

• Gyorsabb termék azonosítást tesz lehetővé
• Nehezebb a tévesztés
• Csomagellenőrzésre használható
• Gyorsítja a bevételezést és a kiszedést

Amennyiben kis forgalmú webáruházunk és kis darabszámú készletünk van, nagyon sokszor elegendő lehet a termékek névvel is cikkszámmal való azonosítása, azonban ha forgalmunkat növelni szeretnénk és arra készülünk, hogy termékeinket nagy számban és nagy kosárértékkel fogjuk majd értékesíteni, akkor elengedhetetlen már a kezdetektől a vonalkóddal ellátott termékekben gondolkodnunk.

Sokszor kisebb rendelés szám mellett is előnyös a vonalkód használata: azonos, nehezen megkülönböztethető termékek, nehezen olvasható címkék (pl. gyógyszeres dobozok, apró alaktrészek) esetében jelentős segítséget tud adni a vonalkód.

Ha automatizálni akarod a folyamataidat és csökkeneteni a tévesen kiküldött termékeket, azt tanácsoljuk, mindenképpen használj vonalkódot!

Van vonalkód a termékeken

Amennyiben termékeink többségén már most látunk vonalkódot, akkor azt már az első pillanattól kezdve érdemes felrögzíteni a rendszerünkbe, mert ha eddig nem is használtuk azokat, a jövőben biztos, hogy szükség lesz rájuk. Termékkategória függő, de érdemes arra odafigyelni, hogy különböző szállítmányoknál változhat egy-egy termék vonalkódja. Ezeket mindig ellenőrizzük és frissítsük a CloudERP-ben, mert különben nem fogjuk tudni kihasználni az előnyöket. A vonalkódok CloudERP-n belüli használatáról a következő fejezetben lesz szó.

Nincs vonalkód a termékeken, vagy azok nem alkalmasak egyedi azonosításra

Mit tegyünk, ha olyan termékeket értékesítünk, amelyeken nincs vonalkód, vagy az nem azonosítja pontosan a terméket a mi igényeink szerint. Esetlegesen mi gyártjuk vagy csomagolás nélkül szerezzük be azokat, netán csak gyűjtő vonalkóddal vannak ellátva.

Mi vagyunk a gyártók és szeretnénk viszonteladói partnereinknek értékesíteni?

Amennyiben a termékeket mi gyártjuk és azt nagykereskedelmi forgalomban is szeretnénk értékesíteni és a viszonteladó partnerek megkövetelik a GTIN (EAN) kód meglétét, akkor mindenképpen szükségünk lesz arra, hogy felvegyük a kapcsolatot a GS1 kódok magyarországi kibocsájtójával. Erről további információt a következő linken találsz: (ugyanez az eset vonatkozik arra is, ha kizárólagos forgalmazói jogokkal rendelkezünk és olyan termékeket szeretnénk ilyen módon értékesíteni, amelyek nem lettek ellátva GTIN kódolással)

https://gs1hu.org/

Mi vagyunk a gyártók, de csak kiskereskedelmi szinten értékesítünk, vagy olyan terméket szerzünk be a beszállítótól, amelyiken nincs vonalkód.

Amennyiben a vonalkódot arra szeretnénk használni, hogy mi magunk tudjuk a termékeinket pontosan azonosítani, akkor a fent röviden leírt kódrendszerek közül a CODE 39 és a CODE 128 kódolási módok a legmegfelelőbbek. Ma már könnyedén elérhetőek az interneten különböző kódgenerátorok, amelyek segítségével az általunk alkotott kódokat vonalkóddá alakíthatjuk, azokat valamilyen nyomtatható formátumba lementhetjük és etikettcímkére bármilyen nyomtatóval kinyomtathatjuk. Vannak speciális címkenyomtatók, amelyekhez a legtöbb esetben segédprogram is jár, amely segítségével a kódokat legenerálhatjuk és nagy mennyiségben kinyomtathatjuk.

Hamarosan (2021 Q3) a vonalkódokat közvetlenül a CloudERP-ből tudod majd nyomtatni, saját megadott formátumodban.

Hogyan alakítsuk ki a vonalkód rendszerünket?

Mielőtt nekikezdünk egy vonalkód rendszer kialakításának, érdemes lehet logisztikai szakember véleményét is meghallgatni, de itt van néhány támpont, ami alapján érdemes lehet elindulni egy kis termékkínálattal rendelkező webáruház esetén:

• Soha ne hasraütés-szerűen kezdjünk számsorokat létrehozni. A fent említett CODE 39 és CODE 128 kódolások lehetővé teszik azt, hogy szinte bármilyen rendszert kialakíthassunk.
• Egy webshop esetében, ha szeretnénk belső kódokat használni, akkor lehet kiindulópont a termék főkategóriája, márkája, bármilyen, csak az adott termékre jellemző dolog.
• Gondoljuk át előre, hogy mennyire mélyen szeretnénk beazonosítani a terméket és milyen jelzőket szeretnénk a kódban elrejteni.
• Ennek megfelelően határozzuk meg, hogy hány karakteres legyen egy kódsor és mindig ennyi karaktert használjunk. 
• A terméken elhelyezhető kódsor hossza természetesen függ a termék méretétől is, itt tehát érdemes végiggondolnunk, hogy mekkora címkét fogunk tudni elhelyezni egy-egy terméken. (Természetesen ettől el lehet tekinteni, ha valamilyen módon tudjuk rögzíteni a termékhez a címkét, de ez jóval több munkát igényel.) Ez azért fontos, mert pl. egy 40 karakterből álló kód olvashatósági szempontokat figyelembe véve már csak nagyobb címkén fog elférni. Ezt nem biztos, hogy el tudunk helyezni egy kisebb méretű terméken, valamint az sem is biztos, hogy érdemes ennyire részletes mélységig kategorizálnunk, azonosítanunk a terméket. A túl bonyolult kód megnehezítheti a gördülékeny munkavégzést is.
• Érdemes lehet tehát relatíve rövid, 9-10, maximum 20 karakterből álló kódsort megalkotni, amelynek bizonyos elemeit pl. kettesével vagy hármasával csoportosítjuk.

Vegyünk egy példát CODE 39-es kódolás esetén: hogyan alakíthatunk ki egy termékre, annak jellemzői/tulajdonságai/attribútumai alapján egy jó kódrendszert?

• Mindenféleképpen fontos leszögezni, hogy ez a kódrendszer kialakítás csak akkor célravezető, ha a termékkínálat nem túl bőséges
• hosszas tervezést igényel, hogy ne alakulhasson ki kódismétlés
• amennyiben nagyobb portfólióval rendelkezünk, érdemes lehet erre szakosodott rendszereket alkalmaznunk a kódok generálásához.

Cikkszám és a vonalkód

Ha már használtunk korábban ügyviteli rendszert, ott is biztosan szükség volt arra, hogy egyedi kulcsokat alkalmazzunk bizonyos termékeknél, ez a legtöbb rendszer esetében a cikkszám volt. A CloudERP esetében is ez az egyedi azonosító. Amennyiben szeretnénk termékeinket egyedi vonalkóddal ellátni és a cikkszámrendszerünket a CODE 39 vagy a CODE 128 kódolási rendszereknek megfelelően alakítottuk ki, akkor azok vonalkódként is alkalmasak a termékek egyedi és gyors azonosítására.

Fontos azonban megjegyezni, hogy a vonalkód általában több információt tartalmaz, mint a cikkszám, és egy adott termékhez több vonalkód is kapcsolható, cikkszám azonban csak egy.

Egy termék pl. több színben érkezik, de azonos a vonalkódjuk, mi mégis szeretnénk egyedileg azonosítani őket:

Ilyen esetekben a fent felvázolt kódolási rendszer tökéletesen alkalmas lehet, azonban ésszerű az eredeti vonalkódot kiegészíteni valamely jellemző tulajdonság betűjével és így legenerálni a vonalkódot, azt pedig az eredeti vonalkód helyére ráragasztani. Így már a termék, jelen esetben színenként, külön-külön is beazonosítható.

Csak a gyűjtő csomagoláson van vonalkód, a termékeket azonban egyesével is értékesíteni szeretnéd

Ebben az esetben két megoldás lehetséges.

• Valamilyen ingyenesen használható kódgenerátor segítségével az eredeti vonalkódot sokszorosítod és azokat egyesével elhelyezed a termékeken. 
• Amennyiben csomagban is értékesíted a terméket, érdemes lehet gyűjtőkódként megtartanod az eredeti vonalkódot (lásd később) és az egy darab terméknek generálnod saját vonalkódot. Pl. a fenti analógiát követve az eredeti vonalkód elé vagy mögé odaírod, hogy 1DB és így generálod le és helyezed a vonalkódot termékre.

Mire jó a gyűjtő csomagoláson lévő vonalkód, és miért érdemes azt megtartani

A CloudERP-ben lehetőség van arra, hogy többszörös vonalkódokat is rögzíts, így amennyiben egy termékből egy egész gyűjtővel értékesítesz egyszerre, a csomag összekészítésekor nem szükséges a gyűjtőcsomagolás megbontása, elegendő a gyűjtőkód leolvasása. Így nem kell a termékek vonalkódját egyesével beolvasnod. Ennek beállításáról a következő fejezetben lesz szó.

Előfordulhat-e, hogy egy vonalkód több termékhez is tartozik

Amennyiben a beszállító partnereid termékei GTIN (EAN) kóddal vannak ellátva, elméletileg nem lenne lehetséges, hogy két különböző terméknek ugyanaz legyen a vonalkódja. Sajnos azonban előfordulhat, hogy egy gyártó portfólióváltás után az EAN kódjait felülírja, így nagyon ritkán mégis fennállhat ez a probléma.

Érdemes tehát minden bevételezés előtt ellenőrizni, hogy a bevételezendő termék a rajta lévő vonalkódjával nem létezik-e már a rendszerben. Ilyenkor persze eldöntheted, hogy új termékként szeretnéd-e a továbbiakban azonosítani vagy a létező vonalkódhoz tartozó termék adatait változtatod meg. Ilyen eset pl., amikor megváltozik a termék csomagolása, de a termék alapvetően változatlan. Lehet, hogy a vonalkód ugyanaz maradt, de te ezt új/külön termékként szeretnéd értékesíteni, mert még van készleted a régiből is.

A CloudERP azt is engedi, hogy egy vonalkódot több termékhez is hozzárendelj. Ilyenkor azoknál a folyamatoknál, ahol vonalkódos azonosítás történik, minden esetben mindegyik, az adott vonalkódhoz tartozó terméket felajánlja a rendszer. Tévedésre így nincs lehetőséged, hiszen neked majd manuálisan kell kiválasztanod a felsoroltak közül, hogy pontosan melyik termékre is gondoltál, itt pedig már a név és a cikkszám is segítségedre lehet a pontos beazonosításhoz.

Amennyiben a vonalkódot te generálod, érdemes lehet az új termék felvétele előtt ellenőrizni, hogy biztos nem foglalt-e még a vonalkód. Ezt nagyon egyszerűen megteheted: a termékek oldalon a keresőben leolvasod az új vonalkódot, és amennyiben a rendszer talál egyezőséget, a vonalkódot esetleg már használó termék meg fog jelenni a találati listában. 

Vonalkódok felvételéről és használatáról a CloudERPben a következő anyagban találsz hasznos tudnivalókat.