Ez a cikk a CloudERP rendszerben történő manuális tranzakciórögzítés és belső átvezetés teljes folyamatát mutatja be lépésről lépésre. Részletesen ismerteti azokat a speciális élethelyzeteket, mint a készpénzes mozgások, belső számlaközi utalások vagy egyedi bérkifizetések, amikor az automatikus banki szinkron helyett kézi rögzítésre van szükség.
A cikk végigvezeti a felhasználót az adatlapok kitöltésén, kitérve a partnerek azonosítására, a számlák összepontozására és a kategóriák kezelésére.
Emellett külön fejezetben tisztázzuk a jobb oldali sávban megjelenő tranzakciós adatok, utólag módosítható árfolyamok és státuszok működését is.
Mikor van szükség manuális tranzakció rögzítésre?
Költség és Bevétel manuális rögzítése lépésről lépésre
A CloudERP rendszer automatizált pénzügyi folyamatai úgy lettek megtervezve, hogy a lehető legtöbb feladatot elvégezzék helyetted. A tranzakciók túlnyomó többsége automatikusan jön létre a beépített élő banki integrációkon keresztül (Aggreg8), tömeges adatimport segítségével, vagy közvetlenül a forrásbizonylatokból (például bejövő és kimenő számlákból, megrendelésekből, szállítmányokból).
Ennek ellenére előfordulnak olyan speciális élethelyzetek, amikor a pénzmozgást manuálisan, egyedileg kell rögzítened a rendszerben. Ez az útmutató lépésről lépésre, rendkívül részletesen bemutatja, hogyan tudsz hibátlanul manuális tranzakciókat és átvezetéseket rögzíteni.
Mikor van szükség manuális tranzakció rögzítésre?
Manuális rögzítésre ritkábban, főként az alábbi három kiemelt esetben van szükség:
- Készpénzes mozgások rögzítése: A cég házipénztárát vagy egyedi kasszáit érintő azonnali kiadások és bevételek. Ilyen például, ha készpénzzel vásárolsz irodaszert, kifizeted a futárt, vagy az ügyfél a helyszínen készpénzben egyenlíti ki a vásárlást.
- Belső átvezetések rögzítése: Amikor a cég saját pénztárcái vagy számlái között mozog a pénz (például bankautomata készpénzfelvétel a házipénztárba, vagy devizaváltás két saját bankszámla között), illetve ha kézi könyvelési korrekciót hajtasz végre.
- Bérek, bérelőlegek és jutalékok kifizetése: Olyan készpénzes bérfizetés, egyedi bérelőleg-kiadás vagy eseti jutalék, amely nem bérszámfejtési tranzakció-importon vagy automatikus banki szinkronon keresztül kerül be a rendszerbe.
Hol találod a funkciót?
Új manuális tranzakció létrehozásához kövesd az alábbi menüútvonalat a rendszerben:
- Kattints a bal oldali főmenüben a Pénzügy menüpontra.
- Válaszd ki a Tranzakciók almenüt, majd azon belül ismét a Tranzakciók opciót.
- A megnyíló listaoldal bal alsó sarkában kattints a kék + Tranzakció létrehozása gombra.
A gombra kattintva a rendszer felkínálja a 3 választható tranzakció típust:
| Típus | Leírás | Eredménykimutatásra gyakorolt hatás |
| Bevétel | Pénzeszköz-növekedést eredményező tranzakció. | Növeli a cég eredményét. |
| Költség | Pénzeszköz-csökkenést eredményező tranzakció. | Csökkenti a cég eredményét. |
| Átvezetés | Saját pénztárcák közötti mozgás. A cég összpénzeszköze nem változik. | Nincs hatása az eredményre (a Cash-flow jelentésben megjelenik). |
Költség és Bevétel manuális rögzítése lépésről lépésre
A Bevétel és a Költség rögzítési felülete teljesen megegyezik szerkezetileg, ezért az alábbiakban a folyamatot egy Költség rögzítésén keresztül mutatjuk be részletesen.
Alapadatok blokk kitöltése
Ez a blokk tartalmazza a tranzakció legfontosabb alapbeállításait:
Pénztárca (Kötelező): Itt kell kiválasztanod azt a pénztárcát, ahonnan a költség kifizetésre került (vagy ahova a bevétel beérkezett). Ez lehet készpénzes kassza, bankszámla vagy külső számla.
Fontos szabály: A kiválasztott pénztárca szigorúan meghatározza a választható fizetési módokat is. Egy készpénzes pénztárcához értelemszerűen nem választhatsz elektronikus vagy banki átutalás fizetési módot!
Fizetési mód (Kötelező): Meghatározza, hogy a tranzakció milyen úton valósult meg. A rendszerben korlátlan számú fizetési mód hozható létre, de a gyakorlatban érdemes átlátható, rövid listát tartani, mert a kollégáknak a rendelések és számlák rögzítésekor is ebből kell választaniuk.
Partner / Ügyfél / Alkalmazott (Ajánlott): Bár a mező nem kötelező, megadása kiemelten ajánlott. A mentést követően a rendszer megpróbálja automatikusan összepontozni (összekötni) a tranzakciót a hozzá tartozó ügylettel (pl. bejövő számlával). Ha üresen hagyod, és a tranzakción nincs egyéb azonosító adat (pl. közlemény vagy ellenoldali név), a tranzakció Azonosítatlan marad, és a rendszer nem tudja automatikusan számlához kapcsolni.
Összeg (Kötelező): Az összeget mindig a kiválasztott pénztárca saját pénznemében kell megadnod (pl. forintos kasszából forintot, eurós bankszámláról eurót tudsz levonni).
Eredeti pénznem és Eredeti összeg (Opcionális devizás kifizetés esetén): Előfordulhat, hogy forintos bankszámláról egy eurós számlát fizetsz ki (10 €). Ilyenkor az Összeg mezőbe beírod a ténylegesen levont forintot (pl. 4000 Ft), az Eredeti pénznem mezőben kiválasztod az EUR-t, az Eredeti összeg mezőbe pedig beírod a 10-et. A rendszer ez alapján automatikusan kiszámítja és megjeleníti az átváltási árfolyamot!
- Belső megjegyzés: Szabadon kitölthető szöveges mező belső használatra. Ezt a megjegyzést csak te és a kollégáid látjátok a rendszerben, ez nem egyezik meg a banki átutalási közleménnyel.
Bank tranzakció részletek blokk
Ez a blokk kizárólag akkor jelenik meg az űrlapon, ha az Alapadatoknál kiválasztott pénztárca típusa Bankszámla! Készpénzes vagy egyéb pénztárcák esetén ez a rész automatikusan rejtve marad.
Ellenoldali név és Ellenoldali bankszámlaszám: A kedvezményezett (vagy utaló) neve és számlaszáma. Külföldi utalás esetén az IBAN azonosítót is ide kell beírnod. Ha az Alapadatoknál előzetesen kiválasztottad a Partnert/Alkalmazottat, a rendszer ezeket a mezőket automatikusan kitölti a partner adatlapja alapján.
Közlemény: Az utaláshoz tartozó szöveges azonosító (pl. számlaszám vagy megrendelés hivatkozása).
Kimenő utalás esetén: Ha megadod a közleményt, a rendszer az utalási fájl generálásakor automatikusan átadja azt a banki tranzakcióhoz.
Bejövő utalás esetén: A kézzel beírt közlemény segíti a későbbi beazonosítást és számlához párosítást.
Tranzakció típusa és Külső azonosító: Manuális rögzítéskor ezeket a mezőket általában üresen hagyhatod. Ezek az automatikus banki integráció és fájlimport során töltődnek ki hasznos adatokkal. Még nem teljesült utalásnál hagyd üresen a külső azonosítót, mert a banki szinkron utólag automatikusan beírja a banki tranzakcióazonosítót.
Összepontozások vagy Kategóriák blokk
A Bank tranzakció részletek blokk után a felületen egy dinamikus blokk következik. Ez nem fog minden esetben megjelenni, sőt előfordulhat, hogy egyáltalán nem látod az Összepontozások blokkot, hanem helyette közvetlenül egy Kategóriák blokk jelenik meg az űrlapon.
Az, hogy melyik blokk jelenik meg, teljes mértékben attól függ, hogy a tranzakción kiválasztott személy vagy szervezet Ügyfél, Alkalmazott vagy egyéb Partner típusú:
Összepontozások blokk: Ha a tranzakcióhoz tartozó partner Szolgáltató vagy Beszállító típusú vagy egy Ügyfélhez kapcsolódik a tranzakció, a rendszer az Összepontozások blokkot jeleníti meg, ahol a tételt konkrét számlákhoz vagy megrendelésekhez kötheted hozzá.
Kategóriák blokk: Ha a partner Alkalmazott vagy Egyéb partner (például adóhivatal, önkormányzat stb.), az Összepontozás blokk helyett a Kategóriák blokk jelenik meg. Itt megadhatod a kifizetés irányát, kiválaszthatod a pontos kategóriát (pl. Adók), valamint megadhatod a hozzá tartozó összeget és százalékos megoszlást. A + KATEGÓRIA HOZZÁADÁSA gombbal egy tranzakciót akár több kategória között is megoszthatsz.
Hasznos tudnivaló: Ennek pontos működéséről és a szabályokról az „Összepontozás vagy kategorizálás? Így kezeld okosan a pénzügyi tranzakcióidat!” című cikkben olvashatsz részletesen.
Jobb oldali sáv: Tranzakció adatok és Állapotok
A képernyő jobb oldalán két információs blokkot találsz:
Tranzakció adat blokk:
Állapot (Függő vs. Teljesített): Átutalás fizetési mód esetén kiválasztható, hogy a pénzmozgás már megvalósult-e:
Függő (Tervezett pénzmozgás): A pénz még nem mozdult meg, csak betervezted a kiadást a jövőre nézve.
Gyakorlati példa: Kapsz egy bejövő számlát, amit csak holnap szeretnél kifizetni. Létrehozol hozzá egy tranzakciót „Függő” állapottal, illetve a fizetési mód mezőben azt választod, hogy ez egy jövőbeli utalás és megadod a tranzakció időpontjánál is a holnapi dátumot. Ezzel megtervezted a kiadást, és ezt a függő tételt később elindíthatod egy utalási csomag részeként, vagy akár egyenként is. Ha pedig ennek a tranzakciónak az utalása megtörtént és a rendszer össze van kötve a bankkal, akkor a bank ennek a tranzakciónak az állapotát fogja Függő állapotról Tervezett állapotra módositani.
Teljesített (Sikeres pénzmozgás): A pénz ténylegesen megérkezett vagy elutalásra került, a tranzakció fizikailag megvalósult.
Gyakorlati példa (utalás): Amikor a fenti betervezett (függő) utalásodat a bank is végrehajtja, a banki integráció ezt érzékeli, és automatikusan átváltja a tranzakciódat „Teljesített” állapotba. (A banki szinkronból vagy fájlimportból beérkező tranzakciók alapból ilyen állapotban jönnek létre).
Gyakorlati példa (készpénz): Mivel a készpénz átadása azonnal, banki átfutási idő nélkül megtörténik, egy készpénzes fizetés felrögzítésekor a tranzakció automatikusan „Teljesített” státuszt kap. Igy emiatt pl. készpénzes vagy elektronikus fizetési módoknál ez a mező meg sem jelenik, mert alapértelmezetten tudjuk, hogy ezek nem lehetnek tervezettek.
Tranzakció időpontja: Átutalásnál akár jövőbeli dátum is megadható (tervezéshez), míg készpénzes és egyéb azonnali fizetéseknél csak a mai nap vagy múltbeli időpont fogadható el.
Átváltási ráta (Pénztárca pénzneme → Alapértelmezett pénznem): Ez a mező akkor jelenik meg, ha a pénztárca devizája nem forint (HUF). A jelentések és kimutatások forint alapúak, ezért a rendszernek tudnia kell, milyen árfolyammal számoljon. Múltbeli dátumnál a rendszer automatikusan kitölti az aznapi MNB középárfolyammal. Jövőbeli tranzakciónál ezt neked kell manuálisan megadnod, különben a tétel nem jelenik meg a jelentésekben!
Címkék: Egyedi címkéket rendelhetsz a tranzakcióhoz, amelyek alapján később könnyen szűrhetsz a listanézetben.
Állapot blokk:
A rendszer két lépésben ellenőrzi és mutatja a tranzakció feldolgozottságát:
1. Lépés: Azonosítás
A rendszer azt vizsgálja, hogy azonosítható-e a tranzakcióhoz tartozó partner vagy személy. Azonosítatlan marad a tétel, ha nem adtál meg partnert és a rendszer sem tudta beazonosítani. Sikeres az azonosítás, ha a partner meg van adva, ha a tétel kasszából jött, vagy ha átvezetésről/nyitó egyenlegről van szó.
Ha nem sikerül azonosítani, akkor ennek megfelelően a tranzakció állapota:
- Azonosítatlan: A tranzakción nem lehetett meghatározni és manuálisan sem került megadásra ki az ügyfél/ partner vagy alkalmazott, akihez kapcsolódik.
Viszont a tranzakció azonosítható:
- ha az ügyfél/ partner vagy alkalmazott felismerhető vagy
- ha nincs rajta ügyfél, de a tranzakció kasszából jött vagy
- ha maga a tranzakció egy nyitó egyenleg vagy egy átvezetés, akkor is azonosítható, mert az ilyen jellegű tranzakcióknál nem értelmezhető az ügyfél/ partner/ alkalmazott.
Ha ezek alapján azonosításra került a tranzakció, akkor következik a második lépés ami az összepontozás vagy a kategorizálás.
2. Lépés: Összepontozás vagy Kategorizálás
Ha a tranzakció Ügyfélhez vagy Beszállító partnerhez vagy Szolgáltaó partnerhez kapcsolódik: A rendszer megpróbálja a tranzakciót összepontozni egy ügylettel (pl. számlával).
Állapota lehet:
- Összepontozatlan: A tranzakció összege nem került összepontozásra még részben sem ügylettel.
- Részlegesen összepontozott: A tranzakció egy része összepontozásra került egy vagy több ügylettel, de még van a tranzakció söszegéből fennmaradó rész, amihez nem került kapcsolásra ügylet.
- Összepontozott: A tranzakció teljes összege összepontozásra került egy vagy több ügylettel, tehát a tranzakció összegének 100%-a összepontozásra került.
Ha a partner Alkalmazott vagy Egyéb partner: A rendszer kategorizálási folyamatot alkalmaz.
Állapota lehet:
- Kategorizálatlan: A tranzakcióból semekkora rész nincs kategorizálva. Ez a tranzakció adatlapján is látható Kategorizálva: 0 Ft (0%) / tranzakció teljes összege.
- Részlegesen kategorizálva: A tranzakció részben kategorizálásra került. A tranzakció adatlapján látható, hogy mekkora összeg került kategorizálásra és ez hány százaléka a tranzakció teljes összegének.
- Kategorizált: A tranzakció teljes összege kategorizálásra került. A tranzakció adatlapján látszik a kategorizált összeg, és hogy ez a tranzakció 100%-a.
Átvezetés manuális rögzítése
Az Átvezetés felülete eltér a normál bevételek és költségek rögzítésétől, mivel itt két pénztárca közötti pénzmozgást kapcsolunk össze egyetlen műveletben.
Alap adatok megadása
Kategória kiválasztása (Kötelező): Első lépésként meg kell adnod az átvezetés pénzügyi kategóriáját (pl. Egyéb átvezetés).
Hasznos tipp: Ha a Pénzügy > Tranzakciók > Kategóriák menüpontban a gyors létrehozás mezőket előre kitöltöd, a rendszer automatikus csempéket hoz létre. Ezekre kattintva a Forrás pénztárca, Cél pénztárca és a Belső megjegyzés mezők automatikusan kitöltődnek helyetted!
Forrás pénztárca és Forrás összeg: Add meg, melyik pénztárcából távozik a pénz, és mekkora összeget veszel ki belőle. Erről a rendszer automatikusan legyenerál egy Költség tételt.
Cél pénztárca és Cél összeg: Add meg, melyik pénztárcába érkezik a pénz. Erről a rendszer egy Bevétel tételt fog létrehozni.
Azonos pénznem esetén (pl. HUF → HUF): A Cél összeg mező nem szerkeszthető, hiszen az összeg nem változik a mozgatás során. (Ha a bank átutalási díjat számol fel, arról külön banki költség tételt kell rögzíteni).
Eltérő pénznem esetén (pl. EUR → HUF valutaátváltás): A Cél összeg mező szerkeszthetővé válik! A rendszer a tranzakció dátuma alapján automatikusan felajánlja az MNB árfolyam szerinti összeget, de ezt manuálisan tetszőlegesen felülírhatod a ténylegesen jóváírt összegre.
Átváltási árfolyam (Ha a Forrás nem HUF): Ha a kiinduló pénztárca devizája nem forint, meg kell adnod az átváltási árfolyamot a rendszer alapértelmezett pénznemére (HUF) vonatkozóan, hogy a forintos kimutatások pontosak legyenek. Ez az átváltási árfolyam eltérő lehet a cél összegnél meghatározottól, ugyanis az is előfordulhat, hogy EUR-ról USD-re utalunk, viszont ettől még fog kelleni a rendszernek egy forintosított összeg a forintos kimutatások pontos kijelzéséhez.
Banki részletek
Itt is van eset, amikor megjelenik a Bank tranzakció részletek blokk. Abban az esetben jelenik ha a forrás vagy a cél pénztárca bankszámla típusú pénztárca.
Ebben az esetben a rendszer megpróbálja kitölteni a cél pénztárca adataival a banki adatok mezőt, mivel azt feltételezi, hogy egy átutalást fogunk indítani, így segít ha utalási csomagba szeretnénk helyezni ezt a tranzakció, akkor ezeket az adatokat már ne nekünk kelljen kitölteni.
Jobb oldali sáv: Tranzakció adatok és Állapotok
A képernyő jobb oldalán található panel az átvezetés metaadatait és feldolgozási állapotát jeleníti meg. Fontos különbség a normál tranzakciókhoz képest, hogy a felület létrehozás közben kevesebb mezőt mutat, mint a mentést követően.
Tranzakció adat blokk
A mentés előtti és utáni állapot közötti különbségeket, valamint az egyes mezők működését az alábbi táblázat foglalja össze:
| Mező neve | Mentés előtt | Mentés után | Leírás és működési szabályok |
| Típus | Látható | Látható | Jelzi a tranzakció fajtáját (pl. Átvezetés). |
| Átvezetés azonosító | Üres | Generálva (pl. WBT-2026-029868) | A rendszer által adott egyedi belső azonosító az átvezetési műveletre. |
| Másik átvezetés | Rejtett | Megjelenik (pl. REV-2026-001388) | Hivatkozás a párhuzamosan létrejött ellenoldali tranzakcióra (a forrás oldalon létrejövő Költség és a cél oldalon létrejövő Bevétel párosára). |
| Tranzakció időpontja | Szerkeszthető | Nem módosítható | A pénzmozgás pontos ideje. A mentést követően a rendszer rögzíti, utólag már nem változtatható meg. |
| Árfolyam | Módosítható | Utólag is módosítható | Meghatározza, hogy a tranzakció milyen értékkel szerepeljen a forint alapú kimutatásokban. Mivel az átvezetések banki importtal is bekerülhetnek hiányos vagy nem megfelelő árfolyammal, ezt a mezőt mentés után is szabadon átírhatod. |
| Átváltási ráta információ | Látható | Látható | Zöld információboxban mutatja a végleges átszámított összeget a rendszer alapértelmezett pénznemében (pl. 365 720 Ft). |
| Tranzakciós azonosító | Rejtett | Megjelenik (pl. EXP-2026-000522) | Az adott oldali tranzakció egyedi rendszerszintű azonosítója. |
| Címkék | Választható | Módosítható | Tetszőleges egyedi címkék rendelhetők a tételekről a későbbi könnyebb szűréshez. |
Állapot blokk
A rendszer két külön lépésben ellenőrzi az átvezetés feldolgozottságát, amelyek sajátosan működnek belső mozgások esetén:
1. Lépés: Azonosítás Átvezetéseknél külső partner, ügyfél vagy alkalmazott nem értelmezhető, hiszen a pénzmozgás a cég saját pénztárcái között történik. Ennek köszönhetően ez a lépés automatikusan sikeres (zöld pipa) státuszt kap (a felületen „A tranzakció azonosítva van. Ez egy átvezetés” jelzéssel), így ezzel kézi teendőd nincs.
2. Lépés: Kategorizálás A kategorizálás a mentés pillanatában azonnal 100%-os (Kategorizált) státuszba kerül, amint az űrlap 1. lépésében kiválasztod az átvezetés kategóriáját (pl. Egyéb átvezetés). A kártya alján pontosan látható a lekönyvelt összeg és a kiválasztott kategória neve.
| Átvezetés létrehozásakor | Már létrehozott átvezetés megnyitásakor |
|
|
|
Hozzászólások
0 hozzászólás
Hozzászólások írásához jelentkezzen be.