A Pénzügyi kategóriák jogosultságkezelése funkció segítségével felhasználónként, finomhangolva szabályozható, hogy az egyes kollégák mely pénzügyi kategóriákhoz, számlákhoz és tranzakciókhoz férhetnek hozzá a rendszerben.

Miért jó ez a funkció?

• Érzékeny adatok védelme: Megakadályozza a bizalmas pénzügyi adatok (például munkabérek, cégvezetői kifizetések, osztalékok vagy stratégiai beruházások) kiszivárgását a vállalkozáson belül.

• Szigorú, tételeken alapuló védelem: Ha egy összetett számlán akár egyetlen olyan tétel is szerepel, amely tiltott kategóriába tartozik, a rendszer a teljes számlát elrejti az adott felhasználó elől. Így nem fordulhat elő, hogy részleges információk szivárognak ki.

• Gyors és hatékony konfiguráció: A hierarchikus működésnek és az automatikus kitöltésnek köszönhetően nem kell minden kategóriát egyesével átállítani; a rendszer másodpercek alatt beállítható.

• Átláthatóbb munkakörnyezet: A munkatársak csak a saját feladataikhoz szükséges adatokat látják. Ez letisztultabb felületet eredményez, és jelentősen csökkenti a hibázás lehetőségét.

A funkció működési elve

A Beállítások/ Felhasználók/ Felhasználók menüpont alatt, a Pénzügyi kategóriák fülön állíthatjuk be a jogosultsági szinteket.

A korlátozás tranzakciókra és számlákra egyaránt érvényes:

• Tranzakciók: A tiltott kategóriájú tranzakciók nem jelennek meg a felhasználónak.

• Számlák (tételek alapján): A számlák láthatóságát a rajtuk szereplő számlatételek határozzák meg. Ha egy számlán akár egyetlen olyan tétel is van, amely letiltott kategóriába tartozik, a felhasználó az egész számlát nem fogja látni.

• Hierarchikus működés: A beállítások öröklődnek, így elég egy szülőkategóriához beállítani a tiltást vagy az engedélyezést, az automatikusan érvényesül annak alkategóriáira is.

A beállítás két fő módja

1. Kizáró jellegű megközelítés (Csak néhány kategória tiltása)

• Mikor használjuk? Ha a felhasználó szinte mindent láthat, kivéve egy-két érzékeny kategóriát (pl. bérek, osztalékok).

• Beállítás: A letiltani kívánt kategóriáknál válaszd a Nem értéket, a többit hagyd üresen.

• Működés mentés után: A rendszer az üresen hagyott mezőket automatikusan kitölti dőlt Igen értékkel.

• Végeredmény: A felhasználó a letiltott kategóriákon kívül minden mást lát, és új elemeket is tud létrehozni a többi kategóriában.

2. Engedélyező jellegű megközelítés (Csak néhány kategória engedélyezése)

• Mikor használjuk? Ha a felhasználónak szigorúan csak bizonyos kategóriákhoz szabad hozzáférnie (pl. csak értékesítés vagy beszerzés).

• Beállítás: Csak a megengedett kategóriáknál válaszd az Igen értéket, a többit hagyd üresen.

• Működés mentés után: A rendszer az üresen hagyott mezőket automatikusan kitölti dőlt Nem értékkel.

• Végeredmény: A felhasználó kizárólag a kijelölt kategóriákat látja. Mivel van legalább egy explicit engedélyezés, a rendszer szűkíti a jogosultságot, így a felhasználó más kategóriákban létrehozni sem tud elemeket.

Kategorizálatlan tételek kezelése

A listában külön szerepel a Kategorizálatlan bevétel és Kategorizálatlan kiadás opció is.

Ezzel szabályozható, hogy a még be nem kategorizált számlákat és tranzakciókat láthassa-e az adott felhasználó.

Gyakorlati példa 1.: A Pénzügyi Asszisztens jogosultságainak beállítása (Kizáró alapú szűrés és bizalmas adatok rejtése)

Cél: A pénzügyi asszisztens intézhesse a napi operatív pénzügyeket, de ne lássa a béreket és az osztalékokat.

Kiindulási állapot (Tulajdonosi / Adminisztrátori nézet)

A cégtulajdonos a Tranzakciók menüpontban teljes rálátással bír az összes bejövő és kimenő pénzmozgásra, függetlenül azok kategóriájától vagy azonosítási állapotától.

A tulajdonos tranzakciós listájában a következők szerepelnek:

1. Bizalmas, kategorizált tételek:

   • EXP-2026-000532 – Andrea Alkalmazott (Összeg: -456 789 Ft | Kategória: Bérköltségek)

   • EXP-2026-000530 – Tamás Tulajdonos (Összeg: -1 500 000 Ft | Kategória: Kifizetett osztalék)

2. Normál, kategorizált működési tételek:

   • EXP-2026-000533 – Nemzeti Adó- és Vámhivatal (Összeg: -1 234 567 Ft | Kategória: Bérjárulékok)

   • EXP-2026-000529 – CELOX spol. s r.o. (Összeg: -835 333 Ft | Kategória: Irodai költségek)

3. Még be nem azonosított (Kategorizálatlan) tételek:

   • EXP-2026-000523 – Azonosítatlan kimenő költség (-12 692 Ft)

   • EXP-2026-000518 – Azonosítatlan kimenő költség (-1 €)

   • REV-2026-001390 – Azonosítatlan beérkező bevétel (+11 900 Ft)

Beállítás a rendszerben:

Navigálj a Beállítások / Felhasználók / Felhasználók menüponthoz, válaszd ki a Pénzügyi Asszisztens fiókot, majd a Pénzügyi kategóriák fülön állítsd be a következőket:

• Bérköltségek ➡️ állítsd Nem értékre

• Kifizetett osztalék ➡️ állítsd Nem értékre

• A többi mezőt hagyd üresen.

Mi történik a mentés után? A rendszer érzékeli a kizáró jellegű megközelítést, és az egyértelműség kedvéért az összes üresen hagyott kategóriához automatikusan dőlt Igen értéket rendel hozzá (pl. Beszerzési költségek, Értékesítés, Irodai költségek stb.).

A módosítás hatása az asszisztens felületén:

Amikor a Pénzügyi asszisztens belép a saját fiókjával a Tranzakciók listába:

• ❌ Eltűnik a listájából az EXP-2026-000532 (Bérköltségek) és az EXP-2026-000530 (Kifizetett osztalék) tétel.

• ✔️ Továbbra is látja a normál kategóriájú tételeket (pl. EXP-2026-000533 Bérjárulékok, EXP-2026-000529 Irodai költségek).

• ⚠️ Azonban látja a kategorizálatlan tételeket is (pl. EXP-2026-000523 és EXP-2026-000518), mert azokhoz még nincs rendelve pénzügyi kategória, így az alapértelmezett beállítás szerint megjelennek számára.

A kategorizálatlan kiadások elrejtése (Finomhangolás)

Probléma: Mivel a banki szinkronizáció során beérkező tételeket a rendszer nem mindig tudja azonnal beazonosítani ha kevés információ áll rendelkezésére, előfordulhat, hogy egy még kategorizálatlan kimenő tranzakció valójában egy bizalmas cégvezetői kifizetés vagy bér.

Cél: Megakadályozni, hogy az asszisztens rálásson az azonosítatlan kiadásokra, de a beérkező ügyfélbefizetéseket (bevételeket) továbbra is manuálisan tudja azonosítani és feldolgozni.

Beállítás a rendszerben:

Navigálj vissza a Pénzügyi asszisztens Pénzügyi kategóriák fülére, és állítsd be az alábbiakat:

Kategorizálatlan kiadás ➡️ állítsd Nem értékre

A végső módosítás hatása az asszisztens felületén:

A mentést követően az asszisztens tranzakciós listája tovább szűkül:

• ❌ Kikerülnek a nézetéből a nem kategorizált költségek is: az EXP-2026-000523 (-12 692 Ft) és az EXP-2026-000518 (-1 €) tételek teljesen rejtve maradnak előle.

• ✔️ Megmaradnak a nézetében az azonosítatlan bevételek: a REV-2026-001390 (+11 900 Ft) és a REV-2026-001384 (+400 000 Ft) tranzakciók továbbra is megjelennek, így azokat manuálisan fel tudja dolgozni és be tudja kötni a megfelelő vevői számlákhoz.

Ugyan a bérekhez és az osztalékokhoz közvetlenül nem tartoznak számlák, a Kategorizálatlan kiadás = Nem beállítás közvetlenül hatással van a bejövő számlák listájára is!

A Tulajdonos nézete:

A tulajdonos a Bejövő Számlák menüpontban látja az INV-2026-001716 azonosítójú (Barion Payment Zrt.) számlát, amin két tétel szerepel:

1. tétel ("Példa 2."): Irodai költségek (Kategorizált)

2. tétel ("Példa"): [Üres / Nincs kategória] (Kategorizálatlan tétel)

A Pénzügyi Asszisztens nézete:

Az asszisztens fiókjában ez az INV-2026-001716 számla EGYÁLTALÁN NEM JELENIK MEG!

Miért? Ugyan az 1. tétel kategóriáját (Irodai költségek) az asszisztens láthatná, a 2. tétel még nincs kategorizálva. Mivel az asszisztensnél a Kategorizálatlan kiadás le van tiltva, a rendszer a teljes számlát elrejti előle, megelőzve az adatvédelmi kockázatot.

A számla abban a pillanatban válik automatikusan láthatóvá az asszisztens számára, amikor a számla mindegyik tételét beazonosításra kerül és olyan kategóriába sorolódik, amelyhez az asszisztens hozzáférhet (pl. a 2. tételt is átállítják Irodai költségek kategóriára).

Gyakorlati példa 2.: A Beszerzési Asszisztens jogosultságainak beállítása (Engedélyező alapú szűrés és hierarchikus öröklődés)

Ez a példa azt mutatja be, hogyan állítható be egy célzott, szigorúan korlátozott munkakör (Beszerző) hozzáférése a kategóriafa szülő-gyermek öröklődésének segítségével, valamint bemutatja a számlák és tranzakciók automatikus szűrésének működését.

A cégnél dolgozó Beszerzési Asszisztens feladata a termékek rendelése, az árubeszerzés, a beszállítói számlák kezelése és az import folyamatok (vámolás, fuvardíjak) intézése.

• Amit LÁTNIA KELL: Kizárólag a beszerzéshez és az importáláshoz kapcsolódó pénzügyi kategóriákat, számlákat és tranzakciókat (pl. Beszállítói díjak, Készletbeszerzés, Vám).

• Amit NEM LÁTHAT:

  • Semmilyen egyéb működési költséget (pl. irodabérlet, irodai szoftverek, marketing hirdetések, munkabérek).

  • Semmilyen vevői árbevételeket vagy értékesítési tranzakciókat.

  • Semmilyen beazonosítatlan, még kategorizálatlan tételeket (legyen az számla vagy tranzakció).

A kategóriafa hierarchikus működése (Szülő-gyermek öröklődés)

A rendszerben a pénzügyi kategóriák egy szülő-gyermek struktúrát alkotnak. Nem szükséges minden egyes alkategóriát külön beállítani: ha egy szülőkategóriához hozzáférést adunk vagy tiltunk, a rendszer a szabályt automatikusan érvényesíti az összes alatta található alkategóriára is.

Jelen példában a beszerzési kategóriák mind a Beszerzési költségek szülőkategória alatt helyezkednek el:

📁 Beszerzési költségek (Szülőkategória)
   ├── 📄 Beszállítói díjak (Alkategória)
   ├── 📄 Készletbeszerzés (Alkategória)
   └── 📄 Vám (Alkategória)

A beállítás lépései a Beállítások felületén

1. Navigálj a Beállítások / Felhasználók / Felhasználók menüpontba, válaszd ki a Beszerzési Asszisztens fiókot, majd kattints a Pénzügyi kategóriák fülre.

2. Keresd meg a Beszerzési költségek szülőkategóriát, és állítsd az értékét Igen állapotra.

3. Minden más kategóriát hagyj ÜRESEN!

Mi történik a mentés után a háttérben?

• Automatikus öröklődés (Gyermek kategóriák): A rendszer felismeri a szülői beállítást, és a Készletbeszerzés, valamint Beszállítói díjak alkategóriákhoz automatikusan hozzárendeli a dőlt Igen értéket.

• Szűkítő engedélyező logika: Mivel legalább egy kategóriánál explicit Igen szerepel, a rendszer az összes üresen hagyott mezőt (irodai költségek, bérek, értékesítés, kategorizálatlan tételek) automatikusan dőlt Nem értékkel tölti ki és tiltja le.

Részletes összehasonlítás: Tulajdonosi nézet vs. Beszerzési asszisztens nézet

Bejövő Számlák szűrésének működése

A Tulajdonos / Adminisztrátor nézete (Teljes rálátás):

A tulajdonos a Bejövő számlák listájában minden bizonylatot és azok tételsorait is látja:

• INV-2026-001716 (Barion Payment Zrt.):

  1. tétel ("Példa 2."): Irodai költségek (A beszerző által letiltott kategória)

  2. tétel ("Példa"): [Üres / Kategorizálatlan tétel]

      

• INV-2026-001703 (Bűvös Energia Szolgáltató Kft.):

  1. tétel ("Aceitera de Cerámica"): Készletbeszerzés (✔️ Beszerzési kategória)

  2. tétel ("Hálózati díj"): Utánvét kezelési díj (❌ Egyéb, nem beszerzési költség)

• INV-2026-001710 (Tesy Ltd.): 
  Minden tétele (Buffer tank, Cost reimbursement, El. Water Heater stb.) kivétel nélkül a Készletbeszerzés és Beszállítói díjak kategóriába tartozik (✔️ Tiszta beszerzési számla).

A Beszerzési Asszisztens nézete (Szűrt felület):

Amikor az asszisztens belép a Bejövő számlák menüpontba, a lista automatikusan megtisztul:

• ❌ ELTŰNIK az INV-2026-001716 számla: Mivel a számlán van kategorizálatlan tétel, a rendszer biztonsági okokból elrejti a teljes számlát előle.

• ❌ ELTŰNIK az INV-2026-001703 számla is! Ugyan az 1. tételét (Készletbeszerzés) láthatná, de a 2. tétel (Utánvét kezelési díj) olyan kategóriában van, amit a beszerző nem láthat. A vegyes tartalmú számla így teljesen rejtve marad.

• ✔️ MEGJELENIK az INV-2026-001710 számla: Mivel a számlán szereplő minden egyes tétel kizárólag engedélyezett beszerzési kategóriájú (Készletbeszerzés, Beszállítói díjak).

Tranzakciók szűrésének működése

A Tulajdonos / Adminisztrátor nézete:

A tulajdonos a Tranzakciók listájában az összes pénzmozgást látja (összesen 1919 db tranzakció):

• EXP-2026-000533 (NAV – Bérjárulékok)

• EXP-2026-000532 (Andrea Alkalmazott – Bérköltségek)

• EXP-2026-000530 (Tamás Tulajdonos – Kifizetett osztalék)

• EXP-2026-000523 (Azonosítatlan / Kategorizálatlan költség)

• Stb..

A Beszerzési Asszisztens nézete:

Az asszisztens tranzakciós listája drasztikusan lecsökken (az 1919 tranzakcióból mindössze 33 releváns tétel marad meg):

• ❌ Teljesen eltűnnek a bérek, osztalékok, irodai költségek, vevői bevételek és az azonosítatlan tételek.

• ✔️ Kizárólag azok a tranzakciók láthatóak, amelyek kategóriája pontosan illeszkedik az engedélyezett csoporthoz:

  • EXP-2026-000432 – Nemzeti Adó- és Vámhivatal (Kategória: Vám)

  • EXP-2026-000244 – Jan und Julie GMBH (Kategória: Készletbeszerzés)

  • EXP-2026-000374 – Erdei Adóhivatal (Kategória: Vám)