A pénztárcák létrehozása azért fontos, mert így lehet kezelni a számlákhoz tartozó forgalmat, követni az egyenlegeket, valamint biztosítani, hogy a pénzmozgások a megfelelő módon kerüljenek lekönyvelésre. Célszerű minden olyan pénztárcát rögzíteni, amelynek az egyenlegét vezetni akarjuk, illetve azokat is, amelyekkel a vállalat pénzügyi kapcsolatba kerül (például külső fizetési szolgáltatók).

A CloudERP különböző típusú pénztárcákat támogat:

• Bankszámla típusú pénztárca: Ezek a bankoknál vezetett számlák. A rendszerben megadható, hogy melyik banknál található az adott számla, így az ERP képes a bank számára megfelelő formátumban export fájlokat előállítani,ami az utalási csomagokhoz lesz nagyon hasznos.
• Készpénz típusú pénztárca: Azokat a pénztárcákat jelöli, ahol a vállalat készpénzt tart. Tipikus példa a házipénztár, amelyben a kisebb kiadásokat és bevételeket kezelik.
• Kassza típusú pénztárca: A bolti kasszákhoz kapcsolódik, a POS (Point of Sale) modul használata esetén. Ez teszi lehetővé az üzletekben lebonyolított készpénzes és elektronikus fizetések kezelését.
• Külső számla típusú pénztárca: Olyan külső fizetési szolgáltatóknál vezetett egyenlegeket jelöl, amelyek nem közvetlenül a vállalat bankszámláján jelennek meg, de amelyekről a pénzt időszakosan átvezetik a fő bankszámlára. Ilyenek például a futárszolgálatoknál az utánvételszámolók (amiket nem kapunk meg azonnal a fő bankszámlánkra) vagy az elektronikus fizetési szolgáltatók (pl. SimplePay, Barion, PayPal).

A pénztárcák tehát a CloudERP-ben a pénzügyi folyamatok alapegységei: segítségükkel nyilvántartható, hogy a vállalat pénze pontosan hol található, és biztosítható a teljes pénzforgalom rendezett, pontos és átlátható kezelése.

Pénztárcák létrehozása

Új pénztárcát a Pénzügy/Pénztárcák menüben tudunk létrehozni az Új Pénztárca művelettel.

A Új pénztárca felületen az alábbi lehetőségek tudjuk beállítani a péntárca típusától függetlenül.

Név: A pénztárca belső megnevezése. Ez csak a CloudERP-ben használt neve, így érdemes olyan nevet adni, amiből egyértelműen beazonosítható. A pénznemet nem szükséges a névben megjeleníteni, mert a rendszer automatikusan mögé illeszti a pénztárca pénznemét, amikor valahol ki kell választani a pénztárcát. Pl. Fő számla, OTP számla EUR, Kis bolt pénztár, Főpénztár… stb

Pénznem: a A pénztárca pénzneme. Létrehozás után nem változtatható meg! Minden pénztárcának pontosan egy pénzneme lehet. Ebbe a pénztárcába csak a választott pénznemmel megegyező pénznemű tranzakciók kerülhetnek. Természetesen az megadható, hogy ha egy EUR-os tranzakció HUF-ban lett kifizetve a pl. HUF-os bankszámláról. Ez fog a pénztárca neve mögött automatikusan megjelenni ha valahol választanunk kell egy pénztárcát.

Főkönyvi szám:

Típus: Típus alapján elkülönítünk kassza, készpénz, bankszámla és külső számla típusú pénztárcákat, ezek közül lehetséges itt választani és ezek fogják meghatározni hogy milyen egyéb mezőket kell megadnunk.

Nyitó egyenleg: A pénztárca nyitó egyenlege, amivel a rendszerbe felvételkor kerül. Ennyi pénz van az adott pillanatban a pénztárcában

Nyitó egyenleg dátuma: A nyitó egyenleg dátumánál kell megadni, hogy a nyitó egyenleg mezőnél feltüntetett összeg melyik napra vonatkozik. Ez a két mező segít abban, hogy a pénztárcában a helyes egyenleget lássam. Ugyanis ha újabb tranzakciók kerülnek be/kerülnek ki a pénztárcába/ból, akkor már ezt az nyitó egyenleget figyelembe véve fogjuk kiszámítani az egyenleget

A típusok és azok beállításán külön haladunk végig. 

Kassza

• Üzlet: Mivel egy kassza típusú pénztárcáról van szó, ami üzlethez köthető, így itt azt szükséges megadni, hogy melyik üzlet használja ezt a kasszát.
• Átvezetést felismerő minták: Automatikus átvezetési szabályok konfigurálása, azaz annak felismerése, ha egy bankszámlára irányuló tranzakció pénzt mozgat a pénztárcából/ pénztárcába. Itt egy vagy több olyan kifejezést lehet megadni, hogy mi alapján ismerjük fel, ha olyan tranzakció található a pénztárcában ami a cég két saját pénztárcája közötti pénzmozgást jelenti. Erről részletes leírás IDE kattintva olvasható.

Készpénz

• Átvezetést felismerő minták: Automatikus átvezetési szabályok konfigurálása, azaz annak felismerése, ha egy bankszámlára irányuló tranzakció pénzt mozgat a pénztárcából/ pénztárcába. Itt egy vagy több olyan kifejezést lehet megadni, hogy mi alapján ismerjük fel, ha olyan tranzakció található a pénztárcában ami a cég két saját pénztárcája közötti pénzmozgást jelenti. Erről részletes leírás IDE kattintva olvasható.

Bankszámla

• Engedélyezzük a mai napi tranzakciók hozzáadását utalási csomagokhoz: Erről az Utalási csomagok cikkben írunk részletesen, amit IDE KATTINTVA tudsz elolvasni. A „Mai napi tranzakciók engedélyezése” funkció azt szabályozza, hogy az utalási csomagok összeállításakor a rendszer engedje-e a mai banki értéknappal rendelkező tranzakciók kiválasztását. Erre a beállításra azért van szükség, mert a bankok feltételei eltérőek: egyes pénzintézetek befogadják és teljesítik a tárgynapi tranzakciókat tartalmazó import fájlokat, míg másoknál az utalási csomagok legkorábban csak a következő munkanapra (T+1) ütemezhetők. Ha ezt a mezőt bepipálod, a rendszer engedélyezi a mai esedékességű tranzakciók hozzáadását is a csomaghoz, ha nem engedélyezzük, akkor automatikusan a legalább holnapi értéknappal rendelkező tranzakciókat van lehetőségünk az utalási csomaghoz adni, megelőzve ezzel, hogy a bank elutasítsa a nem megfelelő dátumozású állományt.
• Bank neve: A bank neve. Ez nem egyenlő a pénztárca nevével. Ha például egy számlázási fiókon vagy számlázási profilon ez a pénztárca kerül kiválasztásra, akkor ez a Bank név fog megjelenni a díjbekérőkön és számlákon, tehát olyan nevet adjunk, ami ügyfél oldalról is értelmezhető. 
• Bankszámla szám: A pénztárcához kapcsolódó bankszámla száma, ha egy számlázási fiókon vagy számlázási prodilon ez a pénztárca kerül kiválasztásra, akkor a díjbekérő és számla fejlécében az itt megadott bankszámlaszám fog megjelenni.
• Bank típusa: A rendszerbe felvitt bankok közül a választhatod ki a saját bankodat vagy ha nem találod a sajátod, akkor az Egyéb típust választhatod. A bank típus határozza meg, hogy ha utalási csomagot generálsz ebből a pénztárcából, akkor az melyik bank formátumának feleljen meg.
• Hitelkeret: Amennyiben van folyószámla hitelkeret engedélyezve a számlán, akkor itt meg tudod adni. A rendszer beleszámolja a terheléseknél ezt a keretet is.
• IBAN: Nemzetközi bankszámlaszám, amely a belföldi bankszámlaszám országkóddal és ellenőrzőszámokkal kiegészített formája (Magyarországon 28 karakter). Kitöltése opcionális, azonban ha megadod, a rendszer feltünteti a bizonylatokon, megkönnyítve ezzel a külföldi partnerek számára az utalást.
• SWIFT: A bankod egyedi nemzetközi azonosító kódja, amely 8 vagy 11 karakterből áll. Megadása opcionális mezőként szerepel a felületen: amennyiben kitöltöd, megjelenik a bizonylatokon, így nemzetközi tranzakciók esetén a partnered bankja pontosan be tudja azonosítani a fogadó pénzintézetet.
• Zárolt egyenleg: Azok a költségek, amelyeket a bank még nem könyvelt le, de az egyenleget már befolyásolja. A bankszámla létrehozásakor azért fontos megadni ezt az összeget, hogy a rendszer pontosan tudja kezelni a különbséget a könyvelt egyenleg (ami papíron a számlán van) és a rendelkezésre álló egyenleg (amit ténylegesen el tudsz költeni) között.

Külső számla

• Átvezetést felismerő minták: Automatikus átvezetési szabályok konfigurálása, azaz annak felismerése, ha egy bankszámlára irányuló tranzakció pénzt mozgat a pénztárcából/ pénztárcába. Itt egy vagy több olyan kifejezést lehet megadni, hogy mi alapján ismerjük fel, ha olyan tranzakció található a pénztárcában ami a cég két saját pénztárcája közötti pénzmozgást jelenti. Erről részletes leírás IDE kattintva olvasható.

Azok akiknek az új pénzügyi modul előtt, már voltak rögzítve pénztárcáink, de még a régi típusokkal, mi a teendőjük? A kassza típusú pénztárcák továbbra is kassza típusban maradnak. Az elektronikus számla paypal és elektronikus számla barion típusokat átmásoljuk és Külső számla típusú pénztárca lesz belőlük. A “bankszámla + bank neve” típusokat pedig bankszámla típusúként másoljuk át és a bank típusánál megadásra kerül a bank. Ezt érdemes utólag leellenőrizni, mert sok új bank típus vált elérhetővé a rendszerben, amik eddig nem voltak elérhetőek.

Források

A pénztárca létrehozása után még egy blokk jelenik meg a pénztárcák adatlapján, a Források.

A pénztárcák típusuktól függően kapcsolódhatnak különböző fiókokhoz, munkatársakhoz a rendszerben. Ez a blokk arra szolgál, hogy összegyűjti áttekinthető formában, hogy az adott pénztárca hol került beállításra. 

A Szerkesztés gombbal van lehetőségünk gyorsan átnavigálni az egyes menükbe, beállítani, hogy mikor legyen az adott pénztárca használva.

Pl. egy fizetési módon alapértelmezett pénztárcaként beállításra került, esetleg egy számlázási profilon megadásra került, vagy ha egy külső számláról van szó, akkor egy futárfióknál megadásra került.