Nem minden számla tud a NAV-ból automatikusan bekerülni a CloudERP-be (pl. külföldről érkező számlák), illetve előfordul, hogy a NAV-ból betöltött adatok sem 100%-osan pontosak.

A rendszerben eddig is elérhető volt a Számlák tömeges importálása, amikor egy .csv, .xlsx, .xls fájlból kerülnek automatikusan a számlák létrehozásra. Ez a típusú import tömegesen feltölti a számlákat, de a számlak tételek importálására nincs lehetőség.

Az új funkció lényege, hogy az eddigi .csv, .xlsx, .xls kívül mostantól  .pdf, .jpg, .jpeg, .png, .tiff, .tif, .heif, .heic fájformátumú fájlok is feltölthetőek a Bejövő számlákhoz, tehát maguk a számlaképek. 

Ezek a fájlok létrehoznak 1-1 számlát, illetve a számlára automatikusan kapcsolásra kerül a számlakép is.

Továbbá az ilyen típusú fájlokhoz elérhető egy automatikus számlakép feldolgozás, ami OCR (optikai karakterfelismerés) techológiával és AI segítségével kiolvassa a számlaképből az adatokat és automatikusan betölti a megfelelő adatokat a Bejövő számlák adatlapon a megfelelő helyre.

Ez a funkció a számláról a tételeket is automatikusan azonosítani tudja és automatikusan létrehozni a számlatételeket a CloudERP-ben.
 

A Pénzügy/ Bizonylatok/ Bejövő számlák menüben a Műveleti sávban található Import segítségével tudjuk a számlaképeket feltölteni.

Itt választhatunk, hogy adatokat-, vagy a számlaképeket szeretnénk importálni.

Jelen leírás arról az esetről szól, ha a Számlaképek importálása opciót választjuk, ahol .pdf, .jpg, .jpeg, .png, .tiff, .tif, .heif, .heic fájlformátumú számlaképeket importálunk. 

Az Adatok importálása opciót választva egy hagyományos  .csv, .xlsx, .xls importálást tudunk végrehajtani, erről külön cikkben írunk, ami IDE KATTINTVA érhető el

Ha ezt kiválasztjuk, akkor a felugró ablakban fel tudunk tölteni egy vagy több fájlt.

Amikor megtörtént a számlaképek tallózása, akkor megjelenik két beállítási lehetőség: 

Kezelés egy fájlként

Ez az opció akkor jelenik meg, ha egyszerre több fájlt (.pdf, .jpg, .jpeg, .png, .tiff, .tif, .heif, .heic) választasz ki feltöltésre. Segítségével eldöntheted, hogy a feltöltött állományokból egyetlen közös vagy több különálló számla jöjjön létre.

• Ha BE van pipálva: A rendszer a kiválasztott fájlokat (pl. 5 darab különálló fotót egy többoldalas számláról) összefűzi, és egyetlen számlaként rögzíti. Ez akkor hasznos, ha egy számla több képfájlból áll.

• Ha NINCS bepipálva: A rendszer minden egyes feltöltött fájlt különálló bizonylatként kezel. Ha 5 fájlt töltesz fel, 5 külön számla jön létre.

Fontos tudnivalók! Többoldalas PDF-ek: Ha egy PDF eleve több oldalból áll, azt a rendszer minden esetben egy számlaként kezeli, függetlenül ettől a beállítástól.

AI feldolgozás indítása feltöltés után

Ezzel az opcióval automatizálhatod az adatrögzítés folyamatát. Eldöntheted, hogy a feltöltést követően a rendszer azonnal megkezdje-e a karakterfelismerést (OCR) és az adatok kinyerését.

• Ha engedélyezzük (bekapcsolt állapot): A számlakép feltöltése után a rendszer azonnal elindítja a feldolgozást. Az AI felismeri a számlaszámot, partnert, dátumokat és tételeket, majd ezeket automatikusan beírja a számla adatlap megfelelő mezőibe. Neked már csak az ellenőrzés marad.

• Ha nem engedélyezzük (kikapcsolt állapot): A rendszer létrehozza a számlát és feltölti mellé a fájlt, de a mezők üresen maradnak. Ez akkor hasznos, ha több számlát szeretnél gyorsan „beforgatni” a rendszerbe.

  Utólag is lehetséges! Ha kikapcsolt állapotban töltöttél fel számlát, az automatikus feldolgozást később, a számla adatlapján bármikor manuálisan is elindíthatod.

Ettől a beállítási lehetőségtől függően két külön folyamat történik:

1. Teljesen automatizált folyamat: Ha azt szeretnék, hogy az AI "dolgozzon helyetted" és te csak ellenőrizni szeretnéd az AI pontosságát.

2. Feltöltés és manuális feldolgozás: Ha nagyobb kontrollt szeretnél a folyamat felett és mindent te szeretnél rögzíteni.

Automatizált folyamat: Számlakép feltöltése automatikus feldolgozással

Ha engedélyezzük ezt a beállítási lehetőséget akkor azután, hogy feltöltöttük a számlaképet elindul egy automatikus feldolgozás, aminek a célja, hogy minél több adattal ki tudja tölteni a bejövő számla felület mezőit a számlaképről kiolvasott információk alapján.

A számlaképek importálása után egy szűrt listában fogjuk látni azokat a számlákat, amik létrejöttek az import által.

Fontos, hogy ekkor még szinte semmilyen adatot nem tud a rendszer a számláról , mivel még csak a fájl került feltöltése és nem tudja se az számla sorszámát, se egyéb adatát. 

Tehát a szűrt listában a számlákról csak az alábbi adatokat látjuk amíg nem történik meg a feldolgozásuk:

• Számla sorszáma: Ez a feldolgozás után a fájlból kiolvasott számlasorszám lesz, amíg nem kerül feldolgozásra addig “Vázlat-fájl neve” fog itt szerepelni.
• Feldolgozási állapota: nincs feldolgozva
• Létrehozva: Az az időpont, amikor megtörtént a számla létrehozása
• Számlakép: A fájlok amik a számlához feltöltésre kerültek
• Az összes többi adat pedig vagy nem lesz meghatározható, emiatt üres vagy 0 értéket fog megjeleníteni.

Viszont a feltöltés után a háttérben automatikusan elindul a feldolgozás folyamata, ami pár másodperc alatt megpróbálja feldolgozni a számlát. Ha sikerült feldolgoznia az AI-nak a számlát, akkor eltűnik a piros sorszínezés a számláról és automatikusan kitöltődnek olyan mezők is, amik addig üresek voltak, illetve a feldolgozási állapot is feldolgozva állapotra módosul.

A feldolgozáshoz kapcsolódóan több oszlopot is be tudunk állítani, amiket akár a feldolgozás utánis vissza tudunk nézni:

Feldolgozás állapota:

• Nincs feldolgozva - Még nem indított rá egy felhasználó sem automata feldolgozást.
• Feldolgozásra vár - Elindításra került az automata feldolgozás és várakozik a számla, hogy feldolgozásra kerüljön.
• Feldolgozás alatt - A konkrét számla automata feldolgozás elkezdődött.
• Feldolgozva - Megtörtént az automatikus feldolgozás az automatikus feldolgozás visszaadott eredményt.
• Feldolgozás sikertelen - Nem történt meg az automatikus feldolgozás, az automatikus feldolgozás nem adott vissza eredményt.

Feldolgozás időpontja: Az időpont, amikor megtörtént az automatikus feldolgozás

Feldolgozás ideje: Ez a mező azt mutatja meg, hogy ha a bizonylatképre automatikus feldolgozást indítottunk, akkor az mennyi ideig tartott.

Feldolgozási hiba: Ha sikertelen volt az automatikus feldolgozás, akkor itt jelenjen meg az API által visszaadott hibaüzenet.

kép

Ez fogja azt jelenti, hogy az AI a számlán található információk alapján ki tudta tölteni az számla mezőket.

A számlát megnyitva részletesen áttekinthető mit sikerült kitöltenie automatikusan az AI-nak.

💡 Fontos!

Az OCR és AI technológia célja, hogy meggyorsítsa a rögzítési folyamatot, és levegye a válladról a manuális gépelés terhét. Bár a rendszerünk magas hatékonysággal dolgozik, az adatok pontossága nagyban függ a forrásfájltól.

Kérjük, vedd figyelembe:

• Minőségfüggő: A rossz minőségű fotók, homályos szkennelt képek vagy a nem szabványos elrendezésű számlák pontatlan felismerést eredményezhetnek.

• Ellenőrzés szükséges: Bár igyekszünk javítani a pontosságot és jelezni ha valahol egyértelműen azt látjuk, hogy nem helyen a beolvasott adat, de a számla jóváhagyása előtt minden esetben nézd át a mezőket!

Ne feledd: az AI egy rendkívül gyors asszisztens, de a végső jóváhagyás a Te kezedben van.

Ahogy látható a számláról az AI felismerte az eladó, vevő adatokat, a számla főbb adatait.

Fontos kiemelni, hogy előfordul (főleg EU-n kívülről érkező számlák esetén), hogy nem tartalmaz a számlakép minden elvárt információt pl. teljesítési dátum, árfolyam, fizetési mód. Ilyenkor az AI megpróbálja a rendelkezésére álló információk alapján ezt kikövetkeztetni, de ha nem sikerül neki, akkor üresen fogja hagyni a mezőt és ezt manuálisan nekünk szükséges pótolni.

Ahogy az alábbi képen is látható a számláról azt olvasta ki az AI, hogy a nettó összesen 20.000 ¥ (CNY) és a bruttó végösszeg 22.500 ¥ (CNY).

Viszont közben a számlán látható tételek bruttó összeértéke 20.000 ¥ (CNY) és áfa nincs rajta, így a rendszer figyelmeztet minket a számla füleken egy falkiáltójellel, hogy valami probléma van a számlával.

képet frissíteni, ha lesz magyar fordítás

Ha megvizsgáljuk a számlát, akkor látszik, hogy az összegzőben a 20.000 ¥ (CNY) nem a nettó végösszeg, hanem a szállítmány értéke és ezen felül van egy 2500 ¥ (CNY) értékű Shipping cost sor, ami ugyan a tételek között nem szerepel, de a bruttó végösszeghez hozzáadódik. 

Így ebben esetben ezt a szállítási költséget javasolt manuálisan pótolni és hozzáadni egy külön számlatételként (mivel ez is része lesz beszerzésnek és szeretnénk ráterhelni majd a beszerzett termékekre).

Ahogy hozzáadtuk ezt a tételt a megfelelő összeggel már a számla nettó végösszege is helyesen 22.500 ¥ (CNY) lesz, hiszen 0%-os áfával került kiállításra a számla és a bruttó végösszeg is 22.500 ¥ (CNY).
 

Kitöltöttségi állapot

A számla füleken található felkiálítójeleken kívül a számla listanézetben található Kitöltöttségi állapot oszlop is segítsünkre lesz abban, hogy gyorsan kiderítsük, hogy a számla feldolgozása során van-e olyan kötelező mező, ami üresen maradt.

A kitöltöttségi állapot nem csak automata feldolgozás során hasznos, hanem akár NAV-ból beérkezett, importált vagy manuálisan rögzített számlák esetén is megvizsgálja, hogy a mezők mennyire vannak kitöltve. 

Vannak a számlának kötelező elemei, amit az ÁFA törvény 169. § ír elő. ezekből a kötelező elemekből indulunk ki és jelezzük, ha ezek közül valami hiányzik.

Ezek alapján a számla az alábbi “címkéket” kaphatja meg a kitöltöttségi állapothoz:

• Kész- Nem hiányzik egyik kötelező mező sem
• Hiányos vevő adatok- Hiányzik a vevő neve/ címe/ adószáma/ csoportos adószáma/ EU adószáma
• Hiányos eladó adatok- Hiányzik az eladó adószáma/ neve/ címe
• Hiányos tétel adatok - Hiányzik az értékesített termék megnevezése/ mennyisége/ az értékesített termék adó nélküli egységára (egységár)
• Hiányos fő adatok- Hiányzik a számla kelte/ teljesítési időpontja/ a számla sorszáma/ számla nettó ár/bruttó ár/ az alkalmazott adó mértéke (pl. 27%)

 
 Manuális folyamat: Számlakép feltöltése automatikus feldolgozás nélkül

Ha nem engedélyezzük az AI feldolgozás indítása feltöltés után beállítási lehetőséget akkor létrejön egy vagy több számla a feltöltött számlaképekkel.

Itt is érvényes az, hogy ha ha egyszerre több fájlt (.pdf, .jpg, .jpeg, .png, .tiff, .tif, .heif, .heic) választasz ki feltöltésre, akkor a Kezelés egy fájlként segítségével eldöntheted, hogy a feltöltött állományokból egyetlen közös vagy több különálló számla jöjjön létre.

A számlaképek feltöltése után létrejön egy vagy több számla, amiről mivel nem kértünk rá feldolgozást a rendszer nem tud semmit a számláról.

KÉP KELL

Tehát a szűrt listában a számlákról csak az alábbi adatokat látjuk:

• Számla sorszáma: itt “Vázlat-fájl neve” fog itt szerepelni egészen addig amíg át nem írjuk vagy automatikusan fel nem dolgoztatjuk
• Állapot: Jóváhagyásra vár
• Létrehozva: Az az időpont, amikor megtörtént a számla létrehozása
• Számlakép: A fájlok amik a számlához feltöltésre kerültek
• Az összes többi adat pedig vagy nem lesz meghatározható, emiatt üres vagy 0 értéket fog megjeleníteni.

Ha megnyitjuk a számlát, akkor a számlaképen kívül más információt nem találunk rajta.

Ekkor dönthetünk úgy, hogy mi nézzük ki a számlaképből ezeket az adatokat és írjuk be, de ennek a funkciónak pont az a lényege, hogy manuális munka nélkül el tudjuk indítani az automatikus feldolgozást, ami ki fogja tölteni a számla mezőit a megfelelő adatokkal.

Tehát vagy elkezdjük manuálisan kitölteni a mezőket a számlakép alapján, vagy ha mégis úgy döntünk, hogy az AI segítségét kérjük, akkor az alsó műveleti sávban a Több/ AI feldolgozás indítása műveletet választjuk.

Ha az AI feldolgozta a számlát, akkor a rendelkezésére álló információk alapján automatikusan kitölti a számla mezőket, mintha számla importálás során engedélyeztük volna az AI feldolgozás indítása feltöltés után lehetőséget.

Számla duplikációk kezelése és megelőzése

A CloudERP rendszert úgy alakítottuk ki, hogy minimalizálja a hibás vagy többszörös adatrögzítést. A duplikációk figyelése nem csupán a számla sorszáma alapján történik, hanem a Beszállító + Számlasorszám együttes azonosításával. Erre azért van szükség, mert ugyanaz a sorszám különböző partnereknél előfordulhat, de egy adott beszállítónál csak egyszer szerepelhet.

Az automatikus feldolgozás szerepe a duplikációk kiszűrésében

A mesterséges intelligencia (AI) alapú számlafeldolgozás kulcsfontosságú a duplikációk kiszűrésében. A feltöltött PDF-ből az AI automatikusan kiolvassa a partnert és a bizonylatszámot, majd összeveti azokat a rendszerben már meglévő adatokkal (legyen szó manuális rögzítésről vagy NAV-ból érkező számláról).

A rendszer az alábbi módon kezeli az ütközéseket:

1. Manuális rögzítés számlakép nélkül

Ha már korábban manuálisan rögzítetted a számla adatait, de nem csatoltál hozzá fájlt, majd később mégis importálod a PDF-et az AI felismeri az egyezőséget, és a PDF fájlt automatikusan hozzákapcsolja a már meglévő számlához. Nem jön létre új (duplikált) bizonylat.

2. Ismételt feltöltés (Már létező számlakép esetén)

Ha egy olyan számlát próbálunk újra importálni, amely már szerepel a rendszerben és számlakép is van hozzá, az algoritmus megvizsgálja a fájl tartalmát:

Miért hasznos ez?

Ez a folyamat biztosítja, hogy a NAV-ból automatikusan letöltött adatok és a manuálisan feltöltött számlák ne duplikálják a számlákat, hanem lehetőség szerint kiegészítsék egymást.