Az automatizmus célja, hogy bizonyos feltétel teljesülésekor automatikusan e-mailt küld a rendeléshez kapcsolódóan. Lehetnek ezek a levelek vásárló értesítésére szolgáló e-mailek, de akár belső értékesítő e-mailként is alkalmazhatóak.

1. E-mail sablon létrehozása

Ennek előfeltétele minden esetben egy e-mail sablon, amit az automatizmus ki tud küldeni.

Ezeket a sablonokat a Beállítások/ Automatizmus/ Sablonok menüben tudjuk létrehozni.

Fontos, hogy a sablon típusa legyen rendelés és a kimenet szöveg legyen.

Létrehozzuk a sablont és egyéni preferenciánk szerint, majd elmentjük.

2. Automatizmus létrehozása

A következő lépés az automatizmus létrehozása.

1. lépésben adjuk meg az automatizmus nevét, majd 2. lépésben pipáljuk be az Egyszeri mező mellett található jelölőnégyzetet. Ha mindent beállítottunk helyesen, akkor engedélyezzük a automatizmust, amely azt jelenti, hogy mentés után elkezd az automatizmus futni és ha talál a feltételnek megfelelő rendelést, akkor kiküldi az e-mailt.

3. lépésben válasszuk ki az az E-mail sablont, amit létrehoztunk, hogy ezt szeretnénk ha kiküldésre kerülne.

Ezután (4.pont) megadható, hogy kik legyenek a levél címzettjei. Itt a vevői oldalról kiválasztható a rendelés számlázási címe, ha a vevő egy cég, akkor a cég e-mail címe (cég adatlapon megadott), illetve ha kezelünk Szerepköröket (pl. Pénzügy, Ügyfélszolgálat), akkor az egyes Szerepkörökbe tartozó kapcsolttartók e-mail címe is lehet címzett. 

Míg a saját eladói oldalunkról lehet a rendelés adatlapon megadott üzlethez kapcsolódó e-mail címe is a címezett, ugyanis előfordulhat, hogy így értesítjük a saját üzletünkben dolgozókat, hogy hamarosan érkezik hozzájuk egy rendelés, amit át kell majd adniuk a vevőnek.

Megadható a levél tárgya is (5. lépés), ez lesz az amivel a vevők megkapják a levelet értelemszerűen. A villám ikonra kattintva olyan változókat tudunk a tárgyba elhelyezni, amivel a vevő egyből be tudja azonosítani milyen rendelésről van szó. Kiválasztható a rendelés azonosító (ORD-el kezdődő azonosító), webáruház azonosító (a webáruházban szereplő azonosító), és a partner hivatkozás (a rendelés adatlapon adható meg ez az azonosító).

A csatolt dokumentumok a 6. lépésben kiválaszthatóak, ha szeretnénk pl. egy dokumentum típust (pl. jótállási jegy) vagy konkrét dokumentumot az e-mailhez csatolni. A dokumentum kezelésről, azon belül is a jótállási jegyről és garanciajegyről az alábbi cikkben írtunk részletesen:

Garanciajegy, jótállási jegy generálása és küldése

Végül pedig a 7. lépésben ahogy a blokk neve is írja (Mikor küldjük az emailt?) megadhatjuk azt a feltételrendszert, hogy mikor kerüljön kiküldésre az e-mail.

Ez lehet egy rendelés állapot, tehát ha a rendelés egy bizonyos állapotba kerül. Ha több rendelés állapotot jelölünk ki, akkor az e-mail kiküldésre kerül, ha a rendelés a több érték közül bármely állapotba kerül, tehát az értékek között VAGY kapcsolat áll.

De lehet egy rendelés esemény is. Ebben az esetben történik meg az e-mail küldése ha a rendeléshez kapcsolódóan bizonyos esemény vagy események bekövetkeznek. Ha többet jelölsz ki akkor bármely esemény bekövetkezésekor végrehajtódik az automatizmus, azaz az értékek között VAGY kapcsolat áll.

Ezen kívül tudjuk szegmentálni, hogy az e-mail csak bizonyos esetekben kerüljön kiküldésre. Például csak ha adott webáruházból érkezik a rendelés, vagy a rendelés fizetési módja pl. átutalás (mert ekkor lehet külön küldeni akarunk a vevőnek egy e-mailt hogy milyen bankszámlaszámra tud utalni), de akár ügyfélcsoportra is tudjuk szűkíteni, sőt a rendelésen szereplő címkére vagy a rendelésben szerelő terméken található címkékre is lehetséges e-mail automatizmust létrehozni.

Fontos! Az e-mailek feladója alapból az app@clouderp.hu e-mail cím lesz, ami egy vevőnek nem fog túl sokat mondani, így mindenképp javasoljuk, hogy ha automatikus leveleket szeretnél a CloudERP-ből kiküldeni, akkor előtte egy SMTP-t köss be a Beállítások/ Automatizmus/ Üzenetküldési szabályok menüben! Erről az alábbi linken találsz részletes leírást: Üzenet küldési szabályok, SMTP beállítások

Most pedig nézzünk néhány példát!

Példák

1. Tájékoztató e-mail küldése arról, hogy a vevő átutalása beérkezett

Jelen példában nem térünk ki rá, hogy "Mit tartalmazzon az e-mail?" ugyanis ez teljes mértékben egyedi, de a feltételrendszer, hogy mikor küldjük ki az e-mailt egy jó kiindulási alapot adhat, hogy Ti milyen automatikus leveleket tudtok létrehozni.

Tehát a rendelés állapota legyen jóváhagyva vagy csomagolható (hiszen ezekbe az állapotokba tud kerülni egy rendelés ami fizetett állapotú), a fizetési mód átutalás és a fizetve státusz, továbbá ha szeretnénk még arra is tudunk egy feltételt szabni, hogy a a rendelés webáruháza X vagy Y webáruház legyen.

2. Értesítő a vevőnek arról, hogy a rendelés az üzletben átvehető 

Az alábbi feltételben pedig azt adtuk meg, hogy az Sablonban kiválasztott e-mail csak akkor menjen ki a vevőnek, ha a rendelés állapota helyszíni átvételre vár, a szállítói mód helyszíni átvétel és a rendelés üzlete egy specifikus üzlet.

Figyelem! Ha nagyon egyedi és összetett automatizmusra van szükséged, amihez fejlesztői erőforrás szükséges, azt egyedi fejlesztés keretében tudjuk neked beállítani. Ezt a Prémium szolgáltatások menüben tudod megrendelni vagy erre a linkre kattintva: Prémium szolgáltatások- Egyedi fejlesztés