Pénztárcák

Mik azok a pénztárcák?

Pénztárcának (Wallet) nevezzük a CloudERP -ben azokat a helyeket, ahol a cég a pénzét tárolja. A pénztárcákat fel tudod venni a rendszerbe, így lehetőséged van a számlákkal kapcsolatos forgalom kezelésére. Minden olyan pénztárcát célszerű rögzíteni, amelyiknek az egyenlegét vezetni akarod illetve azokat is, amelyek ezekkel pénztárcákkal kapcsolatba kerülnek (lásd Átvezetés – mozgás a pénztárcák között)

Milyen típusú pénztárcákat tudsz felvenni a rendszerbe?

Bankszámla típusú pénztárca

Jellemzően minden cégnek vagy egy vagy több bankszámlája, ahol a pénzét tárolja.

A bankszámla típusú pénztárcának több tulajdonsága van:

Név*: egyedi azonosításra szolgál. Pl. Fő számla, OTP számla EUR … stb
Típus*: a típusnál választható ki, hogy ez egy bankszámla típusú pénztárca. A rendszerbe felvitt bankok közül a választhatod ki a saját bankodat. A bank típus határozza meg, hogyan kell feldolgozni a bankszámla történetet.
Bankszámla szám*: bankszámla száma a bankszámla történeten található formában. Ez alapján történik az automata bankszámla import ellenőrzése is. Ha nem egyezik ez a szám a bankszámla tölténeten szereplővel, akkor a rendszer nem engedi feltölteni.

Pénznem*: a bankszámla által kezelt pénznem

Hitelkeret: amennyiben van folyószámla hitelkeret engedélyezve a számlán, akkor itt meg tudod adni. A rendszer beleszámolja a terheléseknél ezt a keretet is.
Nyitó egyenleg: a bankszámla nyitó egyenlege, amivel a rendszerbe felvételkor kerül
Nyitó egyenleg dátum: az a dátum, amikorra a nyitó egyenleget rögzíteni kell.

Támogatott bankok és formátumok

OTP – XLS
K&H – CSV
CIB – XLS
Unicredit – XLS
MagnetBank – XML
Budapest Bank – XML
FHB Bank – XLS

Bankszámla típusú pénztárcánál lehetőség van a bankszámla történetek importjára. Ezzel automatizáltan lehet a költségeket felvinni a rendszerbe. A bankszámla típusú pénztárca megnyitása után a jobb alsó sarokban megjelenik egy lehetőség Bankszámla történet importok névvel. Ezt megnyomva tölthetünk fel új bankszámla történeteté és kezelhetjük a korábban felvett importokat. Részleteket lásd Pénztárcák – ahol a cég a pénzét tárolja.

Számlázás és a bankszámlák kapcsolata

Lehetőség van arra, hogy megadjuk pénznemtől függően, melyik bankszámla szám kerüljön az általunk kiállított számlára. Például, ha ezt szeretnénk, hogy eurós vásárló az EUR számlára utaljon, akkor meg lehet adni, hogy az euró pénznemhez melyik számlaszám kerüljön a számlára. Így a díjbekérőn, számlán a pénznemnek megfelelő számlaszám fog szerepelni. Természetesen arra is van mód, hogy ne azonos legyen a két pénznem. Pl. a cégnek csak HUF számlája van, akkor az EUR és USD utalások is erre érkeznek és ennek megfelelően a HUF számlaszám fog szerepelni a számlán. Ezt a beállítást a pénztárcáknál lehet megadni.

Pénztár típusú pénztárca

Azokat a pénztárcákat, amelyekben jellemzően készpénzt tart a cég, pénztáraknak nevezzük a CloudERP-ben.

A bankszámla típusú pénztárcához hasonlóan, a pénztárnak is vannak tulajdonságai:

Név*: egyedi azonosításra szolgál. Pl. Kis bolt pénztár, Főpénztár … stb
Típus*: a típusnál adható meg, hogy ez egy pénztár típusú pénztárca.
Pénznem*: a pénztár által kezelt pénznem
Nyitó egyenleg: a bankszámla nyitó egyenlege, amivel a rendszerbe felvételkor kerül
Nyitó egyenleg dátum: az a dátum, amikorra a nyitó egyenleget rögzíteni kell.
Üzlet: ha a pénztár üzlethez is köthető, akkor itt adható meg, hogy melyik üzlet használja ezt a pénztárat (kassza)

Hitelszámla típusú pénztárca

Hitelek kezelésére külön hitelszámla típusú pénztárcát lehet felvenni a rendszerbe.

Ezeket a tulajdonságokat lehet megadni hitelszámlánál:

Név*: egyedi azonosításra szolgál. Pl. Kölcsönszámla, OTP hitelszámla
Típus*: a típusnál adható meg, hogy ez egy hitelszámla típusú pénztárca.
Pénznem*: a hitelszámla által kezelt pénznem
Nyitó egyenleg: a hitelszámla nyitó egyenlege, amivel a rendszerbe felvételkor kerül
Nyitó egyenleg dátum: az a dátum, amikorra a nyitó egyenleget rögzíteni kell.

Egyedi pénztárcák

Az olyan számlákat, amelyek nem tartoznak egyik kategóriába sem, de szeretnéd az egyenlegét és mozgásokat vezetni, akkor egyedi számlát vehetsz fel a rendszerbe. Ezek segítségével akármilyen pénztárca készíthető.

1.példa: munkatársaknak adott pénz kezelése egyedi pénztárcával

Pénztárból kiadsz az anyagbeszerzőnek pénzt. Ehhez készítesz egy egyedi pénztárat Anyagbeszerzés névvel. Az átadott összeget át tudod vezetni a Fő pénztárból. Így tudni fogod, mennyi pénz van az anyagbeszerződnél és mennyivel kell elszámolnia.

A házipénztárhoz szükséges bizonylatok, nyitó záró egyenlegek kezelése hamarosan elérhető lesz a CloudERP-ben is és nem lesz szükség ezeket a nyomtatványokat kézzel kitölteni.

2. példa: Külső számla kezelése egyedi pénztárcával

Amikor az Árgépen feltöltöd az egyenleget (pl 10.000 Ft) akkor az a pénz még nem költség, csak átkerült egy másik számlára. Erre a célre létrehozhatsz egy Árgép nevű pénztárcát. Amikor a mondjuk a bankszámládról átutalsz az Árgép számládra egy összeget, akkor egy átvezetéssel teszed át egyik helyről a másikra. Amikor az Árgép elkezdi költeni a számládról a pénzt, akkor a költséget az Árgép számlán kell elkönyvelni.

3. példa: Kompenzált fizetések kezelése (haladó)

Kompenzációnak nevezik azt a megoldást, amikor úgy jelentkezik költséged, hogy azt egyből levonják a neked fizetett összegből. Jellemzően közvetítéseknél fordul elő.

Például: GLS levonja a költségeit (Partner költsége) a neked fizetendő utánvét (közvetített bevétel) összegéből, SimplePay levonja a saját díját a beszedett bankkártyás fizetésből.

Ilyen esetben sem a költséghez sem a bevételhez nem tudsz pénztárcát felvenni, mert nem történt egyik bankszámládon mozgás. Ha valamelyik pénztárcába könyvelnéd el a forgalmat, akkor nem valós egyenleget kapnál. Ezeket a bevételeket és költségeket nem kezeled a rendszerben, ha csak az utalások összegét rögzíted a rendszerben.

Erre a megoldás egy “fiktív” egyedi pénztárca. A neve legyen Kompenzációk. A hiányzó bevételt és költséget ezen a pénztárcán kezeled. Így meg fog jelenni ez a költség és ez a bevétel is. Az eredmény kimutatásban így már tisztán fogod látni ezeket a költségeket.

Kompenzációk kezelésének lépései:

Keresd elő a partnertől kapott számlát, amit kompenzációval fizettél ki.
Vegyél fel egy új bevételt a rendszerbe a bevételnek megfelelő típussal. (Például: XY webáruház utánvétes vásárlók) Figyelj arra, hogy a kompenzációs pénztárca legyen kiválasztva. Legyen ez az összeg mondjuk 150 000 Ft. Kompenzációs pénztárca egyenlege: + 150 000 Ft
Vegyél fel egy új költséget (költségeket) a költségnek megfelelő költségelem alapján ugyanakkora összeggel, mint a bevételed volt (150 000 Ft – pl. Belföldi csomagszállítás, bankkártyás fizetés díja) Figyelj itt is arra, hogy a kompenzációs pénztárca legyen kiválasztva. Kompenzációs pénztárca egyenlege: 0 Ft lesz.

Figyelem! A kompenzációs számlának mindig 0 egyenlege kell, hogy legyen!

Pénztárcák egyenlege

A rendszer minden pénztárcának folyamatosan kezeli az egyenlegét.

Az egyenleg több érték alapján automatikusan számolódik.

Nyitó egyenleg + Befolyt egyenleg – Kifolyt egyenleg = Egyenleg

Nyitó: a pénztárcánál megadott nyitó egyenleg

Befolyt egyenleg: a bevételek összege, ami az adott pénztárcába lett elszámolva.

Kifolyt egyenleg: a költségek (kiadások) összege, ami az adott pénztárcába el lett elszámolva.

Elérhető egyenleg: az aktuálisan valós egyenleg, ami a bankszámlán, pénztárban található. Ez a kontrol szám, ami segít abban, hogy minden költségedet megtalalálj. Például megszámolod a kassza összegét és beírod. Amennyiben nem egyezik a kalkulált egyenleggel a Hiány oszlopban nullától különböző szám lesz.

Zárolt: azok a költségek, amelyeket a bank még nem könyvelt le, de az egyenlegedet már befolyásolja.

A hiány jelzi, hogy vagy bevétel vagy költség hiányzik a rendszerből. A "nyomozást" addig kell folytatni, amíg nem lesz 0 az egyenleg. Ez a legelső lépés minden kimutatás, könyvelésre való összekészítés előtt.

Hiány

A hiány oszlopban lévő szám mutatja meg, hogy mennyivel tér el a kalkulált és a valós elérhető egyenleg. A hiány 0 azt mutatja, hogy minden költséget és bevételt elszámoltunk.

Egyenleg részletező

Ha rákattintasz egy pénztárcára, akkor részletes információt kapsz az egyenlegről. Minden pénzmozgás, ami a pénztárcában történt egyenként megjelenik egy kereshető, szűrhető listában. Az adott tranzakció után elérhető egyenleget külön oszlopban lehet megnézni.

Ha már társítottad a költségeket/bevételeket a tranzakciókhoz, akkor pontosan látszik, melyik típusú mozgás történt és miért.

Bankszámla történetek importálása

A bankszámla történeteket közvetlenül a kiválasztott bankszámla típúsú pénztárcáknál tudod feltölteni. Ehhez nyisd meg a pénztárcát, válaszd a jobb alsó sarokban a Bankszámla történet importok gombot. A megnyíló ablakban az eddig feltöltött kivonatokat fogod látni. Itt szintén a jobb alsó sarokban található gomb segítségével fel tudod tölteni az adott banknak megfelelő számlatörténetet. A feldolgozás után automatikusan megnyílik az import eredménye.

Részletes segítséget a programon belül kapsz, ahol lépésről lépésre megnézheted a teendőket.

Bankszámla történet importok kezelése

A bankszámla történet importnál automatizmus segít, hogy a tranzakciók a megfelelő tulajdonságokkal kerüljenek a rendszerbe.

Az automatizmusról a Hogyan kerülnek a költségek a rendszerbe? című cikkben részletesebben olvashatsz.

A bankszámla történet importnál több dolgot is figyel a rendszer:

Sikeres volt -e az import?
Korábban volt-e már importálva az adott tranzakció?
Költség, bevétel vagy átvezetés volt-e a tranzakció?
Egyezik-e a pénznem a számlával?
Egyezik-e a számlaszám a számlával?
Szükséges-e valami információ a pontos azonosításhoz?

Ezeknek megfelelően különböző állapotokban és adatokkal kerülnek be a tranzakciók a rendszerbe. Ezeket az adatokat minden bankszámla történet feltöltés után egyenként meg tudod nézni.

A bankszámla történet egy szűrhető, szabadszövegesen kereshető lista, amiben minden egyes tranzakcióhoz a következő adatok szerepelnek. Ezek alapján tudod utólag eldönteni, hogy a történet feldolgozás sikeres volt-e.

Állapot

Sikeres: a tranzakció sikeresen bekerült a rendszerbe.
Dupla: az adott tranzakció valószínűleg már korábban szerepelt a rendszerben. Egy tranzakciót akkor vesz a rendszer duplának, ha minden adata megegyezik egy korábban rögzített tranzakcióval.
Készpénz átvezetés: készpénz ki vagy befizetés történt. Részletesebben az “Átvezetés – mozgás a pénztárcák között” írásban olvashatsz a készpénzes tranzakciókról.

Elem link: amikor a rendszer felismeri a tranzakciókat, eldönti, hogy milyen típusú elemet hoz létre: bevételt, kiadást vagy átvezetést. Az automatikusan létrehozott elemet tudod egy kattintással megnyitni az elem linkkel. A gombon az elem egyedi azonosítója szerepel.

A rendszer a következő névkonvenciókat használja az egyes elemek megkülönböztetésére. Ezek a nevek az egyedi azonosítók előtt szerepelnek: REV = Bevétel (Revenue) EXP = Költség (Expense) WBT = Átvezetés (Wallet Balance Transfer)

Típus: három különböző típusú elemet kezel automatikusan a rendszer: bevétel, kiadás, átvezetés. A típus mutatja meg, hogy a bankszámla történeten szereplő tranzakció milyen elemként került be a rendszerbe.

Társított elem elem: a társított elem az a minta, ami alapján létrejött a tranzakció a rendszerben. Ha bevétel készült akkor egy kiválasztott bevétel típus alapján hozta létre a rendszer. Ha egy költségről van szó, akkor egy költségelem alapján. A társított elem mutatja meg, hogy mi alapján jött létre a költség. Ha ez a mező üres, akkor nem sikerült automatikusan megtalálni megfelelő mintát és kézzel kell a kategórizálást elvégezni.

Az automatizmusokról a Hogyan kerülnek a költségek a rendszerbe? című cikkben tudsz olvasni részletesebben.

Aktív: bankszámla történeten szereplő összes tranzakció állapottól függetlenül bekerül a rendszerbe és egy új elem kerül létrehozásra automatikusan. Az Aktív pipa segítségével megadható, hogy az adott tranzakció szerepeljen-e a listákban, egyenlegekben vagy sem. Gyakorlatilag, ezzel törlöd a tranzakciót.

Egy dupla állapotú tranzakcióhoz az importnál létrehoz a rendszer egy új elemet, de az aktív állapotot (pipát) nem állítja be. Ezáltal nem kerül be az egyenlegbe és a listákba sem. Ha mégis szükség van a tranzakcióra, mert felül szeretnéd bírálni, akkor lehetőség van az Aktív állapotot bekapcsolni. Ilyenkor az elem megjelenik a listákban és az egyenlegekben is.

A lista további elemei: a bankszámla történet import lista többi oszlopa az eredeti tranzakciók adatait tartalmazza: azonosító, ideje, típus, üzenet, költség, pénznem, beszállító. Ezek tájékoztató adatok, amelyekre szabad szövegesen rá tudsz keresni.

Keresés

Támogatási központ

Pénztárcák – ahol a cég a pénzét tárolja