Amikor egy webáruházban a vevő utánvéttel vagy valamilyen elektronikus fizetési móddal (pl. SimplePay, Barion, PayPal) vásárol, a pénzmozgás két lépcsőben történik. A vevő kifizeti az összeget, de az nem érkezik meg azonnal a te cégfiókod fő bankszámlájára. A pénzt a szolgáltató (futárcég vagy fizetési kapu) gyűjti és tárolja egy ideig, majd egy későbbi időpontban (például hetente egyszer) egyben átutalja neked.

Ez a folyamat kétféle módon történhet:

1. Bruttó elszámolás: A szolgáltató átutalja a vevőktől beszedett teljes összeget, majd külön számlát küld a szolgáltatási díjairól.

2. Nettó elszámolás: A szolgáltató a neked utalandó összegből automatikusan levonja a saját jutalékát (utánvét-kezelési vagy tranzakciós díj), és te már csak a csökkentett összeget kapod meg a bankszámládra, a levonásról pedig egy bejövő számlát küld nekünk.

A CloudERP-ben ezt a folyamatot úgy modellezzük le tökéletesen, hogy a pénz virtuális és valós útja is fillérre pontosan követhető legyen, és a rendelések valós profitja (árrése) is helyesen jelenjen meg.

Értsük meg a logikát: Mi az a „Külső számla” (Technikai pénztárca)?

A CloudERP-ben a Pénztárca egy olyan virtuális hely, ahol a cég a pénzét tárolja. A normál bankszámlád mellett létrehozunk úgynevezett Külső számla típusú pénztárcákat is.

A külső számla lényege: Ez egy olyan átmeneti, technikai „pénztárca”, ami azt mutatja meg, hogy mennyi pénzzel tartozik neked éppen a futárszolgálat vagy a fizetési szolgáltató. Amikor a vevő kifizeti az utánvétet a futárnak, a CloudERP-ben a pénz bekerül a futárhoz tartozó külső számlára (tehát ott nő az egyenleg). Amikor a futár továbbutalja neked a pénzt a valódi bankszámládra, akkor a külső számláról a pénz átkerül (átvezetésre kerül) a fő számládra.

A Partner (Szolgáltató) létrehozása és beállítása

Mielőtt bármilyen pénzügyi folyamatot elindítanánk, a rendszerben rögzíteni kell magát a céget, aki a szolgáltatást nyújtja (példánkban az Express One Hungary Kft.-t).

1. Navigálj a bal oldali menüben a Beszerzés / Partnerek menüpontba.

2. Kattints az Új partner létrehozása gombra.

3. Add meg a partner nevét, adószámát és hivatalos adatait.

4. Kritikus beállítás: A partner adatlapján a partner típusa mezőben kötelezően válaszd ki a Szolgáltató opciót.

5. (Opcionális, de hasznos): Itt megadhatsz egy alapértelmezett pénzügyi kategóriát is (pl. 5320 - Pénzforgalmi szolgáltatási díjak), így a rendszered automatikusan tudni fogja, hogy a partnertől érkező számlák milyen költségtípusba tartoznak.

6. Kattints a Mentés gombra.

A Külső számla létrehozása és az Átvezetési Minták megadása

Most hozzuk létre azt a technikai pénztárcát, ahol az Express One-nál lévő pénzünket fogjuk nyilvántartani.

1. Lépj a Pénzügy / Pénztárcák menüpontba, majd kattints az Új pénztárca gombra.

2. Töltsd ki az Alap adatok blokkot:

   • Név: Adj meg egy egyértelmű nevet, pl.: ExO utánvét.

   • Pénznem: Válaszd ki a megfelelőt (példánkban: HUF / Magyar Forint / Ft).

   • Típus: Ez a legfontosabb! Itt válaszd a Külső számla opciót a legördülő menüből.

3. Görgess le a További adatok blokkhoz:

   • Kompenzációs számla beszállítója: Itt válaszd ki az 1. lépésben létrehozott partnert (Express One Hungary Kft.). Ezzel kötöd össze a pénztárcát a céggel, így a rendszer tudni fogja, hogy ki az a beszállító, aki ebből a pénztárcából tranzakciókat (díjlevonásokat) jogosult végrehajtani.

   • Átvezetést felismerő minták: Ez a mező felelős a későbbi automatizmusért. Ide kell beírnod azt a bankszámlaszámot (vagy annak egy részét), amiről a futárszolgálat neked utalni szokott. Erről részletes leírást IDE KATTINTVA olvashatsz.

     • Hogyan működik a minta? Ha az Express One mindig a 10918001-00000037-XXXXXXXX számláról utal neked, akkor ide írd be a következőt: 10918001-00000037*.

     • A számsor végén lévő csillag (*) karakter egy joker karakter (wildcard). Ez azt jelenti a rendszer számára: „Kedves CloudERP, ha a valós fő bankszámlánkra érkezik egy olyan utalás, aminek a feladói számlaszáma a 10918001-00000037 számsorral kezdődik, és utána bármilyen egyéb szám következik, akkor azt ne új bevételként könyveld el, hanem kezeld automatikusan belső átvezetésként, ami az ExO utánvét külső számláról érkezik meg hozzánk!”

4. Kattints a Mentés & kilépés gombra.

Pénztárca megfeleltetések (A rendszer automatizálása)

Ahhoz, hogy a webáruházból beeső rendelések vagy a futárok által küldött adatok automatikusan a jó helyre kerüljenek, össze kell kötnünk az értékesítési és szállítási csatornákat a frissen létrehozott pénztárcánkkal.

A) Ha bankkártyás / online fizetési szolgáltatóról van szó:

1. Navigálj a Beállítások / Értékesítési csatornák menüpontba, és válaszd ki a szerkeszteni kívánt webáruházat.

2. Keresd meg a Szinkron beállítások / Rendelések / Kapcsolatok blokkot.

3. Görgess a Pénztárca megfeleltetések részhez.

4. Itt láthatod a webáruházadból beérkező elektronikus fizetési módokat (pl. Elektronikus kártyás fizetés (elec1), Elektronikus PayPal fizetés (elec2)).

5. A mellette lévő mezőben határozd meg, hogy ezekhez melyik külső technikai számla tartozzon (pl. a PayPal fizetésekhez válaszd ki a Paypal számla nevű külső pénztárcát). Ezzel eléred, hogy amint a vevő kifizeti a rendelést a webshopban, a CloudERP-ben a rendeléshez tartozó tranzakció azonnal ebbe a technikai pénztárcába könyvelődjön be.

B) Ha utánvétes futárszolgálatról van szó:

Ez azokban az esetekben működik kiválóan, ahol a futárcég rendelkezik automatizált utánvételszámoló rendszerrel (pl. GLS, ExpressOne, KovaTrans).

1. Navigálj a Beállítások / Futárcégek menüpontba.

2. Válaszd ki az adott futárfiókot (pl. Expressone Demo).

3. Győződjön meg róla, hogy az Utánvét feldolgozó engedélyezve jelölőnégyzet be van pipálva.

4. Görgess le a Pénztárca megfeleltetések táblázathoz.

5. Kattints a + TÉTEL HOZZÁADÁS gombra, és állítsd be devizánként a szabályt:

   • Pénznem: HUF / Magyar Forint / Ft

   • Pénztárca: Válaszd ki az előzőleg létrehozott ExO utánvét külső számlát.

   • Beszállító: Express One Hungary Kft.

6. Kattints a Mentés gombra.

A gyakorlati működés bemutatása: BRUTTÓ elszámolás

A bruttó elszámolás alapvető lényege, hogy a futárszolgálat vagy a pénzügyi szolgáltató (példánkban a Barion) a vevőktől beszedett összegeket százalékos vagy fix díj levonása nélkül, egy az egyben, teljes egészében utalja át a cég bankszámlájára.

A bruttó elszámolás logikája: A Barionnál összegyűlik a pénzed, majd amikor kikéred (vagy automatikusan kiutalják), a teljes bruttó összeget kapod meg a bankodba. A Barion a saját jutalékáról és tranzakciós díjairól egy teljesen különálló bejövő számlát fog küldeni (általában a hónap végén), amelyet neked külön kell majd pénzügyileg rendezned. Így a kiutalás pillanatában a vevői rendelések összege és a bankba érkező összeg fillérre pontosan meg kell, hogy egyezzen.

A Partner előzetes rögzítése

Az alábbi képen a „Kompenzációs számla beszállítója” mezőben már ki van választva a Barion Payment Zrt. 

Ezt a mezőt nem egy szabadszöveges mező. Ahhoz, hogy a Bariont itt ki tudd választani, legelső lépésként el kellett navigálnod a Beszerzés / Partnerek menüpontba, és ott létre kellett hoznod a Barion Payment Zrt.-t mint Szolgáltató típusú partnert. Ha ez a lépés kimarad, ezen a pénztárca-képernyőn a mező üresen maradna, és nem tudnád a folyamatot végigvinni.

Pénztárca létrehozása

A pénztárca létrehozása legfontosabb részét a piros nyíl mutatja: a Típus mezőben a Külső számla van kiválasztva.

Miért pont Külső számla? Ha a bankszámla típust választanád, a CloudERP azt hinné, hogy ez egy valódi, lakossági vagy vállalati bankfiók, amelyhez közvetlen banki szinkron (pl. OTP, Erste) tartozik. A Külső számla típus kiválasztásával viszont pont azt mondod meg a rendszernek, hogy ez egy technikai gyűjtőszámla. Ez a virtuális tárca hivatott reprezentálni azt a pénzt, amit a vevők kifizettek, de a Barion még nem utalt át a valós bankodba.

A Beszállító összekötése a külső számlával

A piros kereten belül az első mező a Kompenzációs számla beszállítója, ahová bekerült a Barion Payment Zrt.

Mi a logikai szerepe ennek az összekötésnek? Ezzel a beállítással hivatalosan is összetársítod a virtuális pénzmozgást a valódi céggel. A CloudERP ebből tudja, hogy a Barion nevű pénztárcában lévő pénz sorsáért a Barion Payment Zrt. felel. Ennek a nettó elszámolású futárszolgálatoknál (mint a későbbi Express One példa) óriási szerepe van, mert a rendszer ebből a mezőből jön rá, hogy ha az adott beszállítónak van egy bejövő számlája, akkor azt a számlát ebből a pénztárcából (az ott lévő egyenlegből) kell automatikusan levonni és kiegyenlíteni. Bruttó elszámolásnál (mint a Barion) ez az összekötés a tiszta partner-nyilvántartást és a későbbi elszámolások átláthatóságát biztosítja.

Az Átvezetést felismerő minta (Piros keret alsó része)

Az Átvezetést felismerő minták mezőbe, be lett írva a "barion" szó.

Hogyan működik ez a zseniális automatizmus? Amikor a Barionról kikéred a pénzed, a Barion elutalja azt a valódi bankodba (pl. OTP). Amikor az OTP bankszámlád szinkronizálja a tranzakciókat a CloudERP-vel, beérkezik egy utalás, aminek a közleményében ott lesz például az, hogy „Barion tranzakciók kifizetése” vagy „Barion tárca egyenleg”.

Mivel ide beírtad kulcsszóként, hogy "barion", a rendszer a háttérben a következő logikai láncot futtatja le:

1. „Hoppá, érkezett a fő bankszámlára +27 580 Ft!”

2. „Megnézem a közleményt... Szerepel benne a 'barion' szó?”

3. „Igen, szerepel!”

4. „Akkor ez NEM egy új, ismeretlen vevői bevétel. Ez egy belső átvezetés! Ez a pénz valójában a Barion technikai külső számlámról vándorolt át a Fő bankszámlámra.”

5. A rendszer magától létrehozza az átvezetési tranzakciópárt: a Barion külső számláról levonja (-), a fő bankszámlára pedig rárakja (+) az összeget.

Nézzük meg ezt a gyakorlatban az alábbi 3 darab elektronikus fizetéssel kiegyenlített rendelés alapján:

Hogyan gyűlik a pénz a külső számlán?

Amikor a vevők a webáruházban a sikeres kártyás fizetés után leadják a rendelést, a CloudERP-ben a rendelések állapota azonnal „fizetett” lesz.

A beállított pénztárca-megfeleltetés miatt a rendszer a Pénzügy / Tranzakciók menüpontban automatikusan létrehoz 3 darab pozitív (bevételi) tranzakciót (REV-2026-001347-től REV-2026-001349-ig).

Ezeknek a tranzakcióknak a Pénztárcája a Barion (HUF) külső technikai számla lesz, a Forrása pedig webshop.

Ebben a pillanatban a Barion technikai pénztárcád egyenlege +27 580 Ft-on áll. Ez mutatja, hogy a Barion számládon éppen ennyi elkölthető/kiutalható tőkéd van.

A kiutalás és a banki tranzakció beérkezése

Amikor a Barion elindítja a neked szánt utalást, a teljes összeget elküldi a fő bankszámládra: 27 580 Ft-ot.

Amikor a banki szinkronodon keresztül ez a tétel megérkezik, a CloudERP munkába állítja az átvezetést felismerő mintát. Mivel a pénztárca beállításánál megadtad a "barion" kulcsszót mintát, a rendszer a banki bizonylat közleményében szereplő „Barion tranzakciók” szöveg alapján azonnal rájön, hogy mi történik.

A rendszer automatikusan generál egy Átvezetés tranzakciópárt:

• Fő bankszámla (HUF): +27 580 Ft (REV-2026-001351) – megérkezett a pénz a bankodba.

• Barion (HUF): -27 580 Ft (EXP-2026-000448) – levonásra került a technikai számládról.

Az automatikus összepontozás menete bruttó elszámolásnál

Mivel ez egy bruttó elszámolás, a rendszer dolga most rendkívül egyszerű. Az átvezetés feldolgozása során a CloudERP megnyitja az Összepontozások panelt.

1. Megnézi a Barion (HUF) külső számlán lévő lezáratlan pozitív tételeket FIFO (időrendi) sorrendben.

2. Mivel az átvezetés összege pontosan -27 580 Ft, a rendszer elkezdi összeadni a várakozó tételeket: 19 900 + 2 490 + 5 190 = 27 580.

3. Az egyenleg tökéletesen 0 Ft lett! Mivel a vevői tranzakciók összege fillérre pontosan kiadja a banki utalás értékét, a rendszernek nem kell semmilyen beszállítói számlát (jutalékot) levonnia vagy beemelnie az összepontozásba.

4. Az összepontozás állapota azonnal Összepontozott státuszt kap.

A végeredmény a tranzakciós listában

Az automatikus összepontozás lefutása után a tranzakciók listájában egy gyönyörű láncreakciót láthatsz:

• A 3 darab eredeti, webshopból érkező tranzakciód mellett a jobb szélső oszlopban, az Átvezetés időpontja (beérkezés főszámlára) mezőben automatikusan megjelenik a valós banki jóváírás dátuma és pontos időpontja: 2026. jún. 30. 10:30.

Ez azt jelenti, hogy a rendszer összekötötte a múltbeli virtuális webshopos fizetéseket a jelenlegi valós banki pénzmozgással. Ezzel a Barion külső technikai számlád egyenlege sikeresen lenullázódott, te pedig tűpontosan látod, hogy a vevőid pénze megérkezett a biztonságos, valódi bankszámládra.

A gyakorlati működés bemutatása: NETTÓ elszámolás

A nettó elszámolás lényege, hogy a futárszolgálat/ fizetési szolgáltató az általa beszedett utánvétek, tranzakciók teljes összegéből még az átutalás előtt levonja a saját szolgáltatási díját (az utánvét-kezelési díjat). Így már a csökkentett, tiszta összeget kapja meg a cég fő bankszámlájára, a levonásról pedig egy bejövő számlát kap a futárcégtől.

Nézzük meg ennek a működését fillérre pontosan a rendszerben lévő 5 darab kiszállított, utánvétes rendelésünk alapján:

A) Mi történik a háttérben, amikor a futár beszedi a pénzt?

Amikor a futárszolgálat az integráción keresztül beküldi a rendszerbe az utánvét-elszámolási adatokat, a CloudERP a Pénzügy / Tranzakciók menüpontban automatikusan létrehoz 5 darab különálló bevételi tranzakciót.

• Ezeknek a tranzakcióknak a Pénztárcája automatikusan az ExO utánvét (HUF) külső számla lesz.

• A tranzakciók Forrása utánvét jelölést kap.

• Ezzel a külső számla virtuális egyenlege +107 640 Ft-ra növekszik. Ez az összeg jelzi a rendszerben, hogy a futárcég jelenleg ennyi pénzünkkel tartozik nekünk.

• A rendelések pedig fizetett állapotba kerülnek és az Egyenlegük 0Ft lesz.

B) A díjlevonás és a tényleges banki utalás rögzítése

Az Express One kiállítja a számláját az utánvétkezelési szolgáltatásról (számlaszám: EXO-26-5477). A számla nettó értéke 1 076 Ft, ami a 27%-os ÁFA-val növelve bruttó 1 367 Ft kiadást jelent.

Mivel nettó elszámolásról beszélünk, a futárcég elvégzi a kivonást:

107 640 Ft (beszedett utánvét) - 1 367 Ft (szolgáltatási díj) = 106 273 Ft

A cég valódi fő bankszámlájára tehát ténylegesen 106 273 Ft utalás érkezik.

C) Az automatikus összepontozás folyamata nettó elszámolásnál

Amikor a banki szinkronon keresztül megérkezik a fő bankszámlára a 106 273 Ft, a rendszer aktiválja a korábban beállított átvezetést felismerő mintát (10918001-00000037*).

1. A CloudERP felismeri a feladó számlaszámát, és azonnal létrehoz egy Átvezetés típusú tranzakciópárt:

   • Bevétel oldal: +106 273 Ft-ot jóváír a Fő bankszámlán.

   • Költség oldal: -106 273 Ft-ot levon (kivezet) az ExO utánvét külső számláról.

2. A rendszer ezután elindítja az automatikus párosítást:

   • Megvizsgálja az ExO utánvét külső számlán várakozó tételeket FIFO (időrendi) elv szerint.

   • Megnézi, hogy a külső számlához rendelt beszállítónak (Express One Hungary Kft.) van-e nyitott, kifizetetlen bejövő számlája a rendszerben.

3. A szoftver az átvezetés költség oldalával (-106 273 Ft) automatikusan összepontozza és lezárja a külső számlán lévő 5 darab vevői rendelés tranzakcióját (+107 640 Ft) és a futárcég bejövő számláját (-1 367 Ft).
   

4. Mivel a tételek egyenlege fillérre pontosan megegyezik az átutalt összeggel (107 640 - 1 367 = 106 273), az összepontozás sikeresen lezárul.

5. Ennek hatására:

   • A bejövő szolgáltatói számla állapota automatikusan Fizetve státuszra vált (hiszen a futár a tartozását a levonással már kiegyenlítette).

• A konkrét vevői tranzakciókon megjelenik az Átvezetés időpontja, jelezve, hogy a pénz fizikailag is megérkezett a céghez.

 

Költségallokáció a rendelésekre

Bár a pénzügyi tranzakciók a helyükre kerültek, ahhoz, hogy a rendelések valós árrését és profitját lássuk, a futárcég által kiállított 1 367 Ft-os számlát (pontosabban annak nettó 1 076 Ft-os tételét) rá kell terhelnünk azokra a konkrét rendelésekre, amelyek miatt ez a költség felmerült.

Ehhez a futárszolgálattól kapott számlarészletező (Excel vagy Google Sheets) táblázatot fogjuk használni.

A felosztás lépései:

1. Nyissuk meg az érintett bejövő számlát (EXO-26-5477) a Pénzügy / Számlák / Bejövő számlák menüpontban.

2. Kattintsunk a Tételek fülre, majd azon belül az Utánvétkezelés díja megnevezésű tételre.

3. A tétel szerkesztési nézetében a Költség elosztása legördülő menüben válasszuk az Allokálás konkrét rendelésekre opciót.

4. Kattints a kék színű Pontos kiválasztás linkre. Ekkor megnyílik a felosztási ablak.

5. Menjünk a futárcégtől kapott Excel táblázathoz, és jelölje ki a Rendelés azonosítókat (Utánvét hivatkozás) és a hozzájuk tartozó nettó Utánvét díjakat (COD fee).

6. Másoljuk ki az adatokat a Ctrl + C (Windows) vagy Command + C (Mac) billentyűkombinációval.

7. Lépjünk vissza a CloudERP ablakába, és kattintsunk az IMPORT A VÁGÓLAPRÓL gombra.

8. A rendszer beolvassa a kimásolt oszlopokat, és automatikusan beazonosítja a rendeléseket.

💡 A Vágólapról másolás funkcióról az alábbi cikkben részletes leírás olvasható: Vágólapról másolás

⚠️ Fontos: A kerekítési „Végösszeg probléma” kezelése

A vágólapos importálás során a CloudERP ellenőrzi, hogy a kimásolt táblázatban szereplő összegek összege pontosan megegyezik-e a számlatétel nettó értékével (1 076 Ft).

A példánkban a kimásolt egyedi tételek összege: 312 + 233 + 312 + 115 + 103 = 1075 Ft. A rendszer ekkor egy sárga figyelmeztető ablakot jelenít meg: „Végösszeg probléma: 1 075 Ft != 1 076 Ft (eltérés: 1 Ft)”. Ez a minimális eltérés a futárcégek tizedesjegyes kerekítési sajátosságaiból adódik.

Megoldás: Az egyik opció, hogy válasszuk ki a lista egyik vagy több rendelését (például a legalsót: ORD-2026-001313), és a mellette lévő Összeg mezőben írjuk át a 103 Ft-ot kézzel 104 Ft-ra. Amint manuálisan korrigáltuk az 1 Ft-os kerekítési eltérést, a piros figyelmeztető sáv eltűnik, mert a felosztott összeg megegyezik a számla összegével. A másik opció pedig hogy nem korrigáljuk az összegeket, ebben az esetben az fennmaradó összegek allokálatlan összegként ott maradnak és nem kerülnek a rendelésekre ráterhelésre.

10. Kattints a Mentés gombra.

 

Az eredmények ellenőrzése az Eredményjelentésben

A sikeres költségallokáció után a rendszer azonnal ráterheli a kiadásokat a kiválasztott értékesítésekre. Ezt a Pénzügy / Jelentések / Eredményjelentés menüpontban ellenőrizhetjük.

A kimutatásban a vizsgált rendelések mellett soronként a következő struktúra jelenik meg:

• Bevétel: A vevő által fizetett összeg (pl. az ORD-2026-001313 rendelésnél ez a termékek ára).

• ELÁBÉ: A termékek beszerzési ára (negatív előjellel).

• Utánvét kezelési díj: A költségallokáció során az adott rendelésre rögzített pontos összeg (pl. az ORD-2026-001313 rendelés sorában a kézzel javított -104 Ft költség jelenik meg).

A nettó elszámolási folyamat ezzel teljesen lezárult. A rendszer nemcsak a pénz fizikai és technikai útját rendezte el automatikusan, hanem a közvetlen logisztikai költséget is a megfelelő helyre könyvelte, így az eredményjelentés a valós, tiszta árrést mutatja.