A CloudERP-ben a bér jellegű tranzakciók rögzítése sajátos módon kezelendők, mivel ezek a tranzakciók nem a rendszerben rögzített Ügyfelekhez vagy Partnerekhez kapcsolódnak, hanem a cég alkalmazottaihoz. Ennek támogatására a rendszer lehetőséget ad a tranzakciók alkalmazottakhoz kapcsolására.

A Felhasználók / Felhasználók menüben adható meg, hogy az adott felhasználói fiók alkalmazotthoz tartozik-e.

Most felmerülhet az a gondolat, hogy ez nem lesz megfelelő, hogy felhasználóhoz kötődik a alkalmazott, ugyanis van olyan szituáció, amikor egy felhasználói fiókot több alkalmazott is használ vagy pedig van szimplán olyan munkakörben dolgozó aklamazott, akinek egyáltalán nincs CloudERP fiókja. Erre is van megoldás, amit az alábbiakban ismertetünk.

Az Alkalmazott beállítások (pénzügy) mezővel tudjuk megadni, hogy a felhasználói fiók egy alkalmazotthoz, több alkalmazotthoz tartozik-e vagy pedig egyáltalán nem alkalmazottunk a felhasználó.

Egy felhasználói fiók egy alkalmazotthoz kapcsolódik

Ebben az esetben válasszuk az Alkalmazott beállítások (pénzügy) mezőben az Alkalmazott opciót.

Ekkor megadhatóvá válik az alkalmazott ellenoldali neve, bankszámlaszáma és a számlát vezető bank neve.

Az ellenoldali név automatikusan kitöltésre kerül a felhasználói fiókban megadott vezetéknév és keresztnév párossal, de ha szeretnénk ezt át tudjuk írni. Átírásra abban az esetben lehet szükség, ha az felhasználói fiókban megadott név és a banki utalás során megadott a kedvezményezett neve eltér, vagy pedig ha a felhasználónak nincs saját bankszámlaszáma és más bankszámlájára kéri a fizetését utalni.

Ellenoldali név hiányzik

Egy felhasználói fiók több alkalmazotthoz kapcsolódik

Ha a fiókot több alkalmazott használja (pl. kasszában dolgozók közös fiókkal), akkor egy táblázatban lehet rögzíteni az alkalmazottakhoz az alábbi adatokat:

• Vezetéknév
• Keresztnév
• E-mail cím
• Telefonszám
• Ellenoldali név
• Bankszámlaszám
• Bank neve

Így annak ellenére, hogy egy felhasználói fiók kapcsolódik hozzájuk külön alkalmazottként jönnek létre, akik a tranzakció rögzítése során kiválaszthatóak, hogy ki az az alkalmazott, akinek szeretnénk tranzakciót rögzíteni.

Ellenoldali név hiányzik

Ahogy ebben az esetben látható is új költség rögzítése során a két alkalmazott külön jelenik meg, mindenkinek egyedileg lehetséges tranzakciót rögzíteni, sőt a rendszer megjeleníti azt is, hogy mikor volt az adott alkalmazotthoz kapcsolódóan utoljára tranzakció. 

Ha pedig kiválasztjuk az alkalmazottat és átutalásos fizetési módot választunk ki, akkor a megadott banki adatokkal automatikusan kitöltésre kerül a banki tranzakciós részletek blokk, ezzel könnyítve a munkánkat.

Egyáltalán nincs felhasználói fiókja az alkalmazottnak

Azok az alkalmazottak, akiknek munkájukhoz nincs szükség CloudERP-fiókra (pl. takarító, karbantartó, sofőr, stb.), szintén felvehetők a rendszerbe. 

Ebben az esetben két megoldás létezik:

• fentihez hasonlóan egy felhasználói fiókot szétosztunk több alkalmazott között
• egy olyan felhasználói fiókot hozunk nekik létre, amiben nem adunk nekik aktív hozzáférést

Ha ez utóbbi megoldást választjuk, akkor annyi a teendőnk, hogy létrehozunk egy új felhasználót, beállítjuk az alkalmazotthoz kapcsolódó információkat, viszont az Aktív és a Meghívó küldése jelölőnégyzetből kivesszük a pipát ezzel elérve azt, hogy ez nem egy aktív felhasználói fiók lesz és a felhasználói e-mail címre sem kerül kiküldésre e-mail amivel végre tudná hajtani a regisztrációt a CloudERP-ben.

Ellenoldali név hiányzik

Ezáltal a bérfizetésekhez kapcsolódó tranzakciók egységesen kezelhetők, függetlenül attól, hogy az alkalmazottnak van-e rendszerhozzáférése.

Mivel a rendszerben tároljuk az alkalmazottak alapadatait (név, bankszámlaszám, bank neve), ezért:

• A bérek egyszerűen beemelhetők az utalási csomagokba, így lehetőség nyílik előre ütemezett, tömeges kifizetések előkészítésére.
• Az automatikus banki integráció és a banki import azonosítani tudja, hogy melyik alkalmazottnak milyen összegű kifizetés történt. Ez megkönnyíti az egyeztetést és a bérkifizetések követését.

Fontos! A Felhasználók felületen nem kerül tárolásra az alkalmazottak szenzitív adata (pl. bér összege), így más felhasználók számára ezek az adatok továbbra sem elérhetőek.