Általános tájékoztatást a Tranzakciókkal kapcsolatban IDE KATTINTVA olvashatunk.

Ezzel a módszerrel egyszerre 1 db tranzakciót van lehetőségünk létrehozni, a tömeges létrehozási módokról külön cikkben írunk, amik az alábbi linkene érhetőek el:

• Ügyletekből tranzakció létrehozás, tömeges fizetettre állítás
• Tranzakciók importálása fájlból
• Banki adatkapcsolat (Aggreg8)

Új tranzakciót létrehozni a Tranzakció létrehozása művelettel van lehetőségünk, ahol a felugró ablakban kiválaszthatjuk milyen típusú tranzakcióról van szó.

Ez azért fontos, mert ez automatikusan meghatározza a tranzakció irányát.

Bevétel és Költség létrehozása

A bevétel minden olyan pénzmozgás, amely kívülről érkezik a cég valamelyik pénztárcájába, és ezzel növeli a cég összesített vagyonát (eredményét). Ez az a pénz, amit "megkerestél".

• Lényege: A pénz egy külső szereplőtől (például egy vevőtől) vándorol be az egyik pénztárcádba. Itt nincs ellentételezés egy másik belső pénztárcádban; a cég pénze ténylegesen több lesz.

• Példa: Eladsz egy terméket 50 000 Ft-ért. Ez az összeg megjelenik a bankszámládon vagy a pénztáradban, és mivel nem egy másik saját zsebedből vetted ki, a céged vagyona 50 000 Ft-tal nőtt.

A költség (vagy kiadás) minden olyan pénzmozgás, amely során a pénz elhagyja a cég pénztárcáit, és ezzel csökkenti a cég összesített vagyonát. Ez az a pénz, amit "elköltöttél".

• Lényege: A pénz kikerül a céges ökoszisztémából egy külső szereplőhöz (például beszállítóhoz, államhoz vagy bérbeadóhoz). A pénz "eltűnik" a rendszerből, cserébe valamilyen szolgáltatást, terméket vagy jogot kapsz, de a készpénzed kevesebb lesz.

• Példa: Kifizeted az iroda bérleti díját. A pénz kimegy a bankszámládról, de nem kerül át a házipénztáradba – egyszerűen elhagyja a céget. A cég pénzeszközeinek mennyisége ezzel csökken.

Alapadatok

A csillaggal jelölt mezők megadása kötelező a tranzakció sikeres mentéséhez.

Pénztárca*: A tranzakció ebbe a pénztárcába érkezett be vagy ebből a pénztárcából került kifizetésre. Tehát itt azt a pénztárcát (bankszámlát, kasszát, stb) kell megadnunk ahova a tranzakció beérkezett/be fog érkezni vagy kifizetésre került vagy ki lesz fizetve. A pénztárcák típusai az előttük található ikonból azonnal látható:

• Kassza
• Készpénz
• Bankszámla
• Külső számla

Fizetési mód*: A tranzakció fizetési módja. Javasolt fizetési módot a pénztárcától függően ajánl a rendszer.

Partner/ Ügyfél/ Alkalmazott: Megadható, hogy az adott tranzakció melyik ügyfélhez, partnerhez vagy épp alkalmazotthoz kapcsolódik. Bevétel esetén automatikusan előresorolásra kerülnek azok az ügyfelek, akiknek valamilyen kintlevősége van, költség esetén pedig azok a partnerek kerülnek előresorolásra, akik felé van valameilyen tartozásunk. A többi partner esetében pedig az utolsó tranzakció időpontját látjuk.

Az egyes "kedvezményezettek" neve előtt egy ikon jelöli a típusukat:

• Ügyfél
• Alkalmazott
• Beszállító 
• Szolgáltató
• Hatóság
• Ügyfél és beszállító is

Összeg: A tranzakció összege a pénztárca pénznemében. Ha a tranzakció pénzneme nem HUF (mivel ez a rendszer alapértelmezett pénzneme), akkor megjelenik egy Átváltási ráta (pénztárca pénzneme -> alapértelmezett pénznem) mező, ami alapértelmezetten az MNP napi középárfolyammal kerül kitöltésre, de  lehetőségünk van manuális megadni egy árfolyamot, amivel a rendszer kiszámolja ebből a forintosított értéket, ez lesz a tranzakció összege az alapértelmezett pénznemben. 

Eredeti pénznem: A tranzakció fő összegét a pénztárca pénznemében lehetséges megadni, viszont ha más pénznemű a kiegyenlíteni kívánt összeg (pl. eurós eőfizetést fizettünk ki forintos bankszámláról), akkor itt adható meg, hogy mi a kiegyenlíteni kívánt ügylet pénzneme.

Eredeti összeg: Ha adunk meg eredeti pénznemet, akkor itt van lehetőségünk megadni, hogy mi volt az az összeg az eredeti pénznemben, amit kiegyenlítettünk ezzel a tranzakcióval. Pl. Forintos pénztárcából utalunk el egy 10€ -ról szóló előfizetést, akkor megadjuk, hogy az összeg 4000 Ft, az eredeti pénznem € és az eredeti összeg 10 €.

Belső megjegyzés: A tranzakción rögzített belső megjegyzés. Ide szabadon írhatunk magunknak, kollégáinknak megjegyzést, ez nem a tranzakció közleménye.

Bank tranzakció részletek

Ha egy bankszámla típusú pénztárcához kapcsolódik a tranzakció, akkor lehetőségünk van részleteket megadni, amik konkrétan a banki tranzakcióhoz kötődnek.

Ez manuális rögzítés esetén sok felesleges plusz adatnak tűnik, viszont bevétel típusú tranzakcióknál ezek az adatok ha bankkal összekapcsoljuk a CloudERP-t vagy éppen egy banki import fájlt töltünk fel, akkor automatikusan ki tudnak töltődni és nem kell ezeknek a rögzítésével foglalkozni. Viszont ha egy költséget rögzítünk, aminek az utalása csak ezt követően fog megtörténni, akkor javasolt a kitöltése, mivel ha minden megadunk, akkor ezeket a tranzakciókt ki tudjuk a CloudERP-ből egy utalási fájlként exportálni és feltölteni a bankba.

Ellenoldali név: A kedvezményezett neve, akinek mi fogjuk az utalást indítani vagy annak a neve, aki az utalást indította részünkre.

Közlemény: A közlemény a tranzakcióhoz kapcsolódó szöveges megjegyzés vagy azonosító, amely a banki utalások során a pénzmozgáshoz társított kiegészítő információt tartalmazza. Segítségével az utalás célja vagy azonosítása egyértelműen beazonosítható mind a küldő, mind a fogadó fél számára.

A közlemény forrása és kezelése:

• Ha a tranzakció automatikusan jön létre banki adatkapcsolat vagy banki import fájl feltöltésével, akkor amennyiben a banki tétel tartalmaz közleményt a rendszer automatikusan beemeli azt a tranzakció részletei közé.ebbe a mezőbe
• Ha a tranzakció bejövő utalás, és manuálisan rögzítjük, akkor a közleményt kézzel is megadhatjuk. Ez segíti az utalás beazonosítását (pl. számlaszám vagy megrendelés hivatkozás alapján).
• Kimenő utalás esetén a közleményt szintén megadhatjuk kézzel, így amikor utalási fájlt generálunk, a rendszer automatikusan feltölti a közleményt a banki tranzakcióhoz is.

Ellenoldali bankszámlaszám: A kedvezményezett bankszámlaszáma, vagy annak a bankszámlaszáma, aki az utalást indította részünkre. Külföldre történő utalás vagy külföldről érkező utalás esetén az IBAN is ebbe a mezőbe adható meg.

Ellenoldali SWIFT: A bankszámlaszámhoz tartozó SWIFT. Nem kötelező, akkor van szükség, amikor nemzetközi utalást kezdeményezünk vagy ha külföldről érkezik utalás a saját számlánkra.

Tranzakció típus: Manuális rögzítés során nem adható meg. A banki tranzakció fájl és a banki adatkapcsolat általában átadja a tranzakció típusát (pl. készpénz felvétel, befizetés, forint átutalás), ha ezt importáljuk a rendszerbe, akkor itt megjelenítésre kerül ez az adat.

Külső azonosító: Ha automatikusan banki kapcsolat által vagy banki import fájl feltöltésével jön létre a tranzakció, akkor ha van külső azonosítója akkor ide automatikusan bekerül az azonosító. Ha manuálisan rögzítjük akkor pedig mi is beírhatjuk ezt. Még nem teljesült utalás esetén hagyjuk üresen.

Tranzakció adat

Ez a tranzakció adatlap jobb oldalán található blokk, amiben néhány kiegészítő információt adatunk meg.

Típus: Ez a mező nem módosítható a létrehozás után, mert a létrehozás pillanatában megadjuk, de ez a mező mondja meg, hogy milyen jellegű pénzmozgásról van szó, ez lehet bevétel, költség vagy átvezetés.

Időpont: Ez a dátuma az amikor a tranzakció megvalósult/ meg fog valósulni. Import fájl és banki kapcsolat esetén ez automatikusan kitöltésre kerül, viszont ha manuálisan rögzítünk tranzakciót akkor módosítható. Akkor van kiemelt szerepe, ha egy költségről van szó, ami még nem valósult meg, mert ha ezekből a tranzakciókból utalási csomagot hounk létre, amit importálunk a bankba, akkor ez lesz a banki értéknap, amikor a tranzakció utalása megtörténik. 

Átváltási ráta (pénztárca pénzneme -> alapértelmezett pénznem)*: Abban az esetben, ha a pénztárca pénzneme nem  HUF (mivel ez a rendszer alapértelmezett pénzneme), akkor megjelenik ez a mező, ami alapértelmezetten az MNP napi középárfolyammal kerül kitöltésre, de  lehetőségünk van manuális megadni egy árfolyamot, amivel a rendszer kiszámolja ebből a forintosított értéket, ez lesz a tranzakció összege az alapértelmezett pénznemben. Erről külön tájékoztat is minket a rendszer, hogy ha pl. 1000€ a tranzakció és az átváltási ráta 382,59 Ft/€, akkor ez 382 590 Ft-ként fog megjelenni. Mivel a kimutatások is forintban kerülnek kimutatásra, így ilyen esetekben érdemes az átváltási rátára figyelni.

Címkék: Itt lehetséges manuálisan kapcsolni új vagy létező címkéket a tranzakcióhoz, vagy pedig megtekinteni a korábban már rögzített címkéket. 

Ezeken felül még két blokk tud megjelenni, ami a Kategóriák és az Összepontozások. Ezekről egy külön fejezetben írunk.

Átvezetés

Az átvezetés minden olyan pénzmozgás, amely a cég saját pénztárcái között történik. Ebben az esetben a pénz nem lépi át a cég küszöbét, csak helyet változtat a rendszeren belül.

• Lényege: Ez a pénzmozgás nem változtatja meg a cég összesített pénzeszközeinek mennyiségét. Se nem lesz több se nem lesz kevesebb pénzeszköze a cégnek, csak átkerül máshova. A művelet során az egyik pénztárcád egyenlege csökken, a másiké pedig pontosan ugyanannyival nő.

• Példa: Készpénzt veszel fel a cég bankkártyájával egy automatából. A bankszámládon (egyik pénztárca) kevesebb lesz a pénz, de a házipénztáradban (másik pénztárca) több lesz.

Milyen átvezetések fordulhatnak elő leggyakrabban?

1. Fizikai és banki mozgásokok

• Készpénzfelvétel (Bankszámla ➡️ Készpénz): Amikor ATM-ből veszel ki pénzt a céges bankszámláról.

• Készpénzbefizetés (Készpénz➡️ Bankszámla): Amikor a bevételt vagy a maradék készpénzt befizeted a bankba.

2. Bankszámlák közötti mozgás

• Saját számlák közötti utalás: Például az OTP-s főszámládról átutalsz a Revolut Business számládra vagy egy alszámlára.

• Lekötött betét kezelése: Amikor a folyószámláról átrakod a pénzt egy megtakarítási számlára (és vissza).

• Hitelkártya feltöltés: Amikor a főszámládról törleszted/feltöltöd a céges hitelkártya keretedet.

3. Devizaváltás

Ilyenkor a pénz értéke nem változik (elméletben), csak a devizaneme.

• Forint váltása Euróra (vagy fordítva): Például a HUF számládról átvezetsz az EUR számládra. Itt az átvezetés segít kezelni az árfolyamkülönbségeket is.

4. Köztes szereplők: Külső számlák

• Futárszolgálat elszámolás (Futár külső számla➡️ Bankszámla): Amikor a GLS/Foxpost/MPL utalja az utánvéteket.

• Bankkártyás (POS) terminál elszámolás: A kártyás fizetések nem azonnal a bankodba mennek, hanem egy technikai számlára, amíg a bank jóvá nem írja őket.

• Fizetési kapuk (Stripe, PayPal, Barion): Amikor ezekről a platformokról "kiutalod" (payout) a pénzt a saját bankszámládra.

5. Dolgozói és tulajdonosi elszámolások

• Előleg elszámolás: Ha adsz a munkavállalónak 50.000 Ft-ot készpénzben, hogy vásároljon be (Kassza/ Készpénz➡️ Dolgozó készpénzes pénztárcája). Amikor hozza a számlát, a "Dolgozó pénztárcájából" lesz költség.

Fontos! Amikor átvezetést rögzítünk manuálisan, akkor meg fogjuk adni, hogy honnan- hova mozgatjuk a pénzt, aminek eredményeképpen két tranzakció fog létrejönni azonos azonosítószámmal, ugyanis a két pénzmozgás összekapcsolódik, de mégis az egyik tranzakció egy pénztárcából ki, másik pénztárcába be, a másik tranzakció pedig egyik pénztárcába be, másik pénztárcából ki pénzmozgást jeleníti meg.

Kategória: A tranzakció kategória kialakítása során megadható, hogy milyen kategóriákba szeretnénk sorolni az egyes pénzmozgásokat. Itt tudjuk ezt kiválasztani, ami a későbbiekben segít a későbbieben ha kimutatásokat szeretnénk készíteni.

Forrás pénztárca:  Ez a forrás pénztárca, ebből a pénztárcából került átmozgatásra a pénz. Tehát itt azt a pénztárcát (bankszámlát, kasszát, stb) kell megadnunk, ahonnan a pénzmozgás megtörtént/ meg fog történni.

Forrás összeg: A tranzakció összege a forrás pénztárca pénznemében. Ha a tranzakció pénzneme nem HUF (mivel ez a rendszer alapértelmezett pénzneme), akkor megjelenik egy Átváltási ráta (pénztárca pénzneme -> alapértelmezett pénznem) mező, ami alapértelmezetten az MNP napi középárfolyammal kerül kitöltésre, de  lehetőségünk van manuális megadni egy árfolyamot, amivel a rendszer kiszámolja ebből a forintosított értéket, ez lesz a tranzakció összege az alapértelmezett pénznemben.

Cél pénztárca: Ez a cél pénztárca, ebbe a pénztárcába került átmozgatásra a pénz. Tehát itt azt a pénztárcát (bankszámlát, kasszát, stb) kell megadnunk, ahova a pénzmozgás meg fog érkezni/ megérkezett.

Cél összeg: A tranzakció összege a cél pénztárca pénznemében. Ha azonos a forrás pénztárca és cél péztárca pénzneme, akkor ez a mező em szerkeszthető, mert értelemszerűn ugyan az az összeg érkezik meg a cél pénztárcába, ami a forrás pénztárcából elindult. Viszont ha eltér a forrás pénztárca és cél pénztárca pénzneme, akkor aktív a cél összeg mező, mert manuális rögzítés esetén nem tudja a rendszer, hogy milyen átváltási árfolyammal számoljon. Ha megadjuk a másik pénznemben a cél összeget, akkor a rendszer automatikusan kiszámolja az átváltási árfolyamot.

Belső megjegyzés: A tranzakción rögzített belső megjegyzés. Ide szabadon írhatunk magunknak, kollégáinknak megjegyzést, ez nem a tranzakció közleménye.

Időpont: Ez a dátuma az amikor a tranzakció megvalósult / meg fog valósulni. Utalási csomagoknál kiemelt szerepe van, mert ez lesz a banki értéknap, amikor a tranzakció utalása megtörténik. 

Címkék: Itt lehetséges manuálisan kapcsolni új vagy létező címkéket az átvezetéshez, vagy pedig megtekinteni a korábban már rögzített címkéket. 

Abban az esetben ha olyan átvezetést rögzítünk, ami banki átutalással jár, akkor opcionálisan megadhatóak a Bank tranzakció részletek, mert ez segít nekünk abban, hogy ez a tranzakció is szerepelhet az utalást könnyítő utalási csomagban.