Ez egy igen gyakori kérdés, amivel bevezetések előtt találkozunk. Minden esetben azt szoktuk javasolni, hogy egyeztess könyvelőddel, mielőtt döntesz, de érdemes pár alap dologgal  tisztában lenned az e-számlázással kapcsolatban! Ezért összeszedtünk pár olyan leírást, ami segíthet tájékozódni a kérdésben.

Egy rövid kivonatot szeretnék most átadni neked azokból a kapcsolódó leírásokból, amit a Számlázz.hu oldalán talász meg.  Ha érdekel a teljes leírás, a szöveg alatt megtalálod.

Online számla vagy e-számla?

... a kettő egyáltalán nem ugyanaz! A legfontosabb eltérést online és az elektronikus számla között csak a számla kezelésének módja jelenti. 

Míg a papír alapú számla csak kinyomtatva, papír formájában minősül számviteli bizonylatnak, addig az elektronikus számla épp ellenkezőleg – csak digitális, fájl formájában bír a számviteli bizonylat erejével. Mind a számlakibocsátás folyamata, mind a könyvelés, pontosan ugyanúgy zajlik. Tehát számlázhatsz online (papír alapon) és számlázhatsz online, elektronikusan is.

Egy elektronikus úton, PDF dokumentumként kapott számla lehet papír alapú számla is.

A kapott számla attól függően papír alapú számla vagy elektronikus számla, hogy a számla kibocsátója (tehát az eladó/értékesítő) azt papír számlaként vagy elektronikus számlaként bocsátotta ki.

Ha a számlakibocsátó elektronikus számlát bocsátott ki, akkor az a vevőhöz juttatás módjától függetlenül MINDIG elektronikus számla marad. És ez persze igaz a papír számlára is: ha a számlakibocsátó papír alapú számlát bocsátott ki, de annak elektronikus formáját (tehát a PDF dokumentumot) juttatja el a vevőhöz, attól az még papír alapú számla marad, és csak kinyomtatva minősül számviteli bizonylatnak.

=> Számlázz.hu / Mindent az e-számláról

Mi a különbség papír és e-számla között?

A kétféle számla kezelése egyetlen dologban tér el egymástól, és ez a bizonylat őrzésének módja: 

• a papír számla kinyomtatva, papír alapon bír a számviteli bizonylat erejével az e-számla pedig csakis elektronikusan, fájl formájában
• Egy esetleges NAV ellenőrzéskor a papír alapú számlákat kinyomtatva szükséges átadni az adóhatóságnak*, az elektronikus számlákat ellenben csakis fájl formátumban.
• Papír alapú számla esetén az előírt 8 éves bizonylat-megőrzéshez elegendő a kinyomtatott számlát odaadni a könyvelőnek – ő majd “archiválja”, tehát a megfelelő papírdobozba helyezi. 
• E-számla esetén erre egyáltalán nincs szükség, hiszen a kibocsátott számlák folyamatosan megtalálhatók a Számlázz.hu-s fiókban, onnan bármikor letölthetők, hordozhatók.
• Bár egy elektronikus számla kinyomtatva nem számviteli bizonylat, de annak semmi akadálya nincs, hogy a könyvelő ezek alapján végezze el a munkáját. Azonban felesleges kinyomtatni, hiszen a számlakibocsátói fiókhoz adható a könyvelők részére csak olvasási joggal rendelkező hozzáférés.

=> Számlázz.hu / Miért jó e-számlázni?

Vevői beleegyezés szükséges?

Szóban, szerződésben, vagy ÁSZF-ben kérhetsz hozzájárulást, de ha egyikre sincs mód, egyszerűen ki kell állítani az e-számlát, és amennyiben a vevő kifogásolja ezt, helyette papír-alapú számlát kell adni.

A gyakorlatban több lehetséges megoldás is van, ez függ a számlázott ügylet természetétől.

• A legegyszerűbb szóban megkérdezni az ügyfelet, hogy megfelel-e neki az e-számla, persze erre nem minden esetben van lehetőség.
• Ha szerződéses ügyletről van szó, a legegyszerűbb már a szerződésbe belefoglalni, hogy elfogadja vagy sem.
• Internetes webáruház esetén az Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF) is teljesen megfelel erre a célra, hiszen azt a regisztráció/vásárlás előtt elfogadja az ügyfél.

=> Számlázz.hu / Mindent az e-számláról

A számlázás alapjai - milyen számlatípust válasszunk?

Számlázz.hu Akadémia, I. évad, 1. epizód