Az 1.44. verziótól kezdve a CloudERP-ben már részletes székhely és telephely kezelésre is van lehetőség.

Ennek előnye, hogy több olyan cég van, amely egy adószámmal rendelkezik, de emellett több üzletük, telephelyük vagy fióktelepük van, amelyeket az értékesítés során szeretnénk elkülöníteni, ugyanis a statisztikai adataikat külön szeretnénk kezelni.

Az alábbi cikkben leírjuk a két lehetséges módját a telephelyek kezelésének.

Tartalomjegyzék

1. Telephelyek nem elkülönült kezelése

2. Telephelyek elkülönült kezelése cégként

Székhely létrehozása

Telephely létrehozása

1. Telephelyek nem elkülönült kezelése

Abban az esetben, ha a telephelyeket is egy cég alatt akarjuk kezelni a székhellyel, mert nem kívánjuk őket statisztika szinten külön kezelni, akkor elegendő ha csak szállítási adatként rögzítjük a különböző telephelyek adatait.

Ebben az esetben rögzítjük a céget, ami ebben a példában az Alma Kft.

Megadjuk a számlázási címet és a jobb oszlopban az adószámot, illetve az adózás típusát.

Több számlázási cím is adható meg egy céghez, ebben az esetben rendelés létrehozáskor több számlázási cím közül van lehetőségünk választani, viszont egy alapértelmezett beállítható, amely azt jelenti, hogy az alapértelmezetten beállított számlázási cím kerül rá automatikusan a rendelésre, de ez utólag módosítható.

Jelen példánk esetén ennek a cégnek van a budapesti székhelyen kívül 2 db fióktelepe, egy Debrecenben, egy pedig Székesfehérváron. Ha nem szeretnénk külön kezelni a telephelyeket, akkor a szállítási adatok mezőbe beírjuk ennek a két telephelynek a címét, illetve ha a székhely címére is szállítunk, akkor azt is rögzítjük.

Beállítható alapértelmezett szállítási cím is, ebben az esetben ha rendelést rögzítünk, akkor automatikusan az alapértelmezett szállítási cím kerül a rendelésre, amely módosítható.

Ha nem állítunk be alapértelmezett szállítási címet, akkor nekünk kell manuálisan a listából kiválasztani mely szállítási címre kívánjuk a rendelést rögzíteni.

Ebben az esetben ha az Alma Kft.-nek rendelést hozunk létre, akkor a keresőbe amikor elkezdjük beírni az ügyfél nevét, akkor csak az Alma Kft.-t mint fő céget fogja megtalálni a rendszer. Válasszuk ki.

Ebben az esetben számlázási adatokban a székhely adatai jelennek meg, de szállítási címnél választhatunk a korábban rögzített címek közül mely címre szeretnénk szállítani.

Az Ügyfél szállítási adatok mezőt nyissuk le, ahol kiválaszthatjuk azokat a szállítási címeket, amelyeket előzetesen a cég szállítási adatok fülön rögzítettünk.

Ilyen esetben a rendelés számlázási adata a cég számlázási adata lesz és az a szállítási adat amelyet kiválasztottunk.

Ha olyan szállítási adatot kívánunk rögzíteni, amely előzetesen nem lett az ügyfél adatlapján rögzítve, akkor csak kezdjük el beírni az új szállítási címet és ha tudjuk, hogy a jövőben is használni fogjuk, akkor a "Mentés újként" gombbal el tudjuk menteni, hogy a jövőben ne kelljen a teljes adatot újra beírni.

Ebben az esetben a pénzügyi kimutatásokban az Alma Kft. neve alatt jelennek meg a rendelések és nem külön a telephelyekhez rögzítve.

2. Telephelyek elkülönült kezelése cégként

Abban az esetben ha a cég több telephellyel rendelkezik, akik rendeléseit elkülönülten szeretnénk kezelni, mert a kimutatásokban fontos számunkra, hogy lássuk az adott cég adott üzlete/telephelye milyen értékben, gyakorisággal rendel tőlünk, akkor azt a 1.44. verziótól már lehetőségünk van ezeket ugyan a székhely adószáma alatt, de mégis külön cég alatt kezelni.

Ahhoz hogy ezen a módon tudjuk kezelni külön létre kell hoznunk egy székhely jellegű céget és egy (vagy több) telephely jellegű céget. 

A székhely lesz az a cég, amely belföldi/közösségi/közösségen kívüli/csoportos adószámmal és adózási típussal rendelkezik.

A gyakorlati példában a Körte Kft.-n keresztül kerül bemutatásra a székhelyek és telephelyek elkülönült kezelése.

A Körte Kft. egy budapesti székhellyel és egy békéscsabai, illetve egy győri fiókteleppel rendelkezik, amelyeket mi külön szeretnénk kezelni a statisztikákban.

Székhely létrehozása:

Kiválasztjuk az új cég létrehozását, majd elkezdjük a cég nevét beírni. Az első 3 karakter beírása után automatikusan felajánlja a rendszer a Bisnode adatbázisában név alapján egyező cégeket.

Kiválasztunk egy céget, ezáltal a CloudERP automatikusan kitölti a cég nevét, a számlázási adatokat és az adószám mezőt. Illetve az adózás típusa is automatikusan kitöltésre kerül.

Amennyiben szeretnénk itt még egyéb adatokat is tudunk rögzíteni, de nem kötelező.

Elmentjük a céget, ami adószámmal lett elmentve, tehát ez fog a későbbiekben székhelyként szolgálni.

Létrejött a budapesti székhelyű Körte Kft.

Telephely létrehozása:

Kiválasztjuk az új cég létrehozását, majd elkezdjük a cég nevét beírni. Itt eldönthetjük, hogy a Bisnode által felajánlott adatokat kiválasztjuk-e, de a székhely adataival fogja a rendszer kitölteni a számlázási adatokat, így ha a számlázási adatokban a telephely adatait szeretnénk megadni, akkor nem szükséges a felajánlott cégek közül választani.

A cég nevének beírásakor fontos, hogy beírjuk a cég teljes nevét, de a könnyebb megkülönböztethetőség érdekében utána írhatunk egy megkülönböztető információt, amivel rendelés létrehozáskor az ügyfelek közül könnyebben felismerjük mely céget kívánjuk kiválasztani.

Adjuk meg a számlázási adatokat, amelyeknél szabadon eldönthető, hogy a székhely címét kívánjuk megadni, vagy pedig ha bejegyzett fióktelepről/telephelyről van szó, akkor ezek utóbbiak is megadhatóak.

Szállítási adatoknál pedig értelemszerűen azt a címet szükséges megadni (akár többet is), amire a rendelések kiszállításra kerülnek. Ez az esetek jelentős részében a telephely címe lesz.

Fontos információ, hogy ha a cég telephelye/fióktelepe nincs hivatalosan bejelentve, akkor is szállítási adatként megadható a nem hivatalosan bejelentett telephely is.

Végül pedig a legfontosabb, ami által a cég telephellyé vagy fiókteleppé fog alakulni, az hogy az adószám mezőt hagyjuk üresen!

Ez azért szükséges, mert a rendszer így fogja felismerni, hogy egy telephelyről van szó, illetve ekkor fog a Székhely mező is aktivvá válni, amelyben ki tudjuk választani a cég fő székhelyét. 

Ha az adószám mezőt üresen hagytuk, akkor aktivvá vált a Székhely lenyíló mező, amelyre kattintva megjelenik egy lista minden olyan korábban felrögzített céggel, akikhez adószám van rendelve, azaz székhelyként működnek.

Kiválasztjuk a Körte Kft.-t

Ekkor láthatóvá válik, hogy a békéscsabai telephelyű Körte Kft. cég adatlapján megjelenik a Körte Kft. mint székhely.

Ha minden rendben találunk, akkor mentsük el a céget, ezzel létrejött a telephelyünk. A példában létrehoztunk a békéscsabai telephely mellett egy győri telephelyet is, hogy látható legyen, hogy több telephely is rögzíthető egy székhelyhez.

A cégek listában válasszuk ki a Székhely típusú céget, ami jelen esetben a Körte Kft. nevet viseli.

Itt látható, hogy a Telephelyek listában megjelenik mind a két telephely, amelyeket hozzákapcsoltunk. 

Itt a telephelyek mellett megjelenő megnyitás ikonra kattintva automatikusan át tudunk navigálni az adott telephely típusú cégre.

Ha új rendelést hozunk létre, akkor az Ügyfél beírásakor, ha elkezdjük beírni a cég nevét, akkor láthatóvá válik, hogy a székhely mellett a telephely is külön cégként jelenik meg.

Jelen példában kiválasztottuk a békéscsabai telephelyet, amely által a rendelés adatlapon a számlázási adatok automatikusan kitöltésre kerültek.

Ha nincs beállítva alapértelmezett számlázási cím, akkor az "Ügyfél számlázási adatok" lenyíló mezőből van lehetőségünk kiválasztani a felrögzített számlázási adat(ok) közül azt amire az aktuálisan rendelésen szükségünk van. 

Az ügyfél számlázási adatokba, a cég nevébe és a számlázási címbe azok az adatok kerültek betöltésre, amelyek a telephely típusú cégen kerültek megadásra.

Viszont az adószámok, adózási típus a hozzá kapcsolt székhelyből került automatikusan kitöltésre a rendelés adatlapon.

Abban az esetben, ha kiszállítással kerül a rendelés rögzítve, úgy szállítási adatok megadása is szükséges, ide szintén a telephely adatlapján rögzített adatok kerülnek automatikusa betöltésre, ha alapértelmezett szállítási címként lett felrögzítve.

Ha nincs beállítva alapértelmezett szállítási cím, akkor az "Ügyfél szállítási adatok" lenyíló mezőből van lehetőségünk kiválasztani a felrögzített szállítási adat(ok) közül azt amire az aktuálisan rendelésen szükségünk van. 

Ha a rendelést rögzítettük, akkor az Ügyfelek/Cégek menüben a békéscsabai telephelyet kiválasztva a Kimutatás fülön láthatóvá válik, hogy ehhez a céghez került a rendelés rögzítésre.