A költségeket a CloudERP rendszerbe vagy kézzel veszed fel egyenként vagy a bankszámlád tranzakciós történetét töltöd be, amit automatikusan feldolgoz a rendszer. Elsőnek az kezdjük az egyszerűbb lehetőséggel: vegyünk fel költséget kézzel.

Új költség felviteléhez szükséges adatok

A költség felvételéhez meg kell adnod az alap adatokat. A * jel mutatja a kötelező mezőket.

Költségelem*: Minden költség felvitele előtt léteznie kell egy megfelelő költségelemenek, ami alapján a költség létrejön.

Pénztárca*: meg kell adnod, hogy honnan lesz vagy volt kifizetve a költség. Itt a rendszerbe felvitt pénztárcák közül tudsz választani. Lehet pénztár, bankszámla és egyéni pénztárca is

Költség összege*: a kiadás összege, ÁFA kulcs értéke. Vagy a nettó vagy a bruttó értéket meg kell adni, a kulcs alapján automatikusan számolja a másik értéket.

Dátuma: a kiadás dátuma. A tényleges pénzmozgás időpontja

Teljesítés: a költség időszaka (hónap). az az időszak, amikor a költség jelentkezett.

Hogyan  lehet ezeket az adatokat automatán felismerni?

Ha csak automatán kerülnének be a költségek, kategórizálás nélkül, akkor kézzel kéne minden egyes költségnél beállítani, hogy melyik költségnembe, melyik költségtípusba, melyik partnerhez és milyen adókulcsba tartozik. Azt sem tudjuk megmondani, hogy kell-e iktatni a költséget vagy sem. Ugyanígy a bevételeket is egyenként kellene kategorizálni.

A megoldás a költségelemek automatikus felismerése szabály alapján. A rendszer a bankszámla történet importálásakor az összes adatot feldolgozza. Ezekre az adatokra szabályokat tudunk létrehozni minden egyes partnernél, akit felvittünk a rendszerbe. Egy partnerhez akár több szabályt is felvehetünk. Mind bevételre mind kiadásra külön szabályrendszereket lehet felvenni.

Példák

A beszállító neve Porsche Lízing és a közleményben az is szerepel, hogy ERT-123 (mert utaláskor ezt írtátok be), akkor kikeresi a rendszer az általad megadott költségelemet és automatikusan a hozzátársítja a költséghez felvételkor. Így automatikusan ki tudja tölteni, hogy melyik költségnembe, melyik kölstégtípusba, melyik partnehez és milyen adókulcsba tartozik. És azt is tudjuk már, hogy kell-e iktatni vagy sem.

A partner bankszámla szám HU35100320000605595000000000, akkor tudod, hogy ez egy NAV SZJA befizetés volt, így automatikusan társítani lehet a költségelemet is

A rendszer képes arra is, hogy a bevételeket automatikusan kezelje. Kis Piroska webáruházban vásárolt átutalással 7 689 Ft értékben. Elutalta az rendelés összegét és a közleménybe beírta a díjbekérő számát: D-DMT-12. Az értesítő email-ben fokozottan kértük, hogy írja be utaláskor a díjbekérő számát. A D-DMT formátum alapján felismertethető, hogy  ez egy webáruházas fizetés volt, így a megfelelő bevétel típus alapján létre tudja hozni automatikusan a bevételt is.

Készpénzes tranzakciók kezelése

A bankszámla történetben a készpénzes tranzakciók is megjelennek természetesen. Hiba lenne ezeket költségként vagy bevételként kezelni. Mi történik készpénz felvételkor?

Készpénzes tranzakciónál a vállalkozás pénzeszközei között van mozgás. Nem lesz sem több sem kevesebb pénze egyik fajta tranzakciónál sem (kivét/befizetés). Ezért a készpénz befizetés és kivét Átvezetés a pénztárcák között.

Ezeket a mozgásokat fel kell ismerni és az automatikusan átvezetést kell készíteni a tranzakciók alaján.

A fenti példa azt mutatja, milyen műveletek történnek egy készpénz felvételből történő vásárláskor.

Automatizmus lépései

Tehát mit kell tenni, hogy felismerje a rendszer automatikusan a tranuzakcióka?

1. A partnernél létre kell hozni a megfelelő szabályokat költségre

2. A partnernél létre kell hozni a megfelelő szabályokat bevételre

3. El kell készíteni a készpénz befizetés felismeréséhez szükséges szabályokat

Ezek után már be lehet importálni a bankszámla történetet, fel fogja ismerni a rendszer.