Tartalomjegyzék

Az összepontozás: Ha van számla

A közvetlen kategorizálás: Ha nincs számla

Partnerkezelési szabályok összefoglalása

Számlatétel kategorizálás- Összepontozás

• Beszállító és szolgáltató partnertől érkező bejövő számlák összepontozása

• Rendeléshez kapcsolódó kimenő számlák összepontozása

• Rendeléssel nem rendelkező kimenő számlák összepontozása

Tranzakció kategorizálása közvetlenül

• Egyéb partnerhez kapcsolódó tranzakció

• Bérek kategorizálása

A precíz pénzügyi nyilvántartás alapja, hogy minden bejövő és kimenő banki tranzakciót megfelelően rögzítsünk a rendszerben. Felmerül a kérdés: mikor kell egy tranzakciót összepontozni, és mikor kell közvetlenül kategorizálni? A válasz a partner típusában és a számla meglétében rejlik.

Az összepontozás: Ha van számla

Az összepontozást akkor alkalmazzuk, ha a tranzakció egy konkrét számlához kapcsolódik. Ilyenkor a banki tétel nem önmagában hordozza a költséghelyet, hanem egy már meglévő (vagy rögzítendő) számlát "pipál ki".

• Hogyan működik? Az azonosítás során Vevő, Beszállító vagy Szolgáltató típusú partner kerül beazonosításra, tehát a rendszer próbál keresni egy kapcsolódó számlát, vagy tőlünk várja el, hogy adjuk meg a tranzakció milyen számlához kapcsolódik. Az összepontozás során megadjuk, melyik számlát egyenlítettük ki a tranzakcióval. Sőt ideális esetben ezt nem mi adjuk meg, hanem a rendszerben automatikusan összetalál a számla és a tranzakció.

• Kategorizálás: A költség, bevétel kategóriáját nem a tranzakciónál, hanem a számla tételeinél adjuk meg, akár tételenként megbontva. Szintén a rendszer automatikusan megpróbálja kategorizálni, de manuálisan ezt felülírhatjuk.

• Kire vonatkozik? Elsősorban a Beszállítókra és Szolgáltatókra, akiktől számlát kapunk. Illetve a Vevőinkre, akiknek számlát állítunk ki.

A közvetlen kategorizálás: Ha nincs számla

Vannak olyan kifizetések, amelyek mögött nem áll klasszikus kereskedelmi számla. Ezeket a tranzakciókat közvetlenül a tranzakció felületen látjuk el kategóriával.

• Hogyan működik? A tranzakció azonosítása során a tranzakción Egyéb típusú partner vagy alkalmazott kerül beazonosításra, ami azt jelenti, hogy a rendszer nem próbál hozzá számlát keresni és tőlünk sem várja el, hogy számlát kapcsoljunk hozzá.

• Kategorizálás: A rendszer automatikusan a tranzakciót próbálja meg bekategorizálni a rendelkezésére álló adatok alapján, illetve mi magunk is manuálisan kategorizálhatjuk ezeket. Az ilyen jellegű tranzakciókhoz lehetőségünk van Kapcsolódó bizonylatokat is feltölteni, ezzel dokumentálva a rendszerben, hogy ugyan számla nem tartozik hozzá, de egy határozat vagy egy bérjegyzék igen.

• Példák: Bérköltség (alkalmazottnak), banki díjak, adók, járulékok (NAV vagy más hivatalos szerv).

• Kire vonatkozik? Az Alkalmazottakra, mivel ők nem számláznak, illetve azokra az Egyéb típusú partnerekre, akik nem a klasszikus számlakiállító partnereink.

Partnerkezelési szabályok összefoglalása

A rendszer intelligensen vált a két mód között az ügylet partnere, ügyfele alapján:

A rendszerben a "Partner" több típusba sorolható, ezért náluk egyedi beállítás határozza meg, hogy a tranzakciót összepontozni (számlához kötni) vagy kategorizálni (közvetlenül elszámolni) kell.

Partner típusok besorolása

Erről a funkcióról részletes leírást IDE KATTINTVA találsz. 

Gyakorlati példák

Számlatétel kategorizálás- Összepontozás

Beszállító és szolgáltató partnertől érkező bejövő számlák összepontozása

Rendszerünkbe beérkezett a BSRV-2026/0016 sorszámú bejövő számla az Elvarázsolt Webshop Kft. beszállítótól, amely egy havi webshop platform előfizetést és a kapcsolódó tranzakciós díjat tartalmazza.

Automatikus partnerek: Ha ez a számla automatikus szinkronnal (pl. NAV Online Számla, Számlázz.hu integráció vagy OCR képimport) érkezett volna be egy teljesen új partnertől, a rendszer automatikusan létrehozta volna a partnert törzsadatként (amennyiben a Beállítások / Pénzügy / Alapbeállítások menüpontban ez engedélyezve van a "Partner létrehozása a bejövő számlák szinkronizálása közben").

Új partner esetén a rendszer alapértelmezetten Beszállító típust ad, mivel az adatokból még nem tudhatja a pontos üzleti szerepkört. Ebben a példában a partnert már korábban rögzítettük, és a típusa manuálisan át lett állítva a pontosabb Szolgáltató értékre, amit a neve melletti kis táska ikon is jelez a számla adatlapján.

Erről a partner adatlapján is meg tudunk győződni, hogy mi szerepel a Típus mezőben:

A számla pénzügyi teljesítése (utalása) megtörtént. A banki integráció automatikusan beolvasta az EXP-2026-000370 azonosítójú, 50 862 Ft értékű kimenő tranzakciót.

Mivel a rendszer a bankszámlaszám és a közleményben szereplő számlaszám alapján 100%-os biztonsággal beazonosította a partnert és a hozzá tartozó nyitott számlát, a háttérben automatikusan elvégezte az összepontozást.

Kategória zárolása: Ha megnyitod ezt a tranzakciót, láthatod, hogy nincs lehetőség közvetlen pénzügyi kategória kiválasztására.

Miért? Azért, mert a tranzakció sikeresen össze lett kötve a számlával. A rendszer tudja, hogy a költség valódi természetét a számla tételei fogják meghatározni, nem pedig a banki tétel.

💡Tipp! Ha szeretnél partnerenként beállítani egy pénzügyi kategóriát, hogy a tőle érkező tranzakciók/ számlák milyen kategóriába kerüljenek és ne a mesterséges intelligencia találja ki, akkor a Partner adatlapján az "Alapértelmezett tranzakció kategória" mezőben ki tudod választani a megfelelő pénzügyi kategóriát.

A számla adatlapjára (azon belül a Tételek fülre) kattintva látható, hogy a tranzakció által hozott 50 862 Ft-os fedezet hogyan oszlik meg a valóságban. A számlán két tétel szerepel, amelyeket a mesterséges intelligencia (vagy egy előre beállított szabály) automatikusan a Webshop előfizetés kategóriába sorolt:

💡 Pro Tipp Partner-szabályokhoz: Ha szeretnéd megelőzni, hogy a mesterséges intelligenciának kelljen kitalálnia a kategóriát, a Partner adatlapján található "Alapértelmezett tranzakció kategória" mezőben fixen beállíthatod, hogy az adott cégtől érkező tranzakciók/számlák alapértelmezetten milyen pénzügyi kategóriát kapjanak.

Ha a számlatételeket részletesebben is kinyitjuk, láthatóvá válik az a finomhangolás, ami miatt a tranzakció szintű kategorizálás kevés lett volna:

Levonható ÁFA: Mindkét tételnél be van állítva, hogy a tartalmuk miatt az ÁFA összege visszaigényelhető (Levonható ÁFA: Igen).

Költség elosztása és Allokáció: A rendszer a szoftveres előfizetési díjat nem egy általános kalapba dobja, hanem automatikusan allokálja a kapcsolódó értékesítési csatornákra (Shoprenter és Unas webshopok), méghozzá a generált árrés arányában.

Elhatárolási időszak: Mivel ez egy havi előfizetési díj, a rendszer rögzíti, hogy a költség gazdaságilag a 2026-04-01 – 2026-04-30 közötti időszakra vonatkozik, így a könyvelési főkönyvi számok (5291 - IT és szoftver szolgáltatások vs. 4540 - Belföldi szállítók) is pontosan kezelik a tételt.

Az összepontozási láncolat végén pedig ha megnyitod az Eredményjelentést, láthatod az elvégzett munka gyümölcsét:

A költség a pontos helyén, a Webshop előfizetés kategóriában jelenik meg.

Mivel a számlatételnél jeleztük, hogy a tétel levonható ÁFA-t tartalmaz, a rendszer automatikusan "megtisztította" a számokat: az Eredményjelentésben kizárólag a számla nettó értéke, azaz a -40 049 Ft jelenik meg költségként, a fizetendő ÁFA-t a rendszer külön kezeli.

Tehát a számla nettó értéke (-40 049 Ft) az Eredményjelentésben landolt költségként. De mi történt a fennmaradó 10 813 Ft értékű, 27%-os általános forgalmi adóval?

Mivel a számlatétel rögzítésekor a Levonható ÁFA: Igen opciót választottuk, a rendszer ezt a tételt automatikusan levonásba helyezhető adóként azonosította, és átvezette az ÁFA Jelentésbe.

Megnyitva az ÁFA Jelentést, a listában számla szintig visszakereshetően látjuk a tételünket:

Kategória: A rendszer a tétel ÁFA-kulcsa alapján automatikusan az ÁFA Kiadás 27% gyűjtőbe sorolta be.

Levonható ÁFA (Igen): A zöld „Igen” jelölés megerősíti, hogy ez az összeg csökkenteni fogja a céged által az állam felé fizetendő ÁFA összegét (visszaigényelhető tétel).

Számla: Itt is pontosan hivatkozva látjuk a BSRV-2026/0016 bizonylatszámot, így a könyvelő vagy a revizor egyetlen kattintással vissza tud navigálni a forrásdokumentumhoz.

Összeg: Hajszálpontosan a számlán szereplő -10 813 Ft adótartalom jelenik meg.

Rendeléshez kapcsolódó kimenő számlák összepontozása

Míg a bejövő költségszámláknál a precíz, tételes allokáció a legfontosabb, addig a kimenő (értékesítési) oldalon a stabilitás, az automatizáció és a jogszabályi megfelelőség játssza a főszerepet.

Amikor a rendszerben egy kimenő számla közvetlenül egy vevői rendeléshez kapcsolódik, a CloudERP egy szigorú, de teljesen automatizált előkönyvelési logikát követ:

Fix pénzügyi kategória: A rendszer az ilyen számlák nettó értékét automatikusan az alapértelmezetten beállított kategóriába sorolja. Ezen a felhasználónak nincs lehetősége (és szükségessége) módosítani, ez biztosítja a bevételi oldal egységes riportálását.

Ezt az alapértelmezett kategóriát a Beállítások/ Pénzügy/ Alapbeállítások menüben az "Értékesítés" kategória alatt van lehetőségünk beállítani.

A riportálás feltétele a normál számla: Az összegek kizárólag akkor jelennek meg az Eredményjelentésben és az ÁFA Jelentésben, ha a rendeléshez kiállításra került a normál végszámla. Egy díjbekérő (proforma) vagy önmagában a banki tranzakció még nem indítja el a bevétel elszámolását.

A Teljesítési dátum ural mindent: A bevétel nem a pénz beérkezésének napjával, hanem a normál számla teljesítési időpontjával (teljesítési dátumával) fog bekerülni az eredménykimutatásba és az ÁFA jelentésbe is.

⚠️ Fontos időpont-szabály: Ha a vevőd egy díjbekérő alapján elutalja a pénzt például május 23-án, az még nem jelenti azt, hogy a bevétel erre a napra fog könyvelődni a riportokban. Az összeg arra a napra fog kerülni, ami a kifizetés után generálódó normál számla teljesítési dátuma lesz.

Ezt a működést a Számlázási profilon belül tudod rugalmasan szabályozni, ahol előre meghatározhatod, hogy az automatikusan kiállított számlák teljesítési időpontja pontosan milyen logikát kövessen (pl. a fizetés napja vagy a számlakiállítás napja legyen).

Nézzük meg a teljes folyamatot a gyakorlatban a ORD-2026-001305 számú vevői rendelés példáján keresztül!

Az alapbizonylat (Rendelés) összegei

A vevőnk leadott egy rendelést, amelynek pénzügyi összesítése a következőképpen alakul:

• Nettó összesen: 64 173 Ft

• Áfa összesen (27%): 17 327 Ft

• Bruttó összesen (Végösszeg): 81 500 Ft

A számla pénzügyi teljesítése megtörtént. A banki integráció automatikusan beolvasta a REV-2026-001168 azonosítójú, 81 500 Ft értékű bejövő tranzakciót.

Mivel a rendszer a közleményben szereplő rendelésazonosító alapján 100%-os biztonsággal beazonosította a partnert és a hozzá tartozó rendelést és nyitott számlát, a háttérben automatikusan elvégezte az összepontozást.

Kategória zárolása: Ha megnyitod ezt a tranzakciót, láthatod, hogy nincs lehetőség közvetlen pénzügyi kategória kiválasztására.

Miért? Azért, mert a tranzakció sikeresen össze lett kötve a rendeléssel és számlával. A rendszer tudja, hogy a bevétel valódi természetét a számla tételei fogják meghatározni, nem pedig a banki tétel.

Viszont mivel ehhez a tranzakcióhoz nem csak számla tartozik, hanem rendelés is, így a számla tételek kategóriája is egyértelműen csakis a Pénzügy/ Alapbeállítokban megadott kategóriájú lehet.

A számla adatlapjára (azon belül a Tételek fülre) kattintva látható, a számlán két tétel szerepel, amelyeket automatikusan az Értékesítés kategóriába sorolt a rendszer:

Megjegyzés: A képernyőfelvétel elkészültekor még nem jelent meg a kategória a számlatételen, ez javítás alatt van.

Ha a számlatételeket kinyitjuk, láthatóvá válik az a finomhangolás, ami miatt a tranzakció szintű kategorizálás kevés lett volna:

Levonható ÁFA: Mindkét tételnél be van állítva, hogy a tartalmuk miatt az ÁFA összege visszaigényelhető (Levonható ÁFA: Igen).

Sőt, amennyiben szeretnénk adhatunk meg elhatárolási időszakot is a tételekhez, hogy milyen időszakra kerüljön elosztásra a bevétel, de alapértelmezetten a rendszer nem ad meg, tehát automatikusan a számla teljesítési napjára kerül elszámolásra az eredményjelentésben.

A nettó bevétel megjelenítése az Eredményjelentésben

Amint a rendelésből elkészül a normál számla és megtörténik az összepontozás, a rendszer frissíti a jelentéseket. Ha megnyitod az Eredményjelentést, a következő képet fogod látni:

A tiszta 64 173,13 Ft-os nettó érték automatikusan megjelent a Bevétel főcsoporton belül az Értékesítés kategóriában.

Ha konkréta rendelés szinten vagyunk rá kíváncsiak akkor a Csoportosításnál kiválaszthatjuk, hogy rendelés alapján listázza ki nekünk az egyes sorokat, így ahogy a fenti képen látszik meg is jelenik, hogy az adott sor melyik rendelésre vonatkozik.

💡 Plusz előny: Mivel a CloudERP a teljes folyamatot átlátja, a bevétel alatt azonnal megjelent az ELÁBÉ (Eladott Áruk Beszerzési Értéke) költség is (a példában -2 506,16 Ft), hogy ennek a konkrét rendelésnek mekkora volt az ELÁBÉ-ja.

Az ÁFA útja az ÁFA Jelentésben

A bruttó fizetésből fennmaradó adótartalom nem keveredik a cég tiszta bevételeivel. A rendszer a számla adatai alapján felismerte a 27%-os kulcsot, és a 17 326,87 Ft-os értéket külön elküldte az ÁFA Jelentésbe:

• Kategória: Automatikusan az ÁFA Bevétel 27% gyűjtőbe került.

• Levonható ÁFA (Igen): A zöld címke jelzi, hogy ez egy fizetendő (kötelezettség oldali) ÁFA tétel, amely szembeállítható a beszerzések kimenő ÁFA tartalmával.

• Rendelés: Ha szintén Rendelés alapon bontjuk, akkor az ÁFA kimutatásban is megmarad a hajszálpontos forrásolás, a tétel mellett itt is ott szerepel az ORD-2026-001305 azonosító.

A rendelésalapú kimenő számlázás biztosítja, hogy a pénzügyi és ÁFA jelentéseid emberi beavatkozás és kézi állítgatás nélkül, teljesen maguktól legyenek hibátlanok. Neked mindössze a rendelések kiszolgálásával kell foglalkoznod, a CloudERP pedig a háttérben:

1. A számla teljesítési dátuma szerint a megfelelő napra könyveli a bevételt.

2. A nettó értéket az Eredményjelentésbe teszi (összevezetve az ELÁBÉ-val).

3. Az ÁFA-t pedig kulcs szerint szétválogatva az ÁFA Jelentésbe irányítja.

Rendeléssel nem rendelkező kimenő számlák összepontozása

A CloudERP rendszerben a vevői (kimenő) számlák kétféle módon jöhetnek létre: vagy egy meglévő vevői rendelésből generálódnak automatikusan, vagy úgynevezett önálló kimenő számlaként kerülnek a rendszerbe.

Az önálló kimenő számlák pénzügyi kategorizálása eltér a rendelésalapú számlákétól.

Mi az az önálló kimenő számla?

Önálló kimenő számlának nevezzük azokat a bizonylatokat, amelyek mögött a CloudERP-ben nincs közvetlen vevői megrendelés. Ezek a számlák származhatnak:

• Külső számlázó integrációból (pl. NAV Online Számla szinkron, Számlázz.hu),

• Vagy manuális rögzítésből, amikor közvetlenül a kimenő számla adatlapját töltjük ki.

Míg a rendeléshez kapcsolt számlák nettó értékét a rendszer automatikusan és módosíthatatlanul Pénzügy alapbeállítáokban megadott kategóriába teszi, addig az önálló kimenő számláknál a Kategória mező aktív és szabadon módosítható (hasonlóan a bejövő költségszámlákhoz).

Ez a rugalmasság lehetővé teszi, hogy a bevételeidet tetszőlegesen felépített, egyedi pénzügyi kategóriákba (pl. Szolgáltatás, Garancián túli javítás, Tanácsadás) sorold be, pontosabb képet kapva a cég bevételi forrásairól.

Nézzük meg a teljes folyamatot és a jelentések működését egy konkrét példán keresztül, ahol a PLD-2026-0001 számú kimenő számlát rögzítjük a rendszerben.

A kimenő számla pénzügyi teljesítése megtörtént. A banki integráció automatikusan beolvasta a REV-2026-001169 azonosítójú, 12 700 Ft értékű bejövő tranzakciót.

Mivel a rendszer a közleményben szereplő rendelésazonosító alapján 100%-os biztonsággal beazonosította a partnert és a hozzá tartozó számlát, a háttérben automatikusan elvégezte az összepontozást.

Kategória zárolása: Ha megnyitod ezt a tranzakciót, láthatod, hogy nincs lehetőség közvetlen pénzügyi kategória kiválasztására.

Miért? Azért, mert a tranzakció sikeresen össze lett kötve a számlával. A rendszer tudja, hogy a bevétel valódi természetét a számla tételei fogják meghatározni, nem pedig a banki tétel.

Viszont mivel ehhez a tranzakcióhoz csak számla tartozik, rendelés nem, így a számla tételek kategóriáját mi tudjuk meghatározni.

A bizonylat tételeinek rögzítése

A számlán egyetlen tétel szerepel („Garancián túli javítás”), amelynek pénzügyi adatai a következők:

• Mennyiség / Egységár: 1 db / 10 000 Ft

• Nettó összesen: 10 000 Ft

• ÁFA kulcs / ÁFA összesen (27%): 27% / 2 700 Ft

• Bruttó összesen (Végösszeg): 12 700 Ft

A mezőben saját kezűleg a „Szolgáltatás” pénzügyi kategóriát állítottuk be.

Levonható ÁFA: Továbbá a tételnél be van állítva, hogy a tartalmuk miatt az ÁFA összege visszaigényelhető (Levonható ÁFA: Igen).

Sőt, amennyiben szeretnénk adhatunk meg elhatárolási időszakot is a tételekhez, hogy milyen időszakra kerüljön elosztásra a bevétel, de alapértelmezetten a rendszer nem ad meg, tehát automatikusan a számla teljesítési napjára kerül elszámolásra az eredményjelentésben.

Nettó bevétel megjelenítése az Eredményjelentésben

Amint a számla megjelenik a rendszerben és megfelelően kategorizálásra kerül, a tiszta nettó árbevétel "beköltözik" a jelentések közé. Ha megnyitod az Eredményjelentést, a következőt fogod tapasztalni:

A 10 000 Ft-os nettó összeg a Bevétel főcsoporton belül a manuálisan kiválasztott Szolgáltatás kategóriában jelenik meg (nem pedig az általános Értékesítésben).

📅 Időpont-szabály: Az összeg abban az időszakban (hónapban/napban) fog megjelenni, amelyik a számla hivatalos Teljesítési dátuma (számla teljesítési dátuma mező), mivel nem adtunk meg elhatárolási időszakot.

Az adótartalom kimutatása az ÁFA Jelentésben

A bruttó végösszegből származó adó automatikusan különválik a nettó bevételtől, és az ÁFA Jelentésbe vándorol:

• Kategória: A rendszer felismerte a tétel adókulcsát, így a 2 700 Ft-os értéket az ÁFA Bevétel 27% gyűjtő alá sorolta be.

• Forrás bizonylat: A riportban pontosan követhető, hogy ez az adókötelezettség a PLD-2026-0001 számú számlából származik.

• 📅 Időpont-szabály: Az Eredményjelentéshez hasonlóan az ÁFA kötelezettség is a számla Teljesítési dátuma alapján sorolódik be a megfelelő adóidőszakba.

A valós pénzmozgás követése a Cashflow Kimutatásban

Amikor a vevő ténylegesen átutalja a pénzt (vagy készpénzben kiegyenlíti a számlát), és a tranzakciót összepontozzuk a bizonylattal, a tétel életre kel a Cashflow Kimutatásban is.

A riportban a tétel szintén a Szolgáltatás kategóriában jelenik meg bevételként (a példában a nettó értékkel megegyező 10 000 Ft-os összeggel).

📅 A kritikus időpont-különbség: A Cashflow kimutatás teljesen független a számla teljesítési dátumától! Itt a tétel a tranzakció tényleges pénzmozgásának dátuma (a „tranzakció ideje” mező) alapján fog megjelenni.

Tranzakció kategorizálása közvetlenül

Létezik azonban a céges működésnek egy olyan jelentős szelete, ahol nem keletkezik klasszikus számla, csupán maga a pénzügyi tranzakció valósul meg.

Amikor egy eseményről van számla, a rendszer a számlatételek alapján végzi el a finomhangolt kategorizálást, és ehhez rendeli hozzá a kifizetést. Számla hiányában ez a folyamat megfordul:

Közvetlen pénzügyi kategorizálás: Mivel nincs mögöttes számla, magát a banki tranzakciót (a pénzmozgást) kell közvetlenül a megfelelő bevételi vagy költségoldali kategóriába sorolni (pl. bankköltség, bérköltség, kamatbevétel/kamatkiadás, árfolyamnyereség/árfolyamveszteség).

Nincs számlakapcsolás: A rendszerben ilyenkor nem indítható el a megszokott „számla-összepárosítási” (összepontozási) folyamat.

Leggyakoribb olyan eseteket, ahol a tranzakció önmagában hordozza a gazdasági eseményt:

• Költség oldalon: Banki zárlati díjak és tranzakciós jutalékok, munkabérek és állami járulékok utalása, hatósági adók és illetékek, lízing- vagy hitelkamatok, valamint a kiküldetési rendelvények alapján kifizetett térítések.

• Bevétel oldalon: Jóváírt banki kamatok, biztosítói kártérítések, állami támogatások érkezése, vagy a külföldi partnerek miatt keletkező devizás árfolyamnyereség.

Bár számla nem áll rendelkezésre, de javasolt valamilyen dokumentum a tranzakció igazolására. A rendszer ezt egy rugalmas funkcióval kezeli le:

• Alternatív bizonylatok kezelése: A program lehetőséget biztosít arra, hogy a felhasználók a hagyományos számla helyett közvetlenül a banki tranzakcióhoz kapcsoljanak egyéb igazoló dokumentumokat.

• Tipikus csatolandó dokumentumok: Vámhatározatok (import esetén), biztosítási kárrendezési papírok, támogatási szerződések, bérszámfejtési ívek, kiküldetési rendelvények vagy adóhatósági határozatok.

Hogyan rögzítsünk tranzakciót számla nélkül? (Közvetlen kategorizálás)

A CloudERP intelligens logikája két fő esetben automatikusan tudja, hogy nem kell számlát keresnie az összepontozáshoz. Nézzük meg, hogyan állítható be ez a működés!

„Egyéb” típusú partnerek kezelése (Hatóságok, bankok)

Ha olyan partnerrel van dolgod, aki nem állít ki számlát a pénzmozgásról (például a Nemzeti Adó- és Vámhivatal vagy a számlavezető bankod), a partner adatlapján jelezheted ezt a rendszernek.

• A beállítás módja: A Partner adatlapján a Típus mezőben válaszd az Egyéb opciót. Ez a státusz bármikor szabadon módosítható.

• Hogyan működik? Ezzel a jelzéssel a rendszer tudni fogja, hogy ez nem egy klasszikus kereskedelmi partner, így a hozzá kapcsolódó tranzakcióknál nem fog nyitott számlát keresni, hanem engedélyezi a közvetlen kategorizálást a tranzakció adatlapján.

💡 Automata Kategorizálási Tipp: Ha szeretnéd teljesen automatizálni a folyamatot, a Partner adatlapján az Alapértelmezett tranzakció kategória mezőben állítsd be a megfelelő kategóriát (pl. a NAV esetében az „Adók” kategóriát). Így a banki szinkronból érkező tételeket a rendszer emberi beavatkozás nélkül, azonnal a megfelelő helyre kategorizálja.

Alkalmazottakhoz kapcsolódó tranzakciók (Munkabérek, juttatások)

A munkabérek és egyéb alkalmazotti kifizetések elszámolásához sem tartozik számlabizonylat, a rendszer mégis képes ezeket teljesen magától kezelni.

A beállítás módja: Amikor egy kimenő tranzakció rögzítésekor a partner/vevő helyett egy Alkalmazottat választasz ki a listából, a CloudERP azonnal felismeri az ügylet jellegét. Az alkalmazottak kezeléséről és rögzítéséről részletes leírást IDE KATTINTVA olvashatsz.

Hogyan működik? Mivel az alkalmazotti kifizetések mögött nem állhat számla, a rendszer engedélyezi a tranzakció közvetlen kategorizálását.

A bérköltségek globális automatizálása

Hogy a havi bérutalások során ne kelljen minden egyes kollégánál külön beállítani a pénzügyi kategóriát, a rendszerben elérhető egy globális automatizmus:

Menj a Beállítások / Pénzügy / Alapbeállítások menüpontba. Az Automatikus kategorizálás blokkon belül keresd meg a Bér kategória mezőt. Válaszd ki azt a pénzügyi kategóriát (pl. Bérköltségek), ahová a fizetéseket gyűjteni szeretnéd.

Innentől kezdve, amint egy tranzakcióhoz alkalmazottat rendelsz, a CloudERP a háttérben automatikusan elvégzi a kategorizálást, így a havi bérkifizetések másodpercek alatt, hibamentesen átvezetésre kerülnek a vezetői jelentésekbe.

Egyéb partnerhez kapcsolódó tranzakció

Nézzük meg a működést a gyakorlatban a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) példáján keresztül, az EXP-2026-000376 azonosítójú tranzakciónál.

Új költség rögzítésekor a partner mezőben kiválasztjuk a NAV-ot. Mivel a NAV a törzsadatokban Egyéb típusú partnerként szerepel, a felület azonnal megváltozik:

Az Összepontozások (számlakereső) ablak meg sem jelenik.

Helyette a rendszer megnyitja a Kategóriák blokkot, jelezve, hogy a költség besorolását itt, a tranzakció adtlapján kell elvégezned.

Ha egy „Egyéb” partnerhez (mint jelenleg a NAV-hoz) korábban nem állítottál be fix alapértelmezett kategóriát, a kategória mező üresen jelenik meg. Erre azért van szükség, mert egy hatóságnak utalhatsz vámot, társasági adót vagy ÁFA-kötelezettséget is, a rendszer tehát megvárja a döntésedet.

A kategória megadása: A példában a Vám kategóriát választjuk ki, és hozzárendeljük a 17 000 Ft-os összeget.

🤖 Intelligens tanulás: A tranzakció mentésekor a rendszer érzékeli, hogy a partner adatlapján még nincs beállítva alapértelmezett kategória. Ekkor a szoftver automatikusan rákérdez, hogy elmentse-e ezt a kategóriát a partnerhez. Ha igennel válaszolsz, a következő NAV-os utalásnál a szoftver már magától be fogja írni a Vám kategóriát, megspórolva neked a kézi keresgélést.

Bár a kategorizálás közvetlenül a tranzakción történik, a kiválasztott pénzügyi kategória mögött állhatnak egyedi szabályok. Amikor elmented a kategóriát, a tétel megörökli annak tulajdonságait (pl. milyen főkönyvi számra könyvelődjön – Tartozik: 2611 Vámköltség).

Ha a kategória beállítása szerint a költséget valamilyen külső bizonylatra (például egy szállítmányra vagy rendelésre) kell allokálni, a rendszer megnyitja a Részletek fület:

Itt összekötheted a tranzakciót a megfelelő céllal (a példában az SHP-2026-000239 szállítmánnyal).

Fontos: Ez az összekötés nem egy számlapárosítás! A tranzakció státusza közvetlenül kategorizált marad, ez a lépés csupán azt határozza meg, hogy a közvetlen költség hogyan viselkedjen a háttérben (például a vám esetében a készletértéket növelje, és majd csak a termékek eladásakor, ELÁBÉ-ként jelenjen meg az Eredményjelentésben).

Miután a tranzakciót sikeresen hozzárendelted a megfelelő szállítmányhoz (a példában az SHP-2026-000239-hez), a tétel azonnal megjelenik a Szállítmány adatlapján az Egyéb költségek blokkban.

Bár a pénzmozgást rögzítetted, a CloudERP-ben ez a tétel egy teljesen egyedi számviteli utat jár be, amely alapjaiban tér el a korábban bemutatott számlához összepontozásoktól vagy épp egy bérköltségtől.

Miért NEM látod ezt a költséget azonnal az Eredményjelentésben?

Amikor egy közvetlen tranzakciót egy szállítmányhoz kapcsolsz, a rendszer azt aktiválja a mérlegben, vagyis nem működési kiadásként kezeli, hanem bekalkulálja a termékek bekerülési értékébe (landed cost).

• Bér, Előfizetés esetén: Azonnal vagy időbeli elhatárolással megjelentek az Eredményjelentés kiadásai között, mivel a kifizetés pillanatában „elfogyasztott” szolgáltatásokról volt szó.

• A szállítmányhoz kapcsolt költség (pl. Vám): Nem a cég működését terheli azonnal. A szoftver a 17 000 Ft-ot a háttérben szétosztja a szállítmányban érkező termékek között (a választott allokációs alap, pl. nettó érték szerint), így a raktáradban lévő készleted értéke nő meg ennyivel.

Mikor és hogyan válik ebből valós költség?

Ez a költség kizárólag akkor fog megjelenni az Eredményjelentésben, amikor az adott szállítmányból származó termékeket értékesíted a vevőidnek. 

A rögzítés pillanatában: Az Eredményjelentésben a tétel összege 0 Ft (a készletértéked növekedett a háttérben).

Az eladás pillanatában: Amikor kiküldöd a vevőnek a kimenő számlát, a rendszer az eladott termék darabszámára vetítve kiszámolja a megnövelt önköltséget, és ezt automatikusan beemeli az Eredményjelentés ELÁBÉ (Eladott Áruk Beszerzési Értéke) sorára.

💡 Miért ez a legpontosabb vezetői szemlélet? Mert így a CloudERP tökéletesen érvényesíti a bevételek és kiadások összemérésének elvét. Ha a vámot vagy fuvardíjat azonnal leírnád költségként a fizetés napján, az a hónapod mesterségesen veszteségesnek tűnne, miközben a raktáradban lévő áru valójában értékesebb lett. A szoftver biztosítja, hogy a beszerzéshez kapcsolódó plusz kiadások hajszálpontosan abban a másodpercben csökkentsék a profitodat, amikor az áru eladásából származó bevétel is realizálódik, így minden egyes termékednél a valós, tiszta árrést fogod látni.

Mivel ehhez a pénzmozgáshoz nincs rendszerbeli bejövő számla, a háttérdokumentáció biztosítása kiemelten fontos. A tranzakció adatlapjának alján található Kapcsolódó bizonylat blokkba közvetlenül feltöltheted a hatósági határozatot, banki kivonatot vagy igazolást (PDF, PNG vagy JPG formátumban).

Így a könyvelés vagy egy esetleges ellenőrzés során a számla nélkül rögzített kiadás mellől egyetlen kattintással előhívható a hivatalos igazolás.

Bérek kategorizálása

Nézzük meg a folyamat működését a gyakorlatban egy 687 000 Ft-os nettó bérkifizetés példáján keresztül, ahol a tranzakció tényleges kifizetési dátuma 2026.06.08.

Új költségtranzakció rögzítésekor a Partner/ügyfél/alkalmazott mezőben kiválasztjuk a dolgozót (Alkalmazott Andrea).

A rendszer azonnal felismeri, hogy alkalmazottról van szó, így nem nyitott számlát keres (összepontozás), hanem elérhetővé teszi a Kategóriák blokkot.

Automatikus kitöltés: A rendszer a Pénzügyi alapbeállításokból automatikusan beemeli a Bérköltségek kategóriát és a hozzá tartozó összeget.

💡 Tipp: A Kapcsolódó bizonylat mezőben tetszés szerint csatolhatod a dolgozó bérjegyzékét PDF formátumban, így az a későbbiekben a tranzakció adatlapjáról bármikor közvetlenül visszakereshető lesz.

A kategória sorát lenyitva láthatóvá válnak a háttérben futó automatikus könyvelési és elhatárolási beállítások, amiket a Kategória beállításaiban adtunk meg korábban:

Költség elosztása: A rendszer automatikusan az „Elhatárolás időben” logikát alkalmazza.

Elhatárolási időszak: Mivel a kifizetés június 8-án történik, a szoftver intelligensen tudja, hogy ez a megelőző hónap munkavégzése, így a költséget fixen a 2026-05-01 – 2026-05-31 közötti időszakra (májusra) rendeli hozzá.

Főkönyvi számok: Automatikusan rögzülnek a megfelelő számlák is (Tartozik: 5410 - Bérköltségek, Követel: 3840 - Fő bankszámla).

Az Eredményjelentést megnyitva, ha megtörtént a kimutatás újraszámolása, látszik, hogy az időbeli elhatárolás tökéletesen elvégezte a feladatát:

A -687 000 Ft-os tétel a fix műk. költség főcsoport alatt, a Bérköltségek soron jelenik meg.

Napi szintű lebontás: Ha a jelentésben napokra lebontva vizsgálod a májusi időszakot, láthatod, hogy a rendszer a 687 000 Ft-ot egyenletesen elosztotta a hónap 31 napjára, így minden egyes májusi napra hajszálpontosan -22 161,29 Ft bérköltséget számolt el. Ez biztosítja, hogy a május napi szintű nyereségességi mutatói teljesen valósak legyenek.

Ha átváltasz a Cashflow Kimutatásra, egy teljesen más idősíkot fogsz látni, ami a cég valós likviditását tükrözi:

A Bérköltségek soron a Május oszlop értéke 0 Ft, mivel májusban ebből a tranzakcióból nem történt tényleges pénzmozgás.

A -687 000 Ft teljes egészében a Június oszlopban jelenik meg kiadásként, mivel a tranzakció tényleges időpontja (amikor a bankból elutaltad a pénzt) 2026.06.08. volt.