A CloudERP-ben ez úgy került megvalósításra a garanciajegy, jótállási jegy kiküldése, hogy az e-mail küldő automatizmushoz lehetséges dokumentumokat csatolni. A dokumentumokhoz pedig statikus és/vagy dinamikus fájlokat, sablonokat tudunk hozzákapcsolni, amelyeket aztán a rendszer automatikus kitölt és kiküld a vevőnek.

1. Statikus és dinamikus dokumentumok közötti különbség

Azoknál akiknél van egy fix fájl nekik elegendő lesz a statikus fájl, ami lehet egy pdf és ezt fogják feltölteni a rendszerünkbe, hogy fixen ezt a fájlt küldje ki a CloudERP. Akikre ez igaz azok ugorjanak egyből a 4. Dokumentum létrehozása ponthoz. ugyanis számukra a következő két lépés nem releváns.

Azoknál viszont, akiknél lesz egy sablon és mindig dinamikusan változik a termék adatok alapján azoknál előzetesen szükséges a termékekhez megadni a jótállási adatokat illetve szükség lesz egy Sablon létrehozására.

Természetesen egy termékhez akár párhuzamosan kiküldhető egy/több dinamikus és statikus fájl is.

2. Jótállási adatok rögzítése termék adatlapon

A Termék adatlapon a további adatok fülön adjuk meg az adott termék jótállási időszakát, és ennek az időszaknak az egységét, amely lehet nap, hónap vagy év. 

A rendszer ebből az adatból automatikusan ki fogja számolni a jótállási jegyre a jótállás végét az eladástól számítva.

3. Sablon létrehozása

A Beállítások/Automatizmus/Sablonok menüben hozzunk létre egy új Sablont a jobb alsó sarokban található Műveletek- Új Sablon művelettel.

Válasszuk ki az Egyszerűsített sablon létrehozásnál a Rendelés dokumentumot, ez automatikusan beállítja, hogy a Típus rendelés legyen és a kimenet pedig pdf. A Névhez írjunk be egy olyan nevet amiből a későbbiekben egyértelműen be tudjuk azonosítani a sablont. 

Nyomjunk az OK gombra. 

Ekkor megjelenik a Sablon szerkesztő felület. 

Két féle módon lehet a rendszerben lévő sablonokat szerkeszteni:

Richtext: A richtext-et azoknak ajánljuk akik egy egyszerű email sablont szeretnének összerakni html tudás nélkül. kényelmes a használata, azonban korlátozott, és ha bonyolult sablon logikák vannak akkor akár el is törheti a kódot (hiszen a sablon szintaktikája nem 100%-ban egyezik a html-el), és erről a frontend komponens nem tud.

Kód: Ha egyedibb/komplexebb sablont kell használni, akkor mindig a kód szerkesztő, ami gyakorlatilag egy nagy szöveges mező

A sablon tartalom részébe kerülnek azok a kódok amik meghatározzák a dokumentum szövegi tartalmát és ennek a formázását. 

A tartalomnál van egy olyan lehetőség, hogy "CÍMKÉK BESZÚRÁSA", ennek segítségével lehet beszúrni a tartalmi részbe változókat, amik a szükséges adatokat fogják biztosítani.

Jelen esetben a lenti képen bekarikázott 4 db címke lesz segítségünkre. 

Ha ezeket beillesztjük a sablonba, akkor megjelennek az adott rendelésen lévő termék Jótállási adatai.

A rendeles_dokumentum_jotallasi_adatok címke egy általános címke, ami egy táblázatban jeleníti meg a főbb jótállási adatokat.

A másik három címke (időtartam, kezdete, vége) rugalmasan és személyreszabhatóan beilleszthető akár összefüggő mondatokba is és formázni is lehetséges őket (szín, méret, félkövér, dőlt, stb.)

Ekkor ha mindent adatot tartalmaz a sablonunk mentsük el. 

4. Dokumentum létrehozása

A következő lépés az hogy szükségünk van egy dokumentumra. 

Ez a Dokumentumok/Dokumentumok menüben érhető el. Itt kattintsunk a jobb alsó sarokban a Műveletek - Új dokumentum gombra.

Ahogy az korábban már említettük kétféle dokumentum típust különítünk el.

Az egyik a statikus dokumentumok, amelyeket rendszer nem tudja módosítani. Ezeket az 1. ponttal jelölt Dokumentum felöltése blokkban tudjuk feltölteni. Ide .pdf, .xml, .png, .jpg, .xlsx, és egyéb fájltípusok is feltölthetőek. 

A 2. számmal jelölt részben a másik típust tudjuk beállítani, a dinamikus dokumentumot, azaz sablonokat, amelyeket a rendszer ki tud tölteni a releváns adatokkal. Ezek azok a dokumentumok, amelyeket Sablonként adunk meg ezen a felületen.

A Sablon mintát és fájlnevet kell megadnunk.

A Sablon mintánál kiválasztjuk a meglévő Sablonunkat, amely az én esetemben a Jótállási jegy nevet viselte. 

A fájlnév megadása azért szükséges, mert a CloudEPR-ből kiküldött levél ilyen néven fogja a csatolmányt megjeleníteni. 

Kiegészítő információ: Egy dokumentumban akár megadhatunk több statikus és/vagy dinamikus dokumentumot is, tehát akár felölthetjük az adott termékek használati utasítását, amely egy statikus dokumentum, és beállíthatunk egy jótállási jegyre szóló dinamikus dokumentumot is.

Itt a lenti példánál látszik, hogy én egy fájlt és egy sablont csatoltam ehhez a dokumentumhoz.

A 3. számmal jelölt részben adjuk meg a Dokumentum nevét, illetve ha van érvényesség kezdete és vége, akkor azt is megadhatjuk. 

A dokumentum típusánál pedig kiválaszthatjuk, hogy ez a dokumentum mely típusba vagy típusokba sorolandó.

Végül a 4. pontban megadjuk hogy ez a dokumentum mikhez kapcsolódik.

Itt akár ügyfelekhez, beszállítókhoz, termék kategóriákhoz, termékekhez, termék jellemzőkhöz vagy gyártókhoz is tudjuk rendelni a dokumentumot. Ezeknek az az értelme, hogy lehet hogy adott jótállási jegyet csak x termékekhez vagy y termékkategóriákhoz szeretnénk kiküldeni és csak adott gyártó termékeihez, így ezzel tudjuk szűkíteni a kört, hogy mely esetekben kerüljön kiküldésre a dokumentum.

5. E-mail sablon létrehozása

A Beállítások/Automatizmus/Sablonok menüben hozzunk létre egy új Sablont a jobb alsó sarokban található Műveletek- Új Sablon művelettel.

Válasszuk ki az Egyszerűsített sablon létrehozásnál a Rendelés e-mail típust és adjunk nevet a sablonnak, ez jelen esetben Jótállási levél nevet kapott és kattintsunk az OK gombra. 

Itt szintén megadhatjuk milyen üzenettel szeretnénk kiküldeni a vevőnek a levelet, ami majd a jótállási jegyet tartalmazza.

Ugyanis ez a sablon és a korábban létrehozott dokumentum lesz az, amelyet bekötünk egy e-mail küldő automatizmusra, ezeket fogja a vevőnk megkapni.

6. E-mail küldő automatizmus létrehozása

Ez az e-mail küldő automatizmus fogja eldönteni, hogy mikor és mit küldünk ki a vevőnek. 

A Beállítások/ Automatizmus/ Automatizmus menüben hozzunk létre a jobb alsó Művelet gombbal egy Új automatizmust.

Ennek típusa legyen email küldés. Nyomjunk az OK gombra. 

1. Ha szeretnénk hogy az automatizmus működjön, akkor az Engedélyezve mezőt pipáljuk ki. 

2. Ha azt szeretnénk, hogy az automatizmus egyszer fusson le, azaz egyszer küldje el a rendelés életciklusa során ezt a levelet, akkor pipáljuk be az Egyszeri pipát.

3. Adjuk meg azt a sablont, amelyet az előző pontban létrehoztunk (5. E-mail sablon létrehozása).

4. Meg tudjuk adni, hogy mely e-mail címekre küldjük ki a levelet. Ez lehet az adott cég számlázási címe, vagy akár ha van megadva logisztika, ügyvezető, akkor nekik is ki tudjuk küldeni.

5. Adjuk meg e-mail tárgyát, amivel a vevő megkapja a levelet. A villám ikon segítségével akár változókat is elhelyezhetünk a levélben. 

6. Itt tudjuk megadni hogy ehhez az e-mailhez mely dokumentumokat szeretnénk hozzákapcsolni, hogy a levéllel kimenjenek. Ez a mi példánkban a Jótállási jegy dokumentum nevet viseli. Ez ugye csak akkor fog kiküldésre kerülni, ha adott rendelésre igaz ez a dokumentum, tehát amikor a dokumentumot összekapcsoltuk termékekkel, gyártókkal, akkor azok igazak erre a rendelésre.

7. Itt azt tudjuk megadni, hogy mely kapcsolaton keresztül érhetjük el ezeket a dokumentumokat, tehát használhatja-e a rendszer a termék dokumentumokat, a kategória, a gyártó és/vagy az attribútum dokumentumokat.  Mivel én a fenti példában csak termékhez kapcsolatam ez a dokumentumot, így a termék dokumentum használatát kell bepipálni. 

8. Adjuk meg a feltételt, hogy mikor kerüljön kiküldésre a Jótállási levél. Ezt tapasztalataink alapján akkor szeretnétek kiküldeni, ha már kész a rendelés, tehát a vevő kézhez kapta a rendelést. Tehát az Állapot mezőben kiválasztjuk a Kész állapotot. Ezt természetesen egyénileg be tudjátok állítani nálatok mikor az ideális és egyéb feltételeket is tudtok megadni, hogy mikor kerüljön kiküldésre az adott e-mail.

Ha mindent helyesen állítottunk be, akkor ha egy rendelést hozunk létre ahhoz a termékhez, amihez a jótállási dokumentumot készítettük, akkor a kész állapotú rendeléshez kiküldésre kerül automatikusan a levél.

Ez a rendelésen az Üzenetek fülön tudjuk ellenőrizni, ahol már egyből látszik hogy a levélen 2 csatolmány került kiküldésre, de akár meg is tudjuk nyitni és ellenőrizni mely csatolmányok.