A rendszerben többféleképpen is létrehozhatunk tranzakciókat. Ezekről a folyamatokról külön cikkekben is írtunk:

• Tranzakciók importálása bankból

• [Tömeges import]

• Tranzakciók manuális létrehozása

• Tranzakciók rögzítése és tömeges kiegyenlítése listanézetből

Ebben a cikkben azt a módszert mutatjuk be, amikor közvetlenül egy ügylet (például kimenő/bejövő számla, visszáru, rendelés vagy szállítmány) adatlapjáról indítva hozunk létre tranzakciót, hogy rendezzük annak egyenlegét. 

(Ha nem vagy biztos benne, mik is pontosan az ügyletek, [IDE KATTINTVA] olvashatsz róluk bővebben.)

Mi a célja ennek a funkciónak?

Képzeljük el, hogy van egy kimenő számlánk, egy szállítmányunk vagy egy visszárunk, amelyhez még nem tartozik pénzügyi tranzakció a rendszerben. Célunk az, hogy rögzítsünk hozzá egy már teljesült, vagy egy a jövőben tervezett tranzakciót.

Mi a különbség a teljesült és a tervezett tranzakció között?

• ✅ Teljesült tranzakció: A pénzmozgás már megtörtént (például a futár átvette a készpénzt, vagy egy utalás megérkezett), de banki importtal nem került még be a rendszerbe. Ilyenkor manuálisan rögzítjük, hogy az összeg beérkezett az adott pénztárcába, a megadott időpontban.

• ⏳ Tervezett (jövőbeli) tranzakció: A pénzmozgás még nem történt meg, de be szeretnénk ütemezni. Például egy bejövő számlát szeretnénk majd kifizetni egy adott napon. Ez a funkció kiválóan együttműködik az Utalási csomagokkal: a tervezett tranzakciót azonnal beletehetjük egy utalási fájlba, amit később csak le kell töltenünk és feltöltenünk a bankunkba.

Megjegyzés: A funkció logikája minden ügylet (számla, rendelés, stb.) esetében megegyezik, így a működést általános példákon keresztül mutatjuk be.

A folyamat lépései

1. Az "Egyenleg rendezése" elindítása

Nyisd meg az adott ügylet (pl. egy bejövő számla vagy rendelés) adatlapját. Keresd meg a Tranzakciók blokkot, ahol láthatod a bizonylat aktuális egyenlegét.

Kattints a + Egyenleg rendezése gombra!

💡Ha az Egyenleg rendezése gomb valamilyen okból nem jelenik meg, akkor azt a rendszer mindig jelzi, hogy miért nem engedélyezett az adott ügyletre tranzakciót rögzíteni. Az alábbi képen a számla még jóváhagyásra vár állapotban van, ilyen állapotban még nem engedélyezett rá tranzakciót rögzíteni.

2. A megfelelő művelet kiválasztása

Ekkor felugrik egy ablak, ahol több opció közül választhatsz. (Fontos: A rendszer dinamikusan, az adott ügylet típusától,egyenlegétől és a hozzá kapcsolható tranzakcióktól függően jeleníti meg a választható lehetőségeket.)

A lehetőségek jelentése:

Teljesült tranzakció rögzítése: Ezt a lehetőséget akkor válaszd, ha a pénzmozgás már megtörtént, de a rendszerben még semmilyen formában nem szerepel. Egy teljesen új, „teljesített” státuszú tranzakciót hoz létre, amely a rögzítés pillanatában azonnal módosítja a kiválasztott pénztárca egyenlegét. Tipikusan azonnali, készpénzes mozgásoknál használd. Például, ha a saját futárunk kiszállít egy utánvétes rendelést és átveszi a készpénzt, ő egy új tranzakciót fog rögzíteni. Ugyanez a helyzet akkor is, ha egy vásárló személyesen hoz vissza egy terméket az ügyfélszolgálatra, és a vételárat a házipénztárból, készpénzben fizetjük vissza neki.

Bejövő / Kimenő tranzakció összekapcsolása: Ez az opció akkor jelenik meg, ha a rendszer úgy érzékeli, hogy a kiegyenlítéshez szükséges tranzakció már létezik a rendszerben (például egy reggeli banki import során bekerült), de a rendeszer nem ügylethez kötni egyáltalán. Ez az opció nem hoz létre új tranzakciót! Helyette egy már meglévő, „szabad” tranzakciót kapcsol hozzá a számlához, rendeléshez vagy szállítmányhoz. Az, hogy a rendszer miért nem ismerte fel a tranzakciót, több oka is lehet: eltér az ügyleten és a banki tranzakción szereplő partner neve, a vásárló elfelejtette beírni a banki közlemény rovatba a rendelés/számla azonosítóját és még csak nem is ő utalta el, tehát valaki neve alatt érkezett be az utalás. Ilyenkor a rendszer megjeleníti az "esélyes” tranzakciókat, de neked kell kiválasztanod hogy tényleg ehhez az ügylethez kapcsolódik.

Az összekapcsolásról és az automatikus felismerés logikájáról részletesen az Összepontozás című cikkünkben írtunk részletesen, amely [IDE KATTINTVA] olvasható el.

Tervezett utalás rögzítése: Ezt az opciót a jövőbeli, még meg nem valósult pénzmozgások előkészítésére használjuk. Jellemzően a cégből kifelé irányuló utalásoknál (például bejövő számlák, szállítmányok, vagy banki visszautalások) van rá szükség. Létrehoz egy új tranzakciót a rendszerben, de annak állapota „Függő” lesz. Ez a funkció az Utalási csomagok kezelésénél válik igazán hasznossá! A tervezett utalást a rögzítés pillanatában azonnal beleteheted egy utalási csomagba. Ezt a csomagot később egyetlen fájlként letöltheted, majd feltöltheted a netbankodba, így a bank a megadott értéknapon (határnapon) automatikusan teljesíti az utalásokat.

De nézzük is részletesen ezeket a lehetőségeket!

Teljesült tranzakció rögzítése

Mikor használjuk? Például amikor a futárunk kiszállít egy utánvétes rendelést vagy a vevő átvételi pontunk veszi át a rendelést, és készpénzben fizet.

1. A rendelésen (vagy a listanézetben) válaszd az Egyenleg rendezése, majd az Új tranzakció rögzítése opciót.

2. A rendszer automatikusan kitölti a mezők többségét.

3. Neked csak a Fizetési módot (pl. Készpénz vagy Bankkártya/POS) kell ellenőrizned.

4. A fizetési mód kiválasztása után a rendszer betölti a hozzá tartozó pénztárcát.

5. Kattints a Hozzáadásra!

A tranzakció azonnal létrejön, azonnal növeli/csökkenti a pénztárca egyenlegét, és hozzákapcsolódik az ügylethez, illetve a tranzakció állapota teljesített lesz.

(Tipp: Ha a futároknak csak listanézetes hozzáférésük van, a tranzakció rögzítését onnan is elvégezhetik anélkül, hogy a rendelés részleteibe be kellene lépniük. Erről [IDE KATTINTVA] olvashatsz bővebben.)

Tervezett utalás rögzítése (Jövőbeli tranzakció)

Mikor használjuk? Például kapunk egy számlát a beszállítótól, amit majd a jövő héten szeretnénk kifizetni, és ezt már most beletennénk egy banki utalási csomagba.

1. A bejövő számlán válaszd az Egyenleg rendezése, majd a Tervezett utalás rögzítése opciót.

2. A rendszer a rendelkezésére álló adatok alapján ki is tölti a mezőket, de néhány dologra kiemelten figyelj:

• Tranzakció időpontja (Tervezett utalási dátum): Ezen a napon fogja a bank (értéknapként kezelve) elutalni az összeget.

• Pénztárca: Azt a pénztárcát válaszd ki, amelyikhez az a bankszámla tartozik, ahonnan ténylegesen fizetni fogsz!

• Bank tranzakció részletek: A rendszer megpróbálja automatikusan kitölteni az Ellenoldali nevet a partner nevével, a közleményt az ügylet azonosítójával és ha a partneren került megadásra banki adat (bankszámlaszám, IBAN, SWIFT), akkor ezeket a mezőket is. Viszont ha a rendszer nem tudta ezeket a mezőket kitölteni, akkor érdemes megadni, ugyanis az utalások sikeres teljesüléséhez szükségesek. Ha viszont itt nem is adjuk meg, akkor az utalási csomag felületén még lesz rá lehetőésgünk pótolni vagy módosítani.

3. Utalási csomagba helyezés: Ha szeretnéd, hogy a tranzakció egyből bekerüljön az előkészített utalási fájlba, pipáld be a "Létrehozás és hozzáadás" mezőt!

4. Kattints a Hozzáadásra!

(Az Utalási csomagok működéséről részletes leírást készítettünk, amit [IDE KATTINTVA] olvashatsz el.)

Deviza utalása forint számláról: Ha például egy USD vagy EUR számlát HUF pénztárcából egyenlítesz ki, a rendszer a napi MNB árfolyammal kalkulál egy becsült összeget, hogy ennyi forint fog elutalási kerülni a bankszámládról. Természetesen a pénztárca pénznemében rögzített összeget és az árfolyamot is szabadon módosíthatod.

Mentés után a tranzakció létrejön, és hozzákapcsolódik az ügylethez, de "Függő" állapotba kerül, amíg az utalás ténylegesen meg nem valósul. Amikor megtörténik az utalás a rendszer információt szerez róla a banki integráció által és automatikusan Teljesített állapotba kerül.

Továbbá az összepontozások blokkban látható, hogy a Tranzakció létrehozása által a rendszer automatikusan elvégezte az összepontozást is és hozzákapcsolta a számlát és a hozzá kapcsolódó szállítmányt is. Így egy tranzakció a számlán keresztül a szállítmány pénzügyi egyenlegét is befolyásolni tudja.

Fontos! A tranzakció adatlapjának fejlécében a tranzakció azonosító mellett látható egy állapot. Ez a feldolgozási állapot.

Ez a mező azt mutatja meg: van-e még bármilyen papírmunka vagy adminisztrációs teendő a tranzakcióval a rendszerben?

Ezzel a kapcsolóval jelezheted a kollégáknak és a mesterséges intelligenciának is, hogy a tétel szerkeszthető-e még.

• Feldolgozás alatt (Nyitott): A tranzakció még szabadon szerkeszthető. Ebben az állapotban még keresheted a hozzá tartozó számlát (összepontozás), megváltoztathatod a pénzügyi kategóriáját, vagy módosíthatod az adatait. Amíg a tétel nyitva van, a rendszer beépített AI (mesterséges intelligencia) asszisztense is vizsgálhatja, és javasolhat rá automatikus módosításokat vagy párosításokat, illetve módosíthatja az állapotát.
• Feldolgozott (Lezárt): A tranzakcióval kapcsolatos minden adminisztráció hibátlanul elkészült. Ez egy "ne nyúlj hozzá" állapot: ha ide kapcsolod, a tételt zárolod. Innentől kezdve sem te, sem a kollégáid, sem az AI nem fogja már módosítani az adatait. 

Ez jelen esetben azért fontos, mert ha Feldolgozás alatt van a tranzakció, akkor a Függő állapotot is módosítani tudja a rendszer, tehát ha ténylegesen megtörtént az utalás, akkor engedélye van módosítani Teljesített állapotúra.

Amikor egy számlához vagy rendeléshez egy még le nem zárt, Függő állapotú pénzmozgást rögzítesz, a rendszer egy ezt külön jelzi is, hogy tisztázza a jelenlegi és a várható helyzetet.

A felület elemei:

• Kék információs sáv (felül): Egyértelműen jelzi, hogy „Az egyenleg automatikusan rendeződik, amint a tranzakció teljesül.” Ez megnyugtatja a felhasználót, hogy nincs szükség további manuális adminisztrációra, a rendszer figyel a tételre.

• Kék kiemelésű tranzakciós sor: A függőben lévő tétel (a képen a 2026-05-22-re tervezett utalás) világoskék hátteret kap, jelezve, hogy ez még egy „levegőben lévő”, tervezett tétel. A mellette lévő naptár és személy ikon mutatja, hogy ezt manuálisan ütemeztétek be. Sőt az ikonokra vezetve a kurzort azt is láthatjuk ki rögzítette a tranzakciót.

• Egyenleg (Piros): Ez a hivatalos, pillanatnyi állapot. Mivel a pénz fizikailag még nem került teljesítésre, a rendszer szigorú logikája szerint a számlán még tartozás van (ezért piros és negatív).

• Egyenleg teljesítés után (Kék): Ez a várható egyenleg. A rendszer előretekint a jövőbe, összeköti a kék hátterű függő tranzakciót az egyenleggel, és megmutatja: amint a tranzakció teljesül, a bizonylat egyenlege 0 Ft lesz, azaz teljesen rendeződik.

Miért hasznos ez? Ha egy kollégád megnyitja ezt az adatlapot, a piros egyenleg láttán elsőre azt hihetné, hogy a számla kifizetetlen. A kék kiemelések és az információs üzenet miatt azonban azonnal látja, hogy a munka el van végezve: az utalás már be van ütemezve, így elkerülhető a felesleges dupla utalás.