A Banki utalási csomag funkció célja, hogy a vállalatok egyszerre, tömegesen tudjanak banki átutalásokat indítani a rendszerből, anélkül, hogy minden egyes utalást külön-külön kellene a bank felületén rögzíteniük.

Jelenleg a cégek ezt jellemzően manuálisan, egyesével végzik, vagy saját maguk készítenek CSV fájlokat Excelben, amelyeket feltöltenek a bankba. Ez a funkció ezt váltja ki egy automatizált és szabványosított folyamattal.

Tehát az utalási csomag egy olyan funkció a CloudERP-ben, amely lehetővé teszi, hogy a vállalatok a bankszámlájukról indítandó kifizetéseket tömegesen kezeljék. Az utalási csomagokból a rendszer automatikusan előállítja a bank által elfogadott import fájlokat, így a felhasználónak csak fel kell töltenie azt a banki rendszerbe. Ez időt takarít meg, csökkenti a manuális hibázás esélyét, és biztosítja, hogy a tranzakciók állapota mindig naprakész legyen.

Mire jó az utalási csomag?

• Tömeges utalások létrehozása (pl. bérek, számlák kifizetése).
• Import fájl generálása a bank által előírt formátumban.
• Előre ütemezhető kifizetések banki értéknappal (pl. egyes tételek ma, mások X nap múlva kerüljenek utalásra).
• Átlátható nyilvántartás az elindított, függőben lévő és lezárt tranzakciókról.

Általános tudnivalók, előfeltételek

Alapvető előfeltétel, hogy legyen a rendszerben rögzítve egy olyan pénztárca, aminek a típusa bankszámlaszám, ugyanis csak bankszámla típusú pénztárcák esetében értelmezhető az utalási csomag.

A pénztárcák létrehozásáról ide kattintva találsz részletes leírást!

Tárgynapi értéknappal rendelkező tranzakciók utalásának engedélyezése

A pénztárcán szükséges beállítani, hogy a bankok szabályozásai eltérőek abból a szempontból, hogy egyes pénzintézetek befogadják és teljesítik a tárgynapi tranzakciókat tartalmazó import fájlokat, míg másoknál az utalási csomagok legkorábban csak a következő munkanapra (T+1) ütemezhetők. 

Mivel a rendszer nem tudja, hogy az adott bank milyen szabály mentén működik, így a bankszámla típusú pénztárcákhoz bevezetésre került egy jelölőnégyzet "Engedélyezzük a mai napi tranzakciók hozzáadását utalási csomagokhoz".

Amennyiben a rögzített pénztárca egy olyan bankhoz tartozik, ahol tárgynapi banki értéknappal ellátott utalásokat is befogadnak, akkor ha ezt a jelölőnégyzetet bepipáljuk, akkor a rendszer engedni fog az utalási csomaghoz hozzáadni olyan tranzakciókat, amiknek a dátuma a mai nap.

Amennyiben viszont olyan bankhoz tartozik a pénztárca, ahol legkorábban a következő naptári/munkanapra lehet rögzíteni tranzakciót, akkor ezt a jelölőnégyzetet ne engedélyezzük, így a rendszer csak olyan tranzakciókat enged hozzákapcsolni az utalási csomaghoz, amiknek értéknapja legalább T+1 nap.

Ezzel tudjuk megelőzni, hogy a bank elutasítsa a nem megfelelő dátumozású állományt.

Export fájl formátuma

Továbbá a bankszámla típusú pénztárcákon megadható, hogy melyik banknál van vezetve a bankszámla.

Ez azért fontos, mert az utalási csomag funkció fejlesztése során több bank import fájlformátumát is megvizsgáltuk és implementáltuk a rendszerbe, ami azt jelenti hogy van olyan bank aminél automatikusan az általuk elvárt fájlformátumban tudjuk az utalási csomagot előállítani. 

Viszont vannak bankok, amelyekneknél nem támogatott a tranzakciók importálása vagy a funkció elkészítésekor nem volt publikus az elvárt import fájl tartalma, ezeknél a bankoknál egy Általános CSV formátumú utalási csomagot generál a rendszer.

Az Általános CSV az alábbi formátumban kerül a rendszerből kinyerésre:

Az export fájl .csv formátumú, melyben az adatok pontosvesszővel vannak elválasztva.

Egyszerre maximum 100 tételt lehet exportálni.

Az export fájlban megjelenő  oszlopok, illetve formai előírásai:

• Kedvezményezett neve: a magyar ABC betűit, számokat, illetve az alábbi speciális karaktereket tartalmaz max. 70 karakter hosszúságban: ! ” # $ % & ' ( ) * + , - . : ; < = > ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~

• Számlaszám:16 vagy 24 számjegyű számlaszám, illetve magyar IBAN formátumú számlaszám (HU+2 számjegy és 24 szám)

• Értéknap: Nem lehet a mai napnál korábbi vagy 90 napnál későbbi időpont, illetve pénztárcától függően enegdélyezett vagy nem engedélyezett a mai nap. A dátumot ponttal (.) választjuk el (pl.: 2026.11.16)

• Összeg: Egész szám.

• Deviza: HUF, EUR, stb.

• Közlemény: a magyar ABC betűit, számokat, illetve az alábbi speciális karaktereket tartalmaz max. 140 karakter hosszúságban: ! ” # $ % & ' ( ) * + , - . : ; < = > ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~

Az oszlopokhoz fejlécet nem adunk, és az export fájl tartja a felsorolt oszlopok sorrendjét.

Tranzakció állapota

Utalási csomaghoz csak olyan tranzakciót adhatunk hozzá, aminek az állapota Várakozik.

Ennek oka, hogy már teljesített tranzakcióknál nem értelmezhető az, hogy ismét el szeretnénk utalni.

Emiatt minden tranzakción látható egy állapot, amely mutatja, hogy az adott kifizetés milyen státuszban van:

• Várakozik (Pending): a tranzakció létrejött, de még nem teljesült (nem került elutalásra).
• Teljesített (Completed): a tranzakció teljesült, az összeg elutalásra került.

Csak bankszámla típusú pénztárcában létrehozott tranzakciók lehetnek függőben, hiszen készpénzes fizetésnél ez nem értelmezhető.

A tranzakció állapotát kétféleképpen lehet változtatni:

1. Automatikusan: banki integráció vagy az utalási csomag feldolgozása alapján.
2. Manuálisan: a felhasználó maga is módosíthatja az állapotot, ha nem használ banki integrációt vagy utalási csomagokat.

Utalási csomagok felépítése és működése

Az utalási csomagok a Pénzügy/Tranzakciók/ Utalási csomagok menüben érhetők el.

Minden csomag tartalmazza:

• egyedi azonosítót (pl. UCS-2025-000001),
• állapotot (Nyitott vagy Lezárt),
• létrehozás és módosítás adatait,
• pénztárcát (bankszámla),
• tranzakciók számát és összegét,
• pénznemet.

Csomag állapotai

Nyitott: a csomag szerkeszthető, tranzakciók adhatók hozzá vagy távolíthatók el.

Kész/Lezárt: a csomag lezárult, utalási fájl generálódott, és a tranzakciók állapota ennek megfelelően módosult.

Utalási csomag létrehozása

Utalási csomag létrehozható a Pénzügy/Tranzakciók/ Utalási csomagok menüben az Új utalási csomag művelettel.

Itt meg kell adnunk, hogy az utalási csomag melyik pénztárcánkhoz, azaz bankszámlához kapcsolódik.

Ezt követően az utalási csomag létrejön, ami azt jelenti, hogy innentől szabadon adhatunk hozzá olyan tranzakciókat, amelyeknek a pénztárcája az utalási csomag pénztárcája és a tranzakció állapota várakozik.

Viszont fontos kiemelnünk, hogy nem feltétlenül szükséges mindig előre létrehoznunk az utalási csomagot külön. Ha tranzakció hozzáadása során a rendszer nem lát nyitott utalási csomagot az adott pénztárcához, akkor az utalási csomaghoz adás egyúttal egy új utalási csomagot is létrehoz automatikusan.

Tranzakció hozzáadása utalási csomaghoz

Több irányból van lehetőségünk tranzakciót utalási csomaghoz adni, viszont minden tranzakcióra igaz, hogy utalási csomaghoz csak olyan tranzakciót adhatunk hozzá, aminek az állapota Várakozik.

Ennek oka, hogy már teljesített tranzakcióknál nem értelmezhető az, hogy ismét el szeretnénk utalni.

Emiatt minden tranzakción látható az állapot, amely mutatja, hogy az adott kifizetés milyen státuszban van:

• Várakozik (Pending): a tranzakció létrejött, de még nem teljesült (nem került elutalásra).
• Teljesített (Completed): a tranzakció teljesült, az összeg elutalásra került.

Csak bankszámla típusú pénztárcában létrehozott tranzakciók lehetnek függőben, hiszen készpénzes fizetésnél ez nem értelmezhető.

A tranzakció állapotát kétféleképpen lehet változtatni:

• Automatikusan: banki integráció segítségével, ekkor ha megtörtént a tranzakció utalása a banki integráció átadja a CloudERP részére, hogy a tranzakció Teljesített állapotú.
• Manuálisan: a felhasználó is módosíthatja az állapotot, akár egyesével, tömegesen vagy importtal, ha nem használ banki integrációt.

Utalási csomaghoz adás módjai:

1. Ügyletből tranzakció létrehozás

Nem csak a tranzakció rögzítő felületen van lehetőségünk egyből az új tranzakciót utalási csomaghoz adni, hanem ha egy ügyletből hozunk létre új tranzakciót, akkor is lehetőségünk van azonnal hozzáadni az utalási csomaghoz.

Ügyletből tranzakció létrehozásáról is kell kép

2. Tömeges kiegyenlítés

Az ügyleteknél lehetőségünk van több ügyletet kijelölve tömegesen  tranzakciót rögzíteni rájuk. Ha itt bankszámla típusú pénztárcát választunk ki és olyan dátumot adunk meg, ami abból a pénztárcából lehetővé teszi az utalási csomag létrehozását, akkor megjelenik egy "Utalási csomag" blokk, amiben kiválaszthatjuk, hogy a kijelölt tranzakciókból létrejöjjön egy utalási csomag (vagy ha van nyitott, akkor ahhoz kerüljön hozzáadásra), vagy ha szeretnénk, akkor ez az utalási csomag azonnal kerüljön is lezárásra és kapjuk meg az utalási csomag fájlt, amit aztán egyből fel is tölthetünk a bankba.

Ide kép arról, hogy hogyan néz ki az információs ablak, hogy hány tranzakciót mekkora összegben hoz létre.

3. Manuális tranzakció létrehozása közben

Ha manuálisan hozunk létre tranzakciót, akkor is lehetőségünk van már a létrehozás pillanatában megadni, hogy a tranzakció szerepeljen az utalási csomagban.

Ehhez annyi a teendőnk, hogy olyan tranzakciót szükséges rögzítenünk, ami egy bankszámla típusú pénztárcához kapcsolódik, átutalásos fizetési módú és a költség jövőbeli/ tervezett állapotú, ami azt eredményezi, hogy a tranzakció időpontja is csak a mai nap vagy attól későbbi időpont lehet.

Ha ezeknek a feltételeknek megfelel a tranzakció, akkor a Bank tranzakció részletek blokkban megjelenik egy Hozzáadás utalási csomaghoz művelet. Amennyiben ezt bepipáljuk úgy a tranzakció a Mentéssel egyideűleg az utalási csomaghoz is hozzáadásra kerül.

Figyelem! A bank tranzakció részletek blokkban megadott Ellenoldali név, Ellenoldali bankszámlaszám megadása szükséges, ugyanis ezek minimálisan szükségesek a tranzakció utalásához. Ezen felül szabadon megadható a közlemény és ellenoldali SWIFT is, de ez utóbbiak megadása nem kötelező.

5. Tranzakció adatlapján Utalási csomaghoz adás művelet

Ezzel a művelettel a tranzakció szerkesztése közben adhatjuk hozzá az utalási csomaghoz a tranzakció. Itt egyidejűleg egy elemet tudunk az utalási csomaghoz adni.

Fontos! Csak olyan tranzakciókat lehetséges utalási csomaghoz adni, amely állapota Várakozik és a tranzakció időpontja nem múltidejű.

6. Tranzakciók menüben Több/ Hozzáadás utalási csomaghoz művelet

A leggyorsabb opció az, amikor kijelöljük azokat a tranzakciókat, amiket utalási csomaghoz szeretnénk adni és a Több/ Hozzáadás utalási csomaghoz műveletet választjuk.

Ilyenkor a rendszer még a végrehajtás előtt kér egy jóváhagyást a műveletre.

1. Az utalási csomag felületén Tétel hozzáadása művelet

Az utalási csomag felületén is adhatunk hozzá újabb tranzakciókat. A tranzakciók csak akkor jelennek meg itt, hogy állapotuk tervezett és a tranzakció pénztárcája megegyezik az utalási csomag pénztárjácával. 

Ha jóváhagytuk akkor az utalási csomagba bekerülnek a tranzakciók, ami a tranzakció listában elérhető Utalási csomag állapota oszlopban is látszik, hogy egy nyitott utalási csomag kapcsolódik a tranzakcióhoz.

• A csomag pénztárcánként és devizánként külön jön létre, hiszen a banki formátumok eltérők.

Utalási csomag lezárása és fájl generálás

Amennyiben úgy ítéljük meg, hogy minden tranzakció az utalási csomagban van, amit szeretnénk elutalni lezárhatjuk az utalási csomagot.

Ehhez az utalási csomagon belül a Műveletek/ Utalási csomag lezárása műveletet kell kiválasztanunk.

Ekkor az utalási csomag állapota Lezárt lesz, és a rendszer elkészíti a bank számára szükséges import fájlt. A fájl az utalási csomagból később is letölthető.

A rendszer rögzíti, hogy ki és mikor zárta le a csomagot.

A tranzakciókon is láthatóvá válik, hogy az utalási csomag, amibe benne vannak Lezárt állapotú.

Fontos! Attól, hogy az utalási csomag Lezárt állapotú a tranzakciók állapota még Várakozik állapotú lehet, mivel ez nem jelenti azt, hogy a tranzakció teljesült is fizikálisan.

Utalási csomag törlése

Utalási csomag törlésére az utalási csomag nyitott és lezárt állapotában is van lehetőség.

Ennek oka, hogy bármikor dönthetünk úgy, hogy mégsem szeretnénk az adott utalási csomagban elutalni a tranzakciót vagy bármilyen téves adatot tartalmaz, amit korrigálni kell.

Ebben az esetben az utalási csomag véglegesen törlésre kerül és a benne található tranzakciók lecsatolásra kerülnek az utalási csomagról.

Fontos! A tranzakciók ettől a művelettől nem kerülnek törlésre, csak az utalási csomag kerül róluk törlésre, ezáltal új utalási csomaghoz adhatóak.

Továbbá a tranzakciók állapota nem fog módosulni az utalási csomag törlése miatt, ugyanis az utalási csomag nem függ össze a tranzakció várakozik vagy teljesített állapotával.