Céges pénzügyekről – NEM közgazdászoknak I. rész

Miért érdemes ezt a sorozatot végigolvasnod?

Biztonsági öveket bekapcsolni! Rázós téma következik.

Egy többrészes sorozatban szeretnénk rövid áttekintést adni arról, miért érdemes a céges pénzügyeidet kezedbe venned és vezetned.

Megmutatjuk, hogyan tervezheted meg céged növekedését úgy, hogy lebontjuk apró lépésekre a teendőket és ehhez a megfelelő eszközöket is biztosítjuk.

Mit fogsz kapni ettől a sorozattól?

Ha szánsz rá elég időt, akkor

• fel fogsz tudni állítani egy növekedési célt
• meg fogod tudni tervezni az utat, amíg eléred ezt a célt
• folyamatosan nyomon is fogod tudni követni, hol tart a céged a célok elérésében.

Tehát, érdemes figyelned és időt szánnod rá, mert akár többszörös növekedést is elérhetsz, ha megérted az alapelveket.

Kezdhetünk?

Miért NEM az iskolában fogsz vállalkozásról hallani?

Kezdjük az elején. Ha nem közgazdász képzettséggel rendelkeztél a vállalkozásod elindításánál, ahogy valószínűleg a legtöbb vállalkozó, akkor a pénzügy kezelése leginkább a könyvelőknek leadott számlákból, a számlák utalásából és a bankszámla egyenlegek kezeléséből áll.

Ha nem így van, akkor Te már sokkal tudatosabban gondolkodsz, mint a vállalkozók nagy többsége.

Most szeretném elmondani, hogy nem hiszem, hogy csak a vállalkozók tehetnek arról, hogy nem vagy, csak felületesen kezelik a pénzügyeiket. Az iskolákban nem a vállalkozói életre kaptunk felkészítést, leginkább egy multinacionális cég alkalmazottjának való ismeretekkel találkoztunk, azzal is csak általánosságban. Amikor valaki elkezdi a vállalkozását már nem vagy csak nehezen tud időt szakítani a saját fejlődésére. Pedig akkor lenne a legjobb egy ilyen irányú képzésen részt venni, egyből gyakorlatban lehetne elsajátítani a tanultakat. Ez ellen viszont, nekünk vállalkozóknak kell tenni, de biztosan Te is ismered ezt a mondást: "Nincs idő fejszét élezni, mert fát kell vágni!"

Pedig, ha valaki ismeri az alapvető matematikai műveleteket (osztás, szorzás ..), akkor nagyon gyorsan el tudja sajátítatni a legfontosabb pénzügyi elveket és számításokat.

Ezeken fogunk most lépésről lépésre végigmenni. Hidd el érdemes követned!

I. paradigma: Miért NEM a könyvelőd fog segíteni a céged növekedésében?

Sokan azt gondolják, hogy a könyvelőknek leadott számla elegendő ahhoz, hogy a cég pénzügyei megfelelő irányba menjenek. Azt várják el a könyvelőtől, hogy ő majd megmondja, milyen költségeket milyen arányban kellene módosítani vagy milyen arányban emeljük a bevételeket, hogy a cég elérje a céljait.

Ha havi vagy negyedéves egyeztetésen leülsz a könyvelőddel és megbeszélitek, hogyan áll a céged, nem fogsz teljes képet kapni. Nem fogja tudni megmondani, melyik termékedből jön a nagyobb profit, melyik beszállítodat cseréld le és milyen beragadt készleted van.

Ennek az az oka, hogy a könyvelés csak egy nagy képet lát a vállalkozásodról. Nem látja tételesen, apró egységekben és általában nem szervesen él együtt a cégeddel sem. Nem is beszélve arról, ha nincs olyan könyvelőd, aki csak és kizárólag a Te céged ügyeivel foglalkozik, akkor egy csomó cég hasonló igényeit kellene kielégítenie, ami annyira megemelné a könyvelés árát, hogy – lássuk be – nem fizetnénk meg.

Tehát, kell egy saját kimutatás, amit a céged vezet, amibe olyan felbontásban kezeled az ügyeidet, amivel már tudsz kezdeni valamit.

Mi lehet a megoldás?

Ha már odáig eljutottál, hogy jó lenne már valami számokat látnod a cégedről, akkor már sokkal előrébb vagy, mint a legtöbb vállalkozó és akkor ez a cikk Neked szól. Szeretnénk megmutatni egy olyan rendszert, amiben Te magad vezetheted a saját szempontjaid szerint a költségeidet, bevételeidet, számláidat. Nem kell megtanulnod a pénzügyi számvitel fogalmait, csak néhány egyszerű dolgot kell megértened. Ez lesz a Te vezetői számviteli rendszered.

Minek nekem vezetői számvitel? Nem erre van a könyvelő?

Röviden válaszolva: nem. Kétfajta a számviteli megközelítés is létezik. Attól függően, hogy kinek szolgáltatunk információt és ki használja fel azokat, megkülönböztetünk pénzügyi és vezetői számvitelt. A pénzügyi számvitelt törvények szabályozzák és a vállalkozáson kívüli felhasználóknak készül (hatóság,hitelezők, befektetők, környezet) és a legfőbb feladata a beszámoló elkészítése. Mivel a piac nem egységes, ezért a beszámolónak olyan formában és információ tartalommal kell elkészülnie, amely minden érdekeltnek megfelel. Emiatt a beszámoló és minden pénzügyi számvitellel kapcsolatos fogalom szabályozott és egységesített.Ez nyilván egy kompromisszumos megoldás. A pékségnek és a bányavállalatnak is ugyanolyan beszámólót kell készítenie.

Természetesen a főkönyvből jóval több információ kinyerhető, abban sokkal nagyon szabadságuk van a könyvelőknek, de még mindig ott van a “nagy totál” probléma.

Ha szeretnéd gyorsan, érthetően megismerni a főkönyv olvasását, ajánlom Kovács Zsolt Milán: Számháború című kíváló könyvét.

Ezzel szemben a vezetői számvitel kifejezetten a vállalkozás vezetőinek készül és a kialakításában a cégvezetésnek teljes szabad keze van. A saját cégedre szabva készülhetnek a kimutatások, olyan formában, amilyenre szükséged van. Tehát, ha egy webáruházat és egy üzletet is üzemeltetsz nem kell egy bányavállalatnak is megfelelő rendszert használnod, szabad kezed van a saját kis információs rendszeredet kialakítani.

" A számvitel két részre történő „felosztása” lényegében azt a követelményt fogalmazza meg, hogy kinek nyújtunk információkat, illetve az információkat elsődlegesen ki hasznosítja. Ebből következően a pénzügyi számvitel a vállalkozáson kívüli felhasználók igényét hivatott elsődlegesen kielégíteni. A beszámoló összeállítása ezt a célt szolgálja alapvetően. A vezetői számvitel a vállalkozás vezetői (a management) részére ad a döntésekhez információkat. ... A pénzügyi számvitel ugyan biztosít a vezető részére is hasznosítható információkat, de ezek a vezetés számára gyakran nem elégségesek. Emiatt olyan vezetői információs rendszer szükséges, amely biztosítja a megfelelő tájékozottságot. Ennek eleme a vezetői számvitel is, melynek kialakítása igazodik a vállalkozás sajátosságaihoz. Ebből következően a vezetői számvitel kialakítása, szabályozása a vállalkozó feladata.  ... A vezetői számvitel a számvitelnek az a területe, amely olyan információkat szolgáltat a vezetők részére, amelyek segítségével a teljesítmények növelhetők, a költségek (ráfordítások) csökkenthetők, vagyis az eredmény maximalizálható " Kardos Barbara,Dr. Sztanó Imre, Veress Attila: A Vezetői számvitel alapjai

Mi a különbség a két számviteli megközelítés között?

A fent említett különbségek mellett számos más eltérés is van a két megközelítés között.

Ahogy korábban már említettük, a pénzügyi számvitel kezelése nem választható, hanem kötelező elem egy válallkozás életében. Tehát ez az összehasonlítás nem arra való, hogy döntsd el, melyiker szeretnéd. Az összehasonlítás azt mutatja meg Neked, hogy a vállalkozásod vezetésében és a fejlődés tervezésében a vezetői számvitel megközelítés fog a leginkább segíteni. Az ideállis megoldás az, ha mindkét területen megfelelő eszközökkel, szakértelemmel és szakértőkkel vagy körülvéve és a két területet össze tudod hangolni.

Milyen vezetői rendszert használjak?

Eljutottunk odáig, hogy szükséged lesz egy vezetői rendszerre. De milyenre? Milyen adatok legyenek benne?

Ha még semmid sincs, érdemes egy saját rendszerrel próbálkozni. Ennek az az előnye, hogy meg fogod érteni az összefüggéseket és olyan dolgokra fogsz rájönni, amire korábban nem gondoltál volna.

Ha csak elkezded egy táblázatba vezeteni a cég költségeit, bevételeit szép lassan rá fogsz jönni, milyen számokra is lenne szükséged. Az elején biztosan csak pár dolgot fogsz vezetni. Például: mennyiért vettél, mit, mikor és kitől. Azután már szeretnéd, ha valamilyen kis csoportok is kialakulnának. Mondjuk a csomagoló anyagot és az árukészletet szeretnéd nem a költségek közé venni, mert azok valahogy mások, mint mondjuk a villanyszámla vagy a webáruház bérlet. Így növi ki magát minden vezetői rendszer.

A fejlődés következő foka akkor jön elő, amikor több 10 vagy akár 100 táblázattal kell zsonglőrköni, amit már a géped is alig bír el. Sok helyre kell ugyanazt az adatot beírni, nem jönnek át automatikusan a rendelési adatok és a CSV importok/exportok teszik ki a napod nagy részét. Ilyenkor kezdesz el gondolkodni azon, hogy változtatni kell valamit, mert ez már kínszenvedés.

Ekkor kezdődik el a keresés egy vállalatirányítás rendszer után. De milyen legyen.

Kétfajta megközelítés is van.

Az ERP (Enterprise Resource Planning) rendszerekben a legtöbb rendszer integrálva van és a webáruházadat leszámítva csak kevés külső kapcsolattal rendelkezik. Ezeket a külső rendszereket ún. API kapcsolaton keresztül kötik be a rendszerbe. Az ERP kialakítása, elnevezései általában kötöttek, a gyártó elképzeléseit tükrözik. Jobb esetben a piaci igények alapján lett kialakítva. Hátránya a kisfokú rugalmassága (mivel sok ügyfél igényeit kell koordinálni). Előnye viszont, hogy egyben megkapsz mindent, amire szükséged van, nem kell különböző elosztott rendszereket kezelned, könnyen automatizálhatóak a folyamatok. Itt a kiválasztás kritikus. Ha olyan rendszert választasz, amiről később derül csak ki, hogy nem felel meg, az egész rendszert kell lecserélned.

A másik megközelítés, ha Te építed meg a saját rendszeredet a piacon található alkotóelemekből és úgy automatizálod a folyamataidat. Vannak úgynevezett “midleware” rendszerek, amelyek segítségével össze tudos kapcsolni a különböző rendszereidet mindenféle programozói beavatkozás nélkül.

Például az egyik legkedveltebb ilyen rendszer a Zapier. Itt több 1000 alkalmazás vár arra, hogy összekapcsold őket.

Például egy ilyen munkafolyamat (workflow) könnyedén összeállítható:

• Rendelés érkezik a webáruházadba
• Ha a rendelés átutalásos automatikusan nyit egy Trello kártyát a rendelés adatival és a mgefelelő utasítással
• A trello kártya áthelyezése után automatán email üzenetet küldd a vásárlónak
• Bejegyzést készít a naptárba is, hogy figyelni kell 8 nap múlva megérkezik-e az utalás

Ma már arra is sokszor van lehetőség, hogy több ilyen rendszer kapcsolatát közvetlenül (midleware nélkül) is kiépítsd fejlesztői segítség nélkül. Például a Slack nevű programba két kattintással könynedén be tudjuk integrálni valamelyik kedvenc programunkat (pl. Trello, Zoom … stb)

Az ilyen fajta rendszernek óriási előnye, hogy könnyen, gyorsan a saját igényeidnek megfelelő rendszert tudsz összerakni. A hátránya pedig,hogy mivel több rendszerre támaszkodsz, ezért sokszor az ezek közötti kommunikáció hiba megakaszthatja az egész folyamatot. Az összes kapcsoldó rendszernél kell fiókodnak, előfizetésednek lenni. (ha előfizetős). Egy idő után elér egy olyan bonyolultsági szintet, amikor már csak az érti, aki összerakta (vagy ő sem).

Egyértelműen egyszer eljön az a cégméret, amikor átállj egy olyan ERP-re, ami a legközelebb áll a Te cégedhez.

Miért a CloudERP?

Ez itt a reklám helye. (Igérem nem lesz több). A CloudERP kifejezetten a webáruházak igényeire szabtuk és alakítjuk folyamatosan.

Ha

• a hagyományos értékesítői modellben árulod a terméked (nincs webáruházad vagy más értékesítési csatornád)
• nincs terméked csak szolgáltatásod
• nem kezelsz raktárkészletet
• “egytermékes” űrlapon árulsz (pl könyvet)

akkor NEM a CloudERP a megoldás számodra

Akkor válassz minket,ha

• Problémád van a rendelések kiszolgálással
• Nehézkes a címkenyomtatás, futárszolgálati feladás
• Több értékesítési csatornát is akarsz kezelni egy vagy több raktárból
• A raktárkészleted és az értékesítési csatornáid szinkronizációját meg akarod oldani
• Ha üzletben és az értékesítési csatornáidon is ugyanazt a készletet kezeled
• Több raktárad van, akár több geo-lokációban
• Problémád van a visszáru kezeléssel
• Igazi, mobil eszközökre optimalizált felhős megoldást keresel, amit bárhonnan el tudsz érni, akár egy mobil telefonnal is

És ha már pénzügyi résznél tartunk, segítséget adunk abban, hogy megtervezd, nyomon kövesd a céged fejlődését. Neked csak egy dolgod lesz.

Írd elő a munkatársaidnak és magadnak is: TARSD NAPRA KÉSZEN A RENDSZERT!

Adatok nélkül ugyanis egyik rendszer sem lesz képes arra, hogy segítséget adjon Neked a vezetésben.