Korábban az, hogy egy kollégánkkal vagy külső partnerrel szerettük volna megosztani a nézeteinket teljes eltérő folyamatban zajlott.

Az 1.50.5 verziótól viszont a két megosztás hasonló alapokra épül.

Fontos, hogy az új megosztás funkció minden olyan nézetben működik, ami az új 2.0 nézetben érhető el, tehát pl. Rendelések, Termékek, Ügyfelek (Cégek, Személyek), Ajánlatok, Visszáru, Szállítmányok, Raktárműveletek, Készletmozgások, Leltárok, Bejövő- Kimenő számlák és sok egyéb nézetben érhető el ugyan ez a funkció.

Miért lesz ez hasznos számodra?

1. Gyorsabb és egyszerűbb adatmegosztás
A „Megosztás feed-ként” funkcióval egyetlen kattintással létrehozhatsz egy megosztási linket, amely pontosan azt a nézetet mutatja, amit látsz – beleértve az összes szűrőt, oszlopot és beállítást. Nem kell többé exportálnod vagy csatolmányokat küldened, a címzett közvetlenül hozzáférhet az adatokhoz.

2. Széleskörűen használható
A funkció minden olyan nézetben elérhető, amely az új 2.0 felületet használja. Legyen szó Rendelésekről, Termékekről, Ügyfelekről, Ajánlatokról, Szállítmányokról, Leltárakról vagy Számlákról, ugyanazzal az egyszerű módszerrel oszthatod meg az adatokat.

3. Hatékonyabb együttműködés
A megosztási link segítségével kollégáid vagy partnereid azonnal elérhetik a szükséges adatokat, pontosan abban a formában, ahogyan te látod. Ez gyorsítja a közös munkát, minimalizálja a félreértéseket, és egyszerűsíti az egyeztetéseket.

4. Egyszerű integráció BI rendszerekkel
Ha BI rendszert használsz, a megosztási linkkel egyszerűen importálhatod az adatokat. A megosztási linkeket a BI rendszerhez kapcsolva a vezetők mindig a legfrissebb adatokat látják a riportokban. A megosztási linkek xlsx formátuma könnyen importálható bármilyen elemzőeszközbe (pl. Excel, Google Sheets, Microsoft Power BI, Google Looker, stb.)

5. Trendek és teljesítménymutatók (KPI) követése

Az értékesítési és készletadatok automatikusan jelennek meg a BI dashboardokon.

6. Készletinformációk beszállítók számára

A beszállítók láthatják, mely termékek fogytak ki vagy melyekből érdemes készletet pótolni. Ez segít a gyorsabb újrarendelésben és a készlethiányok elkerülésében.

7. Több részleg közötti adatáramlás

Az értékesítési, pénzügyi és logisztikai csapatok egy helyről érhetik el ugyanazt a riportot, így mindenki ugyanazzal az aktuális információval dolgozhat. A különböző részlegek (értékesítés, raktár, pénzügy) ugyanabból a forrásból dolgoznak, elkerülve az adatszóródást.

8. Automatikus termékadat-szinkron

A nagykereskedő vagy gyártó partnerek elérhetik az általunk megosztott termék listát aktuális árakkal, készletinformációval és termékleírásokkal. A viszonteladóink közvetlenül elérhetik azaktuális termékkatalógust. Ez megkönnyíti számukra a rendeléseket.

9. Automatikus szállítási terv

A megosztott rendelésadatok alapján a fuvarszervező szoftverek gyorsan optimalizálják az útvonalakat.

Hogyan működik?

Megosztás feed-ként

A funkció lényege, hogy ha adott nézetben vagyunk és a Megosztás feed-ként műveletre kattintunk, akkor egy kattintással tudunk olyan feedeket létrehozni, ami pontosan az adott nézetben elérhető adatokat, beállított oszlopokat, szűréseket, bontásokat figyelembe véve osztható meg bárkivel a világon vagy importálható be egy BI rendszerbe!

Az Új feed gombra kattintva automatikusan létrejön egy link.

Ez a feed az adott nézet forrásának (pl. Termékek, Rendelések) és az adott nézet nevének a kombinációjából kerül elnevezésre, és alapértelmezetten engedélyezett állapotú lesz, illetve a formátuma alapértelmezetten xlsx.

Feedben található oszlopok neve

A nézeteinkben található oszlopoknak van egy neve, ezt a nevet alapértelmezetten a rendszer adja az oszlopoknak. Ezek az oszlop nevek időnként változhatnak, ha bármilyen okból (pl. ügyfél visszajelzés alapján pontosítás, nyelvi fordítás) lecserélésre kerülnek.

Ha a rendszer által alapértelmezetten felajánlott oszlopneveket használjuk a feedek megosztása során, akkor ezt figyelembe kell vennünk, hogy előfordulhatnak, hogy változhatnak ezek az elnevezések.

Ez problémát jelenthet, ha a feedek úgy kerülnek feldolgozásra, hogy egy megváltozott oszlopnév miatt a BI rendszer vagy pl. egy vevő, beszálíltó már nem tudja őket felismerni.

Ennek a problémának a kiküszöbölése érdekében elérhető a rendszerben két megoldás, hogy garantálni tudjuk, hogy a nézetben található oszlop nevek mindig azok maradnak, ahogy mi elneveztük őket és sosem írja felül a rendszer ezeket.

1. Oszlopok átnevezése egyesével

Az oszlopok neve mellett a bal oldalon található ... ikonra kattintva megadható az Oszlop átnevezése blokkban, akár egy egyedi név, de akár ugyan az a név is az oszlophoz, ami az alapértelmezett neve. Onnan látjuk, hogy jelenleg nincs még mentve hozzá egy név, hogy az oszlop neve halványabb szürkével jelenik meg.

Ha ezt átírjuk akár ugyan arra a névre, akár egy másik egyedi névre, akkor a mezőben található pipa ikonra kattintva tudjuk elmenteni az oszlop új nevét.

Ha elmentettük, akkor az oszlop neve is automatikusan megváltozik, illetve ha ismét megnézzük az oszlop átnevezése mezőt, akkor már nem halvány szürkével jelenik meg benne az oszlop neve.

2. Tömeges átnevezés

A feed megosztásakor automatikusan is meg tudjuk tenni a fenti lépést tömegesen a feedben található gombbal.

Ekkor az történik, hogy a rendszer a Minden oszlop név mentése gombra kattintva automatikusan minden oszlopra, ami ebben a nézetben van, rámenteni a rendszer által adott alapértelmezett nevét. Ha a későbbiekben ezt a néztet bővítjük újabb oszlopokkal, akkor ismét el tudjuk tömegesen menteni rájuk az új nevet. 

Továbbá, ha a rendszerben változik ezeknek az oszlopoknak a neve a jövőben, akkor már nem kerülnek automatikusan átnevezésre, mert úgy veszi a rendszer, hogy mi már elneveztük őket más néven.

Feed műveletek

A sor végén található két gomb a Link megnyitása és a Link másolása.

Előbbi, tehát a Link megnyitása arra alkalmas, hogy mi magunk megnézzük mi történik akkor, ha ezt a linket valakinek megadjuk. Jelen esetben egy xlsx fájl fog automatikusan letöltésre kerülni, amiben pontosan ugyan azok az adatok szerepelnek, mint a nézetünkben.

A Link másolása pedig arra alkalmas, hogy egy kattintással kimásoljuk a feed hivatkozását, amit bárkivel megoszthatunk és azonnal le tudja tölteni az adott nézetben látható adatokat. 

A feed nevére kattintva pedig automatikusan átnavigál bennünk a rendszer az automatizmusra, ami az "Új feed" műveletre kattintva jött létre dinamikusan a feedhez.

Az automatizmus felületen le tudjuk ellenőrizni, hogy mely V2 nézetből került ez az automatizmus generálásra, ha szeretnénk le tudjuk cserélni.

Figyelem! Csak lista formátumú nézetekből lehetséges kimenő adatfeedet készíteni, kanban formátumú nézetekből nem lehetséges!

Megadható, hogy az export milyen adatformátumban kerüljön megjelenítésre/ letöltésre.

A haladó adatformátum beállításoknál megadható, hogy egyes mező típusoknak milyen legyen a formátuma. A rendszer az automatizmus létrehozásakor automatikusan kitölti ezeket a mezőket az általa javasolt formátummal, de ezeket bármikor módosíthatjuk. Az egyes mezőket lenyitva leírást találunk, hogy mely formátumot milyen esetekben érdemes használni.

A haladó biztonsági beállításoknál pedig két beállításra van lehetőségünk.

Megosztási szint

A megosztási szintnél megadhatjuk, hogy csak olvasható legyen-e a megosztott nézet, ami azt jelenti, hogy csak akkor frissül a megosztott feed, ha mi lefrissítjük vagy megadunk egy időzítést, hogy milyen időközönként frissüljön. 

A frissíthető jogosultsági szint lényege, hogy a rendszeren kívülről is lehet kezdeményezni az adatfeed tartalmának frissítését. Ennek módja, hogy pontosan ugyanarra a link-re egy http/POST kérést kell küldeni. Ez gyakorlatilag ugyanazt eredményezi, mintha kézzel rányomnánk az automatizmus futtatatása gombra a felületről. Hasznos lehet, ha külső programból szeretnénk egyedi igény szerint aktualizálni a tartalmat.

Engedélyezett IP címek

Alapvetően a link birtokában bárki hozzáfér a nézetben elérhető adatokhoz. Ezt lehetőség van korlátozni IP címekre, például ha azt szeretnénk, hogy ez az adat csak a partnerünknek legyen elérhető. Ebben az esetben el kell kérni tőle, hogy milyen IP címről fogja feldolgozni a feedünket és arra korlátozni a beállítást. Hasonlóképpen a BI rendszerektől is elkérhető ez az információ.

Az engedélyezett IP címeknél be tudunk írni egy vagy több IP címet (enterrel tudjuk rögzíteni az IP címeket). 

Ha a fenti IP címet engedélyezzük csak, akkor ha más IP címről próbálják a feedet elérni azt a rendszer nem fogja engedni és látni fogjuk, hogy mikor-ki-milyen IP címről próbálta lekérni a feedet.

Az automatizmus szerkesztő felület 2. lapján a Feed események menüben tudjuk átnézni az autoamtizmushoz kapcsolódó összes eseményt pl. adatok frissítése, adatok lekérése és itt látjuk azt is, ha valaki olyan IP címről próbálta elérni a feedet, ami nincs engedélyezve. A forrás IP címnél pedig azt is látjuk, hogy milyen IP címről próbálkoztak.

Továbbá az automatizmusok listázásánal van egy feed események szerinti bontás, ahol ki tudunk listázni minden eseményt és akár egyedi szűrések mentén ezekre nézeteket létrehozni, hogy gyorsan át tudjuk tekinteni az összes automatimusunk működését és könnyedén átlássuk, ha valahol probléma van.

Időzítés

Végül pedig megadhatjuk, hogy milyen időközönként frissüljön a tartalom. Ha nem adunk meg semmilyen értéket, akkor nem frissül automatikusan semmikor.

Nagyobb adatfeedek esetén elegendő napi egyszer általában, így beállítjuk a helyes formátum alapján vagy kiválasztjuk a sablonokból a megfelelő időzítést. Illetve egyedi kifejezést is készíthetünk az alábbi weboldal segítségével: https://crontab.guru/ 

Ha például azt szeretnénk, hogy minden nap 15:30-kor fusson le, akkor a megfelelő időzítés:

30 15 * * *

Ha azt szeretnénk, hogy minden hónap 10. napján 8:30-kor fusson le, akkor az időzítés:

30 8 10 * *

Ha azt szeretnénk, hogy csak akkor frissüljön, amikor mi úgy gondoljuk, akkor hagyjuk üresen az időzítést és az Automatizmus listában bármikor ki tudjuk jelölni az automatizmust és a Futtatás paranccsal le tudjuk futtatni, hogy a legfrissebb adatok kerüljenek megjelenítésre a megosztási linken.

Megosztás felhasználókkal

Ebben a menüben ki tudjuk választani, hogy mely belső felhasználókkal, felhasználói csoportokkal és milyen jogosultsági szinttel osztjuk meg a nézetet.

Itt csak olyan felhasználókkal tudjuk megosztani a nézetet, akik hozzáférnek a saját cégünk CloudERP felületéhez, tehát van regisztrációjuk.

A "Felhasználók vagy csoportok hozzáadása" nevet viselő lenyíló listából kiválaszthatóak a felhasználók, akiknek a rendszer automatikusan Olvasói hozzáférési szintet ad, de ezt tudjuk módosítani.

Amikor egy felhasználónak jogosultságot adunk a nézethez, akkor a felhasználónak nem szükséges ki és belépnie, egy oldal újratöltés után már azonnal látni fogja az új nézeteit.

Hozzáférési szintek

• Korlátozott: A felhasználó nem módosíthat a nézet beállításain, csak a nézet adataival dolgozhat. Keresni, lapozni tud, de szűrni, oszlopokat/egyéb beállításokat átállítani nem.
• Olvasó: A felhasználó a rögzített (azaz zárolt) szűrők kivételével szabadon használhatja a nézetet, de nem tudja elmenteni a módosításokat.
• Szerkesztő: Módosíthat a nézet beállításain, de nem törölheti a nézetet. A nézet törlésére, csak az a felhasználó jogosult aki Tulajdonosi szinttel rendelkezik

• Tulajdonos: Tulajdonosi szint nem adható szabadon, ezzel a jogosultsági szinttel csak az rendelkezik, aki ténylegesen létrehozta a nézetet. Módosíthatja a nézet beállításait, törölheti a nézetet.

Ha valaki már kapott hozzáférést egy nézethez, azt bármikor elvehetjük tőle a Megosztás menüben, ebben az esetben az eltávolítani kívánt felhasználó mellett található jogosultsági szintet lenyitva válasszuk a Hozzáférés visszavonása opciót.