Gyakran előfordul, hogy egy vezetői riportban csak az összesített főszámokra kíváncsi, máskor viszont pontosan látni szeretné, hogy egy adott költségösszeg milyen tételekből áll össze. A CloudERP Csoportosítás funkciója pontosan ezt a rugalmasságot biztosítja a statisztikai nézetekben (pl. Eredményjelentések, Cash-flow kimutatások, ÁFA-jelentés, Értékesítési statisztikák).

Informatikai nyelven (SQL) ez a GROUP BY műveletnek felel meg: a rendszer a több ezer különálló adatsort a kiválasztott szempontok szerint összevonja, az értékeket pedig összegzi.

Mi az a csoportosítás?

A csoportosítás lényege, hogy a rendszer a több ezer különálló adatsort az általunk választott szempontok (pl. kategória, partner vagy dátum) szerint összevonja és összegezi.

• Bekapcsolt csoportosítás: Letisztult, "Vezetői összefoglaló" nézet. Egyetlen sorban látjuk például az összes havi bérköltséget vagy értékesítést.

• Kikapcsolt csoportosítás: "Lefúrás" az adatokba. Megjelenik minden egyes alapsor (számla, tranzakció), így ellenőrizhető a pontos összetétel.

Hogyan működik a gyakorlatban?

Összevont (csoportosított) nézet: Ha bekapcsolod a csoportosítást (pl. Kategória szerint), egy letisztult, könnyen áttekinthető listát kapsz. Látni fogod egyetlen sorban a havi "Értékesítés", "ELÁBÉ" vagy "Bérköltségek" összesített összegét.

Részletes nézet (csoportosítás nélkül): Ha kikapcsolod a csoportosítást, megjelenik a rengeteg alapsor. Ilyenkor extra oszlopok bekapcsolásával (pl. Számla, Termék, Ügyfél, Dátum, Szállítmány) pontosan "lefúrhatsz" a számok mögé. Tökéletesen látszik, hogy az ehavi értékesítési volumen pontosan mely számlákból és milyen termékekből tevődött össze.

A rendszer az Eredmény Statisztikákban nem csak a bejövő és kimenő összegeket mutatja, hanem képes a költségeket (és bevételeket) napra pontosan elosztani az időbeli elhatárolásnak köszönhetően. Ez különösen akkor hasznos, ha egy adott hét vagy akár egyetlen nap valós nyereségére vagy kíváncsi.

Példa a gyakorlatból: A bérköltség pontos elszámolása

Nézzük meg, hogyan működik ez egy konkrét bérköltség példáján keresztül, ahol a rendszer nemcsak összevon, hanem az időbeli elhatárolást is figyelembe veszi.

1. A kiinduló tranzakció

Tegyük fel, hogy egy alkalmazott havi fizetése 1 000 000 Ft. Ez a költség a februári hónapot illeti (február 1. – február 28.), függetlenül attól, hogy az utalás csak márciusban történik meg.

A rendszer a háttérben elvégzi a napi bontást: 1 000 000 Ft / 28 nap = 35 714,29 Ft / nap

Az alábbi képen látható, hogy februárra megjelent a Bérköltségek kategóriában az 1 000 000 Ft, amit ez az egyetlen tranzakció eredményezett.

Fontos megjegyzés: Ebben a példában az egyszerűség kedvéért csak egyetlen tranzakcióval dolgozunk. A funkció igazi előnye akkor látszik, ha egy kategóriában több tucat tétel van: a csoportosítással egyetlen számot lát, de ha "nem áll össze a kép", bármikor le tud fúrni a részletekig.

2. Szűrés rövidebb időszakra (pl. 1 hétre)

Ha a naptár szűrőben csak a február 9. – február 15. közötti időszakot állítjuk be, a kimutatás csak az erre a hétre eső, arányos költséget mutatja meg.

A bérköltség ekkor 250 000 Ft-ként jelenik meg (35 714,29 Ft * 7 nap).

Hogyan válthat a nézetek között?

A) Csoportosított nézet (Vezetői összefoglaló)

Ha a Csoportosítás aktív (pl. "Kategória" szerint), a rendszer egyetlen sorban összegzi a hét napra eső bérköltséget.

Eredmény: Egy sor, amely a 7 napnyi összesített bérköltséget mutatja: -250 000 Ft.

Mikor használd? Amikor csak a "nagy képre" vagy kíváncsi.

B) Részletes nézet (Csoportosítás nélkül)

Ha a Csoportosítás menüben kiveszi a pipákat, a rendszer "kibontja" a számítás mögött lévő adatsorokat.

Eredmény: Pontosan 7 darab különálló sort fogunk látni, minden érintett napra külön-külön feltüntetve a napi -35 714,29 Ft-os költséget.

Mikor használd? Amikor ellenőrizni szeretné a pontos napi terhelést vagy a tétel összetételét.

Miért hasznos ez Neked?

1. Napi szintű precizitás: A rendszer képes szembeállítani a hétfői bevételt a hétfői (elhatárolt) bérköltséggel, így megmutatja az adott nap valós nyereségét. Pl. a rendszer felismeri, hogy a március 9-én kifizetett 1 millió forintos bérköltségből mennyi terheli pontosan a február elsejei napot. Így ha feburár 1-jén volt 100.000 Ft bevételed, a rendszer pontosan szembe tudja állítani a -35 714,29 Ft-os bérköltséggel, megmutatva annak az egyetlen napnak az elméleti nyereségét.

2. Gyors ellenőrizhetőség: Ha egy összeg gyanúsnak tűnik a jelentésben, csak kapcsold ki a csoportosítást, és azonnal látható válik, mely számlák vagy tranzakciók alkotják azt.

3. Rugalmas riportálás: Ugyanabból az adatbázisból készíthet tömör vezetői jelentést és részletes könyvelési ellenőrző listát is.

Tipp: Használd a "Csoportosítás" melletti oszlopválasztót is! Ha kikapcsolod a csoportosítást, érdemes bekapcsolni a "Tranzakció", "Számla","Dátum" vagy "Partner" oszlopokat, hogy még egyértelműbb legyen a részletezés. De ezen kívül még sok más oszlop áll rendelkezésre a pontos ellenőrizhetőség érdekében.