A tranzakciók rögzítése során a rendszer képes automatikusan meghatározni, hogy melyik pénztárcába kell a tranzakciót könyvelni. Ennek célja, hogy a felhasználóknak minél kevesebbszer kelljen manuálisan kiválasztaniuk a megfelelő pénztárcát, ezáltal gyorsabbá és pontosabbá válik a munkafolyamat.

Hogyan működik?

A pontos felismeréshez előzetesen szükség van néhány beállításra a rendszerben (pl. bankszámlaszám, fizetési mód, futárfiókhoz vagy elektronikus fizetési módhoz rendelt pénztárca). Ezek a szabályok irányt adnak a rendszernek, hogy a rögzített tranzakcióhoz mely pénztárca a releváns.

Előnyök:

• Gyorsabb rögzítés: a legtöbb esetben nincs szükség kézi pénztárca választásra.
• Kevesebb hibalehetőség: automatikusan a helyes pénztárcába kerülnek a tranzakciók.
• Konzisztens adatok: minden tranzakció a megfelelő pénztárcához kötődik, így az egyenlegek mindig pontosak lesznek.

Példa:

• Ha egy vevő a webshopban Barionon keresztül fizet, a rendszer automatikusan felismeri, hogy a tranzakció a Barionhoz rendelt Külső számla típusú pénztárcába tartozik.
• Ha DPD hozza be az utánvét összegeit, akkor a DPD futárfiókhoz kapcsolt pénztárcába kerül a tranzakció.
• Banki import esetén a bankszámlaszám alapján a rendszer azonnal beazonosítja a megfelelő Bankszámla típusú pénztárcát.

Fizetési módhoz pénztárca kapcsolása

A rendszer pénzügyi moduljának egyik alapköve, hogy minden tranzakciónak pontos helye (pénztárcája) legyen. Előfordulhatnak azonban olyan esetek, amikor a rendszer egyéb adatokból nem tudja egyértelműen meghatározni, melyik pénztárcát kellene használnia, ebben az esetben a rendszer meg fogja nézni, hogy a rögzíteni kívánt tranzakciót milyen fizetési móddal próbáljuk rögzíteni és a fizetési módhoz kapcsolt pénztárcát fogja javasolni.

Tehát fontos, hogy Ez a beállítás egy másodlagos szabály. A rendszer csak akkor veszi figyelembe a fizetési módnál megadott pénztárcát, ha a rendszer semmilyen más forrásból (pl. korábbi beállítások, partner adatai, specifikus automatizmusok) nem tudja kitalálni az érintett pénztárcát.

Mivel fizetési módonként tudunk választani irányt, és az irányokhoz adható meg 1-1 pénztárca választó:

• Amikor én fizetek, akkor ebből a pénztárcából fogok fizetni
• Amikor nekem fizetnek, akkor ebbe a pénztárcába fog érkezni

Ez arra szolgál, hogy meg tudjuk mondani, hogy ha adott fizetési móddal, adott iránnyal rögzítünk tranzakciót, akkor melyik pénztárcában jöjjön létre a tranzakció. Irányonként ez azért lehet eltérő, mert lehetséges, hogy egy készpénzes kifizetés a Főpénztárból történik, de egy készpénz befizetés egy másik kasszába.

Tehát ha rögzíteni kívánunk az adott ügylethez egy tranzakciót, akkor ha semmi másból nem tud kiindulni a rendszer, akkor a fizetési mód alapján javasolja, hogy melyik pénztárcát válasszuk.

Az utánvétes fizetés trükkösebb, mert a tranzakció pillanatában amikor a futárnál rendezik a rendelést még nem feltétlenül tudjuk, hogy az ügyfél készpénzzel vagy bankkártyával (terminálon) egyenlítette-e ki az összeget.

Mivel ez a két mód különböző pénztárcákat érinthet (pl. egy futár pénztárcája vs. egy bankszámla), az utánvétnél 4 db pénztárca konfigurálására van lehetőség:

Ebben az esetben nem elegendő irányonként 1 db pénztárca megadása, hanem az utánvét kiegyenlítési módjáihoz is tudunk megadni 1-1 pénztárcát.

Tehát 4 db pénztárca kiválasztása szükséges:

• Amikor én fizetek készpénzzel utánvétet, akkor ebből a pénztárcából fogok fizetni
• Amikor én fizetek elektronikusan utánvétet, akkor ebből a pénztárcából fogok fizetni
• Amikor nekem fizetnek készpénzzel utánvétet, akkor ebbe a pénztárcába fog érkezni
• Amikor nekem fizetnek elektronikusan utánvétet, akkor ebbe a pénztárcába fog érkezni

Átutalás, elektronikus, készpénz és egyéb fizetési módoknál tehát irányonként 1-1 db pénztárca lesz megadható.

Fontos kihangsúlyozni, hogy ezek a beállításokat csak akkor vesszük figyelembe, ha sehonnan máshonnan nem tudjuk kitalálni a tranzakció pénztárcáját!

Ebben az esetben is, ha sehonnan máshonnan csak a fizetési módból tud kiindulni rendszer, hogy mi lehet a pénztárca, akkor mind a készpénzes, mind pedig az elektornikus fizetéshez beállított pénztárcát javasolni fogja.

Futár fiókhoz pénztárca megadása

A CloudERP-ben lehetőség van ahhoz, hogy egy futár fiókhoz külön külső számla típusú pénztárcát rendeljünk. Ennek célja, hogy az utánvétes rendelésekből származó összegek nyomon követhetőek legyenek.

Korábban a rendszerben nem volt elkülönítve az a pénz, amelyet egy külső futárszolgálat szedett be utánvétes fizetés esetén. Bár az ilyen rendelés az átvétel pillanatában fizetett állapotúvá válik, a cég ténylegesen még nem rendelkezik az összeggel, mert az fizikailag a futárszolgálatnál van.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy az utánvét összege először egy külső számla típusú pénztárcába kerül rögzítésre a rendszerben. Amikor a futárszolgálat a beszedett pénzt átutalja a vállalat bankszámlájára, az ERP automatikusan átvezetést könyvel:

• a külső számláról levonja az adott összeget,
• a vállalat bankszámláján pedig jóváírja azt.

Ezért minden futárfiókhoz lehetőség van egy új külső számla típusú pénztárca létrehozására, vagy egy már meglévő kiválasztására, amelyhez az utánvétek összege automatikusan kapcsolódik.

Így a rendszer biztosítja, hogy az utánvétes bevételek pontosan követhetők legyenek, a vállalat pedig mindig tisztán lássa, mennyi pénz van még a futárnál, és mennyi érkezett már be a saját bankszámlájára.

Saját futárhoz pénztárca megadása

Ez a funkció lehetővé teszi, hogy a saját futárral történő kiszállítások során az utánvétes fizetések (készpénz vagy elektronikus) azonnal a megfelelő virtuális helyre kerüljenek. Ezzel minimalizálható a hibázás lehetősége, és a nap végén pontos elszámolást kapunk a futároknál lévő összegekről.

Abban az esetben, ha saját futárral is történik kiszállítás, akik utánvétes rendeléseket is szállítanak ki, nekik is lehetőséget kell adni, hogy a lehet leggyorsabban tudjanak tranzakciót rögízteni és ezek a tranzakciók a fizikailag valós helyen jelenjenek meg.

A rendszer segít elkülöníteni a futárnál lévő fizikai készpénzt a terminálon keresztül beérkező elektronikus fizetésektől.

• Gyors adminisztráció: A futárnak nem kell manuálisan pénztárcákat választania.

• Pontos elszámoltatás: Nap végén pontosan látható, mennyi készpénzt kell a futártól átvenni.

• Átlátható logisztika: A futárokhoz rendelt rendelések alapján napi címlisták generálhatók.

Ahhoz, hogy egy kollégát futárként kezeljen a rendszer, a következő lépéseket kell megtenni:

1. A Beállítások / Felhasználók / Felhasználók menüpontban válasszuk ki a kívánt felhasználót.

2. A felhasználó adatlapján jelöljük be a Futár mező melletti jelölőnégyzetet.

3. Ekkor megjelenik két új beállítási lehetőség, ahol két különböző pénztárcát rendelhetünk hozzá:

   • Készpénzes pénztárca: Ide kerülnek a futár által beszedett készpénzes utánvétek (pl. "Futár - Kovács Béla készpénz").

   • Elektronikus pénztárca: Ide kerülnek a futárnál bankkártyás terminállal fizetett összegek (pl. myPOS, Fő bankszámla, stb.).

A futár hozzárendelése a rendeléshez

A sikeres beállítás után a rendelés adatlapján elérhetővé válik egy választómező, ahol kijelölhetjük, melyik futár fogja kézbesíteni a csomagot.

Pro tipp: Ha minden saját kiszállításos rendelésnél rögzítjük a futárt, létrehozhatunk egyedi nézetet (szűrést), amelyet megosztva a futár kollégák egyből látják a saját aznapi címeiket és feladataikat.

Tranzakció rögzítése

Amikor a futár átadja a csomagot és beszedi az utánvétet, rögzítenie kell a tranzakciót. A folyamat a futárok munkájának megkönnyítésére automatizált:

• Automatikus kitöltés: A rendszer a rendeléshez tartozó futárhoz korábban beállított pénztárcákat fogja felajánlani.

• Készpénz / Elektronikus váltókapcsoló: A tranzakció rögzítésekor a futárnak csupán egyetlen gombot (váltókapcsolót) kell használnia.

  • Ha a vevő készpénzzel fizet: A kapcsoló állása alapján a rendszer automatikusan a futár készpénzes pénztárcájába könyveli az összeget.

  • Ha a vevő bankkártyával fizet: A kapcsoló átkattintásával a rendszer azonnal az elektronikus/külső számlára irányítja a tranzakciót.

Számlázási profilhoz pénztárca megadása

Korábban a számlázási profilokon kizárólag a bank neve és a bankszámlaszám volt rögzíthető. Ezek az adatok a kiállított számlákon jelentek meg, és ha a vevő átutalással fizette ki a díjbekérőt vagy számlát, jellemzően erre a bankszámlaszámra utalt. A tranzakció manuális rögzítésekor azonban külön meg kellett adnunk, hogy pontosan melyik pénztárcába (bankszámlára) érkezett az összeg.

A folyamat egyszerűsítése érdekében a bank neve és számlaszám helyett mostantól közvetlenül egy Bankszámla típusú pénztárca rendelhető a számlázási profilhoz.

Hogyan működik?

A Számlázási profilok menüben (Beállítások/ Pénzügy/ Számlázás/ Számlázási profilok) minden profilhoz kiválasztható egy pénztárca.

Ha egy rendelés számlázási profilja és fizetési módja „átutalás” típusú, akkor a rendszer automatikusan a megadott pénztárcába rögzíti a tranzakciót.

A számlán megjelenő banki adatok is a pénztárca beállításai alapján töltődnek ki (bank neve, bankszámlaszám).

Számlázási fiókhoz pénztárca megadása

A Számlázási fiókok menüben (Beállítások/ Integrációk/ Számla/ Számlázási fiókok) szintén lehetőség van pénztárcát rögzíteni a bank neve és bankszámlaszám helyett.

Így biztosítható, hogy minden esetben a helyes pénztárca jelenjen meg a számlákon, és a kapcsolódó tranzakciók automatikusan a megfelelő helyre kerüljenek.

Fontos! Ha a számlázási profilnál nincs megadva pénztárca, a rendszer megvizsgálja, hogy a számlázási profil, melyik Számlázási fiókhoz tartozik és a számlázási profilon megadott adattal tölti ki a Bank neve és a Bankszámlaszám mezőt is. Hogy ezeknek mi az értéke, az zárójelben látható is a mező megnevezése után.

Előnyök:

• Automatikusan a megfelelő pénztárcába kerülnek az átutalásos tranzakciók.
• Csökken a manuális adminisztráció és hibázási lehetőség.
• A számlákon mindig a pénztárca aktuális banki adatai jelennek meg.

Webshop elektronikus fizetési módokhoz pénztárca választása

A CloudERP-ben a webshophoz kapcsolódó elektronikus fizetési módokhoz (pl. bankkártyás fizetés Barionon vagy SimplePayen keresztül) kötelezően meg kell adni egy-egy külső számla típusú pénztárcát.

Ennek az az oka, hogy a vevő által kártyával kiegyenlített összeg nem közvetlenül a vállalat saját bankszámlájára érkezik meg, hanem először az adott fizetési szolgáltató (pl. Barion, SimplePay, PayPal) technikai számlájára kerül jóváírásra. A pénz csak később, külön átvezetés útján jut el a cég bankszámlájára.

A külső számla típusú pénztárca használata tehát biztosítja, hogy:

• a rendszer pontosan nyilvántartsa a beérkező elektronikus fizetéseket,
• átlátható legyen a szolgáltatóknál ideiglenesen tárolt összegek állománya,
• és a későbbi átvezetés a fő bankszámlára helyesen legyen lekönyvelve.

Röviden: az elektronikus fizetési módokhoz megadott külső számla típusú pénztárca azt a köztes számlát reprezentálja a rendszerben, ahová a fizetések először megérkeznek, mielőtt a vállalat saját bankszámlájára átvezetésre kerülnek.

Fontos! A tranzakciók csak akkor kerülnek ebbe a pénztárcába, ha a webshopból automatikusan be is jött a tranzakció, tehát a vevő sikeresen végrehajtotta a fizetést. Ugyanis ha nem sikertelen volt a fizetés, akkor értelemszerűen nem jön létre tranzakció a rendszerben, illetve ilyenkor előfordulhat hogy utolólag manuálisan fizetési módot módosítunk a rendelésen.

Kassza fizetési módokhoz pénztárca választása

Ez a funkció már korábban is elérhető volt a rendszerben, és célja, hogy a kasszákhoz kapcsolódó fizetési módok automatikusan a megfelelő pénztárcába irányítsák a tranzakciókat.

Hogyan működik?

• A beállítás a Beállítások/ POS/ Kasszák menüben érhető el.
• Itt minden kasszához külön fizetési módok rendelhetők.
• A fizetési módokhoz kétféleképpen kapcsolhatunk pénztárcát:
  1. Meglévő pénztárca kiválasztása: a rendszerben már korábban létrehozott pénztárcák közül választhatunk.
  2. Új pénztárca automatikus létrehozása: ha a szükséges pénztárca még nem létezik, a rendszer automatikusan létrehozza azt a fizetési módhoz kapcsolva. 

Mit eredményez a beállítás?

Amennyiben egy rendelés adott kasszából, adott fizetési móddal jön létre, a hozzá tartozó tranzakció automatikusan a megfelelő pénztárcába kerül.

Előnyök:

• Gyorsabb és hibamentes tranzakciókezelés a POS rendszerben.
• Nem szükséges manuálisan megadni, hogy egy adott fizetési módhoz melyik pénztárca tartozik.
• Teljes automatizáció: a pénzmozgások mindig a helyes pénztárcába kerülnek.