Elérkeztünk az egyik legizgalmasabb részhez, a számlázás automatizálásához. 

Ismerkedjünk meg először a számlázási profil fogalmával.

A számlázási profil segít abban, hogy előre elkészített mintákat hozzunk létre, amit majd a rendszer különböző szintjein automatizálni fogunk. 

Például: 

Vegyük azt hogy 2 különböző webáruházad van

Az egyik kiskereskedelemmel a másik nagykereskedelemmel foglalkozik

Azt szeretnéd, ha a két webáruházból érkező rendelések számlái különböző beállításokkal készülnének el.

Ehhez két különböző számlázási profilt tudsz felvenni a rendszerben. Amikor a Nagyker webáruházban leadnak egy rendelést, akkor a Nagyker profil szerint fog elkészülni a számla.

Amikor pedig a Kisker webáruházból érkezik a rendelése, akkor a kisker profilnak megfelelő beállításokkal készülnek el a számlák.

A számlázási profil tehát meghatározza, milyen beállításokkal, mikor és milyen számla készüljön.

Korlátlan számlázási profilt vehetsz fel a rendszerbe. Egy számlázási profil mindenképpen szükséges, ha automatizálni akarod a számlázást is.

Számlázási profil felépítése

Egy számlázási profil két részből áll

1. Alap adatok
2. Szabályok

Az alap adatok határozzák meg a számla főbb tulajdonságait.

A szabályok pedig a bizonylatok beállításait.

Alap adatok 

Most nézzük meg, milyen alap adatokat tudunk megadni a számlázási profilban.

Kattintsunk a Pénzügy -> Számlázási profilok menüpontra és válasszuk ki egy számlázási profilt!

• Profil neve: ez jelenik meg a listákban, kiválasztást segíti.
• Számla előtag: Számlázz.hu-ban megadott számla előtag. Először létre kell hozni a számlázz.hu-ban 
• Bank neve: Itt tudod megadni, hogy mi legyen a bank neve számlán. 
• Bankszámla száma: Itt tudod megadni, hogy melyik bankszámla számod szerepeljen a számlán
• Elektronikus számla: ha bejelölöd, akkor e-számla fog készülni, ha nem akkor papír alapú számla. (ugye emlékszel, hogy az online és az e-számla nem ugyanaz)
• Alapértelmezett. Minden rendszerben legalább egy alapértelmezett számlázási profilnak kell szerepelnie. Erről később lesz szó, a számlázási hierarchia részben.
• Kiegészítő tranzakciós adatok megjelenítése vegyes fizetésnél: Bizonyos esetekben előfordul, hogy egy rendelés több fizetési móddal kerül kiegyenlítésre. Ilyenkor a számlán szereplő fizetési mód alapján könyvelőd nem fogja megtalálni a megfelelő tranzakciókat. Ezért bevezettük a vegyes fizetési módot, ami ilyenkor a számla fizetési mód részében megjelenik és a számla megjegyzésében részletezzük a kapcsolódó tranzakciókat. Például: Vásárló bankkártyás fizetéssel kifizette a rendelését, de bővíteni akarja egy új termékkel. Ebben az esetben lehetőség van a fennmaradó összeget például utánvéttel beszedni a vásárlótól. Így két különböző fizetési mód lesz a rendelésen. Ilyenkor, ha ezt az opciót korábban bejelölted, vegyes fizetési mód kerül a számlára és a megjegyzésben mind a bankkártyás mind pedig az utánvétes fizetés összege felkerül.
• Megjelenjen-e a kedvezmény a számlán: itt tudod megadni, hogy a kedvezmény egyértelműen, külön sorban legyen feltüntetve vagy kedvezménnyel együtt jelenjen meg az ár. Ha be van jelölve, akkor egy kedvezményes termékhez két sor tartozik a számlán. Egy teljes értékű ár és egy minuszos ár, ami a kedvezményt jelöli. Ha nincs beállítva, akkor egy sor kerül a számlára a kedvezményes árral feltüntetve,
• Nyelvi beállítások: Megadhatod, hogy mi legyen alapértelmezetten a számla nyelve és mi legyen abban az esetben ha külföldi számlázási nyelvet adnak meg. Például: alapértelmezetten magyar nyelven állítod ki a számlákat, de minden külföldi megrendelést angol nyelven szeretnél kiállítani, függetlenül a számlázási országnál megadott értéktől. De azt megadhatod, hogy mindig a számlázási ország szerint számlázol. Így például a román megrendeléshez román nyelvű számla készül. Tipp! Javasoljuk, egyeztess a könyvelőddel, hogy melyik beállítást használd itt. Elképzelhető, hogy nehézséget okoz neki idegen nyelvű számlák kezelése.

• Előleg engedélyezése: ha előleg számlát akarsz készíteni automatikusan, például bankkártyás fizetések esetében, akkor itt tudod megadni, hogy a számlán milyen előleg összeg szerepeljen. Az automatizmusnak azt is meg tudod adni, hogy csak bizonyos érték felett lépjen érvénybe a megadott százalék és ha a megadott minimumot nem éri el a rendelés, akkor 100% előlegről készüljön számla. Például úgy állítod be, hogy 20% előleget kérsz, de minimum 5000 Ft rendelési érték felett. Ezzel a beállítással egy 4890 Ft  rendeléshez 100% előlegről készül számla. 0 értéknél, minden esetben a megadott százalék lesz érvényes.

• Alacsony áru tételek kihagyása: Megadhatod, hogy egy adott küszöbérték alatti tételek megjelenjenek-e a számlán. Például: 0 Ft értékű tételek nem szerepelnek a számlán, ha a küszöb 0. 10 forint alatti tételek nem jelennek meg a számlán, ha küszöb 10. Ebben az esetben a számla végösszege más lesz, mint a rendelés végösszege! Figyelem! Ez mindenképpen egyeztesd könyvelőddel. 

• Virtuális termék esetén számlagenerálás befejezéskor: ha a rendelésben csak kizárólag virtuális termék szerepel, akkor a rendelés  lezárásakor automatikusan készül számla, ha ez ez be van kapcsolva.
• Számla formátum: ki tudod választani, hogy melyik számlakép tartozzon ehhez a számlázási profilhoz. Az alapértelmezett az A4-es formátumú SzlaMost.

Tovább a szabályokra >>