Új funkciók

ILogistic integráció

Egy termékeket értékesítő webshopnak nagyon sok feladatot kell ellátnia a raktározás, kiszedés, csomagolás folyamatában, amely jelentős emberi erőforrást igényel.

Ebben segítenek a fulfillment szolgáltatók, akik átveszik a a teljes raktárlogisztikai folyamatot a webáruházaktól. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy nem a kereskedő cég végzi a logisztikához kapcsolódó feladatokat (bevételezés, raktározás, szedés, csomagolás, szállítás), hanem megbíz egy külső céget, aki az említett logisztikai feladatokat elvégzi számára.

A kereskedő cégek számára ennek jelentősége abban áll, hogy munkaerőt, költséget tudnak spórolni és több idejük marad az értékesítési feladatokra.

A CloudERP víziója, hogy a kereskedelmi cégek számára egy központi hub legyen, és a lehető legmagasabb fokon támogassa a cégek automatizációját. A fulfillment kiszolgálás egy új lehetőség amely közelebb visz minket ehhez a vízióhoz.

Így a CloudERP első fulfillment integrációja az ILogisticcel valósult meg, részletes dokumentáció az alábbi linken található:

Fulfillment szolgáltatók

 

Cégek és magánszemélyek kezelése

Az új verzióban az ügyfelek kezelése során lehetőség nyílik külön kezelni a magánszemélyeket és a cégeket.

Ennek előnye, hogy a korábbiakban nem volt lehetőség arra, ha a vásárlónk egy vállalkozás, akkor a hozzá kapcsolódó alkalmazottakat, személyeket külön tudjuk kezelni. Továbbá ezek a személyek akár több céghez is kapcsolódhatnak, de akár azon kívül, hogy ők egy ég kapcsolttartói, mint magánszemély is megjelenhetnek vásárlás során. Ezeket az eseteket a hatékony ügyfélkezelés szempontjából el kell különíteni.

A korábbi Ügyfelek menü kettévált és Cégek, illetve Személyek menüben van lehetőségük ügyfeleinket rögzíteni.

• Új cég létrehozását érintő változások
  • Számlázási adatok
  • Szállítási adatok
  • Bankszámlák
  • Adószámok kezelése
• Új személy létrehozása
• Személy és cég kapcsolata
• Személy átalakítása céggé
• Szerepkörök
  • Kapcsolattartó kapcsolása céghez
  • Cég kapcsolása kapcsolattartóhoz
• Székhely és telephely kezelése
• E-mail küldés
• E-mail automatizmus

1.44. előtti verzió:

1.44. verziótól:

Új személy létrehozása:

Új cég létrehozása:

Új cég létrehozását érintő változások

Az Ügyfelek -> Cégek -> Műveletek -> Új cég létrehozása menüben tudunk rögzíteni minden adóalanynak minősülő személyt vagy szervezetet, ide tartozik az adószámos magánszemély is.

Az Alapadatok blokkban a Név mezőbe beírva a cégnevet automatikusan elkezd a rendszer a Bisnode adatbázisában keresni, ha talál egyezőséget azt megjeleníti egy listában, ahol kiválaszthatjuk. Ha kiválasztottuk, akkor a Számlázási adatok blokk automatikusan létrejön egy alapértelmezett számlázási cím, a Bisnodeból lekért adatokból.

A korábbi verzióhoz képest már nem tudunk Vezeték és Keresztnevet megadni a céghez közvetlenül. Erre fog szolgálni a "Kapcsolattartó".

Számlázási adatok

Már nincs szükség Vezeték és Keresztnév, Cégnév, Adószám, E-mail cím és Telefonszám megadására a Számlázási adatok fülön, ugyanis ez az Alapadatokban kerül beírásra, így az 1.44. verziótól csak a Számlázási címet szükséges megadni.

1.44. verziótól:

1.44. előtti verzió:

 

Szállítási adatok

1.44. verziótól lehetőségünk van Szállítási adatokhoz megadni E-mail címeket és Telefonszámot is.

Ha több szállítási adat tartozik egy ügyfélhez, akkor rendelés létrehozása során, ha olyan szállítási módot választ aminél számít a szállítási címe (tehát nem pl. helyszíni átvétel), akkor a több szállítási adatból lehetőségünk van kiválasztani a megfelelőt a Fizetési és szállítási adatok blokkban az Ügyfél szállítási adatok lenyíló listából.

Ha a listában nem szerepel a szállítási cím, akkor be tudjuk manuálisan írni, viszont ebben az esetben ez a szállítási adat nem kerül külön automatikusan mentésre, a Mentés újkét gombot megnyomva tudjuk elmenteni permanensen. 

Bankszámlák

Korábban csak egy bankszámla adat megadására volt lehetőség, az új verzióban viszont több Banki adat rögzíthető egy céghez. Minden banki adathoz beírató a bankszámlaszám, a bakszámlát vezető bank neve, IBAN és SWIFT kód, továbbá beállítható, hogy melyik az Alapértelmezett.

Adószámok kezelése

1.44. verziótól lehetséges adóalany típusok közül választani.

Belföldi adóalany: Adóalanynak számít mindenki, aki belföldön gazdasági tevékenységet végez, függetlenül annak formájától. Tehát áfa alanynak számítanak az alanyi mentes adózók, a tárgyi mentes tevékenységet folytatók, valamint a KATA-s egyéni vállalkozók, az adószámos magánszemélyek is. Ilyen partnerek esetében az adószám megadása kötelező.

Belföldi csoportos adóalany: A csoportos áfaalanyiság egy olyan speciális adóalanyiság az általános forgalmi adó rendszerében, amit a belföldön letelepedett, együttesen kapcsolt vállalkozásnak minősülő adóalanyok hozhatnak létre. Ilyenkor a csoportos adóalanyiságban részt vevő valamennyi tag a csoportos adóalanyiság időszakában együttesen számít egy áfaalanynak, a csoport létrejöttével a tagok önálló áfaalanyisága megszűnik. Az Áfa tv. előírásai alapján a számlán kötelezően szerepelnie kell a csoportazonosító szám első nyolc számjegyének, emiatt kötelező ezt az adatot is megadni a CloudERP-ben.

EU-n belüli adóalany:  Közösségi adóalanynál a közösségi adószámot kötelező feltüntetni a számlán.

EU-n kívüli adóalany: Ebben az esetben az Adószám mező kitöltése kötelező.

Új személy létrehozása

Minden ügyfél, aki nem adóalany, az személynek minősül a CloudERP szempontjából.

A korábbi ügyfél hozzáadáshoz hasonlóan minden adat megadható kivéve az adóalanyisághoz köthető adatok (adóalany típusa, adószámok, jövedéki engedély szám, cégjegyzékszám).

Abban az esetben ha egy magánszemélyhez rendelést kívánunk rögzíteni, úgy kötelezően kitöltendő mező a számlázási adatok, ugyanis ebben az esetben a rendszer a személy számlázási adatait rögzíti a rendeléshez kapcsolódó bizonylatokon (díjbekérő, előlegszámla, végszámla).

Személy esetében is adható meg több számlázási adat, szállítási adat és bankszámlaszám.

Fontos újdonság viszont, hogy ezeket a személyeket hozzá tudjuk kapcsolni cégekhez, mint kapcsolattartó, ezt a következő részben fejtjük ki, miért jó és hogyan kezelhető.

Személy és cég kapcsolata

Minden bizonnyal több emberrel előfordult már, hogy leadott rendelést egy webshopban, mint magánszemély, majd le kellett adnia egy rendelést egy cég (munkahely, saját cég) nevében. Ebben az esetben külön kell kezelni a személyt, mint vásárló és mint a cég kapcsolattartója.

 

Személy átalakítása céggé

A személy átalakítható céggé a személy szerkesztése felületen, illetve a rendelés létrehozása felületen is. 

Amikor a Személy átalakítás céggé gombra kattintunk, akkor megjelenik a cég szerkesztő felület, ahol több adat is automatikusan kitöltésre kerül a személy adatlapjáról.

A Vezetéknév és Keresztnév összevonásra kerül és ebből lesz a Cégnév, ami természetesen átírható. 

Az e-mail cím és telefonszám automatikusan kitöltődik a személy adatlapjáról.

Számlázási adatok is automatikusan kitöltésre kerül a személyen rögzített számlázási adatokból, annyi különbséggel, hogy a személy számlázási adatokban rögzített Vezetéknév és Keresztnév összevonásra kerül és Cégnévként kerül rögzítésre, amely szintén módosítható.

Szállítási adatok is automatikusan kitöltésre kerül a személyen rögzített szállítási adatokból.

Ebben az esetben az adószám megadása kötelező ha a céget nem telephelyként rögzítjük. Ha telephelyként rögzítjük, akkor a Székhely kiválasztása szükséges.

Abban az esetben ha van számla kiállítva az adott személyhez, akkor a rendszer nem engedélyezi a személy céggé alakítását.

Ha a rendelés szerkesztése felületen alakítjuk át a személyt céggé, akkor ha megtörtént a céggé alakítás, magát a rendelést is szükséges menteni, ugyanis a számlázási adatokba bekerült az adószám.

Ha olyan személyt alakítunk céggé, aki más céghez kapcsolattartóként már korábban rögzítve lett, akkor meg kell szüntetni a kapcsolatot a céggel és csak ezután próbáljuk meg átalakítani a személyt céggé.

Szerepkörök

A Beállítások/Ügyfél/Szerepkörök menüben van lehetőségünk felrögzíteni minden olyan szerepkört, amely céges ügyfeleink kapcsolattartója esetében releváns lehet. 

Például: pénzügy, logisztika, ügyvezető, ügyfélszolgálat, kereskedelem

Ennek haszna akkor jelentkezik, amikor a céges ügyfelekhez megadjuk a kapcsolattartó személyeket, akikhez beállítunk e-mail címet, illetve szerepkört. Majd az automatizmus létrehozásnál, amit a későbbi részben fejtük ki kiválaszthatjuk, hogy az automatikus üzenetet mely szerepkörökben lévő személyeknek szeretnénk kiküldeni. 

Kapcsolattartó létrehozása

Ha egy személy csak egy cég kapcsolattartartójaként lesz rögzítve, abban az esetben nem kötelező megadni számlázási adatokat (ugyanis ha céghez van kapcsolva, akkor a rendelésen a cég számlázási adatai kerülnek rögzítésre).

Ebben az esetben az alapadatok kitöltése kötelező, majd hozzá tudjuk egy vagy több céghez rendelni az adott személyt.

Kapcsolattartó kapcsolása céghez

A Cég szerkesztésében a Kapcsolattartók fülön van lehetőségünk kiválasztani a korábbiakban felvitt személyek közül azokat, akiket a céghez akarunk kapcsolni. Ezután tudunk megadni a személyekhez szerepköröket.

Egy személyhez akár több szerepkör is megadható.

Cég kapcsolása kapcsolattartóhoz

A Személy szerkesztése menübe a Cégek fülön tudunk a személyhez egy vagy több céget is hozzákapcsolni. Minden cég esetében beírható a személy cégben betöltött szerepköre.

 

Székhely és telephely kezelése

Ennek előnye, hogy több olyan cég van, amely egy adószámmal rendelkezik, de emellett több üzletük, telephelyük vagy fióktelepük van, amelyeket az értékesítés során szeretnénk elkülöníteni, ugyanis a statisztikai adataikat külön szeretnénk kezelni.

De emellett meghagyjuk arra is a lehetőséget, hogy egy adószám alatt több telephely legyen rögzíthető, mint számlázási és szállítási cím, így a statisztikákban egy cég alatt kerül kezelésre egy cég. 

Erről az új funkcióról az alábbi linken írtunk egy részletes tájékoztatót:

Székhely és telephely kezelés

 

E-mail küldés

A székhelyhez alapadatokban megadható e-mail cím és telefonszám.

A telephely alapadatokban szintén megadható e-mail cím és telefonszám.

Ebben nem különbözik, hogy székhely vagy telephely.

Személy alapadatoknál megadható az e-mail cím és telefonszám.
Ha leadunk egy rendelést, a székhely/telephely nevében úgy hogy nincs kapcsolattartó a rendelésen, akkor a számlázási e-mail cím és telefonszám a cég alapadatokból jön.
Ha a székhely/telephelyhez van rendelve a magánszemély mint kapcsolattartó és a rendelést úgy rögzítjük, hogy kiválasztjuk a kapcsolattartót, akkor a számlázási e-mail cím és telefonszám, és név mezőbe bekerül a kapcsolattartó alapadata.
A szamlazz.hu -s számlák, értesítők a rendelés számlázási adatok mezőben található e-mail címre kerülnek kiküldésre.
A CloudERP-ből küldött értesítők automatizmus beállítástól függően kerülnek kiküldésre adott e-mail címre, de általában rendelés számlázási adatok mezőben található e-mail címre kerül kiküldésre.

 

E-mail automatizmus

A szerepkörök kapcsán az e-mail automatizmushoz kötődő funkciók is bővültek.

Ha rögzítettünk fel szerepköröket a korábbiakban leírtak alapján és ezek a szerepkörök adott személyekhez lettek rendelve, a személyek pedig cégekhez, akkor beállíthatóak különféle e-mail küldési automatizmusok a rendeléshez.

Megadható, hogy a rendeléshez kapcsolódó szállítólevél a rendelésen szereplő cég adott szerepkörben dolgozó kollégája kapja meg a levelet. Jó példa erre, hogy a szállítólevelet a logisztikára, a számlát pedig a pénzügyre akarjuk kiküldeni és nem egy általános/központi e-mail címre.

A szerepkörökön kívül még három választható opció szerepel, amelyek az alábbiak:

• Billing - Rendelés "Számlázási adatokon" megadott email címekre kerül kiküldésre az e-mail automatizmus 
• Üzlet - Rendeléshez kapcsolt üzleten megadott email címre kerül kiküldésre az e-mail automatizmus 
• Cég - Ha az ügyfél cég, akkor a közvetlenül az ügyfélen megadott emailre kerül kiküldésre az e-mail automatizmus 

Adatmigráció folyamata

Az adatmigráció célja, hogy a mostani "összevont" ügyfél törzset ketté válasszuk cégekre és személyekre automatikusan. Az adatmigráció alapja az adószám lesz, egy adószám mostantól csak egy cégnélhet a rendszerben, korábban több ügyfélnél is, több számlázási adaton is előfordulhatott. A migráció az alábbi lépésekből fog állni:

• Adattisztogatás
• Cégek létrehozása adószámok alapján, kapcsolódó rendelések, ajánlatok migrálása

Adattisztogatás:

Mivel az adószám sokszor egy ügyfelek által beírt információ, számottevő esetben szerepel benne hibás adat. Az egyszerűbb hibákat kezeli a migárció az alábbi módon:

• Ha az adószám magyar, és 11 szám karakter szerepel benne, akkor a szabályos XXXXXXXX-X-XX formátumra hozzuk, tehát pl. 12345678910 -> 12345678-9-10
• Egyéb esetben nem nyúlunk hozzá, nem tudjuk automatikusan javítani.

Az adószámok normalizálása csökkenti a duplikátumokat és letisztultabb képet kaptok az ügyfélbázisotokról. Az adószám normalizálás után további összevonások történnek 100%-os egyezések esetén, tehát a duplikációkat megszüntetjük. 

A migrációt többször lepróbáltuk éles adatbázisok alapján, és a megfelelő biztonsági mentések is elkészülnek a frissítés előtt. A MIGRÁCIÓ GARANTÁLTAN NEM JÁR ADATVESZTÉSSEL!

Cégek létrehozása adószámok alapján:

A jelenlegi ügyfél számlázási adatoknál szereplő adószámokból cégeket készítünk. Egyszerűbb esetben, mikor egy adószám csak egy ügyfélnél szerepel és nincs semmilyen személyes adat az ügyfél akkor egyszerű céggé alakítás történik.

Ha személyes adatok vannak, vagy több ügyfél tartozik ugyanahhoz az adószámhoz, akkor egy új céget hozunk létre, és személyes adatokat kapcsolattartóként fogjuk hozzárendelni. Ezt az átalakítást a rendelések/ajánlatok is lekövetik.

Példák:

kistimi@partnerceg.hu fiókkal lead egy rendelést Kis Tímema cégének számlázási adataival az 12345678-9-10 adószámmal. 

nagyzsuzsi@partnerceg.hu fiókkal lead egy rendelést Nagy Zsuzsanna, Timi kollégája a cégének számlázási adataival az 12345678-9-10 adószámmal.

nagyzsuzsi@partnerceg.hu fiókkal lead egy rendelést Nagy Zsuzanna, ám most a saját adatival, adószám nélkül tölti ki a rendelést, mert magán célra vásárol a bejelentkezett fiókjával.

1.44 előtt a CloudERP-ben van:

1. kistimi@partnerceg.hu mint ügyfél egy céges számlázási adattal
2. nagyzsuzsi@partnerceg.hu mint ügyfél, egy céges számlázási adattal, és egy személyes számlázási adattal

1.44-es verzióban:

1. Partnercég Kft, mint cég 12345678-9-10 adószámmal
2. Kis Tímea, mint személy, csak a személyes adataival (név, telefonszám, emailcím)
3. Nagy Zsuzsanna, mint személy a személyes + számlázási adataival
4. Kis Tímea és Nagy Zsuzsanna is kapcsolattartóként hozzárendelve a Parnercég Kft-hez és a kapcsolódó rendeléseikhez.
5. Nagy Zsuzsanna továbbra is magánszemélykénti rendelésénél mint ügyfél szerepel, nem mint kapcsolattartó

Normál működés során

Az adatmigrációkat most megcsináljuk a verzió frissítésnél automatikusan, de hasonló esetek történhetnek a normál működés során is. A webáruház szinkron a rendelések betöltésekor automatikusan felismeri a cégeket adószám alapján, és az új emailcímekkel leadott rendeléseket kapcsolattartóként rendeli hozzá a cégekhez és a rendelésekhez is.