A funkció lehetővé teszi, hogy a CloudERP automatikusan lekérdezze és létrehozza a bejövő és nem a CloudERP-ben kiállított kimenő számlákat a NAV Online Számla rendszeréből. Ehhez mindössze a NAV-ban létrehozott technikai felhasználó adatait kell megadni a rendszerben.

Fő előnyök:

• Automatizált számlabeérkezés: nincs szükség manuális feltöltésre.
• Időmegtakarítás: a NAV adatai alapján a rendszer automatikusan kitölti a számlák alapadatait, tételeit és partnereit.
• Pontosság: a NAV által rögzített adatok kerülnek be, így csökken a hibázás esélye.
• Folyamatos frissítés: a szinkron 5 percenként lefut, biztosítva az adatok naprakészségét.

Kinek hasznos?

• Akik sok belföldi bejövő számlát kezelnek.
• Azoknak akiknek fontos az automatizált, hibamentes és gyors könyvelési előkészítés.
• Azoknak, akik állítanak ki kimenő számlákat a CloudERP-n kívül, de egy helyen szeretnék látni az összes számlát

A funkció lényege, hogy ha a CloudERP-ben megadjuk a NAV Online Számla rendszerben létrehozott technikai felhasználót, akkor a CloudERP lekérdezi a cég bejövő számláit és automatikusan létrehozza őket a Bejövő számlák között.

Fontos! A NAV-ban számlaképek nem kerülnek tárolásra, emiatt a számlaképeket nem tudja a szinkron a számlák mellé letölteni. Viszont jó hír, hogy azok a számlák, amiket az eladó Számlázz.hu-n keresztül állított ki, azokat a számlaképeket be tudjuk szinkronizálni a rendszerbe. Erről az alábbi cikkben írunk részletesen.

Előfeltétel: Technikai felhasználó létrehozása NAV Online Számla rendszerben

A Technikai felhasználót előzetesen szükséges létrehozni a NAV Online Számla rendszerében, amit csak az Elsődleges felhasználó hozhat létre.

A technikai felhasználó nem egy személy, hanem adatok összessége, mely az adózó számlázó programja és a NAV szervere közötti kommunikációhoz szükséges

Elsődleges felhasználó: Az Online Számla rendszer azon felhasználója, aki az adózó törvényes képviselője vagy állandó meghatalmazottja, és ezáltal jogosult az adózó regisztrálására és ezen felül is teljes körű jogosultsággal rendelkezik a rendszer használata tekintetében. Ez alól csak a REST API-n keresztüli adatszolgáltatás a kivétel, mely az elsődleges felhasználó által létrehozott technikai felhasználóval teljesíthető.

A technikai felhasználó számára aláírókulcsot és cserekulcsot kell generáltatni az Online Számla rendszerben. A kulcsok generálását csak elsődleges felhasználó jogosult elvégezni az Online Számla web felületen. Az aláírókulcs az üzenetek aláírására szolgáló requestSignature számításában játszik szerepet, míg a cserekulcs az adatszolgáltatási token szerveroldali elkódolásához és a kliensoldali dekódolásához szükséges. 

A technikai felhasználók kapcsán az elsődleges felhasználónak meg kell határoznia, hogy jogosult-e a beküldött számlaadatok utólagos lekérdezésére. 

Ezen az oldalon van lehetőség beállítani egy választott jelszót, valamint a felhasználóhoz tartozó jogosultságokat. Ezt a jelszót mindenképp meg kell jegyezni, mert szükséges lesz a megadása a CloudERP-ben. Engedélyezd a “Számlák kezelése”,a “Számlák lekérdezése”, “OPG napló lekérdezés” és a “Hozzáférés e-ÁFA rendszer interfészhez” jelölőnégyzetet, majd kattints a “Mentés” gombra! 

A megjelenő oldalon kattints a “Kulcsgenerálás” gombra! Ezzel létrehozod az XML aláíró és cserekulcsot.

Itt láthatod a létrehozott XML aláíró és cserekulcsot, valamint a felhasználónevet. Ezekből az adatokból a Felhasználónévre és az XML aláírókulcsra lesz szükséged a CloudERP-ben. A következő lépésekben mutatjuk, hova kell ezeket bemásolni.

Opcionális beállítás: Partnerek automatikus létrehozása

Előfordulnak olyan esetek, hogy olyan partner állít ki nekünk számlát, aki korábban még nem, ezáltal még nem található meg a partnereink között.

Mivel a NAV átadja a CloudERP-nek az eladó adatait, így eldönthetjük, hogy szeretnénk-e, hogy a bejövő számlák szinkronizálása során a CloudERP egyúttal azonnal létre is hozza a partnert. 

Ha szeretnénk ezt engedélyezni, akkor a Beállítások/ Pénzügy/ Alapbeállítások menüben engedélyezzük a Partner létrehozása a bejövő számla szinkronizálása közben mezőt, amely által a szinkronizálás során megvizsgáljuk, hogy ilyen adószámmal van-e már rögzítve partner és ha nincs, akkor a NAV-tól kapott információk alapján (ez általában a cégnév, adószám, közösségi adószám, cím) létrejön a partner a Partnerek menüben, így a későbbiekben nekünk nem szükséges manuálisan rögzíteni a partnereket.

Ha engedélyeztük a partner létrehozást, akkor megjelenik egy további beállítási lehetőség: Alapértelmezett számla állapot automatikusan létrehozott partnereknél.

Ez a beállítási lehetőség arra szolgál, hogy ezek az újonnan létrehozott partnert tartalmazó számlák milyen állapotban jöjjenek létre. Így beállítható, hogy ezek a számlák automatikusan kerüljenek elfogadásra, vagy ha szeretnénk őket "megállítani", hogy ellenőrizzük őket, akkor pedig jóváhagyásra vár állapotba tudjuk automatikusan tenni őket.

NAV technikai felhasználó beállítása a CloudERP-ben

A Beállítások/ Integrációk/ NAV Online Számla menüben szükséges létrehoznunk egy új fiókot, ami arról fog gondoskodni, hogy a megadott technikai felhasználó adatokkal lekérdezi a bejövő és CloudERP-n kívül kiállított kimenő számláit a cégnek.

Válasszuk ki a műveleti sávban az Új NAV Online Számla fiók műveletet.

Itt az alábbi adatokat tudjuk megadni.

Alapadatok

Név: Ez a CloudERP-ben adott név a technikai felhasználónak/NAV Online Számla fióknak, ha több technikai felhasználót akarunk bekötni, akkor fontos, hogy egyértelműen elkülönüljön a neve a fiókoknak.

Engedélyezve: Ha engedélyezzük a fiókot, akkor a mentés után megpróbálja a rendszer a rendelkezésre álló adatok alapján lekérdezni a számlákat.

Demo: Ha van technikai felhasználónk a NAV Online Számla Rendszer Tesztkörnyezetében, akkor azt is be tudjuk itt állítani, ebben az esetben szükséges a Demo mező bepipálása. Ha éles NAV Online Számla Rendszerben létrehozott technikai felhasználót kötünk be, akkor vegyük ki a pipát a mezőből.

Hitelesítő adatok

Felhasználónév: A NAV technikai felhasználóhoz tartozó automatikusan generált felhasználónév, érdemes a NAV Online Számla Rendszerből közvetlenül kimásolni. Figyeljünk rá, hogy előtte- mögötte ne maradjon szóköz, mert az hibát fog okozni.

Jelszó: A NAV technikai felhasználóhoz tartozó általunk megadott jelszó.

XML aláírókulcs: A NAV technikai felhasználóhoz tartozó automatikusan generált XML aláírókulcs, érdemes a NAV Online Számla Rendszerből közvetlenül kimásolni. Figyeljünk rá, hogy előtte- mögötte ne maradjon szóköz, mert az hibát fog okozni.

Törzsszám (Adótörzsszám): Itt az technikai felhasználóhoz tartozó cég adószámának első 8 számjegyét szükséges megadni.

Szinkronizálás

Kimenő számlák szinkronizálása (NAV ->ERP): Amennyiben engedélyezésre kerül, abban az esetben a CloudERP a NAV Online Számla rendszerből periodikusan lekérdezi a kimenő számlákat, amelyek nem a CloudERP-ből kerültek kiállításra. Tehát ez abban az esetben hasznos, ha állítunk ki a céggel más felületen is számlákat, amiket szeretnénk látni a CloudERP-ben is a jelentések miatt. Amikor engedélyezzük, akkor első alkalommal pedig azt is megmondhatjuk, hogy visszamenőleg mikortól töltse le a rendszer a kimenő számlákat, ezt tudjuk megadni a Kimenő számlák migrálása ettől az időponttól mezőben. 

Bejövő számlák szinkronizálása (NAV ->ERP): Amennyiben engedélyezésre kerül, abban az esetben a CloudERP a NAV Online Számla rendszerből periodikusan lekérdezi a bejövő számlákat. Ez azt jelenti, hogy azoktól a partnereinktől ezáltal automatikusan betöltésre kerülnek a számlák, akik a NAV felé adatot szolgáltatnak a számláikról. Amikor engedélyezzük, akkor első alkalommal pedig azt is megmondhatjuk, hogy visszamenőleg mikortól töltse le a rendszer a bejövő számlákat, ezt tudjuk megadni a Bejövő számlák migrálása ettől az időponttól mezőben. 

Ezután indítsuk el a jobb alsó sarokban található Műveletek -> NAV Online Számla szinkron indítása művelettel a számlák szinkronizálását.

Ha nem indítjuk el kézzel az sem gond, mert ebben az esetben is 5 percen belül el fog indulni a számlák szinkronizálása és 5 perces időközökkel megtörténik a számlák lekérdezése a NAV Online Számla rendszerből.

Ha sikeres volt a számlák szinkronizálása, akkor ezt a Folyamatok menüben is látni fogjuk, illetve a NAV Online Számla fiók beállítások menüben, a Szinkron napló fül alatt.

Továbbá a számlák a Pénzügy/ Számlák/ Bejövő számlák és Kimenő számlák menüben is elérhetővé válnak.

A Számlán az alábbi adatokat próbálja a rendszer automatikusan kitölteni a NAV-ban található adatok alapján.