A CloudERP-ben az ügylet olyan gyűjtőfogalom, amely alatt a rendszer a vállalat mindazon pénzügyi és logisztikai dokumentumait kezeli, amelyekhez pénzmozgás vagy egyenleg tartozik. Ide sorolhatók például a bejövő számlák, kimenő számlák, rendelések, szállítmányok.

Korábban ezek a dokumentumok külön-külön jelentek meg a rendszerben, nem volt egy közös nézetük. Az ügylet funkció bevezetésével azonban minden ilyen dokumentum egységesen, egy közös menüben is kilistázásra kerül. Viszont fontos, hogy továbbra is elkülönülten is létező elemekről beszélünk, tehát külön elérhetőek a rendszerben a kimenő számlák, bejövő számlák, rendelések és szállítmányok.

Az ügylet sajátossága, hogy:

• rendelkezik egy típussal (pl. bejövő számla, kimenő számla, rendelés),
• tranzakciókkal összepontozható (összepárosítható), vagyis a rendszerben rögzített pénzmozgások hozzárendelhetők az ügylethez.
• a rendszer kezeli az egyenlegét, így az ügylet mindig pontosan mutatja, hogy abból mennyit fizettek már ki vagy mennyit egyenlítettek ki, és mennyi a még fennálló tartozás vagy követelés.

Röviden: Az ügylet a CloudERP-ben egy egységesített nyilvántartási elem, amely a számlákat, rendeléseket és szállítmányok egy közös logika szerint kezeli, lehetővé téve azok összekapcsolását a tranzakciókkal és az aktuális egyenleg folyamatos nyomon követését.

Annak érdekében hogy ezek az ügyleteket egy felületen is áttekinthetőek legyenek, a Jelentések/ Ügyletek menüben az összes ügylet listázásra kerül.

Itt megjelenítésre kerül a típusuk, tehát hogy egy rendelés, kimenő számla vagy egyéb típusú ügyletről van-e szó. 

Látható, hogy milyen egyéb ügyletekhez kapcsolódnak a rendszeren belül (pl. egy rendeléshez tartozik egy kimenő számla vagy egy bejövő számlához egy szállítmány).

Egyenleg: A CloudERP-ben minden ügylet (például bejövő számla, kimenő számla, rendelés, szállítmány) rendelkezik egy egyenleggel.

Az egyenleg azt fejezi ki az adott ügylet pénznemében, hogy az ügyletből mennyi került már kiegyenlítésre, és mennyi a még fennálló nyitott összeg. Amikor az ügylethez tranzakciót kapcsolunk, akár manuálisan, akár automatikusan, az az egyenlegben is megjelenik.

Egyenleg állapot

Az ügyletek egyenlege a rendszerben háromféle állapotot vehet fel attól függően, hogy a vállalat és partnerei között ki tartozik kinek:

1. Tartozás
   • Akkor beszélünk tartozásról, amikor egy partner (pl. vevő vagy másik cég) tartozik nekünk, vagyis az ügyletből a vállalatnak pénzbevétele származik, de azt még nem fizették ki teljesen.
   • Tipikus példa: egy kiállított (kimenő) számla, amit a vevő még nem vagy csak részben egyenlített ki.
2. Rendezett
   • Az ügylet rendezettnek minősül, ha az egyenlege 0 Ft.
   • Ez azt jelenti, hogy a hozzá kapcsolt tranzakciók maradéktalanul kiegyenlítették az ügylet teljes összegét, így nincs sem nyitott tartozás, sem kintlévőség.
3. Kintlévőség
   • Kintlévőségről akkor beszélünk, amikor a vállalat tartozik egy partnernek (pl. beszállítónak), vagyis az ügylet kiadást jelent a cég számára, de a kapcsolódó összeg még nincs teljes mértékben kifizetve.
   • Tipikus példa: egy bejövő számla, amelyet még nem vagy csak részben fizettünk ki.

Egy ügylet akkor tekinthető kiegyenlítettnek, ha az egyenlege 0 Ft. Ez jelzi, hogy a hozzá kapcsolt tranzakciók teljes mértékben kiegyenlítették az ügylet összegét.

Az egyenleg előjele attól függ, hogy az adott ügylet pénz beérkezését vagy pénz kifizetését jelenti a vállalat számára:

• pozitív egyenleg: amikor a cég pénzt kap (pl. rendelés, kimenő számla),
• negatív egyenleg: amikor a cég pénzt fizet ki (pl. bejövő számla, szállítmány).

Röviden: Az egyenleg az ügylet aktuális pénzügyi állapota, amely mutatja, hogy a kapcsolt tranzakciók mennyiben egyenlítették ki az ügylet összegét. Ha az egyenleg 0 Ft, az ügylet kiegyenlítettnek minősül.

Összepontozás: Az összepontozás a CloudERP-ben azt a műveletet jelenti, amikor egy ügyletet (pl. bejövő számla, kimenő számla, rendelés) és a hozzá kapcsolódó pénzügyi tranzakciót (pl. banki utalás, készpénzes befizetés) összepárosítjuk a rendszerben.

Az összepontozás célja, hogy az ügylet egyenlege helyesen tükrözze a tényleges pénzügyi teljesítést:

• ha a tranzakció teljes mértékben kiegyenlíti az ügyletet, akkor annak egyenlege 0 lesz,
• ha csak részben kapcsolódik hozzá tranzakció, akkor az ügylet részben kiegyenlített, és a rendszer a fennmaradó nyitott egyenleget mutatja,
• ha több tranzakció is tartozik ugyanahhoz az ügylethez (pl. részletfizetés, több számla egyben kifizetése), ezek mind összepontozhatók az adott ügylettel.

Az összepontozás tehát biztosítja, hogy a rendszer mindig pontosan jelezze:

• mely ügyletek kerültek kifizetésre,
• melyek nyitottak még,
• és mekkora a fennálló tartozás vagy követelés.

Röviden: Az összepontozás az a folyamat, amelyben az ügyleteket és a tranzakciókat összekapcsoljuk, így az ügylet egyenlege kiegyenlítődik és a pénzügyi nyilvántartás mindig naprakész marad.

Az összepontozásról külön cikkben írunk részletes tájékoztatót.