A rendszerben többféleképpen is létrehozhatunk tranzakciókat. Ezekről a folyamatokról külön cikkekben is írtunk:

• Tranzakciók importálása bankból

• [Tömeges import]

• Tranzakciók manuális létrehozása

• Tranzakciók rögzítése és tömeges kiegyenlítése listanézetből

Ebben a cikkben azt a módszert mutatjuk be, amikor közvetlenül egy ügylet (például kimenő/bejövő számla, visszáru, rendelés vagy szállítmány) adatlapjáról indítva hozunk létre tranzakciót, hogy rendezzük annak egyenlegét. 

(Ha nem vagy biztos benne, mik is pontosan az ügyletek, [IDE KATTINTVA] olvashatsz róluk bővebben.)

Mi a célja ennek a funkciónak?

Képzeljük el, hogy van egy kimenő számlánk, egy szállítmányunk vagy egy visszárunk, amelyhez még nem tartozik pénzügyi tranzakció a rendszerben. Célunk az, hogy rögzítsünk hozzá egy már teljesült, vagy egy a jövőben tervezett tranzakciót.

Mi a különbség a teljesült és a tervezett tranzakció között?

• ✅ Teljesült tranzakció: A pénzmozgás már megtörtént (például a futár átvette a készpénzt, vagy egy utalás megérkezett), de banki importtal nem került még be a rendszerbe. Ilyenkor manuálisan rögzítjük, hogy az összeg beérkezett az adott pénztárcába, a megadott időpontban.

• ⏳ Tervezett (jövőbeli) tranzakció: A pénzmozgás még nem történt meg, de be szeretnénk ütemezni. Például egy bejövő számlát szeretnénk majd kifizetni egy adott napon. Ez a funkció kiválóan együttműködik az Utalási csomagokkal: a tervezett tranzakciót azonnal beletehetjük egy utalási fájlba, amit később csak le kell töltenünk és feltöltenünk a bankunkba.

Megjegyzés: A funkció logikája minden ügylet (számla, rendelés, stb.) esetében megegyezik, így a működést általános példákon keresztül mutatjuk be.

A folyamat lépései

1. Az "Egyenleg rendezése" elindítása

Nyisd meg az adott ügylet (pl. egy bejövő számla vagy rendelés) adatlapját. Keresd meg a Tranzakciók blokkot, ahol láthatod a bizonylat aktuális egyenlegét.

Kattints a + Egyenleg rendezése gombra!

2. A megfelelő művelet kiválasztása

Ekkor felugrik egy ablak, ahol több opció közül választhatsz. (Fontos: A rendszer dinamikusan, az adott ügylet típusától és egyenlegétől függően jeleníti meg a választható lehetőségeket.)

A lehetőségek jelentése:

Új tranzakció rögzítése: Ezt a lehetőséget akkor válaszd, ha a pénzmozgás már megtörtént, de a rendszerben még semmilyen formában nem szerepel. Egy teljesen új, „teljesített” státuszú tranzakciót hoz létre, amely a rögzítés pillanatában azonnal módosítja a kiválasztott pénztárca egyenlegét. Tipikusan azonnali, készpénzes mozgásoknál használd. Például, ha a saját futárunk kiszállít egy utánvétes rendelést és átveszi a készpénzt, ő egy új tranzakciót fog rögzíteni. Ugyanez a helyzet akkor is, ha egy vásárló személyesen hoz vissza egy terméket az ügyfélszolgálatra, és a vételárat a házipénztárból, készpénzben fizetjük vissza neki.

Bejövő / Kimenő tranzakció összekapcsolása: Ez az opció akkor jelenik meg, ha a rendszer úgy érzékeli, hogy a kiegyenlítéshez szükséges tranzakció már létezik a rendszerben (például egy reggeli banki import során bekerült), de az automatika nem tudta azt 100%-os biztonsággal az adott ügylethez kötni. Ez az opció nem hoz létre új tranzakciót! Helyette egy már meglévő, „szabad” tranzakciót kapcsol hozzá a számlához, rendeléshez vagy szállítmányhoz. Az, hogy a rendszer miért nem ismerte fel a tranzakciót, ami által ügylethez tudta volna csatolni több oka is lehet: eltér az ügyleten és a banki tranzakción szereplő partner neve, vagy a vásárló elfelejtette beírni a banki közlemény rovatba a rendelés/számla azonosítóját és még csak nem is ő utalta el, tehát valaki neve alatt érkezett be az utalás. Ilyenkor a rendszer felkínálja az "esélyes” tranzakciókat, amik potenciálisan passzolhatnak, neked pedig csak jóvá kell hagynod a párosítást.

Tipp: Az összekapcsolás pontos menetéről és az automatikus felismerés logikájáról az Összepontozás című cikkünkben írtunk részletesen, amely [IDE KATTINTVA] olvasható el.

Tervezett utalás rögzítése: Ezt az opciót a jövőbeli, még meg nem valósult pénzmozgások előkészítésére használjuk. Jellemzően a cégből kifelé irányuló utalásoknál (például bejövő számlák, szállítmányok, vagy banki visszautalások) van rá szükség. Létrehoz egy új tranzakciót a rendszerben, de annak állapota „Várakozik” lesz. Mivel a pénzmozgás még nem történt meg ténylegesen, a pénztárca egyenlege nem változik azonnal. Akkor használd, amikor tudod, hogy egy összeget a jövőben ki kell fizetned, és ezt szeretnéd előre rögzíteni, beütemezni. Ez a funkció az Utalási csomagok kezelésénél válik igazán hasznossá! A tervezett utalást a rögzítés pillanatában azonnal beleteheted egy utalási csomagba. Ezt a csomagot később egyetlen fájlként letöltheted, majd feltöltheted a netbankodba, így a bank a megadott értéknapon (határnapon) automatikusan teljesíti az utalásokat.

Új (teljesült) tranzakció rögzítése

Mikor használjuk? Például amikor a futárunk kiszállít egy utánvétes rendelést, és a vevő készpénzben vagy POS terminálon fizet.

1. A rendelésen (vagy a listanézetben) válaszd az Egyenleg rendezése, majd az Új tranzakció rögzítése opciót.

2. A rendszer automatikusan kitölti a mezők többségét.

3. Neked csak a Fizetési módot (pl. Készpénz vagy Bankkártya/POS) kell ellenőrizned.

4. A fizetési mód kiválasztása után a rendszer betölti a hozzá tartozó pénztárcát.

5. Kattints a Hozzáadásra!

A tranzakció azonnal létrejön, azonnal növeli/csökkenti a pénztárca egyenlegét, és hozzákapcsolódik az ügylethez, illetve a tranzakció állapota teljesített lesz.

(Tipp: Ha a futároknak csak listanézetes hozzáférésük van, a tranzakció rögzítését onnan is elvégezhetik anélkül, hogy a rendelés részleteibe be kellene lépniük. Erről [IDE KATTINTVA] olvashatsz bővebben.)

Tervezett utalás rögzítése (Jövőbeli tranzakció)

Mikor használjuk? Például kapunk egy számlát a beszállítótól, amit majd a jövő héten szeretnénk kifizetni, és ezt már most beletennénk egy banki utalási csomagba.

1. A bejövő számlán válaszd az Egyenleg rendezése, majd a Tervezett utalás rögzítése opciót.

2. A rendszer itt is kitölti az adatokat, de két dologra kiemelten figyelj:

   • Tranzakció időpontja (Tervezett utalási dátum): Ezen a napon fogja a bank (értéknapként kezelve) elutalni az összeget.

   • Pénztárca: Azt a pénztárcát válaszd ki, amelyikhez az a bankszámla tartozik, ahonnan ténylegesen fizetni fogsz!

3. Deviza utalása forint számláról: Ha például egy USD számlát HUF pénztárcából egyenlítesz ki, a rendszer a napi MNB árfolyammal kalkulál egy becsült összeget. Ezt manuálisan felülírhatod, ha szükséges.

4. Utalási csomagba helyezés: Ha szeretnéd, hogy a tranzakció egyből bekerüljön az előkészített utalási fájlba, pipáld be a megfelelő jelölőnégyzetet!

5. Kattints a Hozzáadásra!

videót csatolni, ahogy utalási csomagba is helyezem

Mentés után a tranzakció létrejön, és hozzákapcsolódik az ügylethez, de "Várakozik" állapotba kerül, amíg az utalás ténylegesen meg nem történik.

(Az Utalási csomagok működéséről részletes leírást készítettünk, amit [IDE KATTINTVA] olvashatsz el.)