Az „Automatizmus: Nézetek - Feladat létrehozása” funkció segítségével a rendszer automatikusan hozhat létre feladatokat különböző típusú nézetek alapján vagy időzítve. Ez a lehetőség különösen hasznos az ismétlődő feladatok automatizálására, valamint a nézetekben megjelenő adatok alapján történő munkaszervezésre. Az automatizmusokat a Beállítások / Automatizmus / Automatizmus menüpontban lehet létrehozni, ahol a típusnak „Nézetek – Feladat létrehozása” értéket kell kiválasztani.
Három fő felhasználási mód áll rendelkezésre:
1. Önálló feladat létrehozása
Ezt a módot akkor használjuk, ha egy előre meghatározott időpontban, rendszeresen szeretnénk egy adott feladatot létrehozni, függetlenül bármely nézettől vagy adattól.
Példa használatra:
Minden szerdán 14:30-kor automatikusan feladat létrehozása egy adott felhasználónak, hogy locsolja meg az irodai növényeket.
Heti, napi vagy havi rendszerességgel ismétlődő teendők kiosztása.
Jellemzők:
Nem kapcsolódik nézethez.
Minden beállítás (név, felelős, határidő stb.) automatizmusban megadható vagy örökölhető a feladat típusból.
2. Feladat létrehozása egy nézethez
Ebben az esetben maga a nézet kap 1 db feladatot, ha bizonyos feltételek teljesülnek. A feladat tehát nem az elemekhez, hanem az egész nézethez kapcsolódik.
Példa használatra:
„Kifutó termékek” nézet esetén feladat kiosztása, hogy valaki vizsgálja meg és akciózza le a termékeket.
Összegző nézetek alapján (pl. rendelések összértéke) cselekvés kezdeményezése.
Inaktív ügyfelek marketing célú megkeresése.
Jellemzők:
A nézet tartalma és aggregált adatai alapján történhet a feltétel kiértékelése.
A feladat típusa "Nézetek"-re kell, hogy vonatkozzon.
Időzítés és feltétel is meghatározható (pl. csak akkor fusson, ha van legalább 1 elem a nézetben).
3. Feladat létrehozása a nézet elemeire
Ezzel a típussal minden nézetben található egyes elemhez (pl. számla, rendelés, termék) külön feladat jön létre. Akkor hasznos, ha az egyes tételeken önállóan kell dolgozni.
Példa használatra:
Bejövő számlák, melyek fizetési határideje közeleg, minden számlára külön feladat jön létre a pénzügyes számára.
Minden olyan termék, amelynek készlete az optimális szint alá esett, feladat létrehozása a beszerzőnek.
Sales csapat számára teendők generálása ajánlatok állapota alapján.
Jellemzők:
A nézet elemeinek típusához illeszkedő feladat típus szükséges (pl. "Számlák"-hoz rendelt feladat típus).
Minden elemre külön feladat készül.
Nagy mennyiségű tétel kezelése automatizáltan.
💡 Miért hasznos ez a funkció?
Automatizálja az ismétlődő, időalapú vagy adatokon alapuló feladatkiosztást.
Növeli a hatékonyságot és csökkenti az adminisztrációs hibákat.
Könnyebben nyomon követhetővé és számon kérhetővé teszi a felelősök munkáját.
Skálázható: egyetlen automatizmus akár több száz feladatot is létrehozhat célzottan.
Amennyiben a beállításokat helyesen végezzük el, az automatizmus az időzítés és a feltételek teljesülése esetén megbízhatóan létrehozza a kívánt feladatokat, akár nézethez, akár azok elemeihez, vagy teljesen önállóan.
Automatizmus által több módon tudunk feladatokat létrehozni, ebben a leírásban mindegyiket egy példán keresztül szemléltetve nézzük meg.
Előfeltétel: Feladat típus létrehozása a Beállítások/ Feladatok/ Feladat típusok menüben, erről bővebb tájékoztatót IDE KATTINTVA találsz.
Az automatizmust minden esetben a Beállítások/ Automatizmus/ Automatizmus menüben tudod létrehozni, aminek típusa ebben az esetben "Nézetek - Feladat létrehozása" lesz.
Önálló feladat
A legegyszerűbben beállítható az az automatizmus, amikor azt szeretnénk, hogy adott időközönként jöjjön létre valamilyen Önálló feladat.
Például hetente meg kell locsolni az irodában a növényeket, naponta fel kell takarítani a raktárat, havi egyszer rendelni kell kávékapszulát az kávégéphez.
Ebben a példában azt nézzük meg, hogy hogyan lehetséges azt beállítani, ha azt szeretném, hogy adott felhasználó minden héten szerdán 14:30-kor kapna automatikusan egy feladatot, hogy locsolja meg az irodában a növényeket.
Ehhez létrehozunk először a Beállítások/ Feladatok/ Feladat típusok menüben egy Önálló típusú feladattípust és adunk neki egy általános nevet.
A többi mező kitöltése opcionális, mert ezeket az automatizmuson is meg tudjuk adni, de ha szeretnénk kitölthetjük.
Ha létrehoztuk az Önálló típusú feladatot, akkor hozzuk létre az automatizmust a Beállítások/ Automatizmus/ Automatizmus menüben.
A V2 nézet mezőt ebben az esetben üresen hagyjuk, mert nem egy nézet alapján szeretnénk ha a feladat létrejönne, hanem mindentől függetlenül szeretnénk ha minden szerdán megkapná a felhasználó ezt a feladatot.
A módnál válasszuk ki az "Önálló" módot, ez jelenti azt, hogy mindentől független fog létrejönni nekünk egy feladat, ha a feltétel megvalósul.
Ezután a Feladat paraméterek blokkban válasszuk ki a Feladat típus mezőből a korábban létrehozott "Általános feladatot".
Látszik, hogy amikor kiválasztottuk, akkor a Név, Prioritás, Felelős és Határidő eltolás (napok) automatikusan kitöltődtek azzal, amit a feladat típuson megadtam. Ha ez helyes lenne, akkor akár hagyhatnánk így is.
Viszont mivel érdemes a feladatot egyértelműsíteni, így a Név mezőbe írjuk be mi a pontos feladat. Ha üresen hagyjuk, akkor a Feladat típus neve lesz a Feladat neve, ami ebben az esetben az "Általános feladat", ami nem mondana sokat a felhasználónak.
A prioritást, felelőst, határidőt is átírom, de ha üresen hagyjuk, akkor a feladat típuson megadott értékek kerülnek ide megadásra. A felelősnél figyeljünk rá, hogy legyen felelőse a feladatnak, vagy a feladat létrejötte után osszuk ki valakinek a feladatot, máskülönben nem jelenik senkinek a feladatai között, csak az összes feladat között lesz látható.
Végül pedig adjuk meg a "2. Mikor fusson az automatizmus" blokkban a feltételt, hogy mikor- milyen feltétel bekövetkezése esetén készüljön el a feladat.
Mivel jelen esetben nincs neki feltétele, minden esetben létre kell jönnie minden szerdán 14:30-kor a feladatnak, így a Feltétel mezőt üresen hagyjuk és csak az Időzítés mezőbe írjuk be azt a cron kifejezést, ami az időt megmondja.
Ezt természetesen nem nekünk kell kitalálni, EZEN A LINKEN elérhető egy oldal, ami segít a megfelelő időzítést beállítani, de a ChatGPT segítségével is megírhatjuk cron kifejezést.
Az alábbi képen pedig látható a prompt, amivel a ChatGPT megírja nekünk a választ.
Ha mindent helyesen beállítottunk, akkor a feladat automatikusan létrejön a megadott időpontban, a megadott információkkal. A határidő pedig a feladat létrehozását figyelembe véve 1 nap, tehát következő nap 14:30 lesz.
Nézethez kapcsolódó feladat
Ha olyan automatizmust akarunk létrehozni, ami 1 db feladatot hoz nekünk létre egy nézetre, akkor erre lesz szükségünk.
Fontos kiemelni, hogy ebben az esetben maga a nézet kap egy feladatot és nem a bennük található elemek. Tehát érdemes a feladatot és a nézetet is úgy kialakítani, hogy a feladatért felelős személy számára egyértelmű legyen mi a feladata a nézettel.
Az alábbi esetekben hasznos lehet ez a típusú automatizmus:
- Kezelünk lejárati időket és a lejárati számokat egy nézetbe akarjuk gyűjteni, amiknek a lejárata közeledik és ki kellene őket árusítani
- Sok kifutott termékünk van, amiket ki akarunk törölni.
- Adott termékcsoportba tartozó termékeket akciózni akarunk, amiket egy listába gyűjtünk és kiosztjuk valakinek, hogy akciózza le őket.
- A rendelések valamilyen aggregált adata (pl. bruttó összesen értéke) elért egy adott összeget.
- Össze akarjuk gyűjteni azokat a felhasználókat akik már hosszabb ideje nem rendeltek, hogy a marketing kiküldjön nekik egy kuponkódot.
Amit még fontos kiemelnünk, hogy ha a nézetben található aggregált adatokra szeretnénk hivatkozni a feltételben, akkor a nézetben az adott oszlopot és aggrgátumot szükséges beállítanunk.
Tehát ebben a Nyitott rendelések nézetben is beállításra került a SZUM aggregátum a Bruttó összesen, ELÁBÉ és Árrés oszlopokhoz.
Így amikor az automatizmusban a Nyitott rendelések nézetben hivatkozunk, akkor a Feltétel mező végén található változó beillesztésre szolgáló ikonra kattintva automatikusan megjelenik ez a 3 aggregált adat.
Ebben a példában azt szeretném, ha létrejönne egy "Akciózni!" feladat a Kifutó termékek nézetre.
Az első lépés, hogy lennie kell egy termék nézetnek, ami a kifutó termékeket tartalmazza. A termékeket címkézéssal vagy akár kategóriával is megjelölhetjük, hogy a nézetben csak a megfelelő termékek legyenek.
A második lépés, hogy legyen egy feladat típus, aminél a kapcsolódó elemnél a "Nézetek"opció kerül kiválasztásra. Ez fogja meghatározni azt, hogy ez a típusú feladat rákerülhet nézetekre.
Ezután a Névnél, felelős, határidő eltolásnál, prioritásnál akár egy általános adatot is megadhatunk, és majd az automatizmuson ezeket egyedileg beállítjuk, de akár ahogy a példában szerepel, akár már itt is megadhatjuk ezeket az adatokat és az automatizmus pedig automatikusan ezekkel jön létre.
A harmadik lépés pedig az automatizmus létrehozása.
A V2 Nézet mezőben válasszuk ki azt a Nézetet, amire szeretnénk ha a feladat létrejönne. Jelen esetben ez a Kifutó megnevezésű nézet. Figyelem! Ezért fontos, hogy egyértelműen beazonosítható neve legyen a nézeteknek, mert itt az alapján fogjuk megtalálni.
A Módnál válasszuk ki a "Nézethez kapcsolódó"-t, ez fogja azt jelenteni, hogy a kiválasztott nézethez létrejön egy feladat, ha a feltétel teljesül.
Ezt követően megadja azt a Feladat típust, amit létrehoztunk.
Itt ha a feladat típuson adtunk meg felelőst, határidőt, prioritást, akkor automatikusan öröklik ezeket az adatokat a mezők, de ha szeretnénk felülíthatjuk.
Sőt a Név mezőben a változó beillesztésre szolgáló ikonra kattintva beilleszthetünk a feladat nevébe olyan változókat, ami mindig dinamikusan kitöltésre kerül. Így akár már a feladat nevébe beleírhatjuk a kapcsolódó azonosítót (Kifutó nézetek), a típust (Akciózni!) és a határidőt, ami a határidő eltolás vagy az egyedileg megadott határidő alapján kerül dinamikusan kiszámításra.
Végül pedig adjuk meg, hogy mikor és milyen feltétel esetén fusson le az automatizmus.
Jelen esetben azt adtam meg, hogy minden csütörtökön 12:40-kor fusson le az automatizmus, de csak akkor ha a Kifutó termékek nézetben legalább van 1 db elem. Ez utóbbi feltételre azért van szükség, mert ha ezt nem írjuk bele, akkor akkor is létre fog jönni egy feladat a nézetre, ha nincs benne egy termék sem, de ugye értelemszerűen ebben az esetben nincs értelme létrejönnie.
A feltételben így a a változó beillesztésre szolgáló ikonnal beilleszthetjük a count_id változót, ami után beírtuk, hogy nagyobb legyen, mint 0. Tehát ha van 0-nál több termék a nézetben, akkor csütörtökön 12:40-kor létrejön a feladat.
Az időzítésben megadott képletet természetesen nem nekünk kell kitalálni, EZEN A LINKEN elérhető egy oldal, ami segít a megfelelő időzítést beállítani, de a ChatGPT segítségével is megírhatjuk ezt a cron kifejezést.
Ha mindent jól beállítottunk, akkor afeltétel teljesülésekor, az időzítésben megadott időpontban létrejön a feladat.
Ez egyrészt a Feladatok oldalmenüben, másrészt magán a nézeten is megjelenik.
Nézet elemeihez kapcsolódó feladat
Ha olyan automatizmust akarunk létrehozni, ami a nézetben található összes elemre (számla, rendelés, termék, stb) 1 db feladatot hoz létre, akkor ezt az automatizmust szükséges használnunk.
Fontos kiemelni, hogy ebben az esetben a nézetben található elemek kapnak 1-1 feladatot, amiket egyesével végre kell hajtani. Tehát ha a nézetben 100 db termék van, amire az automatizmus lefut, akkor 100 db feladat fog létrejönni.
Több között az alábbi esetekben lehet hasznos ez az automatizmus típus.
- Minden bejövő számlára egy feladat a pénzügyesnek, amelyek fizetési határideje közeledik
- Szállítmány bevételezéséről feladat kiosztása egy felhasználónak
- Egyedi árajánlat állapotok alapján egy feladat kiosztása salesnek
- Termékekre egyedi címke elhelyezése esetén feladat kiosztása egy felhasználónak
- Termék elérhető készlete optimális alá került, ami egy feladatot oszt ki a beszerző kollégának
A példában szeretnénk ha a pénzügyes minden hétfő reggel 9:00-kor kapna egy-egy feladatot az összes számlára, aminek fizetési határideje 7 napon belül van, hogy ne felejtse el őket kifizetni vagy ha kifizette, akkor jelezze a számlán.
Ehhez először szükségünk lesz egy Bejövő számla nézetre, amiben belerakjuk szűrők segítségével azokat a számlákat, amik fizetési állapota még várakozik vagy részlegesen van fizetve és a fizetési határidejük a következő 7 napra esik. Ezt a nézetet elmentjük "7 napon belül" néven.
Ezt követően szükségünk lesz egy feladat típusra, aminél fontos, hogy a kapcsolódó elem a "Számlák" legyenek, ugyanis ez fogja lehetővé tenni, hogy a számla típusú elemekre létrejöjjön 1-1 db feladat.
A harmadik lépés pedig magának az automatizmusnak a beállítása.
Adjuk meg melyik nézetben vannak azok az elemek, amikre szeretnénk ha a feladat rákerülne. Ez jelen esetben a "7 napon belül" bejövő számlák nézet.
Ezután megadjuk, hogy mi legyen a feladat létrehozó automatizmus módja. Mivel azt szeretnénk ha az összes számlára kerülne egy-egy feladat, így a "Nézet elemeihez kapcsolódó" módot választjuk ki.
Ezután a Feladat típusnál kiválasztjuk a korábban létrehozott feladat típust.
Itt ha a feladat típuson adtunk meg felelőst, határidőt, prioritást, akkor automatikusan öröklik ezeket az adatokat a mezők, de ha szeretnénk felülíthatjuk.
Végül pedig adjuk meg a "2. Mikor fusson az automatizmus" blokkban a feltételt, hogy mikor- milyen feltétel bekövetkezése esetén készüljön el a feladat a számlákra.
Mivel jelen esetben a nézetbe csak akkor kerülnek bele a számlák, ha 7 napon belül van a fizetési határidejük, így extra feltételt nem kell megadni, csak az Időzítés mezőbe írjuk be azt a cron kifejezést, ami az időt megmondja.
Ezt természetesen nem nekünk kell kitalálni, EZEN A LINKEN elérhető egy oldal, ami segít a megfelelő időzítést beállítani, de a ChatGPT segítségével is megírhatjuk cron kifejezést.
Ha mindent helyesen beállítottunk akkor a megadott időpontban létrejönnek a feladatok a nézetben található elemekhez. Ezek egyrészt az elemeken a Feladatok oszlopban láthatóak, másrészt a Feladatok oldalmenüben is megtaláljuk őket.
Továbbá a Feladatok menüben is le tudjuk ellenőrizni, hogy az általunk megadottak szerint helyesen létrejöttek.
Hozzászólások
0 hozzászólás
Hozzászólások írásához jelentkezzen be.