A partner adatlapon több olyan pénzügyi beállítás is megadható, amely meghatározza, hogyan viselkedjen a rendszer a partnerhez kapcsolódó bejövő számlák, tranzakciók és beszerzési folyamatok esetén. Ezekkel a mezőkkel gyorsabbá és egységesebbé tehető a pénzügyi adminisztráció.

Alapértelmezett fizetési mód

Az itt beállított értéket a rendszer automatikusan felajánlja, amikor az adott partnerhez új bejövő számlát hoz létre. Ez akkor hasznos, ha a partner számlái jellemzően mindig ugyanazzal a fizetési móddal érkeznek.

Alapértelmezett fizetési határidő

Az itt megadott fizetési határidő szintén automatikusan kitöltésre kerül új bejövő számla létrehozásakor. Így nem kell minden számlánál külön megadni a partnerre jellemző fizetési feltételt.

Alapértelmezett ÁFA

Ezzel beállítható, hogy az adott partner bejövő számláin a számlatételek milyen ÁFA-kulccsal kerüljenek alapértelmezetten rögzítésre. A rendszer ezt az értéket ajánlja fel a számlatételek felvitelekor.

Pénznem

A pénznem azt határozza meg, hogy a partner jellemzően milyen devizában állít ki számlát a cég felé. Ha a partner beszállító típusú, akkor a rendszer a szállítmányt is ebben a pénznemben hozza létre automatikusan.

Típus

A partner típusa különösen fontos beállítás, mert ez határozza meg, hogy a partnerhez kapcsolódó tranzakciókat a rendszer számlához várja-e kapcsolni, vagy közvetlenül kategorizálni kell.

Lehetséges partner típusok:

• Beszállító: Olyan partner, akitől terméket szerzünk be. Mivel mindig számlát állít ki, a rendszer a tranzakcióhoz számlát vár, és a pénzügyi kategorizálás a számlán szereplő tételek alapján történik. A partner termékeken beszállítóként is megadható, így beszállítói rendelés és szállítmány is létrehozható vele.
• Szolgáltató: Olyan partner, aki nem terméket, hanem szolgáltatást nyújt, például telekommunikációs szolgáltatást, közműszolgáltatást vagy szoftver-előfizetést. Ilyen esetben is számlát vár a rendszer a tranzakcióhoz, és a kategorizálás a számla tételei alapján történik. Termékhez nem adható meg beszállítóként, ezért beszállítói rendelés vagy szállítmány nem hozható létre vele.
• Hatóság / Egyéb: Olyan partner, aki nem állít ki számlát, például NAV vagy önkormányzat. Ilyen esetben a tranzakció nem számlához kapcsolódik, hanem közvetlenül a megfelelő pénzügyi kategóriába kerül.

Ahogy az alábbi felvételen is látható a partner kiválasztása által a rendszer automatikusan módosítja, hogy kategorizálást vagy összepontozást vár a tranzakcióhoz.

Ügyfél kapcsolás

A partner összekapcsolható a CloudERP-ben szereplő ügyfelek egyikével. Ez olyan esetekben hasznos, amikor ugyanaz a szereplő partnerként és ügyfélként is jelen van a rendszerben.

Ez arra van hatással, hogy hogy egy tranzakció ezáltal kapcsolódhat egyszerre partnerhez és ügyfélhez is. Ez akkor hasznos, ha pl. a Beszállító Kft. az ügyfelünk és a partnerünk is.

Érkezik tőlük egy bejövő számla 150.000 Ft-ról, és mi is kiállítunk nekik 250.000 Ft-ról egy kimenő számlát. Ekkor lehet a Beszállító Kft. elutal nekünk 100.000 Ft-ot, ami a két számla különbözete. Így lehetőségünk lesz ezzel a 100.000 Ft-os tranzakcióval a kimenő és a bejövő számlát is kiegyenlíteni, mert a kettő egyenlege a tranzakció összege, tehát 100.000 Ft.

Alapértelmezett tranzakció kategória

Megadható, hogy ettől a partnertől érkező számlatételek vagy tranzakciók milyen kategóriába kerüljenek automatikusan besorolásra. Ez segít nekünk abba, ha jellemzően egy partnertől mindig telefonszámlát kapunk vagy mindig készletet szerzünk be, akkor a rendszer automatikusan be tudjuk az ennek megfelelő pénzügyi kategóriába sorolni az ettől a partnertől érkező elemeket.

Beszállítói utalást azonosító minták

Ehhez a mezőhöz külön tudásbázis cikk tartozik, ami IDE KATTINTVA olvasható, de röviden: itt olyan azonosító minták adhatók meg, amelyek segítenek a rendszernek felismerni és beazonosítani a partnerhez tartozó beszállítói utalásokat.

Alapértelmezett számla állapot

Partnerenként megadható, hogy az adott partnertől érkező bejövő számlá milyen állapotban jöjjenek létre alapértelmezetten a rendszerben.

Lehetséges értékek:

• Jóváhagyásra vár: A számlát a pénzügy még nem fogadta be, ezért az még nem dolgozható fel. Előbb át kell nézni és el kell fogadni. Addig például nem lehet hozzá tranzakciót rögzíteni vagy pénzügyi kategóriába sorolni.
• Elfogadva: A számla azonnal feldolgozható állapotban jön létre. Rögtön kapcsolható hozzá tranzakció, és elvégezhető a pénzügyi kategorizálása is.
• Visszamondva: Az adott partnertől érkező számlákat nem fogadjuk be. Ezek nem kategorizálhatók, és tranzakció sem kapcsolható hozzájuk.