1. Előfeltétel: Kerekítési profil létrehozása

A "Kerekítési profil" célja, hogy maga a számlázási rendszer amikor létrehoz egy számlát akkor hány tizedesjegyre kerekítsen és mely helyeken (pl. részösszegek, végösszegek).

A "Kerekítési profil" létrehozható és beállítható a Beállítások- Pénzügy- Kerekítési profilok menübe. 

Itt meg tudunk adni egy Nevet, Alapértelmezett pénznem pontosságot és Külföldi pénznem pontosságot.

Alapértelmezett pénznem pontossága: A forintos számlák kiállításakor van értelme, minden egyes tételnek a végét ennyi tizedesjegyre kerekíti, alapértelmezetten 0 kerül beállításra, amely átírható.

Külföldi pénznem pontossága: Ez a mező kezeli minden forinton kívül létrehozott számla pontosságát.  Alapértelmezetten 2 tizedesjegy pontosság lett beállítva, amely módosítható. Ez azt jelenti, hogy 2 tizedesjegyre kerekíti a tételeket , összegeket.

2. CloudERP és Superfaktúra összekapcsolása

Ahhoz hogy össze tudjuk kötni a két rendszer szükségünk van egy Superfaktúra fiókra. A Superfaktúra felületét angol nyelven használjuk a tudásbázis elkészítése során, így ilyen néven hivatkozunk a menükre, mezőkre. 

A Tools- API menüben találjuk azokat az információkat amelyeket be kell írni a CloudERP felületén.

Itt lejjebb görgetve megtaláljuk egy táblázatban az URL-t, az API e-mailt, company_id-t és az API key-t. Ezt az oldalt ne zárjuk be, mert még szükségünk lesz rá

Lépjünk át a CloudERP-be és nyissuk meg a Beállítások- Integrációk- Számlázási fiókok menüt.

Hozzunk létre egy a bal alsó sarokban található Új számlázási fiók gombbal egy új fiókot. 

Adjunk egy nevet a számlázási fióknak amiből beazonosítható.

Válasszuk ki a típusát, ami ebben az esetben superfaktúra.

Ezután másoljuk át a hitelesítő adatokat a Superfakúrából a CloudERP-be.

Az API kulcs mezőbe másoljuk át a Superfaktúra API key mezőjében található kulcsot. 

A Login e-mail mezőbe másoljuk át a Superfaktúra API e-mail mezőjében található e-mail címet.

Az URL mezőbe másoljuk át az URL mező értékét.

A Cég Azonosító mezőbe a Superfaktúra company_id mezőjében található számsort.

Ezután nyomjuk meg az fenti képen piros nyíllal jelölt fogaskerék ikont. Ha sikeres volt a kapcsolat kialakítása, akkor a fogaskerék mellett található szöveg OK-ra vált és automatikusan kitöltésre kerül a Számla előtagok/Invoice prefixes mező, illetve a Céges adatok blokkban az Eladó banknál is megjelenik az a Banki adat amelyet korábban a Superfaktúrában beállítunk. 

A Számla előtagok mezőben automatikusan megjelenik a számla és díjbekérő előtagja, amelyeket előzetesen a Superfaktúrában beállítottunk a Settings- Application-Classifiers menüben.

A három jelölőnégyzet segítségével el tudjuk dönteni, hogy szeretnénk-e, hogy ha egy rendelésnek a számlázási fiókja ez a fiók, akkor kézi számlázású legyen a rendelés és/vagy kézi díjbekérő generálású. Tehát ha ezeket bepipáljuk akkor a rendszer nem állítja ki automatikusan a rendeléshez a számlát és/vagy díjbekérőt. Végül pedig eldönthetjük, hogy szeretnénk-e ha a számlán megjelenne a vevő szállítási címe is. 

Adjuk meg a kerekítési profilt, amelyet az első lépésben létrehoztunk.

És válasszuk ki, hogy fordított adózású számla esetén mi legyen az áfakód, amellyel a számla kiállításra kerül.

Ezután adjuk meg a Céges adatok mezőben az összes adatot, amely a számlák kiállításához szükséges.

Mentsük el a Számlázási fiókot.

Kiegészítő információ: A SuperFaktúrában a Settings- Profile- Bank accounts menüben tudjuk felvenni a bankszámlaszámokat, ezek mindegyike átjön a CloudERP-be, ezek közül egyet tudunk alapértelmezett bankként kiválasztani.

3. Számlázási profil/ profilok kialakítása

A Pénzügy-Számlázás- Számlázási profilok menüben tudjuk beállítani , hogy melyik eseménynél, milyen bizonylat készüljön és milyen beállításokkal.

Az alábbi cikkekben már részletesen írtunk a Számlázási profilokról, így itt már csak a különbségekre térünk ki.

Számlázási profilok alap adatok

Számlázási profil szabályok

Miután elneveztük a Számlázási profilt, válasszuk ki a fiókot, amely jelen esetben egy Superfaktúrás fiók. Ebben az esetben a rendszer automatikusan megjeleníti nekünk a díjbekérő, számla és jóváíró számla (dopropis) előtag mezőket, amelyben beállíthatjuk, hogy a CloudERP mely bizonylatokat milyen előtaggal hozza létre. 

Ezután kiválaszthatjuk opcionálisan, hogy ennek a számlázási profilnak mi legyen az alapértelmezett bankszámlaszáma, viszont nem kötelező. Ha nem választunk, akkor a számlázási fiókban megadott banki adatok kerülnek a számlára. 

Ezután be tudjuk a számlázási profillal kapcsolatos tudásbázis cikkek alapján állítani a többi információt.

Egy új mezővel találkozhatunk a "Mely érték legyen negatív a számlán?". Ezzel a mezővel azt tudjuk eldönteni, hogy amikor jóváíró számlát készít a rendszer, akkor a tétel mennyiségét vagy a tétel árát jelenítse meg negatív előjellel.

Ezután már a szokásos módon tudjuk beállítani a Számla kiállító automatizmus szabályait. 

Mivel a Superfaktúra és a CloudERP 3 bizonylattípus kiállítását támogatja, így a díjbekérőre, normál számlára és helyesbítő/jóváíró számlára van lehetőség automatizmus szabályokat megadni. 

A listában lehetőségünk van egy számlázási profilt alapértelmezetté alakítani.

Így amikor kézzel állítunk ki rendelést, akkor automatikusan ezt a számlázási profilt adja meg a rendszer a rendeléshez, de ez természetesen módosítható. 

4. Rendeléshez számla automatikus kiállítása

Ahogy látható a számlázási automatizusoknál azt adtuk meg a példa kedvéért, hogy átutalásos fizetési mód esetén a rendszer a jóváhagyásra vár állapotban állítsa ki a díjbekérőt 8 napos fizetési határidővel és a rendelés kész állapotában a normál számlát, szintén 8 napos fizetési határidővel.

A Rendelés létrehozásakor ahogy látható a Számlázási profil a korábban létrehozott profil és a kerekítési profil is az amelyet az első lépésben létrehoztunk.

Mivel egy átutalásos rendelésről van szó, így automatikusan Jóvágyasra vár állapotba került a mentés után és automatikusan kiállításra is került a számla.

Erről négy irányból tudunk megbizonyosodni.

1. A Rendelésen található Történet fülön, ahol látszik, hogy a rendszer létrehozta a számlaobjektumot a díjbekérőhöz, amelyből aztán létrejött a számla és vissza is írta a rendszer a SuperFaktúrában kiállított számlasorszámot.

2. A Rendelésen található Számlák fülön, ahol megjelenik a belső számla azonosító, a rendelés adatai és a Superfaktúrában kiállított díjbekérő sorszáma.

3. A Pénzügy- Kimenő számlák menüben is megtaláljuk a kiállított számlán, ahol tudunk rendelés azonosítóra, összegre, vevő nevére is keresni akár.

4. a Superfaktúrában is tudjuk ellenőrzni a számla kiállításának tényét a Proforma invoices listában.

Ha kiszolgálatuk a rendelést és kész a rendelés, akkor ugyan így a normál számla is kiállításra kerül a rendeléshez, amely az alábbi képen látható.

5. Kézi számlázás

A rendszerben kézi számlázásra is van lehetőségünk, ha szeretnénk ha a rendeléshez nem az automatizmusok állítanák ki a számlákat, hanem valami miatt mi magunk szeretnénk kiállítani a bizonylatot.

Ezt a rendelésen található kézi számlázás jelölőnégyzettel tudjuk beállítani, de ez akár a Számlázási fiókon alapértelmezetten is beállítható. 

Ebben az esetben a rendszer a rendeléshez egyetlen bizonylatot sem állít ki automatikusan, hanem nekünk kell manuálisan kezdeményezni a számla kiállítását.

Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy ha már elmentettük a rendelés, akkor egyrészt a rendelésen jobb alsó sarokban található Műveletek gombra kattintva kiválasztjuk a Számlázás parancsot.

Vagy a Rendelés listanézetben kijelöljük a rendelés és a Több művelet alatt a Számla kiállítása parancsot választjuk.

Ekkor megjelenik a Kézi számla kiállító felület.

Itt először adjuk meg a bizonylat típusát, majd válasszunk számlázási profilt. Ennek a két adatnak megfelelően a rendszer már fel is ajánlja a Szabály mezőben azokat a Számlázási profilhoz kapcsolódó szabályokat amiket létrehoztunk, ezzel segítve minket, ugyanis a szabály automatikusan kitölti a Fizetési mód, Fizetési határidő és Teljesítési dátum mezőket.

Természetesen ha szeretnénk ezeket manuálisan is ki tudjuk tölteni. 

Ha mindent kitöltöttünk akkor kattintsunk az OK gombra. 

Ha a számla kiállítása sikeres volt, akkor egyből látni fogjuk a rendelésen a Számlák menüben.

6. Számlák listázása

A rendszer által kiállított számlákat bármikor meg tudjuk nézni a Pénzügy- Kimenő számlák menüben. 

Itt tudunk saját nézeteket létrehozni, plusz oszlopokkal, egyedi szűrésekkel, ahogy azt már az új nézeteknél megszokhattuk.

Itt akár kézzel ki is tudjuk szinkronizálni a számlákat, de ha szeretnénk valamelyik bizonylatot visszavonni, akkor ezt is meg tudjuk tenni, ugyanis a szlovák szabályok erre lehetőséget adnak, hogy a számlát töröljük.

A rendszerben ezt sztornózásnak nevezzük, de ebben az esetben ez egy törlést jelent.

Itt a listában egy elemre kattintva meg tudjuk nyitni a számlát és ha már a számlázóprogramba is megtörtént a számla szinkronja, és kiállításra kerül a számla, akkor a jobb oldalon található Számla megnyitása gombbal meg is tudjuk nézni a kész számlaképet.