Mi az átvezetés?

Vannak pénzmozgások, amelyek nem csökkentik és nem is növelik a cég bevételét, eredményét. Amikor a cég pénze mozog egyik Pénztárcából a másikba, akkor gyakorlatilag semmilyen változás nem következik be a cég pénzeszközeinek mennyiségében. Magyarul ugyanannyi marad.

Példa: ha pénzt veszel ki a céges bankszámládról, nem lesz kevesebb pénze a cégnek. Csak éppen az egyik része átkerült egy másik Pénztárcából. Ezt a mozgást nevezzük a CloudERP-ben átvezetésnek.

Milyen átvezetéseket tudunk kezelni?

Az átvezetés mindig egy forrás és egy cél pénztárca között történik, amelyek lehetnek akár különböző pénzneműek is.

Bankszámlák közötti mozgások

A cég a saját bankszámlái között végez átutalást. Ilyenkor értelemszerűen a forrás az a bankszámla, amelyikről utalunk és az a cél amelyikre utalunk.

Készpénz befizetés

Készpénzt fizetünk be a cég saját bankszámlájára. Forrás: az a pénztár, ahonnan a pénzt kivettük, cél a cég bankszámlája.

Álljunk meg itt egy pillanatra, mert ez gondot szokott okozni. Nézzük meg lépésről lépésre ezt a folyamatot!

A pénz elképzelhető, hogy éppen a zsebedben lapul és onnan fizeted be. DE! Honnan került a zsebedbe? Tételezzük fel, hogy a céged hófehér  és a pénz eredete ismert. Így valószínűleg az egyik pénztárból vetted ki, onnan került a zsebedbe. Tehát a pénzbefizetés abból a pénztárból kell elvégezni, ahonnan való.

Egy üzlettel rendelkező cég rendszeresen viszi be a bankba a készpénzt és jellemzően ATM-en keresztül fizteti be. Nézzük meg ezt az utat.

Az üzletben a vásárló által átadott készpénz a pénztárba kerül. A pénztárból elvitted az ATM-be és befizetted.

Ilyenkor a Pénztár a forrás a Cél a bankszámlád.

Készpénz felvét

Amikor készpénzt veszel fel az egyik bankszámládról, akkor is átvezetés történik. A bankszámládról az egyik pénztárba. Ilyenkor meg kell választanod azt a pénztárat, ahová kerüljön a pénz. Ha nem köthető konkrét fizikai pénztárhoz, mert nálad lesz, akkor is kell egy hely ahová a pénzt el tudod könyvelni. Erre használhatóak az egyedi pénztárcák. Például létrehozol egy Főnök pénztárcát. Amikor Te, mint cégvezető felveszel pénzt, a Főnök pénztárcába helyezed át a bankból. Ha egy részét vagy az egészet később mégis beteszed az egyik “igazi” pénztárba, akkor pedig készítesz egy új átvezetést a Főnök pénztár és a pénztár között.

Itt is nézzünk meg egy példát. Felveszel a bankból 15.000 Ft-ot mert nem lehet bankkártyával fizetni az üzletben, ahol az árut szeretnéd megvenni. Hogyan kell az átvezetéseket és a költséget ebben az esetben kezelni?

Először felvettél pénzt. Ez átvezetés a bankszámla és egy pénztár között. Itt neked kell megválasztani, melyik pénztárcához akarod rendelni: saját névre szóló vagy egy általános pénztár típusú pénztárcához.

Másodszor vásároltál. Ekkor ugye azonnali kiadásod volt. Ezt a kiadást már abból a pénztárcából kell levonnod, ahová átmozgattad a készpénzt.

Egyedi pénztárcák közötti mozgások

Egyedi pénztárcák lehetnek azok az egyenlegek, amelyek a cég pénzeszközeihez tartoznak, de nem klasszikus bankszámla, hitelszámla vagy pénztár.

Például: Google Ads hirdetésre előre feltöltesz 10.000 Ft-ot. Ebben az esetben nem lesz egyből költséged, mert csak feltöltötted az egyenleget. Akkor lesz költséged, amikor ezt az egyenleget a Google elkezdi használni.

Ahhoz, hogy ezt a helyzetet le tudd kezelni (ha akarod) első lépésben létre kell hozni egy Ads nevű pénztárcát. Utána el kell végezni az átvezetést a bankszámlád és az új Ads pénztárcád között.

Utána amikor megkapod a Google-tol a számlát, az Ads nevű pénztárcádból veszed le a költséged.

Átvezetések rögzítése

Az átvezetéseket a CloudERP-ben a Pénzügy -> Tranzakciók -> Átvezetések menüpont alatt találod.

Egy átvezetés rögzítéséhez ezeket az adatok kell megadni:

• Forrás pénztárca: innen mozog el a pénz

• Cél pénztárca: ide mozog a pénz

• Forrás összeg: a mozgatott pénz mennyisége

• Cél összeg: ha két különböző pénznemű számla között mozgatsz pénzt, akkor a cél összeget is meg kell adni a cél pénznemében

• Átvezetés dátum: ezen a napon készült az átvezetés

• Megjegyzés

Mentés után az átvezetés egy szűrhető, szabadszövegesen kereshető listába kerül, amit bármikor megnézhetsz.

Módosításhoz kattints a módosítani kívánt elemere.

Törölni a szerkesztő nézetben a jobb alsó sarokban a Kuka gomb megnyomásával tudsz.

Átvezetések automatizálása

A bankszámla történet automatizált feldolgozásakor lehetőség van a költségek és bevételek rögzítése mellett, hogy az átvezetéseket is azonosítsuk. Mind a bankszámlák közötti mozgást, mind a készpénzes mozgásokat fel tudjuk ismertetni a rendszerrel. Így a bankszámla történet import automatikusan létre tudja hozni a pénztárcák közötti átvezetéseket.

Bankszámlák közötti mozgások azonosítása átvezetésként

Ha felveszed az összes bankszámládat a rendszerbe és megadod minden bankszámlád számát is a megfelelő formátumban*, akkor a rendszer automatikusan felismeri, ha a bankszámláid között mozgás történik, és átvezetésként kezeli mindkét bankszámládon. A forrást és a célt azonosítani tudja a bankszámla szám alapján, így el tudja készíteni az átvezetést a bankszámla történet adatai alapján

Készpénzes átvezetések rögzítésének automatizálása

A bankszámla történet feldolgozáskor a készpénzes átvezetéseket a rendszer képes azonosítani. A Bankszámla történet importok listában ezek a tranzakciók Készpénz átvezetés állapottal és pozitív (befizetés) vagy negatív (felvét) átvezetésként jelennek meg.

A CloudERP-ben meg lehet adni átvezetési szabályokat, amelyek segítségével a bankszámla történet feldolgozáskor kulcsszavak alapján a rendszer el tudja dönteni, hogy egy adott tranzakció átvezetés-e. Ha ezeket a szabályokat nem készítenénk el, akkor helytelenül kerülnének be a tranzakciók:

• bevételt hozna létre a készpénz befizetésnél, mivel pozitív összegű tranzakció

• költséget hozna létre a készpénz felvételnél, mivel negatív összegű tranzakció

A megoldás a Készpénz átvezetési szabályok létrehozása. Egy készpénz átvezetési szabály egy karakter sorozat, amely egyértelműen be tudja azonosítani a készpénzes átvezetéseket.

Egy szabály három elemből állhat:

• Minta: ezt keresi a rendszer a bankszámla történet tranzakciói között. Pl: Készpénzfelvét K&H ATM-ből

• Átvezetés típusa:

  • Kifizetés: készpénz felvét. Ilyenkor meg kell adni, hogy melyik pénztár típusú pénztárcába kerüljön az összeg

  • Befizetés: készpénz befizetés. Ilyenkor meg kell adni, hogy melyik pénztár típusú pénztárcából kerüljön az összeg

Egyszerre több mintát is fel lehet venni. A * karakter segítségével hasonló tranzakciókat is tudunk azonosítani.

Pl. Készpénzfelvét *ATM* szabály érvényes lesz a “Készpénzfelvét külföldi ATM-ből” és “Készpénzfelvét K&H ATM-ből” tranzakcióra is.