Ebbe a cikkbe összeszedtük azokat a gyakori automatizmusokat, amelyeket a legtöbb cég használ a CloudERP-ben. Ezek segítségéval kiváltható rengeteg repetitív munka, növelve a munkatársak termelékenységét és elégedettségét.

Először is nézzük, hogy hol lehet automatizmusokat létrehozni a rendszerben:

Nagyon fontos, hogy az automatimusok 99%-a egyszeri futású. Mindig be kell pipálni az Egyszeri pipát az automatizmus beállításnál. Csak nagyon indokolt esetben kell olyan automatizmus, ami nem csak egyszer fut le, ez esetben kérlek egyeztess a supportunkkal (help@clouderp.hu) mialőtt bekapcsolod.

Jelen lista nem teljes, szinte bármilyen automatizmus beállítható a rendszerbe (nem csak azokra a mezőkre lehet szűrni és nem csak azokat a mezőket lehet átállítani, amit az automatizmus létrehozásakor az önkiszolgáló nézetben láttok) a supportunk egyedi automatizmusokat is tud segíteni létrehozni, keressétek őket emailben bizalommal (help@clouderp.hu).

Első fejezet: rendelés mező frissítő automatizmusok

Ezek az automatizmusok arra valók, hogy bizonyos adatokat frissítsünk a rendeléseken akkor, amikor valamely feltétel teljesül.

Például lehet velük számlázási profilt váltani, ha több számlázási profilunk van.

1/A. Ha például van egy olyan számlázási profilunk, amit akkor használunk, amikor futászolgálattal küldünk egy rendelést és a címke nyomtatva a számla elkészítési pontja, és van egy olyan számlázási profilunk, amit személyes átvéleles és saját futáros (kiszállítás száll. mód) és virtuális szállítási módú rendelésekre használunk és a kész állapot az elkészítési pontja, akkor a két profil között tudunk váltani automatizmus segítségével. A feltétel itt a szállítási mód lehet. Alapértelmezett számlázási profil lehet az első és a második profilt kell automatizmussal átállítani.

Ezt az automatizmust így kellene beállítani:

(kattints a képre a nagyobb képért)

1/B. A számlázási profil váltás akkor is érdekes lehet, ha több devizában értékesítünk és külön számlaszámot szeretnénk megadni a különböző devizás számláinkon. Ekkor külön számlázási profilra van szükségünk és devizára szűrve tudjuk automatizmussal váltani a számlázási profilt. Ebben az esetben nem a szállítási mód lenne a "mikor fusson az automatizmus" résznél kitöltve, hanem a pénznem.

1/C. Vagy akkor is jó lehet a számlázási profil váltás, hogyha nem szeretnénk, hogy a készleten nem lévő rendeléseknél kimenjen automatikusan a díjbekérő/előlegszámla a vevőnek, mert lehetséges, hogy még szét lesz bontva a rendelés készleten/nem készleten termékek alapján és csak utána szeretnánk kiküldeni majd a djíbekérőt/előlegszámlát. Ebben az esetben készíthetünk egy olyan alapértelmezett számlázási profilt, amiben nincsen automatikus díjbekérő és előlegszámla készítés és akkor állítjuk át arra a számlázási profilra a rendelést majd, ami készít díjbekérőt/előlegszámlát, amikor minden termék készleten van.

Ebben az esetben a haladó beállítások pipát kell használnunk a "mikor fusson az automatizmus" résznél legalul és beleírni ezt a képletet a megjelenő mezőbe:

((state__on_stock_quantity = state__total_quantity) and (state__on_stock_quantity != null))

Ez a kód azt csinálja, hogy akkor fut le az automatizmus, ha készleten van minden termék a rendelésben, de fontos, hogy enm elég a Készleten szűrőt Igaz-ra állítani itt, mert beérkezéskor még a Készleten mezőnek nincs értéke, tehát ha már a rendelés létehozásakor is van készleten minden, akkor nem fogja átállítani az automatizmus a rendelésünket, csak akkor, ha a fenti kódot használjuk és nem csak a Készleten=Igaz beállítást.

1/D. De akkor is jó lehet a mező frissítő automatizmus, ha a szállítási módot kell átállítani automatikusan.
Például, ha van saját futárunk, aki a budapesti rendeléseket kiviszi az ügyfeleknek, azaz ezeket nem GLS futárral szeretnánk kiszállítani, akkor átállíthatjuk szállítási város alapján másik GLS kiszállításról szállítási módba (például Kiszállítás-ra).

1/E. És akkor is hasznos a mező frissítő automatizmus, ha a számla megjegyzést szeretnénk átállítani cégek esetén, mert más a számla megjegyzés sablonunk cégekre és magánszemélyekre.

Ezt az automatizmust így kellene beállítani:

(kattints a képre a nagyobb képért)
 

1/G. És akkor is érdekes lehet a mező frissítő automatizmus, ha át szeretnénk állítani mondjuk a szálítási módot GLS kiszállításról GLS XXL-re akkor, ha a rendelésben olyan termék van, ami túl nagy a normál GLS kiszálíltáshoz. Ebben az esetben először ezekre a termékekre kell egy címkét (például túlméretes) tenni a termékak menüben és utána beállítani az automatizmust így:

(kattints a képre a nagyobb képért)

De ezt az automatizmust továbbgondolva, azt is beállíthatjuk, hogy a rendelés raktárát állítsa át akkor a rendszer, ha olyan termék van a rendelésbe, ami csak a másik raktárban (nem alapértelmezett raktár) van. Az, hogy melyik termékek ilyenek, ugyanúgy termék címkével be lehet állítani.

1/H. Arra is jó ez a fajta automatizmus, hogyha több üzeltünk van és ezeknek külön raktára, akkor az üzlet alapján át tudjuk a raktárat állítani a rendszerben automatizmussal. A megfelelő üzletet a webshop beállításoknál szállítási módonként be tudjuk állíttatni a rendszerrel, tehát amikor áttöltődik a rendelés egy Személyes átvétel Kiskunhalasi üzletünkben, akkor az Üzlet legyen automatikusan Kiskunhalasi üzlet. De a rakárat csak automatizmussal tudjuk átállítani, nem lehet a webshop beállításokban üzletenként megadni a külön raktára.
Ez az automatizmus így nézne ki:

(kattints a képre a nagyobb képért)

1/I. Vagy arra is használhatjuk ezt a fajta automatizmust, hogy bizonyos vevő csoportok esetén kikapcsoljuk az automatikus számlázást és manuálisan számlázzunk.

(kattints a képre a nagyobb képért)

1/J. Vagy arra is használhatjuk, hogy egy díjat automatikusan rárakjunk a rendelésre. Ehhez előbb létre kell hozni a díj típust a Beállítások/rendelések/törzsadatok/díj típusok résznél) és meg kell neki adni árat is. És utána lehet automatizmussal hozzáadni ezt a díjat a rendeléshez. Például ha a 30kg-nál nehezebb rendelésekre szeretnánk egy túlsúlyos rendelés díjat hozzáadnni, azt így kellene csinálni:

Második fejezet: címke létrehozó automatizmusok

Címkét létrehozni a rendelésen automatizmussal úgy kell, hogy először létre kell hoznunk a címkét. Ezt úgy tudjuk megtenni, ha bármelyik rendelésre rátesszük a címkét (ezzel létrehozva az új címkét) és utána törölhetjük is róla azonnal, a címke már az adatbáisban marad.

A címke létrehozó automatizmus hasonló a mező frissítőhöz, annyiban tér el, hogy az automatizmus beállításnál meg kell adnunk, hogy melyik címkét hozza létre a rendszer, és utána azt, hogy mikor hozza létre, ami pontosan ugyanúgy működik, mint ahogy a mező frissítő automatizmusoknál már láthattuk.

Ide is hozok példát:

2/A. Létrehozhatunk a rendelésre címkét akkor ha olyan szálltási módunk van, amit nem támogat még jelenleg a CloudERP, de szeretnénk jelezni a kollégáknak, hogy a Kiszállítás nevű szálítási módon belül melyik a szállítási módja a rendelésnek. (ezt lehet rendelés egyedi mezővel is csinálni egyébként, de sokan inkább címkézéssel szeretik)

Ez az automatizmus így nézne ki:

(kattints a képre a nagyobb képért)

Harmadik fejezet: feladat létrehozó automatizmusok

Feladatot létrehozni a rendelésen automatizmussal úgy kell, hogy először létre kell hoznunk a feladat típust a Beállítások/Feladatok/Feladat típusok menüben. A feladatnál meg tudjuk adni a feladat felelősét és a leírását is a feladat nevén kívül és fontos a feladat létrehozásnál a kapcsolódó elem megadása is (általában Rendelések-et kell itt kiválasztani). És ezután tudunk létrehozni automatizmust, ami hozzáadja a rendelésre a megadott feladatot.

Negyedik fejezet: email küldő automatizmusok

Ötödik fejezet: nézetre feladat létrehozó automatizmusok

Hatodik fejezet: nézetre üzenet létrehozó automatizmusok