A funkció lényege, hogy egy előre létrehozott nézet (pl. termék lista, rendelés lista, stb) alapján adott időpontokban, időintervallumokban üzenetet tudunk kiküldeni.

A Beállítások/ Automatizmus/ Automatizmus menüben hozzunk létre egy új Automatizmust.

A típusa a "Nézetek - Üzenet létrehozása " lesz.

Először nézzük át milyen mezők adhatóak meg, majd konkrét példán is bemutatjuk a működését az automatizmusnak.

V2 Nézet: Itt adjuk meg, hogy melyik nézet az amiből az üzenet küldése megtörténjen, tehát ebből a nézetből fogja kigyűjteni a rendszer az üzenet kiküldéséhez szükséges adatokat.

Üzenet típusa: Ez 3 értéket vehet fel:

• Email: Ez értelemszerűen egy e-mailt fog kiküldeni a megadott felhasználóknak, felhasználói csoportoknak vagy konkrét e-mail címekre
• Webhook: Arra alkalmas, hogy egy webhook segítségével egy üzenetet be tudjunk küldeni pl. Slackre, Microsoft Teamre, de akár más helyekre is, amiket konfigurálunk.
• Értesítés: Ez a belső értesítések kiküldésére szolgál, amik a jobb felső sarokban a Csengő ikon alatt jelennek meg, szintén a megadott felhasználóknak, felhasználói csoportoknak küld értesítést.

Üzenet beállítások: Erről a konkrét példák során fogunk beszélni, itt az Üzenet típusa alapján meg fog jelenni, hogy ki legyen az üzenet címzettje, mi legyen az üzenet tartalma, stb.

Időzítés: Itt az adható meg, hogy mikor/ mennyi időközönként küldjön ki üzenetet ez az automatizmus. Fontos, hogy ide cron kifejezéssel kell felrögzíteni az időt. Van néhány előre definiált példa, de a https://crontab.guru/# oldalon meg tudjuk nézni mi az adott időpont cron kifejezése.

Pl. Ha minden nap 8:00-kor akarunk egy üzenetet kiküldeni, akkor a kifejezés: 0 8 * * *

Tipp: A ChatGPT-nak ha megírjuk pontosan milyen időpontra szeretnénk cron kifejezést, pontosan megmondja.

Feltétel: Az adott nézet alapján beállíthatunk az időzítésen felül opcionálisan feltételt is, hogy mikor kerüljön kiküldésre az üzenet.

Tehát ez a mező kitöltése nem kötelező, de ha olyan jellegű az üzenet, ami nem mindig tartalmaz adatot, akkor nem érdemes kiküldeni. 

Pl. Csak akkor akarjuk az üzenetet kiküldeni ha a nézetben legalább egy elem található, vagy ha mondjuk a rendelések összeértéke alcsonyabb/ magasabb, stb.

A sor végé található villám ikonra kattintva a rendszer felajánl néhány aggregátumot, amit beillesztve és utána írva egy műveletet megadható, hogy mikor kerüljön kiküldésre az üzenet.

De akár a nézet összeértékére vonatkozóan is beálílthatunk feltételt, hogy ha nagyobb lesz a nézetben található rendelések összege, csak akkor kapjon arról üzenetet valaki.

 

 

Értesítés típusú üzenet

Az értesítések a rendszeren belül a jobb felső sarokban a Csengő ikon alatt jelennek meg:

Tehát fontos szempont, hogy az értesítés típusú üzenet csak belső felhasználóknak, felhasználói csoportoknak küldhető, akik a rendszeren belül kapnak értesítést.

A példában azt szeretnénk ha a Beszerzési csoportunk minden tagja kapna minden reggel 8:00-kor egy értesítést arról, ha van olyan termék, aminek elérhető készletet optimum alatt van.

Előfeltétel:

1. Legyen egy nézetünk, amiből az adatokat gyűjti és kiküldi az automatizmus

Készítünk a Termékek listában egy nézetet, amiben leszűrűnk azokra a termékekre, amiknek az Elérhető készlet állapota optimum alatti.

Beállítjuk a szükséges oszlopokat amiket szeretnénk ha a felhasználók az értesítben található linket megnyitva látni fognak.

Elmentjük a nézetet Elérhető készlet optimális alatt néven.

Automatizmus létrehozása

Hozzuk létre a Nézetek - Üzenet létrehozása automatizmust a Beállítások/ Automatizmus/ Automatizmus menüben.

1. Mit tartalmazzon az üzenet?

A V2 nézet mezőben megadjuk, hogy melyik nézetből szeretnénk kiküldeni az értesítést. Kiválasztjuk az Elérhető készlet optimális alatt nézetet.

Az Üzenet típusa mezőben pedig kiválasztjuk, hogy Értesítést szeretnénk kiküldeni.

Ekkor az Üzenet beállítások blokk automatikusan megnyílik néhány plusz mezővel.

A Címzettek mezőben megadhatóak azok a felhasználók, felhasználói csoportok akik szeretnénk ha megkapnák az értesítést.

A Tartalom mezőben azt adhatjuk meg, hogy mi legyen az értesítés szövege, ide a sor végén található villám ikon segítségével beilleszthetünk változókat, amik automatikusan kitöltik az adott nézet aggregátumaival a tartalmat, illetve szabadon mi is beírhatunk üzenetet.

A Típus mezőben kiválaszthatjuk az értesítés típusát, ez az értesítés színére van hatással:

• Info : Kék 
• Siker : Zöld
• Figyelmeztetés : Narancssárga
• Hiba : Piros

A Cím mezőben megadható az Értesítés címe.

Viszont annak érdekében, hogy minél könnyebben tudjuk konfigurálni az értesítést az Előnézetben azonnal látni fogjuk hogyan fog kinézni az Értesítés.

2. Mikor jöjjön létre az üzenet automatikusan?

Az Időzítésnél megadjuk a pontos időpontot, amikor szeretnénk ha kiküldésre kerülne az üzenet.

A Feltétel kitöltése nem kötelező, jelen esetben akkor fog kiküldésre kerülni az üzenet, ha 0-nál több sor van a nézetben, tehát van legalább 1 termék elérhető készletet optimum alatt van.

Ha mindent helyesen adtunk meg, akkor az üzenetet a felhasználók automatikusan megkapják a beállított időpontban:

A kiküldés tényéről a CloudERP-ben is megbizonyosodhatunk a Beállítások/ Automatizmus/ Üzenetek menüben, ahol át tudjuk tekinteni kinek-mikor-milyen üzenet került kiküldésre.

 

E-mail típusú üzenet

A példában azt nézzük meg, hogy szeretnénk a Pénzügynek és az ügyvezetőnek kiküldeni egy e-mailt minden nap reggel 6:00-kor, ha van olyan rendelés, ami még nem lett kifizetve, de a számla fizetési határideje lejárt.

Előfeltétel: Ebben az esetben két előfeltétel van

1. Legyen egy nézetünk, amiből az adatokat gyűjti és kiküldi az automatizmus

Készítünk a Rendelésekben egy nézetet, amiben leszűrűnk azokra a rendelésekre, amiknek a fizetési állapota még folyamatban van és a Számla fizetési határideje kisebb, mint a mai nap (ezt haladó szűrővel tudjuk beállítani "Rendelés > Számla fizetési határidő" "Amire igaz, hogy" "Kisebb egyenlő mint" "Ma".

Beállítjuk a szükséges oszlopokat amiket szeretnénk ha az e-mailben található linket megnyitva elérnek a címzettek. 

Elmentjük a nézetet Fizetetlen rendelések néven.

2. Legyen egy e-mail sablonunk

Az e-mail küldésnek előfeltétele, hogy legyen egy olyan sablonunk, ami megadja az e-mail formátumát.

Ez azért hasznos, mert így teljesen személyre tudjuk szabni a kiküldött e-mail megjelenését, adattartalmát.

Hozzunk létre a Beállítások/Automatizmus/Sablonok menüben egy új Sablont, aminél válasszuk a Nézet e-mail opciót (ez megadja, hogy a sablon típusa Nézet lesz és a kimenet típusa pedig szöveg):

Tipp: Válasszuk ki a jobb alsó "Előnézet" blokkban azt a Nézetet, amire majd szeretnénk ezt az e-mailt kiküldeni, mivel ez egyből kitölti adatokkal a sablonunkat és jobban át tudjuk tekinteni mit fog megkapni a címzett. 

A Tartalom részben a rendszer automatikusan felajánl egy előre definiált megjelenítést, de ha szeretnénk akkor plusz szövegeket tudunk beleírni, illetve a Címkék beszúrása gombbal változókat is tudunk beszúrni az e-mailbe pl. Nézet URL-jét, az aggregátumokat táblázatos formátum helyett felsorolásban, stb. 

Az Alap adatok blokkal nincs dolgunk, csak a Névnél érdemes olyan nevet választanunk amiből felismerjük a sablont.

A Váz blokkban a rendszer automatikusan kitölti a mezőket, de ezeket felülírhatjuk.

A Cím az adja meg, hogy mi lesz az e-mail fő fejléce, a {% nezet_neve %} változó dinamikusan behelyettesíti a nézet nevét, amivel kapcsolatban kiküldésre kerül az üzenet.

A Gomb URL azt adja meg, hogy hova fog navigálni az e-mailben található link, a {% nezet_url %} változó dinamikusan a nézetre mutató linket fogja ide elhelyezni.

A Gomb szövege alapértelmezetten "Megnyitás" de ezt is átnevezhetjük.

A Háttérszín azt mondja meg, hogy milyen színű lesz az e-mail háttere, ezt CSS kóddal lehet megadni.

A Fő szín pedig azt mondja meg, hogy a Gombok milyen színűek lesznek, szintén CSS kóddal megadható.

Ha mindennel megvagyunk, akkor mentsük el a Sablont.

Automatizmus létrehozása

Hozzuk létre a Nézetek - Üzenet létrehozása automatizmust a Beállítások/ Automatizmus/ Automatizmus menüben.

1. Mit tartalmazzon az üzenet?

A V2 nézet mezőben megadjuk, hogy melyik nézetből szeretnénk kiküldeni az e-mailt. Kiválasztjuk a Fizetetlen rendelések nézetet.

Az Üzenet típusa mezőben pedig kiválasztjuk, hogy E-mailt szeretnénk kiküldeni.

Ekkor az Üzenet beállítások blokk automatikusan megnyílik néhány plusz mezővel.

A Címzett mezőben megadjuk, hogy kik azok akiknek ki szeretnénk küldeni az e-mailt. Itt akár felhasználókat, felhasználói csoportokat, de akár kézzel begépelt egyedi e-mail címekre is megadhatóak, ez utóbbi esetben az e-mail cím begépelése után egy ENTER leütése szükséges, hogy rögzüljön az e-mail cím.

A Minta mezőbe válasszuk ki azt a Sablont amit az Előfeltételek során létrehoztunk, tehát ami megadja az e-mail megjelenését. Ahogy ezt kitöltjük az Előnézet mezőben meg is jelenik az e-mail előnézete, ahol látjuk az e-mail címzettek listáját, a levél tárgyát és a tartalmát.

A Tárgy mezőben beírhatjuk, hogy mi legyen a levél tárgya. Ha üresen hagyjuk, akkor az "Értesítés a *nézet neve* nézetből" tárggyal lesz kiküldve az üzenet.

Az URL mezőben pedig megadhatjuk, hogy az e-mailben található gomb hova mutasson.

• Belső értesítés: Ha csak olyan embereknek küldjük ki, akiknek van hozzáférése a CloudERP-hez, akkor 
• Partnereknek: Viszont ha külső partnereknek küldjük ki, akkor érdemes a Nézet feed URL-jét megadni itt, hisz ők nem férnek hozzá a CloudERP-hez, így ők csak a nézetből megosztott feedek által tudnak hozzáférni az adatokhoz. Ehhez szükséges, hogy a nézetből legyen létrehozva feed. Ennek menetéről itt található leírás: Nézetek megosztása . A rendszer automatikusan megjeleníti a feedeket, ha van létrehozva a nézethez.

2. Mikor jöjjön létre az üzenet automatikusan?

Az Időzítésnél megadjuk a pontos időpontot, amikor szeretnénk ha kiküldésre kerülne az üzenet.

A Feltétel kitöltése nem kötelező, jelen esetben akkor fog kiküldésre kerülni az üzenet, ha 0-nál több sor van a nézetben, tehát van legalább 1 fizetetlen rendelés.

Ha mindent helyesen adtunk meg, akkor az e-mail automatikusan kiküldésre kerül a megadott címzetteknek:

A kiküldés tényéről a CloudERP-ben is megbizonyosodhatunk a Beállítások/ Automatizmus/ Üzenetek menüben, ahol át tudjuk tekinteni kinek-mikor-milyen üzenet került kiküldésre.

 

Webhook típusú üzenet

Üzenetküldésnél a webhookot akkor használhatjuk, ha automatikusan szeretnénk értesíteni pl. egy Slack csatornát vagy egy másik rendszert.

A példában azt vizsgáljuk meg, hogyan kaphat egy konkrét értékesítő minden pénteken reggel 9:00-kor értesítést arról, hogy az adott hónapban eddig milyen összegben értékesített, vagyis hogyan áll az aktuális havi teljesítménye.

Előfeltétel: Ebben az esetben két előfeltétel van

1. Legyen egy nézetünk, amiből az adatokat gyűjti és kiküldi az automatizmus

Készítünk a Rendelésekben egy nézetet, amiben leszűrűnk azokra a rendelésekre, amiknek az értékesítője az adott személy és a rendelés létrehozás dátumára beállítja azt, hogy "Ez a hónap".

Beállítjuk a szükséges oszlopokat amiket szeretnénk ha az értesítésben található linket megnyitva elérnek a címzettek. 

Elmentjük a nézetet Tárgyhavi értékesítés néven.

Természetesen ha minden értékesítőnek külön szeretnénk értesítést küldeni a saját teljesítményéről, akkor azokra külön nézet szükséges.

2. Üzenetküldési szabály létrehozása

Az üzenetküldi szabálynál tudjuk megadni, hogy hova kerüljön kiküldésre az értesítés, tehát ha van a saleses csapatnak pl. egy Slack channel akkor arra külön üzenetküldési szabály szükséges, de akár személyenként is megadható, hogy ki kapja meg az üzenetet.

Az üzenetküldi szabálynak adjunk meg egy egyértelmű nevet.

Az üzenet típusa legyen webhook.

Amikor a webhook típust kiválasztjuk automatikusan megjelenik 2 előre definiált sablon a Slack és Microsoft Teams üzenetküldéshez. 

Ha más típusú webhookot szeretnél létrehozni és nem sikerül, nyugodtan írj nekünk a help@clouderp.hu e-mail címre és segítünk.

A Webhook URL-be a rendszer elhelyez egy mintát, hogy hogyan kell kinéznie az URL-nek, de ez csatornánként eltérő, így itt neked szükséges megadni azt az URL-t, amire kiküldésre kerüljön az értesítés. Slack esetében ebben segít az Incoming WebHooks applikáció.

A HTTP method webhookonként eltérő, az előre definiált sablonokban ezt automatikusan kitöltjük.

Mentsük el az Üzenetküldési szabályt.

 

Automatizmus létrehozása

Hozzuk létre a Nézetek - Üzenet létrehozása automatizmust a Beállítások/ Automatizmus/ Automatizmus menüben.

1. Mit tartalmazzon az üzenet?

A V2 nézet mezőben megadjuk, hogy melyik nézetből szeretnénk kiküldeni az e-mailt. Kiválasztjuk a Tárgyhavi értékesítéseim nézetet.

Az Üzenet típusa mezőben pedig kiválasztjuk, hogy Webhookot szeretnénk kiküldeni.

Ekkor az Üzenet beállítások blokk automatikusan megnyílik néhány plusz mezővel.

A Webhook mezőben adjuk meg azt az üzenetküldési szabályt, amit előző lépésben létrehoztunk.

A Tartalomhoz beírhatunk szabadon szöveget, illetve a sor végén található villám ikon segítségével a nézetben található aggregátumokat is be tudjuk tölteni, így akár a rendelések összértékét, de akár minimumot, maximumot vagy átlagot is megjeleníthetünk.

A Címbe pedig adjuk meg, hogy a Slack üzenetnek mi legyen a címe.

Az előnézetben nem megformázottan, de látni fogjuk, hogy pontosan hogyan fog felépülni a Slack üzenet.

2. Mikor jöjjön létre az üzenet automatikusan?

Az Időzítésnél megadjuk a pontos időpontot, amikor szeretnénk ha kiküldésre kerülne az üzenet.

A Feltétel kitöltése nem kötelező, jelen esetben üresen hagyjuk, mert ha nem értékesített semmit a felhasználó, arról is kaphat értesítést.

Ha mindent helyesen adtunk meg, akkor az üzenetet a felhasználók automatikusan megkapják a beállított időpontban, az alábbi formátumban:

A kiküldés tényéről a CloudERP-ben is megbizonyosodhatunk a Beállítások/ Automatizmus/ Üzenetek menüben, ahol át tudjuk tekinteni kinek-mikor-milyen üzenet került kiküldésre.